text: Gemeente Enschede-IT Platform Twente
  08215195
  Hengelosestraat 51
  Enschede
  7514AD
  Ernst Barten
  +31 610372096
  e.barten@enschede.nl
  www.enschede.nl
  https://s2c.mercell.com/buyer/17140
  Productiewaardige Proefopstelling e-Depot voorziening Twentse overheden
  Dit betreft de openbare marktconsultatie voor de mogelijke aanschaf van een Productiewaardige Proefopstelling e-Depot voorziening (voor de periode van +/- ½ tot 1 ½ jaar) voor IT Platform Twente en deelnemende organisaties (mogelijk alle twentse overheden, maar in de praktijk werkt deelname o.b.v. ‘coalition of the willing’).
  Met deze marktconsultatie willen wij informatie ophalen uit de markt ter voorbereiding op eventuele aanbesteding(en) op dit gebied. Verder willen we de mogelijke inschrijvers de kans geven om hun visie naar voren te brengen en te reflecteren op de beoogde marktbenadering (en planning). Wij hebben hiervoor een aantal vragen opgesteld en een Programma van Eisen (PvE), om zo een duidelijk beeld te krijgen van welke ontwikkelingen en ideeën er in de markt leven.  U bent van harte uitgenodigd om aan deze marktconsultatie deel te nemen. Op voorhand is IT Platform Twente iedere deelnemende marktpartij dankbaar voor deelname.
   0.01
  In 2021 is een nieuwe Archiefwet ingediend, die de huidige Archiefwet 1995 moet vervangen en mogelijk ingaat op 1 januari 2024. De huidige Archiefwet is verouderd en minder goed toe te passen op digitale informatie. Om ervoor te zorgen dat ook digitale informatie goed bewaard blijft en ook in de toekomst gelezen kan worden, wordt voorgesteld dat overheden belangrijke informatie al na 10 jaar overbrengen naar een duurzame bewaarplaats (bijv. het Nationaal Archief of een lokale of regionale archiefdienst (bijv. Regionaal Historische Centra (RHC) of streekarchief). Nu is dat nog 20 jaar. Archiefdiensten hebben naast kennis en expertise ook systemen (e-Depot voorziening) om digitale bestanden eeuwig leesbaar en bruikbaar te houden (preserveren). ​
  Naar aanleiding van deze ontwikkelingen heeft het Expertteam Duurzame Toegankelijkheid (op verzoek van haar opdrachtgevers) een marktverkenning uitgevoerd (Q3 en Q4 2022) naar mogelijke e-Depot leveranciers en reeds bestaande gebruikers (o.a. regionale/provinciale archiefdiensten). Op basis daarvan is er een business case/roadmap opgesteld, waarin de vervolgfasen worden geadviseerd. Daarin wordt geadviseerd om voor de voorgestelde samenwerking op een e-Depot voorziening de tijd genomen moet worden. Het betreft nl. een lange termijn keuze, waarbij het essentieel is goed voorbereid te zijn en dat er ruim de tijd wordt genomen om pilots en proefoverbrengingen (of uitplaatsingen) te kunnen doen, alvorens over te gaan op definitieve overbrenging/uitplaatsing.
  De uiteindelijke aanbesteding zal o.b.v. 'make or buy' besluitvorming plaatsvinden.  De voorgestelde roadmap/planning  is als volgt:
  Fase 1 - Opstellen regionaal Programma van Eisen e-Depot voorziening (PvE) - April t/m juni 2023​;
  Fase 2 - Marktconsultatie voor een productiewaardige proefopstelling - Juli t/m september 2023​ ;
  Fase 3 - Aan de slag met een (of meerdere) proefopstelling(en) en praktijkervaringen opdoen – V.a. Q4-2024;
  Fase 4 - Definitieve inkoop, implementatie en beheerorganisatie - In 2025, afhankelijk van fase 3.
   Er zijn meerdere scenario’s voor samenwerking/afname van e-depot voorzieningen. Afhankelijk van de gekozen samenwerking(sorganisatie) is er bijvoorbeeld een groot voordeel in het overbrengen naar een (regionale) archiefdienst; nl. het feit dat niet iedere gemeente (of GR) zelfstandig hoeft zorg te dragen voor preservering, maar dat dit in een centraal beheerde e-Depot voorziening van de (regionale) archiefdienst wordt verzorgd.
  Scenario’s samenwerkings(organisaties):
  - Selecteren 1 of meerdere bestaande marktpartijen voor proefopstelling van ½ tot 1 ½ jaar;
  - Aansluiten bij een andere regionale archiefinstelling;
  - Samen Organiseren, met andere landelijke gemeenten en VNG.
  2023-11-01
  2023-07-21.
  