text: Toekomstbestendig AV-systeem gemeente Haarlem t.b.v. de Raadszaal, Fabriciuskamer, Princenhof, Antichambre en de Refter.
  De gemeente Haarlem wil een toekomstbestendig AV-systeem t.b.v. de Raadszaal, Fabriciuskamer, Princenhof, Antichambre en de Refter. Onder een toekomstbestendig AV-systeem verstaat de gemeente Haarlem een flexibel, uiterst gebruikersvriendelijk, betrouwbaar fysiek, digitaal en hybride AV-systeem voor het nieuwe vergaderen t.b.v. raad- en commissievergaderingen, algemene vergaderingen en evenementen. De ingebruikname en turn-key oplevering van het nieuwe AV-systeem is 1 juni 2024. zie leidraad
  services
  
  51310000
  
  51313000
  
  51314000
  
  Haarlem
  
  anyw-cou
  
  NLD
  
  LOT-0000
  
  no-eu-funds
  
  
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  0
  quality
  Projectrealisatie met een Plan van Aanpak (PvA)
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van zes (6) pagina’s A4 + losse planning op één (1) A4, alle enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
   U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Hoe u dit project gaat faseren, beheersen, doelmatig uitvoeren en binnen de gestelde planning met de gevraagde kwaliteit en participatie van stakeholders en medewerkers gaat realiseren;
  •	Wat u gaat opleveren/ uitvoeren in welke projectfase, door wie en hoeveel tijd (belasting) de activiteit kost van u en de gemeente Haarlem. U kunt dit uitwerken in de separate planning met eventuele verduidelijking in dit document;
  •	Een overzicht van de risico’s die u ziet, hoe u deze waardeert (R*K=Risicowaardering) en wat uw mitigerende maatregelen zijn;
  •	Hoe u de implementatie van de huidig naar (mogelijk) tijdelijke naar definitieve situatie gaat realiseren;
  •	Hoe u de kwaliteit borgt gedurende de implementatie;
  •	Hoe u restpunten tijdig en kwalitatief gaat oplossen;
  •	Welk vaste multidisciplinair projectteam u gaat inzetten op dit project;
  •	Hoe u zorgdraagt voor een nette, overzichtelijke en logisch vormgegeven AV-systeem;
  •	Een overzicht van op te leveren documentatie en hoe u deze actueel houdt;
  •	Een overzicht van de projectorganisatie, wat u van een ieders rol verwacht en wie waar verantwoordelijk voor is;
  •	Een overzicht van afhankelijkheden en hoe u daar mee om gaat;
  •	Een communicatiematrix.
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  0
  quality
  Toekomstig bestendige architectuur
  Beschrijf hoe u een toekomstig bestendige architectuur opbouwt en de technische continuïteit van deze architectuur borgt.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van vier (4) pagina’s A4 +  tekeningen op max drie (3) A4, alle enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
   U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken: vanuit het perspectief van architectuur, componenten, software, applicaties en licenties
  
  •	Hoe de totale architectuur ontwerp eruitziet en waarom u hiervoor gekozen hebt;
  •	Hoe u de toekomstbestendigheid heeft geborgd in uw ontwerp;
  •	Hoe u de integrale samenhang heeft geborgd in uw ontwerp;
  •	Waarom u gekozen heeft voor specifieke leveranciers vanuit het perspectief van kwaliteit, duurzaamheid, veiligheid en prijs;
  •	Hoe u de schaalbaarheid van de architectuur borgt;
  •	Hoe u de continuïteit van het AV-systeem geborgd heeft in de architectuur;
  •	Hoe flexibel uw ontwerp is met het toevoegen van nieuwe functionaliteit (toepassen van open standaarden);
  •	Welke workshops u gaat inzetten, wie daarbij aanwezig moeten zijn en hoe deze zijn ingericht;
  •	Hoe de security in uw ontwerp is geborgd (IT en informatieveiligheid);
  •	Hoe denkt u de informatieveiligheid te borgen in uw ontwerp, in de contractafspraken en in de praktijk van de samenwerking?
  
  In tabel 1 in het PvE zijn de minimale aantallen input en output devices aangegeven. Als u de functionaliteit verbetert door bijvoorbeeld een scherm meer op te nemen in uw ontwerp mag dit en kan dit leiden tot een hogere waardering.
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten.
  poi-exa
  0
  quality
  Acceptatie door stakeholders van de gemeente Haarlem
  Beschrijf hoe u zorgt voor een maximale acceptatie en tevreden gebruikers.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van drie (3) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
   U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Wie voor u de stakeholders zijn;
  •	Hoe u de verschillende stakeholders van de gemeente Haarlem gaat betrekken;
  •	Hoe u ervoor zorgt dat dit niet alleen een technisch project is maar ook een procesverandering, aanpassing werkafspraken en aanpassing van de functionele bediening;
  •	Welke communicatiemiddelen u gaat inzetten gedurende de realisatie van het project om de verschillende stakeholders te betrekken en wie zijn daarbij uw doelgroepen;
  •	Hoe u training en testen gaat inzetten om de acceptatie te vergroten;
  •	Hoe u ervoor zorgt dat de eerste gebruikerservaringen positief zijn;
  •	Hoe u de rollen en processen transparant maakt naar alle stakeholders om de verwachtingen te managen;
  •	Hoe u de gemeente Haarlem op locatie gaat ondersteunen tijdens de eerste 4 raadsvergaderdagen en de eerste 4 commissievergaderdagen
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten.
  poi-exa
  0
  quality
  Eenvoud in bediening
  Beschrijf hoe u eenvoud in bediening realiseert.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van drie (3) pagina’s A4, enkelzijdig, storyboard maximaal twee (2) A4, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
  U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Hoe ziet uw eerste ontwerp voor de GUI’s (mock up) voor de gemeente Haarlem (AV, AMS, panelen Raadszaal, Fabriciuskamer, Refter en antichambre) eruit;
  •	Hoe waarborgt u eenvoudige intuïtieve bediening in de GUI;
  •	Hoe gaat u invulling geven aan de verschillende beveiligingsniveaus;
  •	Welke workshops u gaat inzetten voor het vormgeven van de definitieve GUI’s, wie daarbij moeten zijn en hoe deze zijn ingericht?
  •	Wat is uw visie op het maken van de beste GUI (aan de hand van een storyboard met aanvullende tekst).
   Opdrachtgever gaat bij de beoordeling letten op bovenstaande punten.
  poi-exa
  0
  quality
  Koppelingen
  Beschrijf op welke wijze door u de koppelvlakken worden gerealiseerd.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van drie (3) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
  U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Hoe u de regie gaat voeren, eigenaar bent en de lead neemt in het tot stand komen van de in het PvE benoemde koppelingen;
  •	Welke workshops u hiervoor gaat inzetten, wie daarbij aanwezig moeten zijn en hoe deze zijn ingericht;
  •	Hoe u de koppelingen gaat realiseren in de verschillende fasen (informatie verzamelen, ontwerpen (samen met ..), bouwen, testen, oplevering);
  •	Hoe u informatie vastlegt in documentatie en eventuele aanpassingen hierin opneemt;
  •	Wie voor u de stakeholders zijn, hoe u deze gaat betrekken in de verschillende fasen;
  •	Welke informatie u nodig heeft van de verschillende stakeholders om dit proces goed te laten verlopen;
  •	Hoe u de security in de koppelingen gaat borgen (IT en informatieveiligheid).
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten.
  poi-exa
  0
  quality
  Footprint
  Beschrijf hoe u de footprint van het systeem reduceert.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van twee (2) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
   U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Wat voor duurzaamheidsbeleid u heeft binnen uw onderneming;
  •	Welke milieu- en duurzaamheidscertificeringen uw onderneming bezit;
  •	Hoe u de reductie van de footprint heeft verwerkt in uw ontwerp;
  •	Hoe u de voorbeelden (benoemd in de leidraad) bij footprint toepast binnen uw onderneming;
  •	Uw andere activiteiten die u uitvoert om de footprint van dit project reduceren.
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten.
  poi-exa
  0
  quality
  Beheer en support
  Beschrijf hoe u het beheer, support en gebruikersondersteuning gaat inrichten en realiseert.
  Het geheel behorende bij de opdracht en optioneel met de uitgevraagde ketenregie en ondersteuning tijdens vergaderdagen.
  Voor de uitwerking van dit criterium heeft u een maximum van drie (3) pagina’s A4, enkelzijdig, met een gangbaar en leesbaar lettertype (zoals Arial en Courier) en minimale lettergrootte 10.
   U dient in ieder geval de volgende punten uit te werken:
  
  •	Hoe u de gevraagde responsetijd, impactanalyse (30 – 45 min) en reparatietijd gaat realiseren en garanderen, binnen en buiten kantooruren;
  •	Hoe u de KPI’s gaat realiseren;
  •	Hoe u uw interne beheer, supportproces organiseert, van het melden van een storing tot de definitieve oplossing en wie waarvoor verantwoordelijk is afgezet tegen de eerst opzet die opgenomen is in bijlage 4, toelichting PvE;
  •	Hoe u storingen gaat prioriteren en hoe elke prioriteit wordt afgehandeld;
  •	Wat u naast remote monitoring doet om storingen in het AV-systeem te voorkomen;
  •	Hoe ontzorgt u de gemeente Haarlem vanuit beheer, preventief en correctief onderhoud en 1ste, 2de en 3de lijnssupport;
  •	Wat doet uw onderneming om uw medewerkers qua kennis en ervaring up-to-date te houden waardoor zij in staat zijn de oorzaak van storingen snel, adequaat en kwalitatief op te lossen;
  •	Hoe u zorgt voor verbetering van de gebruikersadoptie op de langere termijn.
  Als optie uitgevraagd ketenregie:
  •	Hoe u de benoemde eisen van de ketenregisseursrol samen met de gemeente Haarlem en andere ketenpartners gaat realiseren.
  Opdrachtgever gaat bij de boordeling letten op bovenstaande punten.
   poi-exa
  0
  price
  Inschrijfprijs
  zie nadere toelichting in de leidraad
  
  
  TPO-0002
  
  
  20 kalenderdagen na de voorgenomen gunningsbelissing
  
  
  ORG-0001
  
  
  TPO-0001
  
  true
  
  false
  
  none
  
  none
  
  1
  1 perceel
  zie omschrijving in de bijgevoegde aanbestedingsleidraad AV-systeem voor Raadzaal, Fabriciuskamer, Refter en Antichambre, infrastructuur, netwerk, koppelingen, beheer en support en overige uitgevraagde. Exclusief opties.  voor 7 jaar : € 1.328.000,00
  
  AV-systeem voor Raadzaal, Fabriciuskamer, Refter en Antichambre, infrastructuur, netwerk, koppelingen, beheer en support en overige uitgevraagde. Inclusief opties 1,3,4,5. voor 7 jaar €1.464.500,00
  services
  
  51310000
  
  51313000
  
  51314000
  
  Haarlem
  
  anyw-cou
  
  NLD
  
  84
  
  Gemeente Haarlem is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure met maximaal één (1) Partner een Overeenkomst te sluiten voor de Diensten zoals omschreven in hoofdstuk 2, en het Programma van eisen (Bijlage 3).
  De Overeenkomst wordt afgesloten voor een initiële periode van zeven (7) jaar..
  