Court of Auditors — Annual report concerning the financial year 2003 - Report on activities financed from the budget, together with the institutions' replies
Declaratie van niet in aanmerking komende uitgaven betreffende taken van dagelijks beheer van de declarerende overheidsinstantie: Ierland EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 94IR16006. Overige niet Oriëntatie doelstelling 1, 94IR16006. in aanmerking komende uitgaven: EOGFL-Oriëntatie Ierland EOGFL- Ierland (29) Uitgaven zonder bewijsstukken: Ierland EOGFL-Oriëntatie Uitgaven zonder voldoende bewijzen: doelstelling 1, 94IR16006; Frankrijk (Pays de la Loire) EFRO doelstel- ling 2, 970313015; Portugal (Madeira) ESF doelstelling 1, 947000P1. Declaratie van geschatte i. p. v. werkelijke uitgaven: Frankrijk (Pays de la Loire) EFRO doelstelling 2, 970313015; Portugal (Madeira) ESF doelstelling 1, 947000P1. Geen afzonderlijk boekhoudsysteem of adequate boekhoudcodes om de communautaire financiering te kunnen identificeren: Frankrijk (Pays de la Loire) EFRO doelstelling 2, 970313015. Toewijzing van een deel van de overheadkosten aan projecten zonder berekeningen ter onderbouwing van het toegekende bedrag: Portugal (Madeira) ESF doelstelling 1, 947000P1. (30) Onjuiste berekening van de communautaire bijdrage: Bij de berekening van de communautaire bijdrage aan projecten geen rekening gehouden met mogelijk genereren van ontvangsten of andere inkomsten: Portugal (Azoren) EFRO doelstelling 1, 941209013. Overschrijding van het maximum voor overheidssubsidie: Duitsland (Thüringen) EFRO doelstelling 1, 940209005. (31) Andere onvolkomenheden: Geen informatie- en publiciteitsmaatregelen betreffende de deelname van de structuurfondsen: Frankrijk (Pays de la Loire) EFRO doelstelling 2, 970313015; Duitsland (Thüringen) EFRO EFRO doelstel- Portugal doelstelling 1, 940209005; ling 1, 941209013; Portugal (Madeira) ESF doelstelling 1, 947000P1. (32) Duitsland (Thüringen) EFRO doelstelling 1, 940209005; Frankrijk (Pays de la Loire) EFRO doelstelling 2, 970313015; Portugal (Azoren) EFRO doelstelling 1, 941209013. (Azoren) C 293/164 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 25. Naast de controles van verrichtingen die in 1998 en 1999 heb- ben plaatsgevonden, hebben de Portugese autoriteiten tijdens de programmeringsperiode ook onafhankelijke controles verricht die betrek- king hadden op de gehele programmeringsperiode. 5. 26. Voor Ierland (EOGFL-Oriëntatie) oordeelde de Commissie, op basis van de beschikbare informatie en met name de bevestigingen van de onafhankelijke dienst, dat het programma kon worden afgesloten. Alle bij- komende elementen die de Rekenkamer na haar controle ter plaatse heeft vermeld, zullen terdege worden opgevolgd. 5. 27. Volgens artikel 2 van Verordening 2064/97 moeten de systemen van de lidstaten de juistheid en de subsidiabiliteit van de uitgaven verifië- ren. Hoewel deze eis niet uitdrukkelijk in de verordening is opgenomen, voorzagen de administratieve systemen van de lidstaten in veel gevallen in controle op het beheer.  Voor de huidige periode heeft de Commissie deze eis specifiek vastgelegd in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 438/2001. Niettegenstaande de door de Rekenkamer vastgestelde problemen, is de Commissie van oordeel dat de grondige verificatie van de afsluitings- documentatie, haar afsluitingscontroles van een met behulp van risico- analyse samengestelde steekproef van programma’s, alsmede de financiële correcties bij ondoeltreffende verificaties of bij individuele fouten een dege- lijke basis verschaffen om redelijke zekerheid omtrent de medegefinancierde uitgaven te verkrijgen. 5. 25. Voor één van de ESF-programma’s hadden de onafhanke- lijke controles door de lidstaat op een steekproef van verrichtingen uit 1998 en 1999 geleid tot een rectificatie van de gedeclareerde uit- gaven op basis van een extrapolatie van de resultaten van de verifi- caties. De Rekenkamer constateerde in dezelfde steekproef een hoger foutenpercentage (33). De verschillen zijn goeddeels te wijten aan verschillen in de behandeling van incoherenties in de nationale regels en in de toepassing daarvan. 5. 26. De audit door de Rekenkamer van de EOGFL-acties binnen een meerfondsenprogramma (34) bracht een hoog niveau van onre- gelmatige uitgaven aan het licht. De verificaties hadden betrekking op verrichtingen uit de hele programmeringsperiode en duidden op tekortkomingen in de systemen. Een aanwijzing voor die tekortko- mingen was ook reeds te vinden in de documentatie die de lidstaat bij zijn verzoek om definitieve betaling had gevoegd. 5. 27. Bij geen van de onderzochte programma’s voldeden de beheers- en controlesystemen volledig aan de voorschriften van Verordening (EG) nr. 2064/97. Deze bevat geen specifieke eisen aangaande de dagelijkse beheerscontroles en het is duidelijk dat de bijkomende onafhankelijke 5 %-steekproefcontroles op zichzelf geen compensatie kunnen bieden voor gebreken in de beheers- controles. De bevindingen van de Rekenkamer bij haar audit van projecten bevestigen dat dit een weerslag heeft op de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven. Over het geheel genomen zijn de frequentie en het effect van de fouten vergelijkbaar met die welke de Rekenkamer in voorgaande jaren heeft aangetroffen. Afsluiting van de programma’s 1994-1999: vertragingen in de lidstaten… 5. 28. De datum waarop de lidstaten uiterlijk hun verzoeken om definitieve betaling voor programma’s uit de periode 1994-1999 moesten indienen was aanvankelijk gesteld op 30 juni 2002 (35). Die termijn werd door de lidstaten meestal niet gehaald. Verorde- ning (EG) nr.  1260/1999 van de Raad van juni 1999, houdende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen, bepaalt dat bedra- gen voor programma’s uit de periode 1994-1999 waarvoor uiter- lijk op 31 maart 2003 geen aanvraag om eindbetaling is ontvan- gen, zouden worden geannuleerd. Die datum werd beschouwd als de feitelijke uiterste termijn, waarna de middelen verloren zouden zijn, maar bezorgde de lidstaten toch nog problemen. Om de ter- mijn te halen dienden de lidstaten in vele gevallen onvolledige docu- mentatie in. Dit dwong de Commissie tot verzoeken om aanvul- lende informatie en leidde tot een vertraagde behandeling van de aanvragen. (33) Portugal (Madeira) ESF doelstelling 1, 947000P1. (34) Ierland EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 94IR16006. (35) Verordening (EEG) nr. 2082/93 van de Raad van 20 juli 1993 hou- dende wijziging van Verordening (EEG) nr. 4253/88 tot vaststelling van toepassingsbepalingen van Verordening (EEG) nr. 2052/88 met betrek- king tot de coördinatie van de bijstandsverlening uit de onderscheiden structuurfondsen enerzijds en van die bijstandsverlening met die van de Europese investeringsbank en de andere bestaande financierings- instrumenten anderzijds, artikel 21, lid 4 (PB L 193 van 31. 7. 1993, blz. 20). 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/165 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE …en problemen met het dossieronderzoek van de Commissie… 5. 29. De afsluitingsprocedure van de Commissie bestaat hoofd- zakelijk in het verkrijgen van zekerheid over de subsidiabiliteit en de regelmatigheid van de uitgaven waarvan de lidstaten terugbeta- ling vragen. De Commissie verifieert met name de juistheid van de verklaring van artikel 8 (36), de volledigheid van het eindverslag en de overeenstemming van de laatste uitgavendeclaratie met het eind- verslag en de verklaring van artikel 8. Hierbij komt ook de vraag aan de orde of alle bekende onregelmatigheden naar behoren zijn behandeld (mede door passende terugvorderingsprocedures) voor zover het gaat om: a) b) c) de verklaring die bij het verzoek om betaling van het eindsaldo is gevoegd overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie (inclusief de 5 %-controles); de onregelmatigheden die door de lidstaten (37) aan het com- munautair bureau voor fraudebestrijding zijn gemeld of door dat bureau zijn ontdekt; audits door andere nationale organen, door de Commissie of de Rekenkamer. 5. 30. Van de 858 EFRO-programma’s uit de periode 1994-1999 waren er 317 verklaringen van artikel 8 (bijna 40 %) die nader moesten worden onderzocht door de Commissie.  In zulke gevallen moet de Commissie meer informatie inwinnen of verzoekt zij de lidstaat, aanvullende audits te verrichten. Dergelijke aanvullende audits werden tot 31 maart 2004 verricht voor 51 programma’s. Indien nodig kan de Commissie voorstellen de door de lidstaat gevraagde betalingen te verminderen of af te wijzen. Tot de genoemde datum had de Commissie dit reeds besloten of voorge- steld in 127 gevallen (bijna 15 % van alle EFRO-programma’s uit de periode 1994-1999). 5. 31. De Rekenkamer onderzocht een steekproef van 77 dossiers uit de 2 170 verzoeken om betaling van het eindsaldo die de Com- missie van de lidstaten had ontvangen (38) ten einde na te gaan hoe de Commissie die had verwerkt. (36) Artikel 8 van Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie van 15 oktober 1997 tot vaststelling van de voorwaarden ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 4253/88 van de Raad wat de financiële con- trole door de lidstaten op de door de Structuurfondsen mede- gefinancierde verrichtingen betreft (PB L 290 van 23. 10. 1997, blz. 1). (37) Als voorgeschreven bij Verordening (EG) nr. 1681/94. (38) 33 EFRO (waarvan 2 afgesloten), 27 ESF (waarvan 5 afgesloten), 13 EOGFL-Oriëntatie (waarvan 5 afgesloten), 4 FIOV (waarvan geen afgesloten). C 293/166 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 32. In haar aanwijzingen van mei 2002 aan de lidstaten betreffende de afsluiting, stelde de Commissie dat de bezwaren van de „artikel-8- instantie” gekwantificeerd en in aanmerking genomen moesten worden. Deze nota had ook betrekking op de behandeling van onregelmatigheden en de uitvoering van controles op basis van steekproeven. 5. 32. In 29 van de 33 EFRO-programmadossiers die de Reken- kamer onderzocht, hielden vertragingen of onderbrekingen van de betalingsprocedure verband met de verklaringen van artikel 8.  De Commissie had in die verklaringen een aantal punten van voorbe- houd aangetroffen die niet in aanmerking werden genomen in de laatste uitgavendeclaratie of het betalingsverzoek: a) b) c) onregelmatigheden, niet-subsidiabele uitgaven en andere onop- geloste problemen (39); verschillen tussen de onregelmatigheden die de lidstaten had- den gemeld bij het bureau voor fraudebestrijding en die welke werden genoemd in de verklaring van artikel 8 of in de laatste uitgavendeclaratie (40); onbevredigende projectuitvoering en met name kosten- overschrijdingen, problematische inschrijvingsprocedures, niet- inconsistenties in constructie- naleving van milieunormen, werkzaamheden (41); d) onduidelijkheden in verband met de verrichte onafhankelijke 5 %-controles of ontbreken van verificaties bij de eind- begunstigde (42); de verklaringen bevatten niet altijd details over de risicoanalyse als basis voor de steekproefneming van projecten voor de 5 %-controles (43). In één onderzocht geval werd de door de Commissie gevraagde bevestiging van het werk van het onafhankelijke orgaan — waaronder het uitvoe- ren van de 5 %-controles van projecten — overgelaten aan de instantie die het programma beheerde (44); e) onduidelijkheid of in te vorderen bedragen waren opgenomen in de laatste declaratie (45). (39) Brandenburg 940209002, Sachsen-Anhalt 940209003, Sachsen 940209004, West-Berlijn doelstelling 2, 1997-1999 970213004, Sachsen doelstelling 1, DG V, 940209015, Attika 940809001, West- Griekenland 940809003, Tourismos-Politismos 940809016, Roads- Ports-Airport 940809019, Asturias 941109002, Canarische Eilanden 941109003, Incentivos Regionales 941109015, Medio Ambiente Local 941109024, Baskenland doelstelling 2, 1997-1999, 971109007, Cor- sica 940313024, Guadeloupe 940313025, Guyana 940313026, Tou- rism MoP (Irl) 940409003, Industrial Development (Irl) 940409007, Economic Infrastructure (Irl) 940409005, Sardinië 940509001, Puglia 940509002, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016, Calabrië 940509011, Henegouwen 941013001. (40) Incentivos Regionales 941109015, Aragon doelstelling 2, 1997-1999 971109001, Baskenland doelstelling 2, 1997-1999 971109007, Gua- deloupe 940313025, Tourism MoP (Ierland) 940409003, Industrial Development (Irl) 940409005, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016. (Irl) 940409007, Infrastructure Economic (41) Sachsen 940209004, Sachsen doelstelling 1, DG V 940209015, West- Griekenland 940809003, Roads-Ports-Airport 940809019, Aragon doelstelling 2, 1997-1999, 971109001, Baskenland doelstelling 2, 1997-1999 Sardinië 940509001, Puglia 940509002, Infrastrutture di Trasporto Stradali 940509016. 971109007, Guadeloupe 940313025, (42) Brandenburg 940209002, Sachsen 940209004, Sachsen doelstel- ling 1, DG V, Aragon doelstelling 2, 1997-1999, 971109001, Bas- kenland doelstelling 2, 1997-1999, 971109007, Zuidoost-Brabant doelstelling 2, 1997-1999. (43) Zuidoost-Brabant doelstelling 2, 1997-1999, Ricerca doelstelling 1, 1994-1999. (44) Ricerca doelstelling 1, 1994-1999. (45) Brandenburg 940209002, Sachsen-Anhalt 940209003, Sachsen 940209004, Sachsen doelstelling 1, DG V, Corsica 940313024, Reu- nion 940313028, Henegouwen 941013001. 30. 11.  2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/167 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 33. Uit een onderzoek bij DG EMPL bleek dat de lijst van ver- klarende instanties die de Commissie bijhoudt om de onafhanke- lijkheid te verifiëren van de organen die in de lidstaten de verkla- ring van artikel 8 opstellen, niet compleet was. Voor een aantal dossiers heeft de Commissie de afsluitende procedure opgeschort en de lidstaat om verduidelijking en nadere informatie gevraagd betref- fende de onafhankelijkheid van het orgaan dat de verklaring van artikel 8 had afgegeven of betreffende de inhoud van de laatste uitgavendeclaratie. In twee gevallen bevatten de verklaringen en eindverslagen geen informatie over de controles van de lidstaat tij- dens de looptijd van de programma’s, maar de Commissie heeft geen opheldering gevraagd (46). Bij vijf onderzochte programma’s waren geen 5 %-controles bij de projecten verricht (47). In twee gevallen duurde het meer dan acht maanden voordat de Commissie de lidstaat om nadere informatie vroeg (48). 5. 33. Wat de lijst van onafhankelijke diensten betreft, beschikte de Com- missie over aanvullende elementen om de onafhankelijkheid van die dien- sten te evalueren. De onafhankelijkheid van de betrokken diensten werd ove- rigens onderzocht ter uitvoering van in het kader van controles Verordening (EG) nr. 2064/97; met de resultaten hiervan werd rekening gehouden bij het onderzoek van de afsluitingsdossiers voor de periode 1994-1999. In verband met voetnoot 46 wordt erop gewezen dat de veri- ficatie van de „artikel-8-verklaring” ten tijde van de controle door de Reken- kamer nog niet was begonnen omdat de eindverslagen die in eerste instan- tie werden geanalyseerd nog voor geen enkel programma waren goedgekeurd. In verband met voetnoot 47 verwijst de Commissie naar haar antwoord in punt 5. 20. Wat voetnoot 48 betreft, is de termijn van acht maanden voor de behan- deling van deze dossiers het gevolg van het feit dat andere diensten werden geraadpleegd om te waarborgen dat de onregelmatigheden op de juiste wijze werden aangepakt. 5. 34. De controle van de dossiers bij DG AGRI wees uit dat de door de lidstaten ingediende documenten van wisselende kwaliteit waren en in de onderzochte gevallen ontoereikend om de programma’s te kunnen afsluiten (49).  Zo was er geen informatie over de door de verificaties bestreken periode (50); de steekproef van te verifiëren projecten was niet getrokken met behulp van risico- analyse (51); het orgaan dat de 5 %-verificaties verrichtte, was niet onafhankelijk genoeg; de verificaties werden niet altijd bij de pro- jecten verricht en vonden plaats vóór de laatste betalingen aan de projecten (52). 5. 34. De afsluitingsverklaringen waren niet van gelijke kwaliteit ondanks de aanwijzingen van de Commissie terzake en de herinnerings- brieven van de Commissie aan de lidstaten dat zij bij de voorbereiding van de afsluitingsverklaringen de aanwijzingen moesten volgen. Wanneer het Directoraat-generaal Landbouw oordeelde dat er problemen waren die een risico inhielden voor EOGFL-Oriëntatie, werd de lidstaten vóór de afsluiting om toelichting/nadere informatie verzocht. 5. 35. Bij vijf door de Rekenkamer onderzochte programma’s van het EOGFL-Oriëntatie hadden de lidstaten de financiële weerslag van de in de systeemgerichte controles of in de audit van projec- ten (53) aangetroffen tekortkomingen niet goed ingeschat. In andere gevallen liet de Commissie de betaling achterwege zonder de lidstaat officieel te melden dat de procedure was opgeschort; voor twee van de onderzochte programma’s vroeg de Commissie pas in mei 2004 (54) voor het eerst om informatie. (46) Duitsland 941001D1, Duitsland 943001D3. (47) Italië 940019I1, 940013I2, 940012I3, 940022I1, 940017I1. (48) Spanje 940112ES1, 970234ES2. (49) Spanje 94ES06016, Italië 94IT06045, Portugal 94PT16004, Spanje Interreg Z1 97EU16002, Verenigd Koninkrijk 94UK060160 5a, Ier- land 94IR06009, Frankrijk (Bretagne) 94FR06016 5b, Frankrijk (Gua- deloupe) doelstelling 1, 94FR16002SPD, Sicilië 94IT16033, Spanje Italië 94IT06056, Oostenrijk 94ES06032, Duitsland 94DE06007, 95AT06016. (50) Spanje 94ES06016. (51) Spanje 94ES06032, Italië 94IT16033. (52) Ierland 94IR06009, Verenigd Koninkrijk 94UK06016. (53) Spanje (Andalusië) 94ES06016, Italië 94IT06045, Frankrijk (Guade- loupe) doelstelling 1, 94FR16002SPD; Portugal 94PT16004; Verenigd Koninkrijk 94UK060160 5a. (54) Verenigd Koninkrijk 94UK06016, Spanje 94ES06016. C 293/168 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 36. De meeste FIOV-programma’s waren nog niet afgesloten, voornamelijk wegens de inconsistenties tussen het gegevensbestand van vissersvaartuigen en de verslagen van de lidstaten, alsmede door de tijd die nodig was voor het onderzoek van de afsluitende docu- menten. Bij één van de door de Rekenkamer onderzochte programma’s (goed voor 37,2 % van de FIOV-bijdrage) waren de 17 verklaringen van artikel 8 ruim een jaar na ontvangst nog niet volledig geanalyseerd (55).  Onderzoek wees op de volgende gebre- ken in de onafhankelijke verificaties door de lidstaten: — er was onvoldoende informatie om te beoordelen of de steek- proef van projecten volgens de regels was genomen (56); — beheerscontroles waren meegeteld als onafhankelijke 5 %- controles (57). 5. 36. Het FIOV draagt eveneens bij aan de verwezenlijking van de doel- stellingen van het Gemeenschappelijk Visserijbeleid, met name in het kader van de Meerjarige Oriëntatieprogramma’s (MOP’s) voor de vloten. Er moet dus worden nagegaan of de bijstand werd verleend overeenkomstig deze ver- plichtingen. Het Directoraat-generaal Visserij heeft besloten vóór de financiële afslui- ting van de programma’s ter plaatse controles te verrichten; hierna werden de betrokken autoriteiten om nadere informatie/controles verzocht. De Commissie verzocht de lidstaat om uitbreiding van de steekproef en om controle van een groter aantal projecten ten einde te voldoen aan de eisen van Verordening (EG) nr. 2064/97. De Commissie is van oordeel dat de verrichte controles voldoen aan de eisen van artikel 3 van Verordening (EG) nr. 2064/97. 5. 37. Nu de door de lidstaten ingediende documenten van zo wis- selende kwaliteit zijn, kan de Commissie deze moeilijk onderzoe- ken en moet zij nadere informatie inwinnen. Dit verhoogt het risico dat de laatste declaraties niet in aanmerking komende uitgaven bevatten. 5. 37. De Commissie heeft de definitieve betalingen eerst goedgekeurd na redelijke zekerheid te hebben verkregen over de juistheid en subsidiabiliteit van de uitgaven waarop de betalingsverzoeken betrekking hadden – even- tueel na aftrek van bedragen of financiële correcties ten gevolge van de gron- dige verificatie van de afsluitingsdocumentatie en eventueel na aanvullend onderzoek en controles. Bij de verificaties werd rekening gehouden met con- troles inzake overeenstemming met Verordening (EG) nr. 2064/97 en met eerdere financiële controles van de projecten. Op deze wijze heeft de Com- missie passende maatregelen genomen om tekortkomingen in de oorspron- kelijke afsluitingsdocumentatie aan te pakken zoals blijkt uit het aantal gevallen waarin de betaling werd ingehouden totdat de problemen die bij de controle van de documentatie waren ontdekt, waren opgelost. Het gevaar voor medefinanciering van onregelmatige uitgaven wordt verder beperkt door afsluitingscontroles ter plaatse die de Commissie sedert 2002 heeft opgenomen in haar jaarlijkse planning van financiële controles. …vertraagden de afsluiting van de programmeringsperiode 1994-1999 5. 38. Tabel 5. 1 geeft voor elk Structuurfonds de per 31 decem- ber 2003 en 31 maart 2004 (58) afgesloten programma’s weer.  Daaruit blijkt dat minder dan 10 % van de programma’s vóór 2003 was afgesloten. Hoewel de Commissie aanvankelijk had gepland het grootste deel van de overige programma’s in 2003 af te sluiten, was dat eind 2003 nog maar met 331 van de 1 090 hoofdprogramma’s en met 251 van de 1 080 programma’s van de communautaire ini- tiatieven gebeurd. 5. 38. De reden waarom de Commissie haar oorspronkelijke doelstelling niet kon bereiken, is dat het grootste deel van de verzoeken van de lidstaten om definitieve betaling werd ontvangen kort voor de termijn van 31 maart 2003. Door de wisselende kwaliteit van de afsluitings- documentatie was vaak bijkomend onderzoek nodig alvorens de verzoeken konden worden verwerkt. (55) Spanje doelstelling 1, 94ES14101. (56) Italië 94IT14101. (57) Verenigd Koninkrijk doelstelling 1, 94UK16003. (58) Wanneer meerdere fondsen bijdragen aan hetzelfde programma wordt het programmadeel voor elk fonds apart afgesloten. Daardoor vallen de cijfers niet samen met die van het totale aantal programma’s in paragraaf 5. 3. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/169 Tabel 5. 1a — Structurele acties: Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling: programma’s 1994-1999, afgesloten per 31 december 2003 en 31 maart 2004 Totaal Afgesloten vóór 2003 Afgesloten in 2003 Afgesloten per 31 maart 2004 Begrotingsterrein (1) Aantal pro- gram- ma’s Geplande communautaire bijdrage (euro) Aantal pro- gram- ma’s Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Per 31 maart 2003 ontvangen aantal afsluitings- verzoeken Aantal pro- gram- ma’s Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Aantal pro- gram- ma’s Doelstelling nr. 1 181 57 571 255 951 5 1 630 221 560 181 39 10 590 871 154 Doelstelling nr. 2 94-96 Doelstelling nr. 2 97-99 Doelstelling nr. 3 Doelstelling nr. 4 Doelstelling nr. 5 (a) Doelstelling nr. 5 (b) Doelstelling nr. 6 Communautaire initiatieven Totaal 84 73 0 0 0 84 2 5 165 903 927 62 2 963 694 368 7 157 716 211 0 0 0 3 302 548 791 355 453 472 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 520 944 9 223 064 769 82 775 943 121 38 105 245 322 179 4 839 238 107 84 73 0 0 0 84 2 520 944 (1) Sindsdien zijn de doelstellingen van de structurele acties voor de programmeringsperiode 2000-2006 anders ingedeeld. Bron: Tabel opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van de Commissie.  8 13 0 0 0 25 1 540 680 214 841 930 911 0 0 0 1 050 903 786 149 180 357 103 189 932 468 362 14 106 034 784 184 371 1 446 640 578 22 361 771 234 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 13 655 869 930 3 917 833 116 1 706 724 903 0 0 0 1 485 522 350 149 180 357 Tabel 5. 1b — Structurele acties: Europees Sociaal Fonds: programma’s 1994-1999, afgesloten per 31 december 2003 en 31 maart 2004 Totaal Afgesloten vóór 2003 Afgesloten in 2003 Afgesloten per 31 maart 2004 (2) Begrotingsterrein (1) Aantal pro- gram- ma’s Geplande communautaire bijdrage (euro) Doelstelling nr. 1 102 22 806 888 948 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Per 31 maart 2003 ontvangen aantal afsluitings- verzoeken Aantal pro- gram- ma’s Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Aantal pro- gram- ma’s 0 102 20 4 263 436 869 Doelstelling nr. 2 94-96 Doelstelling nr. 2 97-99 Doelstelling nr. 3 Doelstelling nr. 4 Doelstelling nr. 5 (a) Doelstelling nr. 5 (b) Doelstelling nr. 6 Communautaire initiatieven Totaal 82 72 56 16 0 83 2 373 786 1 597 251 132 2 112 708 834 13 221 222 835 2 614 128 525 0 1 057 483 760 177 902 801 4 664 895 421 1 225 350 076 6 262 842 53 748 169 0 0 0 0 41 705 618 82 72 56 16 0 83 2 373 786 0 9 9 3 0 5 1 0 103 030 011 748 564 221 121 340 718 0 51 049 826 104 798 749 (1) Sindsdien zijn de doelstellingen van de structurele acties voor de programmeringsperiode 2000-2006 anders ingedeeld. (2) Per 15 april 2004 beschikbare gegevens. Bron: Tabel opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van de Commissie. 48 252 482 256 74 1 327 066 705 66 113 526 991 851 5 919 212 245 119 238 733 794 136 7 411 375 617 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 4 263 436 869 1 225 350 076 109 292 853 802 312 390 121 340 718 0 51 049 826 104 798 749 Aantal pro- gram- ma’s 0 70 1 1 0 0 0 0 2 48 77 24 0 0 0 37 1 20 70 10 10 3 0 5 1 C 293/170 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11.  2004 Tabel 5. 1c — Structurele acties: Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de landbouw, afdeling Oriëntatie: programma’s 1994-1999, afgesloten per 31 december 2003 en 31 maart 2004 Totaal Afgesloten vóór 2003 Afgesloten in 2003 Afgesloten per 31 maart 2004 Begrotingsterrein (1) Aantal pro- gram- ma’s Geplande communautaire bijdrage (euro) Aantal pro- gram- ma’s Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Per 31 maart 2003 ontvangen aantal afsluitings- verzoeken Aantal pro- gram- ma’s Doelstelling nr. 1 69 14 301 716 000 Doelstelling nr. 2 94-96 Doelstelling nr. 2 97-99 Doelstelling nr. 3 Doelstelling nr. 4 Doelstellin nr. 5 (a) Doelstelling nr. 5 (b) Doelstelling nr. 6 Communautaire initiatieven Totaal 0 0 0 0 66 84 2 167 388 0 0 0 0 5 544 906 000 3 163 701 000 288 794 000 1 156 618 000 0 0 0 0 0 8 0 0 2 0 0 0 0 0 17 989 829 0 0 6 659 147 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 565 075 313 0 0 0 0 403 297 357 693 559 284 0 126 223 742 1 788 155 696 Aantal pro- gram- ma’s 6 0 0 0 0 31 30 0 45 112 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 667 787 313 0 0 0 0 481 336 186 856 877 069 0 161 625 841 2 167 626 409 69 0 0 0 0 66 84 2 167 388 4 0 0 0 0 22 21 0 36 83 24 455 735 000 10 24 648 976 (1) Sindsdien zijn de doelstellingen van de structurele acties voor de programmeringsperiode 2000-2006 anders ingedeeld. Bron: Tabel opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van de Commissie. Tabel 5. 1d — Structurele acties: programma’s 1994-1999, afgesloten per 31 december 2003 en 31 maart 2004 — FIOV Totaal Afgesloten vóór 2003 Afgesloten in 2003 Afgesloten per 31 maart 2004 Begrotingsterrein (1) Aantal pro- gram- ma’s Geplande communautaire bijdrage in besluiten van de Commissie (euro) Aantal pro- gram- ma’s Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) Per 31 maart 2003 ontvangen aantal afsluitings- verzoeken Aantal pro- gram- ma’s Doelstelling nr. 1 18 1 797 039 031 Doelstelling nr. 2 94-96 Doelstelling nr. 2 97-99 Doelstelling nr. 3 Doelstelling nr. 4 Doelstelling nr. 5 (a) Doelstelling nr. 5 (b) Doelstelling nr.  6 Communautaire initiatieven Totaal 0 0 0 0 12 0 2 20 52 0 0 0 0 850 431 000 0 8 260 000 127 103 242 2 782 833 273 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 2 060 003 0 0 0 2 060 003 18 0 0 0 0 12 0 2 20 52 1 0 0 0 0 1 0 1 4 7 (1) Sindsdien zijn de doelstellingen van de structurele acties voor de programmeringsperiode 2000-2006 anders ingedeeld. Bron: Tabel opgesteld door de Rekenkamer op basis van gegevens van de Commissie. Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 32 744 0 0 0 0 21 655 834 0 3 523 447 2 245 131 Aantal pro- gram- ma’s 1 0 0 0 0 2 0 1 6 Totaal betaalde communautaire bijdrage (euro) 32 744 0 0 0 0 23 715 837 0 3 523 447 13 212 790 27 457 156 10 40 484 818 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/171 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 39. Bij de cijfers voor doelstelling 2 zijn 15 programma’s met niet-afgewikkelde verplichtingen ad 35,15 miljoen euro meegeteld, die liepen van 1994 tot 1996 en per 31 december 2003, dus vijf jaar na het einde ervan, nog steeds niet waren afgesloten. 5. 39. Ook voor deze programma’s overschreden de meeste lidstaten de termijn van 30 juni 1999 voor de indiening van hun verzoek om defini- tieve betaling. 5. 40. Het aantal afsluitingscontroles in 2003 weerspiegelt de toewijzing van auditmiddelen door ieder Directoraat-Generaal, gelet op andere audit- prioriteiten voor de periode 2000-06 met betrekking tot programma’s van de Structuurfondsen, het Cohesiefonds en de systemen voor pretoetredings- hulp. De Commissie oordeelt dat de drievoudige strategie die zij heeft gevolgd en die bestaat uit rechtmatigheidsaudits vooraf, administratieve controles van afsluitingsdocumentatie en afsluitingsaudits het gevaar van onregelmatige afsluitingsbetalingen beperkt ondanks de ontoereikende veri- ficatie door de lidstaten in sommige gevallen. De Commissie past, wanneer systematisch fouten worden ontdekt, op ruimere schaal financiële correcties toe. Beperkte omvang van de afsluitende controles van de Commissie 5. 40. Zoals reeds aangegeven in het jaarverslag 2002 (para- graaf 5. 21), voert de Commissie in de meeste gevallen pas audits van de onderliggende uitgaven uit nadat de definitieve betalingen zijn verricht.  DG REGIO had eind 2003 audits achteraf van 17 programma’s verricht, DG EMPL stelde de meeste van zijn veri- ficaties achteraf uit tot 2005. DG AGRI begon pas medio 2004 met audits achteraf en DG FISH besloot audits (waarvan zij er 15 heeft verricht), ook van afzonderlijke projecten, te verrichten vóór de afsluiting van programma’s in het kader van zijn analyse van de afsluitende documenten (het heeft er thans 15 verricht). Het aantal fouten dat bij audits van zowel de Rekenkamer als de Commissie werd ontdekt, bewijst hoe belangrijk het is in de lidstaten een gron- dige verificatie te verrichten van de verklaringen bij de afsluiting van de programma’s. In elk geval moeten de resultaten van die verifica- ties worden geëxtrapoleerd naar het hele gecontroleerde pro- gramma. Beheer van de programmeringsperiode 2000-2006 Verdere eisen inzake financiële controle opgenomen in de regelgeving 5. 41. Verordeningen (EG) nrs. 438/2001 (59) en 448/2001 (60) van de Commissie stellen de uitvoeringsbepalingen vast van Veror- dening (EG) nr. 1260/1999 (61) van de Raad en beschrijven de beheers- en controlesystemen die nodig zijn voor de programma’s van de structuurfondsen in de periode 2000-2006. De verordenin- gen berusten op dezelfde beginselen als Verordening (EG) nr. 2064/97; zij bouwen het controlekader uit en geven een nadere specificatie van bepaalde vereisten, met name betreffende: a) de elementen van de in te voeren beheers- en controlesystemen en meer bepaald i) de definitie, toewijzing en scheiding van functies en (59) Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie van 2 maart 2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controle- systemen voor uit de structuurfondsen toegekende bijstand (PB L 63 van 3. 3. 2001, blz. 21). (60) Verordening (EG) nr. 448/2001 van de Commissie van 2 maart 2001 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de procedure inzake financiële correcties betreffende uit de Structuurfondsen toegekende bij- stand (PB L 64 van 6. 3. 2001, blz. 13). (61) Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 hou- dende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen (PB L 161 van 26. 6. 1999, blz. 1). C 293/172 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11.  2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE ii) de differentiatie tussen controles tijdens de uitvoering van de programma’s („dagelijkse beheerscontroles”) en steek- proeven om de doeltreffendheid van de systemen en de juistheid van uitgavendeclaraties na te gaan („onafhanke- lijke 5 %-steekproefcontroles”); b) de declaraties van tussentijdse en definitieve uitgaven die verge- zeld moeten zijn van een certificaat, opgesteld door een persoon of afdeling die functioneel onafhankelijk is van de diensten die de betalingen goedkeuren; c) een door de lidstaat af te geven certificaat over de afsluiting van elk programma; dit moet zijn opgesteld door een andere per- soon of afdeling die onafhankelijk is van de beheersdienst en een oordeel geeft over de in de looptijd van het programma ver- richte verificaties en over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven; d) de eerste verantwoordelijkheid van de lidstaten om de nodige financiële correcties aan te brengen. Het toezicht van de Commissie op de systemen van de lidstaten: beperkte zekerheid omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven 5. 42. In 2003 zette DG REGIO zijn verificaties van de beheers- en controlesystemen voort. Voor de meeste lidstaten werd de beoor- deling van die systemen afgerond (62). Eind 2002 had het directoraat-generaal in alle lidstaten de EFRO-systemen gecontro- leerd. In 2003 werden er bezoeken afgelegd aan zeven lidstaten voor het EFRO en aan alle vier lidstaten voor het Cohesiefonds, maar doordat er voor elk programma een verschillend systeem kan zijn, haalde het DG een beperkte reikwijdte. De EFRO-verificaties omvatten zelden projecttests. 5. 43. Eind 2003 hadden de systeemcontroles in de lidstaten door DG EMPL betrekking op 46 % van het totale begrote bedrag voor het ESF voor de periode 2000-2006. Dit bracht de directeur- generaal ertoe voorbehoud te maken, en geen zekerheid te geven over het gedeelde beheer van het ESF, omdat dat percentage ontoe- reikend wordt geacht en omdat een deel van de in de lidstaten gecontroleerde systemen tekortkomingen vertoonde. (62) De beoordeling werd niet afgerond voor de communautaire initiatieven en een eindconclusie over de systemen kon niet worden bereikt voor Griekenland, Spanje, het Verenigd Koninkrijk (Noord-Ierland) en voor één programma in Portugal. 5. 42. Sommige lidstaten beschikken over systemen met gemeenschappe- lijke elementen die voor verschillende programma’s kunnen worden ingezet, terwijl andere lidstaten voor verschillende programma’s over verschillende systemen beschikken.  In de cijfers voor programma’s die ter plaatse werden gecontroleerd is het percentage van door de Commissie geverifieerde syste- men onderschat, gezien de overlappingen met andere programma’s. In de eerste fase van de EFRO-systeemcontroles die in 2001-2003 plaatsvon- den was het niet mogelijk de projecten te testen omdat er nog weinig uit- gaven waren gedaan. In de tweede fase van de systeemcontroles die in de tweede helft van 2004 beginnen, zullen dergelijke tests worden uitgevoerd. Eind 2003 had het Directoraat-Generaal Regionaal Beleid 27 % van de EFRO-programma’s aan een audit onderworpen. In 2003 voerde het in totaal 10 audits uit van de beheersystemen voor het Cohesiefonds en 6 audits van projecten. 5. 43. Doordat een audit werd verricht voor 46 % van de middelen van de programmeringsperiode 2000-2006 kwamen alle lidstaten aan bod alsmede een ruime steekproef van de verschillende systemen. De auditstrategie voor de periode 2000-2006, gebaseerd op het concept van geïntegreerde audits waarbij de auditresultaten worden gebundeld (zie antwoord in punt 5. 68) heeft ten doel eind 2004 een redelijke zekerheid te verkrijgen over een groot aantal beheer- en controlesystemen en op deze wijze ongeveer 70 % van de totale middelen van het ESF voor de periode 2000-2006 voor de 15 lidstaten te bestrijken. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/173 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Het geuite bezwaar heeft betrekking op het gedeelde beheer in het kader van het ESF (nationale, regionale en/of lokale systemen). Het door het Directoraat-Generaal Werkgelegenheid opgezette controlesysteem heeft goed gewerkt en heeft ertoe geleid dat systemen die ernstige lacunes ver- toonden konden worden opgespoord. de beheers- controlesystemen 5. 44. Ten aanzien van het EOGFL-Oriëntatie onderzocht DG AGRI alle en 141 programma’s en verrichtte het audits van 38 programma’s. Dit DG voltooide de beoordeling van de systemen van 25 programma’s. Wat de overige 116 programma’s betreft tracht zij opheldering te verkrijgen. Eind 2003 was de beoordeling van de beheers- en controlesystemen voltooid voor programma’s ter waarde van 7 % van het totale voor de periode 2000-2006 begrote bedrag. van 5. 45. Wat betreft het FIOV onderzochten DG REGIO (voor meer- fondsenprogramma’s) en DG FISH de beheers- en controlesystemen van alle 50 programma’s en DG FISH verrichtte audits van de 16 programma’s (in 13 lidstaten), waarvoor het de hoofd- verantwoordelijke is.  Eind maart 2004 had de Commissie haar beoordeling afgerond van de beheers- en controlesystemen voor programma’s ter waarde van 24 % van het totale voor de periode 2000-2006 begrote bedrag. 5. 46. Hoewel het financiële-controlekader sinds de voorgaande programmeringsperiode is versterkt, blijven deze gebreken in de zekerheid van de Commissie over de betrouwbaarheid van de beheers- en controlesystemen in de lidstaten — en dus over de uitgavendeclaraties en de wettigheid en regelmatigheid van de door haar gecofinancierde uitgaven — problemen opleveren. 5. 46. De Commissie zet haar inspanningen voort door middel van aan- wijzingen, de verspreiding van goede praktijken, audits en financiële cor- recties wanneer deze noodzakelijk zijn om meer zekerheid te verkrijgen over de betrouwbaarheid van de systemen van de lidstaten en derhalve ook over de wettigheid en regelmatigheid van de gedeclareerde uitgaven. De werking van de beheers- en controlesystemen in de lidstaten: sommige voorschriften worden in de huidige programmeringsperiode nog steeds niet nageleefd Evenals in de vorige programmeringsperiode (zie para- 5. 47. graaf 5. 14) onderzocht de Rekenkamer de werking van de beheers- en controlesystemen in de lidstaten aan de hand van een aselecte steekproef van 11 betalingen die de Commissie verrichtte op basis van tussentijdse uitgavendeclaraties van de lidstaten (in België (2), Duitsland, Griekenland, Spanje (3), Italië (2), Nederland en het Ver- enigd Koninkrijk) (63). Bijlage 1 geeft een overzicht van de resulta- ten van het onderzoek door de Rekenkamer. (63) 5 EFRO, 4 ESF, 1 EOGFL-Oriëntatie en 1 FIOV. 5. 47. De Commissie onderzoekt de bevindingen van de Rekenkamer in het licht van de antwoorden van de betrokken lidstaten. Zij zal de nodige aanbevelingen doen om de systemen te verbeteren. C 293/174 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Onduidelijke definitie, toewijzing en scheiding van functies In meerdere gevallen bleek de scheiding van functies te ont- 5. 48.  breken: — bij één programma was het orgaan dat een deel van de contro- les van de werking van de systemen verrichtte, tijdelijk ook bevoegd voor het afgeven van betalingsopdrachten, en was het orgaan dat de afsluitende verklaring moest afgeven ook betrok- ken bij de verificaties die leidden tot de certificering van de tus- sentijdse uitgavendeclaraties; de certificerende instantie is dus niet onafhankelijk ten aanzien van de opstelling van die certi- ficaten (64); — voor één deel van een programma was er geen scheiding tus- sen de beheers- en betalingsautoriteiten (65); — bij twee programma’s waren organisaties met beheers- bevoegdheden voor het programma tevens ontvanger van communautaire middelen krachtens het programma (66). Tekortkomingen in de dagelijkse beheerscontroles 5. 48. De dienst die de afsluitingsverklaring moet opstellen, is functio- neel onafhankelijk, maar had in het kader van Verordening (EG) nr. 438/2001 een aantal onverenigbare functies. De lidstaat heeft de func- ties beter gescheiden door een andere dienst aan te wijzen voor de werk- zaamheden met betrekking tot de certificeringsprocedures van artikel 9. In verband met het Belgische programma waarbij bijstand wordt verleend uit het FIOV voor maatregelen buiten de regio’s van doelstelling 1, heeft de lidstaat medegedeeld dat de nodige maatregelen zullen worden genomen om een scheiding te bewerkstelligen tussen beheerder en uitbetalingsorgaan. Wat het programma in Puglia betreft, kan het legitiem zijn dat een zelfde instantie, bijvoorbeeld een plaatselijke autoriteit, enerzijds begunstigde en anderzijds beheerder is, mits de beheerfuncties onafhankelijk worden uitge- oefend. 5. 49. De beheers- en controleprocedures moeten procedures bevatten om de oplevering van de gecofinancierde producten en diensten en de realiteit van de gedeclareerde uitgaven te verifiëren en om de naleving van de desbetreffende regels te verzekeren. De Rekenkamer ontdekte in de systemen van de lidstaten een aantal tekortkomingen die vergelijkbaar zijn met die welke zij in voorgaande jaren aantrof. In drie gevallen gaat het om ernstige tekortkomingen: de naleving van de regels inzake het in aanmer- king komen van uitgaven voor bijstand uit de structuurfondsen werd niet geverifieerd en door het te laat invoeren van controles werd slechts een beperkt aantal projecten geverifieerd (67). In één geval waren de geldende procedures ontoereikend om te verzeke- ren dat de uitgevoerde projecten voldeden aan de voorwaarden van het programma en aan de toepasselijke nationale en communautaire regels.  Bij hetzelfde programma werd onvoldoende geverifieerd of projecten niet tegelijkertijd bijdragen uit meer dan één fonds ont- vingen — hetgeen door de verordeningen wordt uitgesloten — of niet meer overheidsmiddelen ontvingen dan was toegestaan (68). 5. 49. Wat voetnoot 69 met betrekking tot de Nederlandse ESF-zaak betreft, is het inherent aan het declaratiesysteem op grond van Verordening (EG) nr. 1260/99 dat bij tussentijdse declaraties van uitgaven alle con- troles en verificaties nog niet zijn afgerond. Het is dan ook niet uitzonder- lijk dat bij een volgende betalingsaanvraag eerder gedeclareerde uitgaven worden gecorrigeerd. Wat het EOGL-Oriëntatie betreft (voetnoten 68 en 70) werden tijdens een auditmissie van het Directoraat-generaal Landbouw voor hetzelfde pro- gramma begin 2004 dezelfde problemen vastgesteld die nu met de natio- nale autoriteiten worden besproken. Voor EFRO-zaak Spanje betreft, is de Commissie begin 2004 met de Spaanse autoriteiten een actieplan overeengekomen voor de verbetering van hun beheer- en controlesystemen in het kader van het EFRO, waarbij met name de nadruk werd gelegd op controles van het beheer. De aanbevolen verbeteringen worden nu in Galicië toegepast. (64) Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001. (65) België FIOV Afgezien van doelstelling 1, 2000BE14FDO001. (66) Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009; Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011. (67) Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011; Italië (Pie- monte) EFRO doelstelling 2, 2000IT162DO007; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004. (68) Spanje (Andalusië) EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/175 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Bij twee andere programma’s werden de voor de projecten gedecla- reerde bedragen niet behoorlijk geverifieerd, zodat bij de Commis- sie onbetrouwbare bedragen werden gedeclareerd en er nadien cor- recties en annuleringen noodzakelijk waren (69). In twee gevallen waren de verrichte verificaties niet gedocumenteerd (70). In een laat- ste geval werd bijna alleen de naleving van de nationale regels onderzocht en was de inhoud van de verificaties niet duidelijk (71). Gebreken in de onafhankelijke controles van de beheers- en controlesystemen en de uitgavendeclaraties 5. 50. Luidens de verordening moeten de lidstaten onafhankelijke controles van de projecten organiseren, die evenals in de vorige programmeringsperiode betrekking moeten hebben op ten minste 5 % van de totale in aanmerking komende uitgaven en gebaseerd moeten zijn op een representatieve steekproef van de goedgekeurde projecten en op risicoanalyse. 5. 51.  In vele gevallen leidden de inspanningen voor het afsluiten van de programma’s van 1994-1999 ertoe dat de lidstaten vertra- ging opliepen bij het opzetten van de systemen voor onafhankelijke controles in de programmeringsperiode 2000-2006. De onafhan- kelijke verificaties van de beheers- en controlesystemen voor 2000- 2006 en van de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven begonnen vaak pas in 2003 of zelfs 2004, hetgeen wederom de pre- ventieve werking van de verificaties verminderde. In sommige geval- len waren de verificaties nog niet begonnen of nog niet erg gevor- derd (72), hoewel de lidstaten ingevolge de verordening moeten trachten de uitvoering van de verificaties gelijkmatig over de programmeringsperiode te spreiden. 5. 51. De Commissie heeft eveneens het late begin opgemerkt van de onafhankelijke controles als één van de belangrijkste problemen met de sys- temen in de periode 2000-2006. In de aanwijzingen over steekproef- controles in bijlage 2 bij de Audithandleiding voor de Structuurfondsen werd duidelijk gesteld dat de controles weliswaar niet elk jaar betrekking moesten hebben op 5 % van de uitgaven, maar dat zij vroeg genoeg moes- ten beginnen om een preventieve werking te hebben en om een te grote werklast aan het eind van de periode te voorkomen. 5. 52. Bij sommige programma’s heeft de lidstaat geen passende steekproefbasis toegepast voor de verificaties van projecten (73) of geen steekproefcriteria vastgesteld (74). 5. 52. De Commissie heeft de lidstaten in bijlage 4 bij de Audithandlei- ding voor de Structuurfondsen aanwijzingen gegeven over de methode om steekproeven samen te stellen. (69) Duitsland (Thüringen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002; Neder- land ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001. (70) Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001 (operationeel cen- trum in Den Haag); Spanje (Andalusië) EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003. (71) Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009. (72) België (Henegouwen) EFRO doelstelling 1, 1999BE161DO001; Spanje ESF doelstelling 1, 2000ES053PO311; Verenigd Koninkrijk (East Mid- lands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004. (73) Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009. (74) Spanje (Andalusië) EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003. C 293/176 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 53. Bij verscheidene programma’s was het onmogelijk de inhoud van de onafhankelijke controles te beoordelen omdat deze nog maar net waren gestart.  In andere gevallen moet de kwaliteit van de controles en de verslagen worden verbeterd, bijvoorbeeld de methode om objecten te selecteren voor verificatie tijdens bezoe- ken aan projecten (75). Tot slot was er nog een geval waarin de voor- afgaand aan het controlebezoek van de Rekenkamer verrichte veri- ficaties ontoereikend waren omdat er praktisch geen bezoeken aan projecten waren afgelegd (76). 5. 53. Aanwijzingen over de criteria waaraan onafhankelijke controles moeten voldoen zijn opgenomen in bijlage 2 bij de Audithandleiding voor de Structuurfondsen. Wat voetnoot 76 — de ESF-zaak Duitsland (Thüringen) — betreft, heeft de lidstaat prompt corrigerende maatregelen genomen en in het eindver- slag over onafhankelijke controles wordt melding gemaakt van de voltooi- ing van de controles ter plaatse voor het jaar 2003 alsmede van een goed dekkingspercentage van de controles in het kader van artikel 10. 2. Ontbreken van een toereikend controletraject 5. 54. De controle van de Rekenkamer bracht één geval aan het licht waarin het controletraject ontbrak (77). In dit geval berust het bedrag dat de Commissie beschouwt als de nationale bijdrage aan een project ter bestrijding van vroegtijdig schoolverlaten op de ver- onderstelling dat in het financieringssysteem met een ’lump sum’ de nationale bijdrage per definitie gelijk is aan de communautaire bij- drage. Maar welk deel van elke ’lump sum’ daadwerkelijk voor dit doel is bestemd, wordt niet aangeduid, noch apart geregistreerd, zodat het werkelijke cofinancieringspercentage niet kan worden geverifieerd. Bij de uitgaven betroffen de gedeclareerde bedragen projecten die niet overeenkomen met de beschrijving van de actie in het ESF-programma; ze omvatten met name de volledige kosten voor bijzondere leerprogramma’s in plaats van de extra kosten zoals de programmabeschrijving bepaalt. De kosten voor acties die over- eenkomen met de beschrijving werden niet als zodanig aangeduid of apart geregistreerd. Daarnaast waren er twee andere programma’s met een onvolledig controletraject (78). 5. 54. Wat de ESF-zaak Nederland betreft (voetnoot 77), wordt erop gewezen dat de scholen autonoom over de bestemming van het jaarbudget kunnen besluiten overeenkomstig de nationale wetgeving die de doelstellin- gen en financieringsmechanismen van de scholen vaststelt. In de wetgeving wordt ook gesteld dat de instelling nauwkeurig rekenschap moet afleggen van de uitgaven en er moet voor zorgen dat deze kunnen worden geïdenti- ficeerd in de boeken (verplichting tot het houden van een gescheiden boek- houding). Bij controles kon de Commissie vaststellen dat dit bij de projec- ten die zij bezocht het geval was.  De EG-bijdrage is niet opgenomen in het forfaitair bedrag, maar de nationale begroting wordt gebruikt als tegenwaardefonds voor de financiering van ESF-projecten. Aangezien de nationale tegenprestatie voor de financiering van ESF-projecten zowel in de begroting van de school als in het verzoek om financiering uit het ESF, die door de directeurs van de centra werden ondertekend, konden worden geï- dentificeerd, is er sprake van duidelijke medefinanciering en een duidelijk controletraject. Ten slotte zijn de begrotingsmiddelen die jaarlijks aan de diverse scholen worden toegewezen, gebaseerd op het aantal leerlingen in jaar n-2. Er is derhalve geen verband tussen het aantal leerlingen in jaar n-2 en de wer- kelijke uitgaven van de school in jaar n. Dit bevestigt ook dat de nationale begrotingsmiddelen autonoom kunnen worden gebruikt. Wat de FIOV-bijstand België betreft, heeft de lidstaat aankondigd dat hij de nodige maatregelen heeft genomen om voor een volledig controletraject te zorgen. (75) Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009; Italië (Piemonte) EFRO doelstelling 2, 2000IT162DO007; Verenigd Koninkrijk (East Mid- lands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004. (76) Duitsland (Thüringen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002. (77) Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001. (78) België FIOV Afgezien van doelstelling 1, 2000BE14FDO001; Italië (Pie- monte) EFRO doelstelling 2, 2000IT162DO007. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/177 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE De gegevensgerichte controles van verrichtingen door de Rekenkamer: de gebreken in de systemen worden bevestigd doordat er in de huidige programmeringsperiode nog steeds fouten bestaan 5. 55. Uit 11 programma’s (zie paragraaf 5. 47) werden in totaal 109 projecten geselecteerd voor gegevensgerichte controles om ver- dere bewijzen te verzamelen over het functioneren van de fondsen. Daaruit bleek dat de voorschriften in een aanzienlijk aantal geval- len niet waren nageleefd: niet in aanmerking komende uitgaven en projecten (79), uitgaven zonder bewijsstukken (80), onjuiste bereke- ning van de communautaire bijdrage (81) en andere gebreken (82). Fouten van vergelijkbare aard werden aangetroffen in de onder- zochte programma’s van 1994-1999. (79) Niet in aanmerking komende uitgaven en projecten: Declaratie van kosten die geen verband houden met de betrokken programma’s of projecten: Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001; België FIOV Afgezien van doelstelling 1, 2000BE14FDO001; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; België (Henegouwen) EFRO doelstelling 1, 1999BE161DO001; Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009; Spanje (Andalusië) EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003.  Declaratie van uitgaven buiten de subsidiabele periode: Nederland ESF doelstel- ling 3, 1999NL053DO001; Spanje (Andalusië) EOGFL-Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011. Declaratie van terugvorderbare belasting over de toegevoegde waarde: België (Henegouwen) EFRO doelstelling 1, 1999BE161DO001. Declaratie van uitgaven hoewel de eindbegunstigden de middelen niet hadden betaald aan de projecten: Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001. (80) Uitgaven zonder bewijsstukken: 5. 55. De Commissie zal haar onderzoek van de bevindingen van de Rekenkamer en van de antwoorden van de nationale autoriteiten beëindi- gen en de nodige maatregelen nemen. Wat voetnoot 79. 4 over ESF-bijstand Nederland betreft, aanvaardt de Commissie in een interpretatienota (nr. 108097 van 7. 9. 2001) dat indien de eindbegunstigde niet zelf de eindontvanger van de middelen van de Gemeenschap is, de voorschotten op subsidies door de eindbegunstigde aan de eindontvanger worden gegeven. De declaratie van de uitgaven door de eindbegunstigde aan de beheerder of het uitbetalingsorgaan of aan de bemiddelende instantie moet evenwel betrekking hebben op de werkelijke uitgaven van de eindontvanger en gestaafd zijn met vereffende facturen of gelijkwaardige bewijsstukken. In verband met Spanje in voetnoot 80. 1 verwijst de Commissie naar haar antwoord in de punten 5. 20 en 5. 23 inzake onderaanbesteding. Voor de bijstand uit het FIOV voor regio’s buiten doelstelling 1, stelde de Rekenkamer wat België betreft vast dat de gedeclareerde kosten geen ver- band hielden met het betrokken programma of de betrokken projecten. De lidstaat aanvaardt de opmerking van de Rekenkamer en de Commissie zal erop toezien dat deze fout wordt gecorrigeerd. ESF Duitsland doelstelling (Thüringen) Declaratie van geschatte i. p. v. werkelijke uitgaven: Duitsland (Thüringen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002; Spanje ESF doelstelling 1, 2000ES053PO311. Uitgaven zonder toereikende bewijsstukken: Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001; 1, 1999DE161PO002; Spanje ESF doelstelling 1, 2000ES053PO311; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; België (Henegouwen) EFRO doelstelling 1, 1999BE161DO001; Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011. Toewijzing van een deel der overheadkosten aan projecten zonder berekenin- gen ter onderbouwing van het toegekende bedrag: Nederland ESF doelstel- ling 3, 1999NL053DO001; Duitsland (Thüringen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002; Spanje ESF doelstelling 1, 2000ES053PO311; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011. Geen afzonderlijk boekhoudsysteem of adequate boekhoudcode om de com- munautaire financiering te kunnen identificeren: Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001.  (81) Onjuiste berekening van de communautaire bijdrage: Bij de berekening van de communautaire bijdrage aan projecten geen rekening gehouden met mogelijk genereren van ontvangsten of andere inkomsten: Spanje (Andalusië) EOGFL- Oriëntatie doelstelling 1, 2000ES161PO003; Verenigd Koninkrijk (East Mid- lands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; Spanje (Galicië) EFRO doelstel- ling 1, 2000ES161PO011; Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009. (82) Andere onvolkomenheden: Niet nagaan of de passende nationale cofinanciering werkelijk beschikbaar was gesteld: Duitsland (Thüringen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002. Geen milieueffectbeoordeling verricht: Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009. Geen informatie- en publiciteitsmaatregelen betreffende de deelname van de structuurfondsen: Nederland ESF doelstelling 3, 1999NL053DO001; Spanje (Galicië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011. Niet-naleving van de communautaire regels inzake de gunning van overheids- opdrachten: België (FIOV) Afgezien van doelstelling 1, 2000BE14FDO001; Verenigd Koninkrijk (East Midlands) EFRO doelstelling 2, 2000GB162DO004; België (Henegouwen) EFRO doelstelling 1, 1999BE161DO001; Spanje (Gali- cië) EFRO doelstelling 1, 2000ES161PO011; Italië (Puglia) EFRO doelstelling 1, 1999IT161PO009. Geen melding van substantiële wijzigingen in een project: Duitsland (Thürin- gen) ESF doelstelling 1, 1999DE161PO002. C 293/178 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 56. De Commissie besteedt nog steeds een groot deel van haar voor audits bestemde middelen aan controles van de systemen van de lidstaten voor de huidige periode. Zij verwijst naar haar antwoorden in punt 5. 8 en 5. 40. Zij heeft reeds gebruik gemaakt, en zal verder gebruikmaken, van haar bevoegdheden om, wanneer dit nodig blijkt, betalingen te schorsen voor programma’s waarvan de systemen ernstige lacunes vertonen die de EG-middelen in gevaar brengen. 5. 58. Voor de vorige programmaperioden hebben de betalingen betrek- king op de afsluitingsprocedures waarvoor de werkwijzen toereikend wer- den beschouwd om een redelijke zekerheid te bieden. Gezien de aard van de bezwaren werd niet geoordeeld dat kwantificering noodzakelijk was. 5. 56. De resultaten van de gegevensgerichte controles bevestig- den de in de paragrafen 5. 48-5. 54 beschreven gebreken in de beheers- en controlesystemen in de lidstaten. De vastgestelde fou- ten verschilden niet merkbaar van die van voorgaande jaren.  Dit bevestigt de eerdere opmerking van de Rekenkamer (83) dat de Commissie haar controles in de lidstaten moet voortzetten en dat zij waar nodig de bepalingen uit de regelgeving moet toepassen die haar toestaan tussentijdse betalingen op te schorten in geval van ernstige onregelmatigheden (84), dan wel bij ontdekking van ern- stige tekortkomingen in de beheers- of controlesystemen die tot systeemgebonden onregelmatigheden zouden kunnen leiden (85). Jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de directeuren-generaal Algehele positieve zekerheid over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven beperkt door ernstige punten van voorbehoud inzake de werking van de beheers- en controlesystemen van de lidstaten 5. 57. De jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de directeuren-generaal zijn essentiële elementen van de hervorming van de Commissie. De directeuren-generaal die belast zijn met struc- turele acties verklaren opnieuw dat zij redelijke zekerheid hebben dat de systemen in hun directoraten-generaal de wettigheid en regel- matigheid van de onderliggende verrichtingen garanderen. Niette- min maken zij op een aantal punten gerechtvaardigd voorbehoud ten aanzien van de werking van de beheers- en controlesystemen in de lidstaten. 5. 58. De punten van voorbehoud van de directeur-generaal Regionaal beleid vloeien hoofdzakelijk voort uit de resultaten van controles op stukken en audits in de lidstaten (gebaseerd op de door de lidstaten verstrekte systeembeschrijvingen) die zijn afdeling heeft verricht, hoewel er voor de lopende EFRO-periode tot dusver wei- nig nalevings- of gegevensgerichte controles werden uitgevoerd. De meeste punten van voorbehoud in de verklaring over 2003 — die allemaal de programmeringsperiode 2000-2006 betreffen — wer- den ook in 2002 genoemd. Zo was er opnieuw voorbehoud in ver- band met de beheerssystemen van twee lidstaten voor het EFRO (86) en met de werking van de controlesystemen voor het Cohesiefonds in drie lidstaten (87). Er is nog steeds een algemeen voorbehoud inzake de communautaire initiatieven van het EFRO (URBAN en Interreg), omdat de van de lidstaten ontvangen documentatie nog niet volledig is geanalyseerd. Er wordt geen voorbehoud gemaakt inzake voorgaande programmeringsperioden, waarvoor in 2003 2 397 miljoen euro werd betaald. Geen enkel punt van voorbehoud is gekwantificeerd en het materieel belang is niet aangegeven. (83) Jaarverslag over het begrotingsjaar 2002, paragraaf 5. 24. (84) Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad, artikel 38, lid 5. (85) Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad, artikel 39, lid 2. (86) Griekenland en Spanje. (87) Griekenland, Spanje en Portugal. 30. 11.  2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/179 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 59. Wat het ESF betreft bevat de verklaring van de directeur- generaal Werkgelegenheid en sociale zaken een tegenstrijdigheid tussen de algehele positieve zekerheid over de wettigheid en regel- matigheid van de onderliggende verrichtingen en het voorbehoud betreffende het gedeelde beheer en de werking van de systemen in de lidstaten. De directeur-generaal merkt op dat haar afdeling nog niet in staat is geweest, de wijzigingen in de beheers- en controle- systemen te onderzoeken die de lidstaten hebben aangebracht nadat de Commissie de systemen had gecontroleerd met betrekking tot 46 % van de geplande uitgaven voor de periode 2000-2006 (zie paragraaf 5. 43). Er wordt niets gezegd over de zekerheid inzake het ESF voor de periode 1994-1999, waarvoor in 2003 768 miljoen euro werd betaald. De geplande controles achteraf van de betalin- gen zullen pas eind 2004 of in 2005 plaatsvinden. 5. 59. Voor de programmeringsperiode 2000-2006 hebben de bezwa- ren betrekking op de ernstige tekortkomingen die in de systemen van de lid- staten werden ontdekt en die moeten worden gecorrigeerd. De Commissie verwijst ook naar haar antwoord in punt 5. 43 in verband met haar actie- plan om haar doelstelling inzake dekking van de systemen te bereiken. Voor de programmeringsperiode 1994-1999 heeft de Directeur-Generaal geen bezwaren gemaakt in verband met het ESF omdat het door de Reken- kamer vermelde betaalde bedrag betrekking heeft op dossiers die niet als problematisch worden beschouwd aangezien zij een grondige controle op basis van bewijsstukken hebben doorstaan. Het Directoraat-Generaal Werkgelegenheid heeft eveneens, vóór 2003, behalve op uitgaven gerichte audits, op systemen gerichte audits verricht in verband met de toepassing van Verordening (EG) nr. 2064/97 waarvan de resultaten in aanmerking werden genomen bij de afsluiting van de programmaperiode 1994-1999. 5. 60. De directeur-generaal Landbouw maakte voorbehoud inzake alle in 2003 gedane betalingen van het EOGFL-Oriëntatie voor programma’s van de periode 2000-2006. Dit voorbehoud was gebaseerd op door zijn afdeling gestelde en nog onbeantwoorde vragen over de onderzochte systeembeschrijvingen van de lidstaten en over de preliminaire bevindingen van de systeemcontroles in de lidstaten. Er werd geen schatting gemaakt van de weerslag van de bij de controles ontdekte tekortkomingen. 5. 61.  De directeur-generaal Visserij maakte ook een voorbehoud betreffende het gedeelde beheer en de werking van de systemen in de lidstaten, omdat met negen van die lidstaten nog bilaterale gesprekken lopen naar aanleiding van de preliminaire bevindingen van systeemgerichte controles aldaar. Het voorbehoud is niet gekwantificeerd en het materiële belang is niet aangegeven. 5. 62. Hoewel de directeuren-generaal voor de periode 1994-1999 geen enkel voorbehoud maken, blijkt uit de controle van de Reken- kamer dat er in de afgesloten programma’s nog aanzienlijke proble- men inzake de wettigheid en regelmatigheid bestaan. Ook de voor de lopende periode door de lidstaten ingevoerde systemen bevatten ernstige tekortkomingen. Drie met structurele acties belaste DG’s hebben een algemeen voorbehoud gemaakt betreffende de syste- men. DG REGIO heeft zijn voorbehoud beperkt tot twee lidstaten. Follow-up van opmerkingen uit eerdere betrouwbaarheidsverklaringen 5. 63. De eerdere audits van de Rekenkamer met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor de structurele acties brachten tekortkomingen bij de Commissie en in de lidstaten aan het licht die ertoe bijdroegen dat niet in aanmerking komende uitgaven werden gedeclareerd en onverschuldigde betalingen werden gedaan. Bijlage 2 geeft een overzicht van de ontwikkelingen in de voor- naamste in de recente controles van de Rekenkamer aan de orde gestelde kwesties die van invloed zijn op de wettigheid en regelma- tigheid van de verrichtingen. 5. 62. Het ontbreken van voorbehoud over de programma’s 1994-1999 is gerechtvaardigd, gezien de strenge werkwijze in de Directoraten-Generaal en de lopende afsluitingsaudits waarmee de betrouwbaarheid van de afsluitingsverklaringen wordt geverifieerd. In het algemeen was de zeker- heid die de Directoraten-Generaal in 2003 gaven voor de periode 2000- 2006 ruimer. Elk Directoraat-Generaal hield rekening met het niveau van de voltooide systeemcontroles voor de periode 2000-2006 en met zijn eigen auditstrategie bij de vaststelling van de draagwijdte van zijn bezwa- ren. Het Directoraat-Generaal Regionaal Beleid hield met name rekening met zijn positieve conclusies bij de evaluatie van de systeembeschrijvingen voor de meeste lidstaten. 5. 63. De Commissie verwijst naar haar antwoorden op de opmerkingen in bijlage 2 en naar punt 5. 46 voor de periode 2000-2006, naar punt 5. 37 voor de periode 1994-1999 en naar punt 5. 62 voor de draagwijdte van de zekerheid in de jaarlijkse verklaringen van de Directeuren-Generaal. C 293/180 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 64.  De Rekenkamer onderzocht het optreden van de Commis- sie in verband met opmerkingen in recente betrouwbaarheids- verklaringen. Wat betreft het ESF, het EOGFL-Oriëntatie en het FIOV gaf dit geen aanleiding tot bijzondere opmerkingen. 5. 65. Wat betreft de EFRO-gevallen heeft DG REGIO gevolg gege- ven aan de opmerkingen van de Rekenkamer, hoewel het in som- mige gevallen lang duurde voordat een standpunt werd ingenomen en er een passende terugvorderingsprocedure werd gestart. Niette- min zijn er gevallen waarin geen terugvorderingsprocedure is gestart (88) of waarin de terugvorderingen niet ten volle aansluiten bij de opmerkingen van de Rekenkamer (89). In de zaken Nordrhein-Westfalen en Piemonte zijn procedures voor 5. 65. financiële correctie aangekondigd. De Commissie is ook voornemens om de zaak betreffende de luchthaveninfrastructuur in 2004 af te sluiten zonder terugvordering, gelet op de argumenten van de Italiaanse autoriteiten en de resultaten van een juridische analyse. De tweede Italiaanse zaak en de zaken betreffende het Verenigd Koninkrijk werden afgehandeld bij de afsluiting van de programma’s en de Commissie oordeelt dat passende correcties wer- den aangebracht. Conclusies en aanbevelingen 5. 66. De in 2001 gestarte hervorming heeft de interne- controleomgeving bij de Commissie versterkt. Aan de verklaringen van de directeuren-generaal kan de Rekenkamer echter nog geen zekerheid ontlenen. 5. 67. Er is nog steeds weinig vooruitgang bij de afsluiting van de programma’s van de programmeringsperiode 1994-1999, voorna- melijk omdat de lidstaten bij de aanvragen om saldobetaling onvol- ledige en ontoereikende documentatie voegen en omdat de Com- missie moeite heeft met de behandeling van de dossiers. In de onderzochte gevallen voldeden de beheers- en controlesystemen van de lidstaten niet helemaal aan de bepalingen van de regelgeving. De verificaties van de uitgaven waren onvoldoende en de betrouw- baarheid van de bij de verzoeken om saldobetaling gevoegde ver- klaringen is twijfelachtig. De Rekenkamer constateerde soortgelijke problemen als die welke zij reeds heeft gemeld bij de afsluiting van voorgaande perioden (90). (88) In één geval zette DG REGIO de actie niet door (Nordrhein Westfalen doelstelling 2, 1992-1993); in twee gevallen nam het geen definitief standpunt in (Piemonte 1994-1996, luchthaveninfrastructuur Italië 1997-1999). (89) Italië Aree attrezate 1989-1993, Greater Manchester, Lancashire and Cheshire doelstelling 2, 1997-1999. (90) Jaarverslag over het begrotingsjaar 1996; speciaal verslag nr. 14/98 over de afsluiting van de vormen van bijstandsverlening van het EFRO (PB C 368 van 27. 11. 1998). 5. 66.  Door te werken aan de verbetering van de inhoud en de verruiming van de draagwijdte van de verklaringen en door erop toe te zien dat de ver- klaringen aan de normen voldoen, spant de Commissie zich in om van de jaarlijkse verklaringen een betrouwbare indicator te maken van haar pres- taties en van haar strategie bij de aanpak van de geïdentificeerde risico’s zodat de Rekenkamer er gebruik kan van maken als basis voor haar zeker- heid. 5. 67. Op basis van de audits die zij als voorbereiding op de afsluiting heeft verricht, het onderzoek van de afsluitingsdocumenten die voor de 1 104 af te sluiten programma’s werden ingediend en de resultaten van de verrichte afsluitingsaudits, oordeelt de Commissie dat de lidstaten in het algemeen ernstige inspanningen hebben geleverd om te voldoen aan de ver- eisten van Verordening (EG) nr. 2064/97 en dat het aantal verificaties dat door de lidstaten vóór de afsluiting werd verricht, beduidend hoger is dan voor de afsluiting van vorige perioden. De door de Commissie goedgekeurde strategie om de programma’s van de periode 1994-1999 af te sluiten, heeft het risico verkleind dat bij de defi- nitieve betalingen onregelmatige uitgaven worden vergoed. Met name door nauwkeurig onderzoek van de „artikel-8-verklaringen” heeft zij de lidstaten wanneer dit nodig was, verzocht elementen in de afsluitingsprocedure toe te lichten of bijkomende audits te verrichten. Zij heeft in een aantal gevallen procedures voor financiële correctie op gang gebracht op basis van haar onderzoek van de „artikel-8-verklaringen” en zal dit ook in andere gevallen doen op basis van haar afsluitingsaudits. De Commissie zal rekening hou- den met de opmerkingen van de Rekenkamer bij haar eigen audits en zal ervoor zorgen dat gevolg wordt gegeven aan de bevindingen van de Reken- kamer inzake onregelmatige uitgaven in het kader van door haar gecon- troleerde programma’s, en zal de nodige correcties aanbrengen. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/181 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 5. 68. De bepalingen van de regelgeving over de beheers- en controlesystemen werden versterkt voor de periode 2000-2006, maar de audit van de Rekenkamer toonde aan dat die systemen ern- stige gebreken vertonen. De controles van de Rekenkamer wezen op het bestaan van dezelfde soort fouten als in de periode 1994- 1999.  Tenzij de systemen aanzienlijk worden verbeterd, zal een her- haling van de problemen die zich bij de afsluiting van de periode 1994-1999 voordeden onvermijdelijk zijn. 5. 68. Om deze kwesties aan te pakken, volgt de Commissie een meer- jarenstrategie waarbij niet alleen het auditniveau voor de huidige periode op de risico’s wordt afgestemd, rekening houdend met andere prioriteiten, maar past zij ook de methode van „één enkele controle” toe om het resul- taat van haar eigen controles en die van de lidstaten te optimaliseren. Dit impliceert een betere uitwisseling van de controleresultaten met de lidstaten in het kader van de huidige regelgeving en coördinatie van de controles om dubbel werk te voorkomen en om voor een goede dekking te zorgen van sys- temen die zowel volgens de Commissie als volgens de nationale controleurs het meest risicovol zijn. Bovendien geeft de Commissie de lidstaten aanwij- zingen en zorgt zij voor de verspreiding van goede praktijken. 5. 69. Aangezien het beheer van de structurele acties wordt gedeeld tussen de Commissie en de lidstaten, bevinden de belang- rijkste systemen voor het toezicht en de controle van de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven zich in de lidstaten. Niettemin is de Commissie verantwoordelijk voor de uitvoering van de begro- ting. Gezien de talrijke gebreken in deze systemen (zie bijvoorbeeld bijlage 1) moet de Commissie van de lidstaten verbeteringen eisen. Bij ernstige gebreken in de systemen moet de Commissie gebruik maken van de mogelijkheid betalingen op te schorten. In het kader van de uitbreiding van de Gemeenschap en het aanbreken van de nieuwe programmeringsperiode moet de Commissie in samenwer- king met de lidstaten trachten het financiële controlekader voor de structurele acties verder te versterken en te rationaliseren. Daarin past ook een duidelijke en complete controlestrategie, zoals de Rekenkamer heeft aanbevolen in haar recente advies over het model „single audit” (91). 5. 69. De normen op het gebied van beheer en controle waaraan de lid- staten moeten voldoen, zijn vastgesteld in de verordeningen en de Commis- sie ziet erop toe dat aan deze normen is voldaan. In het kader van de nor- male auditprocedures en -normen zendt de Commissie de lidstaten gedetailleerde aanbevelingen wanneer zij tekortkomingen vaststelt en ziet zij erop toe dat de verbeteringen waarom zij verzoekt inderdaad worden aan- gebracht.  Zij maakt gebruik van haar bevoegdheden om betalingen op te schorten en financiële correcties aan te brengen in programma’s wanneer dit noodzakelijk blijkt en zij concludeert dat de tekortkomingen in de systemen een ernstig gevaar voor de EG-middelen inhouden. De Commissie onder- zoekt de beheer- en controlesystemen in de nieuwe lidstaten voor de huidige programmaperiode zorgvuldig. Zij heeft voor de volgende periode reeds een beheer- en controlekader voorgesteld waarbij wordt voortgebouwd op de opgedane ervaring door de verantwoordelijkheid van de lidstaten op het gebied van controle aan te scherpen en te verduidelijken, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel. FOLLOW-UP VAN OPMERKINGEN IN SPECIAAL VERSLAG NR. 7/2000 OVER HET INTERNATIONAAL FONDS VOOR IERLAND EN HET SPECIALE STEUNPROGRAMMA VOOR VREDE EN VERZOENING IN NOORD-IERLAND EN DE AANGRENZENDE GRAAFSCHAPPEN VAN IERLAND (1995-1999) Reikwijdte van het speciaal verslag en voornaamste aanbevelingen 5. 70. Het speciaal verslag was toegespitst op de wettigheid en regelmatigheid van de communautaire financiering voor beide programma’s. Op basis van een uitgebreide steekproef van maatre- gelen en projecten werden de doelmatigheid en doeltreffendheid van de procedures voor het uitgeven van middelen nagegaan. 5. 71. De voornaamste aanbevelingen betreffende het Internatio- naal Fonds voor Ierland (IFI) (92) en het speciale steunprogramma voor vrede en verzoening (Peace) (93) worden hierna besproken. (91) Advies nr. 2/2004 van de Rekenkamer. (92) Paragraaf 70 sub a), c) en d), van het speciaal verslag. (93) Paragraaf 71 sub a)-f), van het speciaal verslag. C 293/182 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Het Internationaal Fonds voor Ierland Beoordeling van de financiële behoeften 5. 72. Verordening (EG) nr. 2236/2002 van de Raad van decem- ber 2002 betreffende financiële bijdragen van de Gemeenschap voor 2003 en 2004 schrijft voor dat vóór elke betaling aan het IFI de financiële behoeften van het fonds moeten worden beoordeeld. De specifieke inhoud van die beoordeling werd overeengekomen tussen de Commissie en het IFI. Tevens werd overeengekomen dat de Commissie betalingen zou verrichten zodra het kassaldo daalt tot een niveau gelijk aan of lager dan de waarde van twee jaar betalin- gen (aan de projecten). Dit is een sterke inkrimping van de kasmid- delen van het IFI in vergelijking met het gewone niveau, maar toch is er nog steeds een ongerechtvaardigd hoog bedrag aan kasmidde- len beschikbaar. 5. 73. 