text: e-HRM systeem gemeente Tynaarlo
  De gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo hebben in 2014 de Samenwerkingsovereenkomst Drentsche Aa (hierna: SDA) gesloten om de samenwerking op diverse onderdelen te intensiveren. Sinds 2016 verzorgt de gemeente Tynaarlo (hierna: gemeente) de personeels- en salarisadministratie voor deze 3 gemeenten en voor een aantal verbonden partijen (Werkplein Drentsche Aa, Gemeentelijke Kredietbank, Recreatieschap Drenthe, Geopark de Hondsrug, Veiligheidsregio Drenthe).
  De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3950 vaste verloningen per maand
  services
  
  79211110
  
  48000000
  
  Vries
  
  NL111
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL112
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL113
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL124
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL125
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL126
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL131
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL132
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL133
  
  NLD
  
  LOT-0000
  
  no-eu-funds
  
  
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  35
  quality
  Gebruikerstest
  Als onderdeel van de beoordeling van de geboden oplossingen van inschrijvers, wordt er een gebruikerstest georganiseerd voor de beoordeling op gebruiksvriendelijkheid. Inschrijvers worden uitgenodigd om hun oplossing te presenteren op basis van een aantal casussen. Hierbij is de Inschrijver verplicht om dit te presenteren met behulp van een (test)omgeving van het e-HRM pakket. De presentatie moet verder worden verzorgd door een functionaris die onderdeel gaat vormen van het team van de inschrijver die de implementatie gaat uitvoeren.
  Voor alle casussen zal in consensus één score gegeven worden door het beoordelingsteam, de weging tussen de casussen is gelijk (max 50 punten per casus, in totaal dus max 350 punten.
   De volgende casussen moeten worden gepresenteerd op 1 dagdeel. U ontvangt t.z.t. een uitnodiging. U wordt geacht deze dagen vrij te houden. Zie voor een beschrijving van de casussen bijlage 9:
  
  Casus 1: Verwerking van een indiensttreding
  Casus 2: Overplaatsing en wijziging arbeidsvoorwaarden medewerker
  Casus 3: Inzetten individueel keuze budget
  Casus 4: Verzuimbegeleiding
  Casus 5: Signaleringen en rapportages
  Casus 6: Verlof
  Casus 7: Autorisaties
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  15
  quality
  Partnership en innovatie
  De gemeente wenst zicht te krijgen op welke wijze inschrijver proactief de gemeente kan ondersteunen tijdens de looptijd van de overeenkomst, Inschrijver dient op maximaal vijf (5) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11, in te gaan op:
  •	De manier waarop inschrijver borgt dat de gemeente op de hoogte is en blijft van ontwikkelingen in het e-HRM systeem en wordt ondersteund bij het doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen en/of mogelijke verbeteringen;
  •	Hoe inschrijver borgt dat zowel wettelijke als bedrijfsspecifieke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd in het e-HRM systeem en dat alle consequenties en neveneffecten van een wijziging juist en tijdig worden ontdekt en doorgevoerd;
  •	De wijze waarop releases worden gecommuniceerd met de gemeente en in hoeverre er met releases rekening wordt gehouden qua planning met de maandelijkse piekbelasting ten gevolge van de salarisverwerking;
  •	Hoe geeft inschrijver invulling aan de juiste en correcte afhandeling van meldingen en issues vanuit de gemeente en de wijze waarop de gemeente wordt geïnformeerd;
  •	De wijze waarop er prioriteiten in de meldingen/issues worden aangebracht;
  •	De wijze waarop de inschrijver er zorg voor draagt dat de kennis van het e-HRM systeem voor de professionele gebruikers van de gemeente actueel blijft;
  •	De wijze waarop de inschrijver gedurende de contractperiode haar systeem blijft actualiseren t.a.v. de technologische ontwikkelingen.
   •	De wijze waarop de inschrijver zich inleeft in de gemeente en op technologisch en organisatorisch gebied gaat ondersteunen.
  poi-exa
  15
  quality
  Programma van wensen
  De gemeente heeft een aantal wensen geformuleerd. Per wens zijn punten te behalen. De weging van de wensen en de uitwerking van de wensen is vermeld in een aparte bijlage, te weten bijlage 10. Er zijn in totaal maximaal 150 punten te verdelen en er zal in consensus worden beoordeeld.
  poi-exa
  15
  quality
  Implementatieplan
  De gemeente Tynaarlo wenst een opdrachtnemer die de te leveren dienstverlening goed overziet en doorgrondt, zodat een soepele overgang in de dienstverlening is gegarandeerd vanaf de definitieve gunning. De gemeente wenst inzicht te krijgen op welke wijze de inschrijver zorg draagt voor:
  •	De inrichting en het operationeel maken van de dienstverlening per 1 januari 2025;
  •	Dat binnen de gestelde termijn de migratie vanuit het huidige systeem naar het nieuwe systeem heeft plaatsgevonden;
  •	De uitvoering van minimaal drie maanden schaduwverwerkingen zodat een succesvolle salarisverwerking in januari 2025 gegarandeerd is;
  •	De inrichting van de koppelingen/gegevensleveringen met de interne systemen;
  •	De migratie van de (digitale) personeelsdossiers.
   Inschrijver dient hiertoe op maximaal acht (8) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11 e.e.a. te beschrijven aan de hand van de volgende aspecten:
  •	Stappenplan met fasering van de te ondernemen acties, met daarbij per activiteit:
  o	De functie/rol wie voor de uitvoering verantwoordelijk is;
  o	Een inschatting van de benodigde capaciteit in uren, per soort functionaris, van zowel de Inschrijver als gemeente;
  •	Rol-, taakverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de inschrijver;
  •	Opleiding / training / instructie voor medewerkers personeelsadministratie; HR-adviseurs; salarisadministratie, functioneel beheerders en gebruikers;
  •	Randvoorwaarden welke de gemeente moet organiseren/borgen;
  •	3 belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen die genomen worden om de risico’s te verkleinen/beheersen;
  •	Tijdsplanning met mijlpalen, inclusief start- en einddatum.
  poi-exa
  20
  price
  Prijs
  Gemeente Tynaarlo beoordeelt de inschrijvingen op de prijs zoals onderstaand beschreven:
  
  Beoordeling prijs
  -	Kosten per medewerker voor gebruik en beheer e-HRM systeem per jaar
  -	Kosten implementatie (eenmalig) waaronder:
  •	Kosten conversie
  •	Kosten opleidingen
  •	Kosten inregelen koppelingen
  
  Voor overige dienstverlening wordt verzocht om een uurtarief in te dienen voor consultancy. Overige dienstverlening is van toepassing voor aanvullende opdrachten die niet tot de implementatie en uw aanbieding behoren. Deze uurtarieven tellen niet mee bij het bepalen van de inschrijfprijs.
  De tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief reis- en verblijfkosten.
   ORG-0001
  
  
  
  ORG-0001
  
  
  TPO-0001
  
  true
  
  false
  
  none
  
  none
  
  1
  e-HRM systeem
  De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3850 Vaste verloningen per maand
  services
  
  79211110
  
  48000000
  
  Vries
  
  NL111
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL112
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL113
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL124
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL125
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL126
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL131
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL132
  
  NLD
  
  Vries
  
  NL133
  
  NLD
  
  2025-01-01+01:00
  2028-12-31+01:00
  
  De opdracht kan worden verlengd
  4
  
  
  De gemeente heeft eenzijdig de mogelijkheid de looptijd van de overeenkomst viermaal te verlengen met telkens 1 jaar. Indien de gemeente gebruik wenst te maken van een verlengingsoptie zal de gemeente opdrachtnemer hier tijdig over inlichten (uiterlijk 6 maanden voordat de looptijd van de overeenkomst zal verstrijken)..
  