text: 1220309
  Reprografische diensten
  Van de Opdrachtnemer wordt verwacht:
  •	Leveringen van opdrachten, zoals huisstijldrukwerk (briefpapier, enveloppen en visitekaartjes) en maatwerk drukwerk (bewonersbrieven, flyers, posters, rolbanieren, naamkaartjes, etc.) en mergen en couverteren incl. bijlagen;
  •	Het beschikbaar stellen van een online portal om de transitie van de interne reprografische diensten naar externe reprografische diensten zo soepel mogelijk te laten verlopen;
  •	Proactieve controle uitvoeren op aangeleverde documenten;
  •	Het op voorraad houden en op afroep leveren van voorgedrukte huisstijlmaterialen;
  •	De reprografische dienstverlener heeft rechtsreeks contact met de externe postverzorger van de gemeente Barneveld;
  •	Proactieve adviesrol. € 800.000,--
  services
  
  79800000
  
  Barneveld
  
  anyw-cou
  
  NLD
  
  LOT-0000
  
  no-eu-funds
  
  
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  30
  quality
  K.1 Kwaliteit van dienstverlening
  Geef een beschrijving op maximaal 2 pagina's A4 van de werkwijze die Inschrijver hanteert met betrekking tot het leveren van de uitgevraagde dienstverlening. Van Inschrijver wordt verwacht dat zij een proactieve adviesrol vervult.
  Hierin zijn de volgende aspecten van belang:
  1.	Op welke manier draagt Inschrijver bij aan het verhogen van uniformiteit in bestellingen en minimalisatie van fouten om op die manier het bestel-, productie- en logistieke proces zo efficiënt mogelijk in te richten.
  2.	Hoe gaat Inschrijver de gemeente ondersteunen met verbetervoorstellen en speelt Inschrijver in op de ontwikkelingen in de markt?
  3.	Op welke manier denkt Inschrijver proactief mee bij het optimaliseren van reprografische aanvragen door Opdrachtgever?
  4.	Hoe geeft Inschrijver invulling aan o.a. contractbeheer, managementinformatie, KPI’s, SLA, factuurcontrole en de overleggen
  
  
  
  
  
  
  poi-exa
  15
  quality
  K.2 Plan van aanpak implementatie
  Beschrijf op maximaal 3 pagina’s A4 uw plan van aanpak voor de implementatie van de door u te verrichten diensten.
  Inschrijver dient een Plan van Aanpak op te leveren. Dit Plan van Aanpak wordt gebruikt door Opdrachtgever om inzicht te krijgen in de wijze waarop Inschrijver de opdracht uit gaat voeren.
   Inschrijver dient in haar antwoord minimaal in te gaan op de volgende onderwerpen:
  1.	Een gedetailleerde omschrijving van alle activiteiten met betrekking tot de opstart, implementatie, werkwijze portal oplossing en de definitieve start van de dienstverlening (live-gang);
  2.	Hoe Inschrijver de AVG waarborgt en op welke wijze Inschrijver de gemeente ondersteunt in het uitvoeren van de DPIA (data protection impact assessment);
  3.	Beschrijving van de wijze waarop Inschrijver de Opdracht gaat uitvoeren; (locatie van uitvoering, wijze van transport, samenwerken met leverancier post e.d.);
  4.	Projectaanpak incl. planning en opgave van risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen;
  5.	Welke inspanningen (met verwachte tijdsindicatie) Inschrijver van de gemeente Barneveld verwacht;
  6.	Beschrijving van de wijze waarop Inschrijver ervoor zorgt dat nieuwe gebruikers bekend raken met de nieuwe werkwijze (online portal oplossing);
  7.	Mogelijkheden om op ad-hoc basis (bijvoorbeeld bij calamiteiten) werkzaamheden uit te voeren voor de Opdrachtgever.
  poi-exa
  30
  quality
  K.3 Gebruiksvriendelijkheid bestel-/ brandportal
  Beschrijf op maximaal 2 pagina’s A4 uw online portal oplossing waarop we onderstaande punten kunnen beoordelen. Ook ontvangt de gemeente van de Inschrijver bij Inschrijving toegang tot een demo omgeving van de online portal zodat onderstaande punten ook in de demo omgeving kunnen worden beoordeeld.
   De gemeente Barneveld hecht veel waarde aan een goed werkende, volledige en gebruiksvriendelijke online portal oplossing. De beoordelingscommissie zal de online portal oplossing beoordelen op de onderstaande aspecten:
  1.	Algehele indruk opzet/ uitstraling / laagdrempeligheid;
  2.	Volledigheid drukwerksoorten (zie 1.4. Alle items met betrekking tot de proefopdrachten zijn minimaal terug te vinden in de online portal oplossing);
  3.	Aantal handelingen na het inloggen tot afronding per bestelling (hoe minder hoe beter);
  4.	Mate van logische opbouw van de schermen en eenvoud en de opzet van de online portal oplossing;
  5.	Aanwezigheid van digitaal voorbeeld/proefdruk, help-functies, automatische tips en ondersteuning;
  6.	Productinformatie en bijbehorende tarieven conform het ingediende prijzenblad van de Inschrijver en btw komt online in beeld (tijdens bestellen);
  7.	Eenvoudige keuze voor afleverlocatie en voor wijze van bezorgen (24 uur/ 48 uurs/ 72 uurs post) met bijbehorende kosten;
  8.	Een automatische e-mail notificatie (e-mailadres moet dus een verplicht veld zijn en/of gekoppeld zijn aan single sign-on gemeente Barneveld);
  9.	Mate waarin Inschrijver inzicht heeft in de voortgang van zijn bestelling (vanaf het moment van bestellen tot afleveren);
  10.	De website is herkenbaar voor gebruikers/bestellers van de aanbestedende dienst als ware het een eigen webshop van aanbestedende dienst is (uitgangspunt huisstijl gemeente Barneveld).
  poi-exa
  25
  price
  P.1 Prijsblad drukwerk gemeente Barneveld
  Het prijsblad bestaat uit de onderdelen (werkbladen): reprografische leveringen, maatwerk drukwerk, huisstijldrukwerk en (technisch) DTP met bijhorende wegingsfactoren die in het blad zijn vermeld. Inschrijver moet ieder tabblad en het totaalblad invullen. Voor de opgave van de prijzen gebruikt u prijsformulier van Bijlage 4AD. Het totaal (van de onderdelen) van het totaalblad wordt gezien als inschrijfsom exclusief BTW.
   TPO-0003
  
  
  20 kalenderdagen
  
  
  TPO-0001
  
  
  TPO-0002
  
  true
  
  false
  
  fa-wo-rc
  
  none
  
  1
  Reprografische diensten
  In de huidige situatie beschikt de opdrachtgever over een eigen reprografische dienst. De huidig verantwoordelijk medewerker zal 1 april 2024 met pensioen gaan en de opdrachtgever heeft besloten om deze werkzaamheden niet meer in eigen huis uit te voeren. Dit besluit is genomen mede dankzij de vermindering van drukwerk door uitbreiding van digitale alternatieven. Momenteel ligt er een adviesaanvraag bij de OR. De uitkomst van dit traject kan reden zijn voor de gemeente Barneveld om de opdracht niet te gunnen.
  Op basis van opdrachten vanuit verschillende teams binnen de organisatie van de gemeente Barneveld, dient Opdrachtnemer op eigen locatie te produceren en af te leveren op het aangegeven afleveradres. Bij drukwerk onderscheidt de gemeente de volgende soorten:
  •	Printopdrachten;
  •	Huisstijldrukwerk;
  •	Maatwerk drukwerk;
  •	Scanopdrachten;
  •	DTP aanvragen.
  Printwerkzaamheden voor team Belastingen, Documentaire Informatievoorziening (DIV) en verkiezingen vallen buiten de scope van deze aanbesteding.
   Van de Opdrachtnemer wordt verwacht:
  •	Leveringen van opdrachten, zoals huisstijldrukwerk (briefpapier, enveloppen en visitekaartjes) en maatwerk drukwerk (bewonersbrieven, flyers, posters, rolbanieren, naamkaartjes, etc.) en mergen en couverteren incl. bijlagen;
  •	Het beschikbaar stellen van een online portal om de transitie van de interne reprografische diensten naar externe reprografische diensten zo soepel mogelijk te laten verlopen;
  •	Proactieve controle uitvoeren op aangeleverde documenten;
  •	Het op voorraad houden en op afroep leveren van voorgedrukte huisstijlmaterialen;
  •	De reprografische dienstverlener heeft rechtsreeks contact met de externe postverzorger van de gemeente Barneveld;
  •	Proactieve adviesrol. € 800.000,--
  services
  
  79800000
  
  Barneveld
  
  anyw-cou
  
  NLD
  
  2024-04-01+02:00
  2026-03-31+02:00
  
  De raamovereenkomst gaat in op 01april 2024 en eindigt van rechtswege op 31 maart 2026. De gemeente Barneveld heeft de mogelijkheid om de looptijd van de raamovereenkomst te verlengen met drie (3) keer twee (2) jaar (3 x 2). Mogelijke verlenging gebeurt schriftelijk twee maanden voor afloop van de contractperiode.
  3
  
  
  De raamovereenkomst gaat in op 01april 2024 en eindigt van rechtswege op 31 maart 2026. De gemeente Barneveld heeft de mogelijkheid om de looptijd van de raamovereenkomst te verlengen met drie (3) keer twee (2) jaar (3 x 2). Mogelijke verlenging gebeurt schriftelijk twee maanden voor afloop van de contractperiode..
  