Usmernenia EASO o plánovaní pre prípad nepredvídaných udalostí v kontexte prijímania.
Indien de opvangautoriteit rechtstreeks gebruikmaakt van vrijwilligers is het aan te raden dat speciaal daartoe aangesteld personeel verantwoordelijkheid krijgt toegewezen voor het aanbieden van een gedragscode, opleiding en uitleg over de te vervullen rollen, de coördinatie van de bijdragen van de vrijwilligers en het beheer van hun toegang tot verzoekers om internationale bescherming in de opvangcentra. Het verdient aanbeveling de opleiding en inzet van vrijwilligers actief te monitoren op centraal niveau en duidelijke richtlijnen daarvoor aan te bieden op lokaal niveau. 4. De fase van evaluatie en aanpassing • Beslissings- en migratieautoriteiten In het noodplan dienen alle bij de asielprocedure betrokken instanties te worden opgenomen en de barrières tussen autoriteiten te worden overstegen. Het is aan te raden om in deze fase een evaluatiemoment met zowel de asielautoriteiten als de opvangautoriteiten overeen te komen. Een dergelijke evaluatie is bedoeld om vast te stellen welke maatregelen afdoende zijn gebleken en welke maatregelen dienen te worden aangepast om voor- bereid te zijn op een nieuwe uitzonderlijke situatie. In een situatie waarin de opvangcapaciteit wordt afgeschaald, blijft er een duidelijk verband bestaan tussen het besluitvormingsproces en de opvangcapaciteit. Er kunnen regelingen worden getroffen om de sluiting van opvangcentra te faciliteren. De beslissingsautoriteiten kunnen per locatie gevallen prioriteren om een uitstroom te realiseren en opvangcentra op korte termijn te kunnen sluiten. Zo kan onnodige verplaatsing van mensen binnen het opvangnetwerk worden voorkomen. In het kader van de capaciteitsaanpassing na periodes van een grote toestroom van vluchtelingen kan worden onderzocht of een ander EU+-land dat nog steeds behoefte heeft aan aanvullende opvangcapaciteit de bestaande capaciteit kan gebruiken. Sluiting van het opvangcentrum dient niet als enig mogelijke optie te worden gezien. Er kan gedeelde capaciteit in verschillende EU+-landen worden gecreëerd, zodat nationale autoriteiten kunnen overleggen over eventueel grensoverschrijdend gebruik van accommodatie. Goede werkmethode Een EU+-land gebruikt een opvangcentrum in een buurland voor opvang van de verzoekers gedurende de behandeling van hun asielaanvraag, en blijft gedurende deze periode volledig verantwoordelijk voor de asiel- procedure en de financiering van de accommodatie. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 35 • Operationele opvangpartners In de fase van evaluatie en aanpassing dienen de opvangautoriteiten het initiatief te nemen om de coördina- tie-inspanningen met de betrokken externe actoren te evalueren, punten van verbetering vast te stellen en mee te werken aan de ontwikkeling van maatregelen om tekortkomingen te verhelpen.  Een dergelijke gezamenlijke evaluatie kan bilateraal of gemeenschappelijk worden uitgevoerd door alle belangrijke overheidsactoren. De conclusies van deze evaluaties kunnen als basis dienen voor latere herziening van de noodplannen door desbe- treffende autoriteiten. In lijn met de actoren op nationaal niveau dienen alle actoren die in enigerlei mate betrokken zijn bij de respons naar aanleiding van de grote toestroom van vluchtelingen, te worden betrokken bij de inventarisatie van geleerde lessen. Hierbij is het de bedoeling dat er informatie wordt verzameld over de positieve aspecten van de invoering van het noodplan, alsook over de punten die in toekomstige noodplannen moeten worden verbeterd. Goede werkmethode Het gebruik van enquêtesoftware kan de kosten die samenhangen met het verkrijgen van feedback van meer- dere actoren en belanghebbenden drastisch terugdringen. Dergelijke enquêtesystemen kunnen ook de beno- digde tijd voor verwerking, samenstelling en presentatie van de resultaten van de enquête aanzienlijk verlagen. Dezelfde enquêtesoftware kan, als volgende stap, worden gebruikt voor het verkrijgen van feedback over de maatregelen die zijn voorgesteld om tekortkomingen en fouten te verhelpen. Vervolgens dient een evaluatie/aanpassing van het noodplan plaats te vinden in overleg met alle betrokken actoren, die naar behoren dienen te worden geïnformeerd over hetgeen van hen wordt verwacht in toekomstige situaties waarin het noodplan moet worden ingezet. • Het maatschappelijk middenveld, andere autoriteiten en vrijwilligers Nadat de grote toestroom van vluchtelingen onder controle is gebracht, dienen de opvangautoriteiten de waarde van de inspanningen van vrijwilligers te evalueren. Aan de hand van deze evaluatie dienen tekortkomingen bij de inzet van vrijwilligers te worden vastgesteld, dienen passende maatregelen te worden genomen om te verzekeren dat zij in toekomstige situaties op de juiste wijze een bijdrage kunnen leveren en dient het noodplan dienover- eenkomstig te worden aangepast. De opvangautoriteiten kunnen ook het gebruik van enquêtes overwegen om directe feedback van vrijwilligers te verkrijgen, of kunnen ervoor kiezen feedback van vrijwilligers te verkrijgen via de humanitaire organisaties waaraan zij verbonden waren. 36 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG H. Begrotingsbeheer en financiële middelen 1. Inleiding De opvangautoriteiten van alle EU+-landen werken met een begroting die is opgesteld op basis van prognoses voor de komende periode. De mate van juistheid van de prognoses betreffende de toestroom en uitstroom van vluchtelingen, de bezetting van opvangcentra en de vereiste bezetting is bepalend voor de mate van juistheid van de begroting.  In een noodplan treffen autoriteiten echter voorbereidingen voor situaties die gewoonlijk niet zijn voorzien. Ingeval een dergelijke situatie van invloed is op het hele opvangsysteem of grotendeels voortduurt in de begro- tingsperiode, zal de geraamde begroting naar alle waarschijnlijkheid niet voldoen aan de financieringsbehoeften die samenhangen met het organiseren van de vereiste opvangcapaciteit. De begroting, of beter gezegd het gebrek daaraan, kan de uitvoering van een noodplan door de opvangautoritei- ten in ernstige mate belemmeren. Actoren in de private maar ook in de publieke sector leveren geen goederen of diensten wanneer er geen betaling binnen redelijke termijn kan worden gegarandeerd. Er kunnen verschillende maatregelen worden genomen om potentiële belemmeringen weg te nemen voordat zich een onvoorziene situatie voordoet. 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling • Scenariogebaseerde begroting Voor de meeste overheidsinstanties en particuliere ondernemingen is het opstellen van een begroting zelfs onder stabiele omstandigheden een uitdaging van formaat. Onder wisselvallige omstandigheden, waarin de prognoses van week tot week veranderen, is het bijzonder moeilijk een betrouwbare begroting voor een langere periode in de toekomst (bijv. het volgende boekjaar) op te stellen. Opvangautoriteiten hebben te maken met wisselvallige omstandigheden omdat het moeilijk is de toekomstige toestroom van vluchtelingen te voorspellen. Geavanceerde monitoring en analyse van relevante gegevens kan de betrouwbaarheid van voorspellingen en begrotingsprog- noses vergroten, maar de situatie valt nooit met absolute zekerheid te voorspellen. Een van de mogelijkheden om deze onzekerheid het hoofd te bieden is een begroting opstellen op basis van een “worst case scenario”. Dit betekent dat er rekening wordt gehouden met een zekere foutmarge om de kosten van een onverwachte gebeurtenis op te vangen. Het tegenovergestelde, een begroting opstellen op basis van een “best case scenario”, is riskanter. Uiteindelijk draait alles om het afsluiten van toereikende verzekeringen voor onverwachte gebeurtenissen. Zoals privépersonen zich in het dagelijks leven verzekeren tegen het risico van onverwachte gebeurtenissen, kan een opvangautoriteit zich verzekeren tegen het risico van een grote toestroom van vluchtelingen. De kernvraag is hoe- veel een opvangautoriteit bereid is uit te geven om zich te beschermen tegen het risico van een grote toestroom van vluchtelingen. Dit is in hoofdzaak afhankelijk van de waarschijnlijkheid dat dit risico bewaarheid zal worden, en dit varieert in hoge mate van land tot land.  Het is eveneens afhankelijk van de gewenste dekking - volledig of gedeeltelijk - waaraan de autoriteit de voorkeur geeft, en die is weer in hoge mate afhankelijk van het beschikbare budget in het land in kwestie. De financiële middelen zijn niet onbeperkt, en dus dient de opvangautoriteit te waken voor oververzekering (‘excedentverzekering’), aangezien de overheid als uitgangspunt dient te hanteren dat het geld van de belastingbetalers op zorgvuldige wijze moet worden besteed. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 37 Goede werkmethoden Het in stand houden van een hoge bezettingsgraad zonder dat men beschikt over een mechanisme voor het snel vergroten van de algehele capaciteit is bijzonder riskant. Dit in aanmerking nemende, bieden extra plaatsen die niet-operationeel zijn maar snel kunnen worden geactiveerd vanuit verzekeringsoogpunt een betrekkelijk goede en doeltreffende bescherming tegen de risico’s van een grote toestroom van vluchtelingen. (Zie hoofdstuk I over huisvestingscapaciteit. ) Dergelijke plaatsen kosten minder dan plaatsen die operationeel blijven, maar bieden bijna dezelfde garanties (mits er voldoende flexibele mechanismen zijn om de begroting snel aan te passen wanneer deze extra plaatsen geactiveerd en operationeel worden). Meer personeel in dienst houden of personeelsreserves aanhouden voor de behandeling van verzoeken voor het geval zich een plotselinge stijging in de toestroom van vluchtelingen voordoet, is vaak efficiënter dan het aanhouden van opvangcapaciteit, omdat de kosten van opvangcapaciteit over het algemeen hoger zijn dan de kosten van de behandeling van verzoeken (met name in de fase van respons en leiding). Een bijkomend voordeel van dit soort verzekering is dat de opvangcapaciteit op een stabieler niveau kan worden gehandhaafd zodat er duurzamere investeringen in infrastructuur (bijv. renovatiewerkzaamheden ter verbetering van de kwaliteit van het pand) en personeel (bijv. opleiding) mogelijk zijn. Grote fluctuaties in opvangcapaciteit hebben verlies van veel van deze materiële en immateriële activa tot gevolg. • Proactieve flexibiliteit in de begroting Omdat het zo moeilijk is een begrotingsraming te maken voor de opvang van vluchtelingen, kan het volgen van de traditionele begrotingsprocedure zelfs contraproductief zijn. Daarom is het raadzaam om proactief voldoende flexibiliteitsmechanismen in te bouwen zodat het mogelijk is de begroting aan nieuwe omstandigheden aan te passen. Deze mechanismen zijn bijvoorbeeld: Automatische aanpassing van de begroting naargelang van de toestroom van vluchtelingen die een beroep doen op het opvangsysteem Opstellen van een begroting voor kortere periodes (bijv. opstellen van een driemaandelijkse in plaats van een jaarlijkse begroting) of vaker evalueren van de begroting (bijv.  vier keer per jaar in plaats van één keer per jaar) Ontwikkelen van snelle en specifieke noodprocedures om in te spelen op de vraag naar extra middelen Aanleggen van financiële reserves die kunnen worden gebruikt in afwachting van een formele verhoging van het voor opvang bestemde budget Het risico van het ontbreken van dergelijke flexibiliteitsmechanismen is dat de opvangautoriteiten niet in staat zijn juridische verbintenissen aan te gaan met partners die de opvangcentra leveren of de opvang organiseren. Als deze partners niet op eigen risico of op basis van een opdracht kunnen zorgen voor voorfinanciering, kan zo kostbare tijd verloren gaan. • Voorbereiding van doeltreffende strategieën In de fase van voorbereiding en ontwikkeling dienen de opvangautoriteiten na te denken over strategieën om geld te besparen in de fase van respons en leiding. Vanuit het oogpunt van paraatheid is het beter de omvang van de opvangcentra aan te passen dan een nieuw centrum te bouwen of een centrum te sluiten, aangezien de kosten in het laatste geval hoger zijn. De wet van vraag en aanbod is ook op opvang van toepassing. Wanneer de vraag groter is dan het aanbod stij- gen de prijzen snel en/of worden de leveringstijden langer. Toen er in 2015 in de EU sprake was van een grote 38 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG toestroom van vluchtelingen, zagen verschillende EU+-landen zich geconfronteerd met grote tekorten aan con- tainers, bedden, matrassen, enz. Als gevolg hiervan stegen de prijzen en werden de leveringstijden langer. Een mogelijke strategie zou het aanleggen van strategische voorraden van benodigde producten zijn. Vanzelfspre- kend dienen de kosten van voorraadbeheer (voorraadopslag, beveiliging, controle, enz. ) te worden afgewogen tegen de mogelijke voordelen. Een andere doeltreffende strategie is het realiseren van schaalvoordelen door voorraden te delen met andere openbare of particuliere organisaties die dezelfde middelen nodig hebben (bijv. het delen van voorraden van eerstehulpgoederen zoals bedden en dekens met humanitaire organisaties die hulp bieden in noodsituaties). • Inventarisatie van beschikbare Europese of nationale noodfondsen Het kan nuttig zijn om vooraf op basis van onderzoek een inventarisatie te maken van de verschillende fondsen op nationaal en Europees niveau die in noodsituaties financiële hulp bieden en om proactief de procedures voor het verkrijgen van deze financiële hulp te doorlopen. Op deze manier kan tijd worden bespaard in de fase van respons en leiding.  De belangrijkste Europese instrumenten voor financiering en ondersteuning op dit gebied zijn: • Fonds voor asiel, migratie en integratie (AMIF) • Fonds voor interne veiligheid - Instrument voor financiële steun voor het beheer van de buitengrenzen en het gemeenschappelijke visumbeleid (ISF-Borders and Visa) • het Instrument voor noodhulp • het Europese mechanisme voor civiele bescherming Meer informatie is te vinden op https://ec. europa. eu/home-affairs/financing/fundings/migration-asylum-borders/ asylum-migration-integration-fund_en). 3. De fase van respons en leiding Begrotingsramingen met betrekking tot de opvang van vluchtelingen zijn al moeilijk in gewone tijden, en worden nog moeilijker wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. Daarom kan het nuttig zijn om vaker begrotingsramingen uit te voeren. Er dient een doeltreffend monitoringmechanisme te worden gehanteerd om de uitgaven en financiële behoeften in real time te monitoren en de invloed van de tenuitvoerlegging van het noodplan op de begroting te meten. Deze financiële analyses kunnen worden aangewend als motivatie en rechtvaardiging voor aanvullende begro- tingseisen van de opvangautoriteit en voor gebruik in de budgettaire flexibiliteitsmechanismen die aanwezig zijn in het EU+-land in kwestie. De buitengewone uitgaven voor opvang kunnen grote gevolgen hebben voor de nationale begroting en kunnen van invloed zijn op de mate waarin de EU+-landen in staat zijn te voldoen aan de vereisten van het Europees Stabiliteits- en groeipact (SGP). Het SGP is bedoeld om buitengewone begrotingstekorten of buitengewone over- heidsschulden te voorkomen en te corrigeren. Tijdens de recente periode van grote toestroom van vluchtelingen heeft de Europese Commissie (EC) zich ertoe verbonden de door het Pact toegestane adempauze in te lassen voor het inspelen op “ongebruikelijke gebeurtenissen buiten de invloedssfeer van de EU+-landen” die van grote invloed zijn op hun overheidsfinanciën. Meer bepaald kunnen de EU+-landen een specifiek verzoek bij de Commissie indienen om rekening te houden met de extra buitengewone middelen die zijn bestemd voor hulpverlening aan verzoekers om internationale bescherming. Snelheid is van het grootste belang in de fase van respons en leiding. Overeenkomsten moeten sneller worden afgesloten dan gewoonlijk het geval is om tijdig te kunnen beschikken over de benodigde voorraden. Fouten en vergissingen in de procedure komen vaker voor onder deze omstandigheden. Met het oog op financiële controle en audit is het zeer belangrijk te controleren op procedurele en financiële onregelmatigheden bij de inkoop van diensten en goederen (zie ook hoofdstuk H over inkoop) en na de crisis tijd te reserveren voor herstel van dergelijke administratieve fouten.  EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 39 4. De fase van evaluatie en aanpassing Deze fase dient te worden gebruikt voor het evalueren en zo nu en dan aanpassen van de begrotingsraming en bestaande flexibiliteitsmechanismen, en voor het nemen van besluiten over het realiseren van een nieuw evenwicht in het verzekeringsbeleid. Deze fase dient eveneens te worden gebruikt voor het afhandelen van procedurele en financiële onregelmatig- heden die tijdens de invoeringsfase zijn gesignaleerd en niet direct konden worden hersteld. Het is raadzaam om het opvangbudget te koppelen aan een geëvalueerde verwerkingstijd van de asielaanvragen, en aan de profielen en behoeften van de opgevangen personen. 40 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG I. Huisvestingscapaciteit 1. Inleiding De huisvesting van verzoekers om internationale bescherming is een van de grootste uitdagingen bij de opstelling van noodplannen. Wanneer er plotseling extra behoefte aan capaciteit ontstaat, is het moeilijk en gewoonlijk duurder om voldoende huisvesting van aanvaardbare kwaliteit te vinden. Daarom is een goede voorbereiding belangrijk. Definities: In dit hoofdstuk heeft het woord huisvestingscapaciteit betrekking op meer dan vastgoed alleen, zoals te zien is in onderstaande afbeelding (zie voor de bijbehorende logistiek hoofdstuk J over middelenbeheer). water sanitair voedsel wifi bedden huisvestings- capaciteit andere modali- teiten De term extra capaciteit heeft betrekking op beschikbare capaciteit, dat wil zeggen eigen capaciteit of capaciteit verkregen via inschakeling van een externe dienstverlener, waarover de opvangautoriteiten op korte termijn zeker kunnen beschikken. 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling Tijdens deze fase kan de opvangautoriteit zich voorbereiden op de te nemen maatregelen voor het snel uitbreiden van de capaciteit middels een uitgebreide registratie van alle beschikbare capaciteit en een duidelijke vaststelling van de responsiviteit van het opvangsysteem. registratie van alle beschikbare capaciteit vaststelling van de behoeften en vereisten vermogen om diverse mogelijkheden voor vergroting van de huisvestingscapaciteit voor te bereiden en te ontwikkelen EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 41 • Zorgen voor een actuele registratie van beschikbare capaciteit Registratie van de beschikbare capaciteit en de bezetting is van essentieel belang voor een doeltreffende inzet van bestaande capaciteit, de planning van extra capaciteit en het voorzien in de behoeften van mensen met bijzondere opvangbehoeften. Wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen, is het belangrijk dat iedereen in het opvangsysteem wordt geregistreerd, bij voorkeur in een systeem met gecentraliseerde en/ of gedecentraliseerde toegang.  Dit is ook van belang voor het in goede banen leiden van de gesprekken met ver- zoekers om internationale bescherming (zie hoofdstuk G. 2 over coördinatie met de beslissingsautoriteit). Er kan extra personeel nodig zijn voor de registratie wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen (zie ook hoofdstuk K over personele middelen). Extra aandacht voor de identificatie- en registratieprocedure bij aanvang van de toestroom van vluchtelingen werpt later zijn vruchten af. • Vaststellen van de behoeften en vereisten inzake extra capaciteit De vaststelling van de behoefte aan extra huisvestingscapaciteit berust op een evaluatie van de dynamiek tussen toestroom en uitstroom: • Wanneer de toestroom van vluchtelingen toeneemt en de uitstroom stabiel is, is meer capaciteit nodig en vice versa • Wanneer het langer duurt om in een asielprocedure tot een besluit te komen, zal de verzoeker langer in het opvangcentrum verblijven en de behoefte aan capaciteit toenemen (zie hoofdstuk G. 2 over externe coördinatie/besluitvorming en migratieautoriteiten) • Hoeveel tijd is nodig om oplossingen te vinden voor het uitbreiden van de capaciteit In deze fase is het doel, op basis van de beschikbare capaciteit en vastgestelde responsiviteit, verschillende mogelijkheden voor het vergroten van de huisvestingscapaciteit te ontwikkelen. creëren van extra capaciteit in bestaande huisvesting creëren van nieuwe huisvestingsvormen vergroten van de huisvestingscapaciteit opzetten van een gediversifieerd netwerk van leveranciers en actoren onderhandelen over een toename van de begrotingsmiddelen Het aantal vluchtelingen waarvoor extra capaciteit kan worden gecreëerd, is afhankelijk van: • het beschikbare begrotingsbedrag • de kosten van de extra capaciteit ✓ Het verdient aanbeveling uit te gaan van extra capaciteit waarvan zeker is dat deze direct beschikbaar is en op basis daarvan een portefeuille samen te stellen. Bij sommige maatregelen is het zeker dat een directe vergroting van de huisvestingscapaciteit mogelijk is, bijv. bij vergroting van de huisves- tingscapaciteit binnen het bestaande opvangcentrum, terwijl andere maatregelen mogelijk pas op langere termijn kunnen worden toegepast of minder zekerheid omtrent het resultaat bieden. Een combinatie van maatregelen met een zeker en minder zeker resultaat, alsook maatrege- len die direct en minder direct beschikbaar zijn, is aan te raden. Het is noodzakelijk om binnen de extra capaciteit aandacht te besteden aan de behoefte aan extra of bijzondere capaciteit voor verzoekers met bijzondere behoeften. Wanneer er sprake is van een grotere toestroom van vluch- telingen in het algemeen zal waarschijnlijk ook de toestroom van mensen met bijzondere behoeften toenemen.  Afhankelijk van de situatie in het EU+-land dient geografische verspreiding van de extra capaciteit te worden overwogen. Voor sommige EU+-landen is het raadzaam om extra capaciteit nabij de grenzen te organiseren. Voor andere EU+-landen verdient het aanbeveling de extra capaciteit te organiseren nabij de plaatsen waar de asielprocedure wordt afgehandeld. En voor andere EU+-landen is een evenwichtige geografische verspreiding belangrijk. Zoals hierboven opgemerkt, is de mogelijkheid van uitwisseling van huisvestingscapaciteit tussen EU+-landen het overwegen waard. 42 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG • Extra capaciteit creëren De extra capaciteit volgens de definitie in de inleiding kan in verschillende vormen worden gerealiseerd: Vergroting van de capaciteit in een opvangcentrum dat in bedrijf is (bijv. lege kamers of gebouwen op het terrein van het centrum, gebruik van gemeenschappelijke ruimten als slaapkamers), zodat gebruik kan worden gemaakt van het huidige personeel en het netwerk rond het opvangcentrum (bijv. scholen en medische diensten) Aanhouden van een leeg opvangcentrum Een terrein, binnen of buiten de gebouwen van een operationeel opvangcentrum, met alleen een grondinfrastructuur (bijv. elektriciteit, waterleiding en riolering) en een contract met een onderneming die extra huisvestingscapaciteit kan bouwen Proactief afsluiten van een contract met externe dienstverleners (bijv. particuliere actoren, nationale vastgoedleveranciers) met een minimum aan kosten en zonder te betalen voor niet-bezette plaatsen Andere vormen, zoals voorwaardelijke bedingen in raamovereenkomsten (bijv. dringende levering) Goede werkmethode Om tijd te besparen dient ervoor te worden gezorgd dat alle benodigde vergunningen voor het openen van nieuwe huisvestingscapaciteit geregeld zijn of dat er een vrijstelling geldt voor het opzetten van opvangcentra in geval van een grote toestroom van vluchtelingen. Er moet voor worden gezorgd dat de (openbare en particuliere) dienstverleners (bijv. scholen, maaltijdleveran- ciers, medische diensten, politie, enz. ) in de buurt geïnformeerd zijn over en voorbereid zijn op de eventuele extra capaciteit. • Beheer en planning van extra capaciteit Het is raadzaam om een dynamisch systeem voor het beheren en monitoren van de beschikbare extra capaciteit op te zetten (bijv. alle locaties registeren op basis van bepaalde criteria: beschikbaarheid, prijs, capaciteit, kwaliteit, geschiktheid voor bijzondere opvangbehoeften). ✓ Al in de beginfase dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheid tot opbouw of afbouw. Er dient aandacht te worden besteed aan prioritering van de mogelijk- heid tot op- of afschalen. Een onderdeel van een noodplan is dat actoren vooraf weten hoe en wanneer te handelen.  Afhankelijk van het aantal plaatsen dat nodig is en de termijn waarop deze beschikbaar moeten zijn, kunnen de maatregelen na elkaar of tegelijkertijd worden genomen. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 43 • Voorbereiding op de verwerving van nieuwe capaciteit Procedure instrumenten ter voorbereiding op de snelle verwerving van nieuwe huisvestingscapaciteit □ checklists voor de verwerving van nieuwe centra (kwaliteitsnormen, relevante veiligheidscriteria, infrastructuur en beschikbaarheid van diensten) □ duidelijke procedure voor validatie van nieuwe locaties □ standaardcontracten Ingeval de voorbereide extra capaciteit niet toereikend is, moet de huisvestingscapaciteit mogelijk worden vergroot door verwerving van nieuwe locaties. Om waar nodig snel te werk te kunnen gaan, is het raadzaam om voorbereidingen te treffen: vooraf zorgen voor checklists voor de verwerving van nieuwe centra (bijv. kwaliteitsnormen, veiligheidscrite- ria, infrastructuur, beschikbaarheid van diensten, enz. ) en standaardcontracten, en vooraf opstellen van een duidelijke procedure voor de validatie van een nieuwe locatie. Opzetten van een netwerk van leveranciers en andere actoren Wanneer men beschikt over een netwerk van leveranciers van huisvestingscapaciteit kan dit de verwerving van nieuwe capaciteit versnellen. Dit betekent dat dit netwerk, zelfs in tijden van relatief weinig schommelingen in de bezetting, op de hoogte moet worden gehouden van de situatie en verwachtingen, zodat de betrokken par- tijen snel kunnen handelen mocht dit noodzakelijk zijn. Deze verwachtingen zijn mogelijk reeds ondervangen in overheidsopdrachten (aanbesteding). (Zie hoofdstuk H. 2. 1. ) 44 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 3. De fase van respons en leiding Dit is de fase waarin er plotseling behoefte ontstaat aan extra capaciteit. Dit hoofdstuk gaat dieper in op de moge- lijkheden voor het uitbreiden van de capaciteit en de mogelijkheid de behoefte aan capaciteit te verkleinen. Hieronder volgt een aantal mogelijke maatregelen. Verhoging van de bezettingsgraad in het opvangsysteem • De betrokken partijen op de hoogte stellen van de grote toestroom van vluchtelingen en van de dringende behoefte aan capaciteit. • Noodzakelijke regelingen treffen met de betrokken partijen om verhoging van de bezettingsgraad mogelijk te maken (bijv. opschorting van renovatiewerk, terugdringing van het aantal als gevolg van discrepanties in het systeem “zoekgeraakte bedden”). Inzetten van de voorbereide extra capaciteit • De extra capaciteit die is voorbereid, kan worden ingezet. Afhankelijk van de vorm van de extra capaciteit zijn er tal van inspanningen vereist voor de belanghebbenden in de buurt van de locatie waar de extra capaciteit is gecreëerd.  Uitbreiding van capaciteit op locaties die al in gebruik zijn • Uitbreiding van capaciteit op locaties die al in gebruik zijn, heeft als voordeel dat het netwerk van belanghebbenden en benodigde partners reeds actief is en ‘alleen maar’ hoeft te worden opgeschaald uitgebreid. Dit kan worden gerealiseerd met behulp van de contracten die zijn opgesteld in de voorbereidingsfase. Overheidsopdrachten kunnen deel uitmaken van de voorbereidingsfase. Mogelijkheden voor het gebruik van mobiele voorzieningen kunnen worden overwogen. Uitbreiding van capaciteit door verwerving van nieuwe locaties • Mede afhankelijk van de verantwoordelijkheden van de opvangautoriteit zal de verwerving van nieuwe locaties per EU+-land verschillen naargelang de nationale context van het land in kwestie. De nieuwe locaties kunnen gebouwen zijn die eerder werden gebruikt door (andere) ministeries, zoals kazernes, voormalige ziekenhuizen, kantoorgebouwen, enz. Een andere mogelijkheid is dat de capaciteit door andere (publieke) actoren zoals ngo’s of gemeenten of via overheidsopdrachten op de particuliere markt wordt georganiseerd. Faciliteren van maatregelen om verzoekers buiten de opvangcentra onder te brengen • In de richtlijn opvangvoorzieningen wordt EU+-landen de mogelijkheid geboden verzoekers om internationale bescherming materiële opvangvoorzieningen, met inbegrip van huisvesting, ter beschikking te stellen in de vorm van een financiële tegemoetkoming in plaats van in natura (en in overeenstemming met de mogelijkheid geschikte huisvesting te vinden). Op deze manier blijft de verzoeker om internationale bescherming binnen het opvangsysteem maar doet hij/zij geen beroep op de opvangcapaciteit. Deze verzoekers behouden de rechten als vermeld in de richtlijn opvangvoorzieningen. Stimulering van maatregelen om uitstroom te bevorderen • Stimulering van maatregelen om uitstroom te bevorderen teneinde te voorkomen dat het opvangsysteem overbezet raakt. De ontwikkeling van de bezettingsgraad is het resultaat van toeinstroom minus uitstroom. Mogelijke maatregelen om uitstroom te bevorderen zijn: 1. Versnelling van de uitstroom van statushouders naar gemeenten 2. Versnelling van de uitstroom van verzoekers op wie de Dublin-verordening van toepassing is 3. Versnelling van de uitstroom van personen die geen recht hebben op opvang EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 45 Goede werkmethode Wanneer er sprake is van een plotselinge stijging van de bezetting en de huisvestingscapaciteit, ontstaat er extra behoefte aan coördinatie. Coördinatie is nodig ten aanzien van de vraag welke opvangcentra worden geopend en naar welke opvangcentra personen (bijv. personen met speciale opvangbehoeften) worden gezonden. Deze coördinatie (mandaat, hiërarchie, communicatielijnen, financieel mandaat, vergaderingen, enz.  ) dient vooraf te worden overeengekomen, en er dienen vooraf medewerkers en functies aan te worden toegewezen. Ook dient vooraf te worden bepaald op welke wijze deze medewerkers invulling gaan geven aan hun dagelijkse taken. 4. De fase van evaluatie en aanpassing In de fase van evaluatie en aanpassing wordt de werkwijze aangepast aan de nieuwe situatie. Dit kan resulteren in twee scenario’s: i. de organisatie heeft zich aangepast aan de nieuwe situatie en de nieuwe realiteit. In dit scenario is het mogelijk de tijd te nemen voor het opnieuw opbouwen van extra capaciteit en te focussen op de kwaliteit en kosten van de capaciteit. ii. er is een einde gekomen aan de plotselinge extra behoefte aan capaciteit. In dit scenario is het tijd om de locaties en centra te kiezen die belangrijk zijn voor het operationeel beheer in termen van financiën, geogra- fische ligging, waarde voor het ketenproces, lokale en politieke grondslag, kwaliteit, enz. Deze kennis is nuttig voor de afbouw en voor het antwoord op de vraag welke locaties beter kunnen worden behouden en welke locaties kunnen worden gesloten. De afbouw is het ideale moment om te voorzien in ‘extra’ capaciteit door de centra van betere kwaliteit te selecteren en zo beter voorbereid te zijn op een volgende grote toestroom van vluchtelingen. De fase van een grote toestroom van vluchtelingen moet worden geëvalueerd, zodat lering kan worden getrokken uit de opgedane ervaringen en geleerde lessen in de organisatie in praktijk kunnen worden gebracht om beter voorbereid te zijn op een eventuele nieuwe grote toestroom van vluchtelingen. relevante vragen/onderwerpen in de fase van evaluatie en aanpassing □ Capaciteit en timing: was de portefeuille toereikend voor de vereiste capaciteit en was de timing juist? □ Partners: welke partners werkten het meest doeltreffend (op basis van kwaliteit, kosteneffectiviteit, flexibiliteit)? □ Welke contracten zijn niet nageleefd en wat was de reden daarvoor? Welke mogelijkheden zijn er voor juridische stappen? □ Is aan de contractuele verplichtingen voldaan? □ Procedure: welke (onderdelen van) procedures voor vergroting van de capaciteit moeten worden aangepast? □ Evaluatie van de portefeuille met opvanglocaties (op basis van kwaliteit, kosteneffectiviteit, enz. ): welke capaciteit kan worden aangehouden als (toekomstige) extra capaciteit? 46 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG J. Middelenbeheer 1.  Inleiding Het verkrijgen van nieuwe middelen, het beheren van een breed scala aan middelen en het vinden van alternatie- ven voor middelen kan lastig zijn wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. Verschillende soorten middelen moeten op het juiste moment en op de juiste plaats toegankelijk worden gemaakt. Dit hoofd- stuk handelt over (1) inkoop, (2) logistiek en transport en (3) beheer van voorraden en goederen (met inbegrip van IT-instrumenten). Logistiek en transport • verwijst naar de inspanningen die worden verricht om ervoor te zorgen dat het juiste artikel op het juiste moment op de juiste plaats is. Middelenbeheer Beheer van voorraden en goederen • verwijst naar ten minste een bed, sanitaire voorzieningen, dranken en levensmiddelen, kleding, toegang tot internet (bij voorkeur WiFi), faciliteiten voor werk (zoals bedoeld in het EASO-richtsnoer voor opvangvoorzieningen) en de artikelen die nodig zijn om van deze voorzieningen gebruik te maken, zoals beddengoed, handdoeken, toiletartikelen, borden, enz. Inkoop • verwijst naar de verwerving op de particuliere markt van de diensten en infrastructuur die nodig zijn voor het aanbieden van de opvangdiensten. 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling Deze fase is gericht op de voorbereiding van alle procedures die moet verzekeren dat alles efficiënt verloopt wanneer er sneller moet worden gewerkt in geval van een grote toestroom van vluchtelingen. Voor ieder onder- deel moeten checklists worden verstrekt, zodat de opvangautoriteiten zich beter kunnen voorbereiden op een grote toestroom van vluchtelingen. • Inkoop De uitdaging bestaat erin manieren voor inkoop van de benodigde middelen te vinden die zowel kosteneffectief en tijdefficiënt als wettig zijn. Bij het opstellen van de contractspecificaties dient de opvangautoriteit er rekening mee te houden dat de toestroom en uitstroom van verzoekers niet stabiel zijn en zich zeer moeilijk laten voorspellen. In dit verband verandert de behoefte aan bepaalde goederen, producten en diensten naargelang de situatie. Het is wellicht relevant te verwijzen naar de mededeling van de Europese Commissie aan het Europees Parlement en de Raad (2015/454) over “de regels inzake overheidsopdrachten in verband met de huidige asielcrisis”, waarin nauwkeurigere en nuttige richtlijnen zijn beschreven voor het opstellen van contracten (raamovereenkomsten, noodprocedures, enz. ) die voldoen aan de wettelijke vereisten. Samenwerking tussen EU-lidstaten op het gebied van gezamenlijke inkoop moet worden bevorderd, omdat alle lidstaten dezelfde behoeften hebben. Goede werkmethode Een goede manier om een goed netwerk van leveranciers van huisvesting in stand te houden, is aanbesteding van overheidsopdrachten.  Dit is geen procedure die eenvoudig tot stand te brengen is wanneer de grote toe- stroom van vluchtelingen eenmaal een feit is. Dit moet proactief worden geregeld. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 47 voorbereidende stappen met het oog op inkoop □ maak een inventaris van de diensten en goederen die via inkoop of overheids-opdrachten moeten worden verkregen in geval van een grote toestroom van vluchtelingen □ maak een lijst van mogelijke leveranciers van belangrijke middelen in volgorde van prioriteit □ stel specificaties op en ontwerp contractsjablonen voor de aanbesteding van de benodigde diensten en goederen □ formuleer duidelijke procedures en activeringsmechanismen die kunnen worden toegepast in geval van een grote instroom van vluchtelingen □ regel de inkoop vooraf, bijvoorbeeld door gebruik te maken van raamovereenkomsten De leveringstermijn onder normale omstandigheden kan verschillen van de leveringstermijn in een situatie waarin sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. De Europese aanbestedingsregels bieden de mogelijkheid van een dynamische aanbestedingsprocedure die doorgaans wordt gebruikt voor off-the-shelfproducten, werk- zaamheden of diensten die algemeen verkrijgbaar zijn op de markt. Deze procedure dient te worden voorbereid en kan uitkomst bieden wanneer er sprake is van een grote instroom. Wanneer een EU+-land contacten onderhoudt met verschillende leveranciers van een product, kan het land flexibeler inkopen en is het minder afhankelijk van één leverancier. In het algemeen geldt dat de contractpartner bij een vereiste korte lever- termijn de goederen in voorraad moet houden, en dit kan de prijs van het product opdrijven. De opvangautoriteit kan overwegen gebruik te maken van just-in-timecon- tracten, waarbij de producten worden geleverd op het moment dat zij nodig zijn, zodat zij niet hoeven te worden opgeslagen door de opvangautoriteit. • Logistiek en transport voorbereidende stappen met het oog op logistiek en transport □ evalueer het logistiek- en transportsysteem om na te gaan of er extra middelen nodig zullen zijn in geval van een grote toestroom van vluchtelingen □ maak een lijst van contactpersonen (zie hoofdstuk E - Externe coördinatie) en houdt deze lijst up-to-date □ maak een planning voor de logistiek en het transport van goederen en personen naar nieuwe en meer afgelegen locaties □ tref transportregelingen voor verzoekers om internationale bescherming met bijzondere behoeften (bijv.  taxi’s, ambulances) □ houd rekening met de timing van logistiek en transport □ sluit contracten met transportbedrijven en/of overheidsinstanties die zich bezighouden met transport en logistiek 48 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG • Beheer van voorraden en goederen voorbereidende stappen met het oog op beheer van voorraden en goederen □ maak een inventarisatie van het soort en de hoeveelheid goederen die nodig zijn □ stel een netwerk van leveranciers samen, en zorg altijd voor meer dan één leverancier per artikel □ maak voor de benodigde goederen een afweging van de mogelijkheden voor het aanhouden van voorraden versus het gebruik van just-in-timecontracten, en houd daarbij rekening met de snelheid waarmee bedrijven kunnen leveren en de hoeveelheid extra goederen die nodig zijn. Het aantal goederen in voorraad is afhankelijk van de termijn waarbinnen bedrijven de goederen kunnen leveren. Zorg voor een bijgewerkte voorraadadministratie zodat goederen efficiënt kunnen worden besteld (vermijd te grote of te kleine voorraden). Afhankelijk van het soort extra capaciteit, moet worden nagedacht over voeding en de bereiding van maaltijden. Er zijn drie mogelijkheden: • een contract afsluiten met een cateringbedrijf, dat de maaltijden buiten het opvangcentrum bereidt • maaltijden kunnen in het pand worden bereid (bijv. kazernes) • verzoekers kunnen zelf hun maaltijden bereiden ICT (communicatiemiddelen, IT-uitrusting en -instrumenten) is eveneens van belang voor personeel en verzoekers: • Voor personeel: er zijn twee soorten communicatie: 1) Afhankelijk van de grootte van het opvangcentrum kan het voor de veiligheid van het personeel en om redenen van efficiency noodzakelijk zijn gebruik te maken van adequate communicatiemiddelen in het opvangcentrum, zoals walkietalkies. 2) De communicatie met het hoofdkantoor en de planningseenheid is belangrijk voor het beheer van de mensenstromen, en om die reden heeft het personeel communicatiemiddelen nodig. Afhankelijk van de situatie in het EU+-land kunnen de IT-instrumenten bestaan uit computers, laptops. enz. Bij het opstarten van een nieuw centrum kan één apparaat genoeg zijn, maar dit moet worden opge- trokken naar het vereiste aantal. Het personeel dient te worden opgeleid in het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen. • Voor verzoekers: in de eerste fase is het belangrijk dat men in staat is te communiceren met familiele- den, maar wanneer de verzoekers langer in het centrum verblijven, is het ook belangrijk dat zij kunnen communiceren met anderen, zoals advocaten, enz. Momenteel vindt de communicatie met familieleden plaats via mobiele telefoons en smartphones en via het internet.  De smartphones fungeren als de com- puters van de verzoekers; daarom is toegang tot het internet aan te bevelen. De IT-infrastructuur in bestaande centra dient plotselinge stijgingen van de vraag te kunnen verwerken, en deze infrastructuur dient in nieuwe centra snel te worden opgezet. Het instrument voor beheer en monitoring van het opvangsysteem dient te kunnen worden bijgewerkt en dient toegankelijk te zijn vanaf verschillende locaties, in lijn met het beleid op het gebied van gegevensbescherming. Goede werkmethode Gezamenlijk gebruik van voorraden en goederen kan kosteneffectief zijn. Samenwerking met het leger, ngo’s, enz. kan nuttig zijn voor het inkopen, opslaan, transporteren en opzetten van bedden, tenten, enz. Het is zelfs mogelijk om het leger verantwoordelijkheid te geven voor de inkoop van deze gezamenlijke voorraden en goederen. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 49 3. De fase van respons en leiding • Inkoop Mogelijk is op het punt van inkoop al voor aanvang van de plotselinge toestroom van vluchtelingen het nodige gedaan. De behoefte aan bepaalde producten, voorraden of diensten kan echter groter blijken dan verwacht. In een dergelijke situatie zijn er nog diverse mogelijkheden binnen de Europese aanbestedingsregels. Er zijn mogelijkheden voor: • Een versnelde procedure: Deze procedure is dezelfde als de reguliere openbare aanbestedingsprocedure maar de verwerkingstijden zijn veel korter. • Een versnelde noodprocedure: Deze procedure maakt het mogelijk onmiddellijk de contractonderhan- delingen met een leverancier te starten. Dit kan uitsluitend in geval van een noodsituatie die niet kon worden voorzien. Is deze procedure eenmaal toegepast, dan kan een toekomstige grote toestroom van vluchtelingen strikt genomen moeilijk nog als “niet voorzien” worden aangemerkt. De organisatie zou ge- leerd moeten hebben van haar ervaringen (uiteindelijk maakt de grote toestroom van vluchtelingen deel uit van de opvang van verzoekers om internationale bescherming) en had zich moeten voorbereiden. Goede werkmethode Tijdens een grote toestroom van vluchtelingen kan het op bepaalde momenten noodzakelijk zijn sneller beslui- ten te nemen, en als gevolg daarvan worden openbare-aanbestedingsregels niet altijd strikt nageleefd. In dat geval moet ervoor worden gezorgd dat de beoordelingen en besluiten die ten grondslag liggen aan de gekozen procedure worden gedocumenteerd, zodat de keuze voor een bepaalde procedure later aan een commissie voor accountantscontrole kan worden uitgelegd. • Logistiek en transport Snelle logistiek en transport van goederen en personen is belangrijk wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen.  Wanneer er sprake is van een grote toestroom en er bijvoorbeeld mensen moeten worden vervoerd van hun plaats van aankomst naar een plaats waar zij enige tijd kunnen verblijven, moeten er extra middelen voor logistiek en transport worden vrijgemaakt om de mensen en goederen te kunnen vervoeren. In gevallen van een grote toestroom van vluchtelingen moet speciale aandacht worden besteed aan mensen met bijzondere opvangbe- hoeften. Mogelijk moeten sommige mensen naar een ziekenhuis of speciaal (opvang)centrum worden vervoerd. Goede werkmethode Wanneer er bijvoorbeeld personen worden vervoerd van hun plaats van aankomst naar een plaats waar zij kunnen slapen, is het raadzaam een lijst met de namen van deze personen van hun vertrekpunt naar hun plaats van bestemming te zenden. Zo weet het personeel op de plaats van bestemming precies hoeveel per- sonen er in de bus dienen te zitten en wie deze personen zijn. In sommige gevallen kan het raadzaam zijn een medewerker in de bus te laten meereizen. • Beheer van voorraden en goederen Bij de opening van nieuwe opvangcentra moeten er extra bedden en andere goederen uit voorraad worden geleverd en ingezet. Op het moment dat de goederen worden ingezet, moeten er nieuwe bestellingen worden geplaatst om de voorraden aan te vullen, teneinde voorbereid te zijn op de toestroom van nog meer vluchtelingen. Wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen moeten de IT-instrumenten en -apparaten snel kunnen worden ingezet. Voor het personeel zijn de communicatiemiddelen een belangrijke voorwaarde om hun werk te kunnen verrichten, de mensenstroom te kunnen beheren en een zekere mate van veiligheid te kunnen garanderen. Het is raadzaam verzoekers toegang te geven tot internet en elektriciteit, zodat zij contact kunnen onderhouden met hun familieleden. In de nieuwe centra is het belangrijk dat er bij de opening naast 50 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG mobiele apparaten middelen voor communicatie met de buitenwereld aanwezig zijn (bijv. om te communiceren met familieleden of nooddiensten). Voor het bieden en in stand houden van ondersteuning kan worden overwogen extra helpdesks bij een externe consultant in te huren (zie ook hoofdstuk I over personele middelen). Het kan raadzaam zijn om IT-diensten voor kortere perioden uit te besteden. Goede werkmethode 4. De fase van evaluatie en aanpassing • Inkoop De opvangautoriteit dient de contracten en prestaties van de leveranciers (responsiviteit, kwaliteit, efficiency, enz.  ) te evalueren en te controleren of de contracten toereikend waren voor het afhandelen van de grote toestroom van vluchtelingen. De resultaten van deze evaluatie kunnen dienen als uitgangspunt voor volgende contracten. • Logistiek en transport Er hoeft niet langer te worden gebruikgemaakt van extra middelen voor logistiek en transport, en het transport kan weer worden geregeld via de gewone transportmiddelen. In deze fase is het noodzakelijk de procedures en de beschikbaarheid van transportmiddelen te evalueren en na te gaan of de timing adequaat was. Deze infor- matie kan worden aangewend voor het doorvoeren van verbeteringen in de volgende fase van voorbereiding en ontwikkeling. • Beheer van voorraden en goederen Bij sluiting van opvangcentra kunnen de extra goederen terug op voorraad worden genomen of worden terug- gestuurd naar de eigenaar indien zij waren gehuurd. In sommige gevallen zullen de voorraden moeten worden aangevuld. Er dient een kwaliteitscontrole te worden uitgevoerd om te verzekeren dat de opvangautoriteit de nuttigste goederen op voorraad houdt. Het is raadzaam om na te gaan of de resterende opvanglocaties kunnen worden verbeterd met de geretourneerde voorraden en goederen. Het verdient aanbeveling te evalueren of de voorraden en just-in-timecontracten toereikend waren of moeten worden aangepast ter voorbereiding op een nieuwe grote toestroom van vluchtelingen. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 51 K. Personele middelen 1. Inleiding Personeel is niet alleen het waardevolste bedrijfsmiddel voor het beheersen van een stijgende toestroom van vluchtelingen. Personeel is ook het bedrijfsmiddel dat het lastigst vooraf in te plannen en aan te werven is. Een noodplan moet niet alleen zijn toegespitst op personeel in de opvangcentra, maar ook op ondersteunend per- soneel (bijv. op het hoofdkantoor). 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling • Effectief beheer van huidig personeel Omdat de werving van personeel een tijdrovend proces is, wordt in geval van een grote toestroom van vluchte- lingen in eerste instantie het huidige personeel het zwaarst belast. Deze personeelsleden dienen daarom zo goed mogelijk te worden voorbereid op hun specifieke taken in geval van een grote toestroom van vluchtelingen. Het verdient aanbeveling systematisch alle functieprofielen in het huidige personeelsbestand op te nemen. In geval van een plotselinge stijging van de toestroom van vluchtelingen moet een beschrijving van de taken en rollen van alle medewerkers voorhanden zijn. Om de mobiliteit van personeel te stimuleren, dient er een lijst van beschikbaar personeel voorhanden zijn. Deze lijst dient up-to-date te worden gehouden.  Een dergelijke lijst verzekert dat er te allen tijde informatie beschikbaar is over de medewerkers die kunnen worden ingezet, waar zij kunnen worden ingezet en welke taken zij kunnen uitvoeren. voorbereidende stappen met het oog op personeelsbeheer □ voor het geval van een plotselinge stijging van de toestroom van vluchtelingen moet er voor alle functies van het huidige personeel een beschrijving van taken/rollen voorhanden zijn. □ er moet een goed evenwicht zijn tussen ouder/ervaren personeel en nieuw personeel □ er moet worden gezorgd voor de opleiding van medewerkers die in geval van een grote toestroom van vluchtelingen een nieuwe rol krijgen toebedeeld (opzetten van “ambulante teams”) □ de taken van het personeel moeten vooraf worden geprioriteerd □ de mobiliteit van het personeel moet worden gestimuleerd te houden in afwachting van versterking. Medewerkers die in geval van een plotselinge toestroom van vluchtelingen een nieuwe rol krijgen toebedeeld, dienen voor deze nieuwe rol vooraf een opleiding te krijgen (bijv. een adjunct-directeur die de rol van directeur op zich neemt, een logistiek medewerker die assis- tentie verleent bij de financiële verslaglegging, enz. ). Dit kan gebeuren door gebruik te maken van snel inzetbare ambulante teams die zijn opgezet in de fase van voorbereiding en ontwik- keling en die in de implementatiefase eenvoudig kunnen worden ingezet voor het opstarten van een nieuw centrum. Het resterende personeel zal de taken efficiënter moeten verdelen om ook de bestaande opvangcentra in bedrijf te houden. Dit impliceert tevens dat vooraf moet worden bepaald welke taken tijdelijk kunnen worden stilgelegd of in mindere mate kunnen worden uitgevoerd om het centrum draaiende Er dient bij voorkeur te allen tijde een evenwicht te bestaan tussen nieuw en ervaren personeel teneinde te voorkomen dat een ondersteunende dienst of opvangcentrum alleen met nieuw personeel moet werken. 52 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG Goede werkmethode Ervaren personeel kan de opstart van nieuwe centra in goede banen leiden en nieuw personeel begeleiden. Dergelijke medewerkers worden vaak opstartmanagers genoemd. Bovendien bevinden dergelijke opstartma- nagers zich in een goede positie om contact te onderhouden met de ondersteunende diensten op het hoofd- kantoor. Een mentorsysteem waarbij bestaande opvangcentra advies en ondersteuning geven aan nieuwe centra is bijzonder effectief gebleken. Voorwaarde is wel dat de directeur van het nieuwe centrum van de directeur van het bestaande centrum een duidelijk mandaat heeft ontvangen voor het gebruik van zijn/haar personeel, materiaal, enz.  Personeel dat een mentorrol gaat vervullen en nieuwe collega’s gaat opleiden, dient bij voorkeur een opleiding voor deze rol te krijgen. • Werving van extra personeel Om de tijd die nodig is voor personeelswerving tot een minimum te beperken, dienen er te allen tijde gestan- daardiseerde functiebeschrijvingen met een gedetailleerde beschrijving van de vereiste vaardigheden te worden verstrekt. Deze functiebeschrijvingen dienen up-to-date te worden gehouden. Er dient een analyse van de administratieve last gedurende spoedeisende werving te worden uitgevoerd. Elke stap dient te worden gecontroleerd op noodzaak en op kansen om de procedure te bekorten. Er kunnen spoed- procedures worden overeengekomen met mensen en organisaties die officiële toestemming moeten verlenen (bijv. directeuren, financieel inspecteurs, enz. ). voorbereidende stappen met het oog op werving □ opstelling van gestandaardiseerde functiebeschrijvingen voor alle functieprofielen □ uitwerking van gestandaardiseerde organigrammen voor alle opvangcentra □ minimalisering van de administratieve procedures voor werving □ samenwerking met nationale/lokale diensten voor werkgelegenheid □ eventueel uitbesteding van de werving aan uitzendbureaus □ opzetten en in stand houden van personeelsreserves □ ontwikkeling van een personeelsstrategie met betrekking tot de wijze Gestandaardiseerde functiebeschrijvin- gen, vacatures, selectietests, enz. dienen vooraf te worden ontwikkeld. Er dient te worden bepaald over welke basis- vaardigheden nieuw personeel dient te beschikken. De juryleden voor de selec- tieprocedures kunnen vooraf worden benoemd. Voor een opvangcentrum van standaardomvang kan vooraf een orga- nigram, met vermelding van de vereiste verschillende functieprofielen voor ieder type bewoner (bijv. niet-begeleide min- derjarigen, bewoners met medisch profiel, enz. ), worden ontwikkeld en overeenge- komen met de desbetreffende diensten. Het verdient aanbeveling deze structuur zo veel mogelijk in acht te nemen. waarop extra personeel wordt gecontracteerd informatie over het werk van de opvangautoriteiten □ ontwerpen van audiovisueel promotie- en voorlichtingsmateriaal met Er kunnen wervingsmethoden en -pro- cedures alsook samenwerkingsproto- collen worden geformuleerd. In de fase van voorbereiding en ontwikkeling is de meest evidente maatregel qua werving het opzetten en in stand houden van personeelsreserves. Deze reserves zijn van cruciaal belang voor het ver- vullen van belangrijke functies bij het opstarten van nieuwe centra. Voorts kan vooraf contact worden opgeno- men met nationale of lokale diensten voor werkgelegenheid om samenwerkingsprotocollen overeen te komen waarin wordt beschreven hoe zij snel assistentie kunnen verlenen bij de werving van personeel. Ook kan worden overwogen om de werving geheel of deels (bijv. de voorselectie) uit te besteden aan uitzendbureaus of andere arbeidsbemiddelingsbureaus.  Er kunnen detacheringsovereenkomsten worden afgesloten met overheidsinstan- ties, ngo’s, enz. die gelijksoortige activiteiten ontplooien (detentiecentra, opvangcentra voor thuislozen, lokale initiatieven om mensen onderdak te bieden, enz. ) om tijdelijke personeelstekorten op te vangen. Ook deze per- sonen dienen bij voorkeur vooraf een opleiding te krijgen. Er dient vooraf op basis van analyse een efficiënte personeelsstrategie met betrekking tot de wijze waarop extra personeel wordt gecontracteerd te worden ontwikkeld. Er zou een film kunnen worden gemaakt om te laten zien wat de verschillende rollen in de centra en in de ondersteunende diensten op het hoofdkantoor zijn. Deze zou vervolgens kunnen worden getoond tijdens groepsbijeenkomsten in gemeenten waar nieuwe opvangcentra EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 53 worden geopend, op universiteiten aan het einde van het studiejaar, enz. Deze groepsbijeenkomsten geven geïnteresseerden een beter beeld van wat het werk inhoudt en kunnen fungeren als een vorm van automatische voorselectie (zie hoofdstuk E. 7, samenwerking met vrijwilligers). Goede werkmethode Een opvangautoriteit moet afwegen wat voor soort contracten worden aangeboden aan nieuw personeel en daarbij rekening houden met de wisselvallige context en de onzekerheid over de duur van de grote toestroom van vluchtelingen. Het aanbieden van arbeidscontracten voor onbepaalde tijd met een clausule die stipuleert dat het contract wordt ontbonden wanneer het centrum sluit, kan een goed compromis zijn tussen flexibiliteit en het bieden van meer perspectief dan bij een tijdelijk contract het geval is. • Training en begeleiding van nieuw personeel Tijdens een grote toestroom van vluchtelingen bestaat het risico dat de werving van personeel meer aandacht krijgt dan de opleiding. Om de kwaliteit van de opvang te garanderen en het personeel gemotiveerd te houden, moet er veel tijd aan opleiding worden besteed. Vooraf dienen basisopleidingspakketten (gedragscode, professio- nele grondhouding, eerste hulp, brandpreventie, conflictoplossing, asielrecht, interne procedures, enz. ) te worden samengesteld en deze dienen up-to-date te worden gehouden. Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen ‘noodzakelijke’ opleidingen en ‘minder noodzakelijke’ opleidingen. voorbereidende stappen met het oog op personeelsopleiding □ samenstelling van opleidingspakketten met basistraining en noodzakelijke training □ gebruik van EASO-opleidingsmodules over opvang en aanverwante onderwerpen □ ontwikkeling van methodologieën voor begeleiding van nieuw personeel (begeleiding door collega’s) In dit verband is het raadzaam om gebruik te maken van de door EASO ontwikkelde opleidingsmodules over opvang en om ‘train-the-trainer’-sessies te organiseren.  Hoewel er vanzelfsprekend behoefte bestaat aan breed opgeleid personeel, moet er ook gestreefd worden naar een evenwicht tussen breed opgeleid personeel en gespecialiseerd personeel en tussen nieuw en ervaren personeel. Dit evenwicht kan worden bereikt met behulp van mentorschap en helpdesks. • Opleiding van personeel met betrekking tot noodplannen Medewerkers dienen met behulp van specifieke training en voorlichting goed opgeleid en voorbereid te worden, zodat zij weten hoe zij moeten handelen in noodsituaties. Door deelname aan een scenariogebaseerde training in een authentieke operationele omgeving leert het personeel op meer realistische wijze besluiten te nemen. Een dergelijke efficiënte opleidingservaring in een realistische context is een cruciaal middel om te verzekeren dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van hun rollen en verantwoordelijkheden in kritieke situaties en goed weten hoe zij in dergelijke situaties moeten reageren. 54 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 3. De fase van respons en leiding • Werving en opleiding van nieuw personeel Het is raadzaam om bij werving van nieuw personeel rekening te houden met het volgende: Gebruik verschillende mediakanalen om beoogd nieuw personeel te informeren (Facebook, LinkedIn, website, etc. ). Vraag uw huidige personeel om eveneens een informerende rol te spelen (specificeer de vaardigheden en competenties die vereist zijn). Organiseer lokale banenmarkten om uw organisatie te presenteren. Laat ervaren personeel rechtstreeks uitleg geven over het werk. In gemeenten waar nieuwe opvangcentra worden geopend, kunnen speciale informatiebijeenkomsten worden georganiseerd waar wordt uitgelegd wat werken in een opvangcentrum precies inhoudt. Zorg voor een sneller verlopende selectieprocedure (organiseer de selecties bijvoorbeeld nabij de feitelijke locatie van het opvangcentrum, decentraliseer de processen). Voorzie in goede communicatiekanalen tussen de diensten, zodat de HR-afdeling kan communiceren over de voortgang van een bepaalde selectieprocedure en op haar beurt informatie kan ontvangen over opvangcentra die worden geopend en wanneer en voor welke doelgroepen dit gebeurt (niet-begeleide minderjarigen, verzoekers met een medisch profiel, reguliere verzoekers, enz. ). Houd er rekening mee dat er op het laatste moment veel kan veranderen (bijv. het bij herhaling uitstellen of opschorten van opstartdata, verandering van doelgroepen, enz. ). Dergelijke informatie en de veranderingen waaraan deze onderhevig is, moeten duidelijk worden gecommuniceerd naar nieuw en bestaand personeel: de tijdelijke aard en de noodzaak van flexibiliteit dienen daarbij te worden benadrukt.  Bovendien moet rekening worden gehouden met het volgende: Ervaren personeel kan worden gemotiveerd om te helpen bij de opstart van nieuwe opvangcentra door vergoeding van reiskosten aan te bieden - waarbij reistijd als gewerkte tijd wordt aangemerkt - en hotelkamers te huren wanneer het opvangcentrum verder weg gelegen is. Versterk de diensten van de HR-afdeling zodat deze de werklast aan kan en voor een soepel verlopende werving van nieuw personeel kan zorgen. Decentraliseer papierwerk: Tijdens de opstartfase van een opvangcentrum moet er iemand van de HR-afdeling ter plaatse aanwezig zijn om het papierwerk in goede banen te leiden (ondertekening van arbeidsovereenkomsten en andere overeenkomsten). Anticipeer op een mogelijk gebrek aan apparatuur in de opstartfase door proactief creatieve oplossingen te ontwikkelen (bijv. overwerkregistratie wanneer een prikklok ontbreekt, organisatie van ploegendiensten, enz. ). Zorg voor voldoende personeel met expertise om belangrijke maar tijdrovende procedures af te handelen, bijvoorbeeld op het gebied van functieniveaubepaling, ziekteverzuim, ongevallen op het werk, salarisadministratie, enz. Een basisopleiding alleen is niet voldoende om nieuwe medewerkers volledig op hun werk voor te bereiden. Er is ook extra begeleiding nodig. Op iedere afdeling, in ieder team en in iedere functiecategorie dient minstens één ervaren collega te worden aangesteld die onlangs aangenomen medewerkers met raad en daad terzijde kan staan (mentorfunctie). Deze persoon dient de benodigde tijd en ruimte te worden gegeven voor het uitvoeren van zijn of haar taak. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 55 Goede werkmethode Er kan een helpdesksysteem worden opgezet waarbij ervaren medewerkers de vragen van nieuwe medewer- kers op afstand beantwoorden. Op deze manier kan de werkdruk van begeleiding van nieuwe medewerkers worden gespreid. • Omgaan met werkdruk Een periode van grote toestroom van vluchtelingen creëert bij alle opvangactiviteiten constante en hoge werkdruk voor het personeel. Een hoge werkdruk kan motiverend zijn. Maar als de werkdruk te groot of onbeheersbaar wordt, kan dit leiden tot stress die zich manifesteert in fysiologische en psychologische aandoeningen. Ieder mens reageert anders op hoge werkdruk. Wat de een als stimulerend ervaart, veroorzaakt bij de ander stress. Te veel stress kan van invloed zijn op de prestaties, gezondheid en relaties. Managers en teamleiders moeten hier con- stant rekening mee houden door de werkdruk van hun personeel aan de hand van vooraf bepaalde indicatoren voortdurend te monitoren en onder controle te houden. Er moet een effectief personeelsbeleid worden gevoerd om ziekte als gevolg van hoge werkdruk te voorkomen.  Er kunnen stressteams worden opgeleid en ingezet om na incidenten en andere stressvolle gebeurtenissen debriefings te houden ter bespreking van de doorstane emoties. Tot slot is het van het grootste belang dat er effectieve samenwerking tussen personeel en vrijwilligers (voor zover bij het werk betrokken) tot stand wordt gebracht (zie hoofdstuk G over externe coördinatie met vrijwil- ligers). Vrijwilligers kunnen het personeel ontlasten, maar als hun inzet niet goed is geregeld, kan deze juist contraproductief zijn. Het management moet de motivatie van de medewerkers op peil houden door regelmatig op tal van manieren waardering te tonen voor hun werk en inzet (schrijven van persoonlijke bedankbrieven, online plaatsen van een videoboodschap, organiseren van personeelsevenementen, financiële beloningen, enz. ). Het is eveneens van belang dat het management een transparante en realistische communicatie onderhoudt over de mogelijke sluiting van het opvangcentrum. 4. De fase van evaluatie en aanpassing In deze fase wordt de opleiding van nieuw personeel afgerond. Wanneer een opvangcentrum moet inkrimpen, dient de opvangautoriteit te beschikken over een goed door- dachte HR-strategie met duidelijke ontslagcriteria. Hierbij dienen interne en externe overplaatsingen naar andere autoriteiten die gelieerd zijn aan de opvangautoriteit, zoals de beslissings- en migratieautoriteiten, te worden overwogen. Altijd dient voor ogen te worden gehouden dat er voldoende personeel op de locatie werkzaam moet blijven tot de feitelijke sluiting van het opvangcentrum. Om personeel te motiveren tot de sluiting te blijven, kan gebruik worden gemaakt van een stimuleringsregeling, bijvoorbeeld in de vorm van bonussen. Er dient bij sluiting van opvangcentra een communicatiestrategie voor de opvangfunctionarissen te worden geformuleerd (timing, wijze van sluiting, betrokkenheid van vakbonden, enz. ). Bedenk dat de wijze waarop afscheid wordt genomen van tijdelijke medewerkers bepalend kan zijn voor de vraag of zij de autoriteit al dan niet als werkgever zullen aanbevelen. Als redelijk ervaren tijdelijke medewerkers vinden dat alles correct is verlopen, zullen zij eerder bereid zijn in de toekomst weer voor de autoriteit te werken. Er moet voor worden gezorgd dat er voldoende personeel is voor de administratieve afhandeling van de beëin- diging van contracten. Dit creëert een grote werklast en moet zo snel mogelijk in goede banen worden geleid. 56 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG L. Beheer van het aanbod van opvangvoorzieningen in geval van een grote toestroom van vluchtelingen 1.  Inleiding Het aanbieden van opvangvoorzieningen aan verzoekers om internationale bescherming is geregeld in de richt- lijn opvangvoorzieningen, en een noodplan dient in overeenstemming met deze richtlijn te worden opgesteld. Omdat de richtlijn voorziet in een vrij ruime beoordelingsmarge wat betreft de definitie van een menswaardige levensstandaard en de wijze waarop deze dient te worden gerealiseerd, heeft het Europees Ondersteuningsbu- reau voor asielzaken het EASO-richtsnoer voor opvangvoorzieningen opgesteld. Hierin vinden EU+-landen meer gedetailleerde normen en indicatoren over de opvangvoorzieningen die essentieel zijn voor het waarborgen van een menswaardige levensstandaard van de verzoekers. Het EASO-richtsnoer is echter gericht op een normale situatie en bevat geen oplossingen voor aanpassing aan een grote toestroom van vluchtelingen. Daarom zijn in dit hoofdstuk aanbevelingen voor EU+-landen opgenomen over de manier waarop zij op grond van artikel 18, lid 9, punt b, van de richtlijn opvangvoorzieningen, dergelijke voorzieningen kunnen aanbieden wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. Wat betreft de behoeften van verzoekers om internationale bescherming is het van cruciaal belang in aanmerking te nemen dat te allen tijde moet worden voldaan aan de algemene bepalingen van het EASO-richtsnoer voor opvangvoorzieningen: 1) transparantie en verantwoording, 2) non-discriminatie, 3) inaanmerkingneming van bijzondere behoeften. Zoals hierboven uiteengezet, dienen de normen volgens de richtlijn opvangvoorzieningen voor niet-bijzondere situaties ook als uitgangspunt te worden gehanteerd in situaties waarin sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. Het aanbieden van opvangvoorzieningen in geval van een grote toestroom van vluchtelingen is vanzelfsprekend moeilijker dan in een normale situatie. Veel is in dit verband afhankelijk van nationaal recht, zoals aanbestedings- procedures, arbeidsrecht, communicatie met gemeenten, enz. , en van het gegeven dat de middelen van het land niet onuitputtelijk zijn. Opvangsystemen kennen beperkingen; in veel gevallen zijn de middelen, zelfs in termen van personeel, tijd en energie, slechts in beperkte mate voorhanden. Daarom is het moeilijk om algemene bepalingen dwingend voor te schrijven, maar er zijn wel bepaalde elementen die in aanmerking moeten worden genomen. 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling Zoals hierboven uiteengezet, dienen de minimumnormen ook in crisissituaties als uitgangspunt te worden gehan- teerd, hoewel het tijdsbestek waarbinnen daaraan dient te worden voldaan kan afwijken van het tijdsbestek in periodes waarin zonder tijdsdruk nieuwe opvangcentra worden opgezet. Op deze manier kan het voldoen aan de normen worden beschouwd als ‘een work in progress’ maar toch de uiteindelijke doelstelling blijven.  Het noodplan dient te voorzien in het zo snel mogelijk aanbieden van opvangvoorzieningen in overeenstemming met de richtlijn opvangvoorzieningen. De vereiste voorbereiding bestaat in hoofdzaak uit het vinden van alterna- tieve kanalen voor de inkoop van goederen en diensten, in plaats van gebruik te maken van aanbestedingsproce- dures. Indien dit niet mogelijk is, is het misschien een oplossing om in een vroeger stadium goederen in te kopen en op te slaan. Deze kunnen dan worden gebruikt wanneer de grote toestroom van vluchtelingen zich voordoet. Een andere oplossing is het afsluiten van flexibele contracten die het mogelijk maken om extra goederen en diensten in te kopen bij bedrijven die vooraf zijn geselecteerd in een aanbestedingsprocedure, of het opnemen van just-in-timelevering in de openbare aanbesteding. Aldus wordt opslag van goederen voorkomen, maar is het toch mogelijk om op het laatste moment bestellingen te plaatsen (Zie hoofdstuk E. Beheer en besluitvorming en hoofdstuk J. Middelenbeheer). Daarnaast kan het nuttig zijn om capaciteit op te bouwen bij het maatschappelijk middenveld en vrijwilligers. Geprobeerd moet worden een efficiënt netwerk op te bouwen van ngo’s en personen die op verschillende ter- reinen hulp kunnen verlenen. Deze kunnen worden ingezet wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 57 Voor een adequaat beheer van de opvang is het noodzakelijk goed zicht te houden op het aantal verzoekers om internationale bescherming, hun persoonsgegevens en hun bijzondere behoeften. Ontwikkelen van een gestroomlijnde procedure instrumenten voor het voorbereiden van passende opvangvoorzieningen □ Ontwerp een gestroomlijnde procedure waarin is aangegeven wie wat wanneer doet om iedere verzoeker te registreren voordat accommodatie wordt toegewezen □ Gebruik checklists om te signaleren welke personen kwetsbaar zijn, zodat mensen met bijzondere behoeften in de meest geschikte opvangcentra kunnen worden ondergebracht □ Houd van alle personen een registratie bij, zodat iedereen te traceren is Het ontwikkelen van een gestroomlijnde procedure vanaf het moment van aankomst tot het moment van huisvesting en het definiëren van wie wat wanneer doet, komt een goede uitvoering van de opvang ten goede. Naast aandacht voor huisvestingsnormen is het van het grootste belang dat iedere verzoeker om inter- nationale bescherming wordt geregistreerd voordat hij/zij wordt ondergebracht in een opvangcentrum.  Het registreren van alle opgevangen personen en het bijhouden van de locaties waar zij worden onderge- bracht, is van essentieel belang om hen in een later stadium te kunnen traceren en met name om fami- lieleden te vinden van wie zij tijdens de (boot)reis gescheiden zijn geraakt. Er dienen voldoende middelen te worden vrijgemaakt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium identificeren van bijzondere behoeften. Omdat tijd en middelen tijdens een grote toestroom van vluchtelingen doorgaans beperkt zijn, verdient dit aspect nog meer aandacht dan wanneer het opvangsysteem op reguliere wijze functioneert. Op deze manier kunnen mensen die behoefte hebben aan bijzondere zorg de meest geschikte huisvesting en begeleiding krijgen. Gebeurt dit niet, dan worden hun behoeften nijpender en zullen de inspanningen om daarin te voorzien meer tijd en middelen kosten. Goede werkmethode EASO-instrument voor de identificatie van personen met bijzondere behoeften (IPSN) Teneinde EU+-landen te ondersteunen bij het identificeren en beoordelen van bijzondere behoeften met betrekking tot procedurele en opvangwaarborgen, heeft het EASO een interactief, webgebaseerd instrument ontwikkeld dat in alle EU-talen algemeen toegankelijk is. Het IPSN-instrument is een intuïtief praktisch hulpmiddel dat is bedoeld om EU+-landen te helpen om ook zonder specialistische kennis tijdig en in een continu proces de bijzondere behoeften van individuele verzoe- kers te identificeren. Het instrument is gebaseerd op een reeks brede indicatoren die zijn gerelateerd aan verschillende categorieën personen met mogelijk bijzondere behoeften. Naast de categorieën die in de richtlijn opvangvoorzieningen worden genoemd, staan op de lijst ook lhbt’s en andere personen met gendergerela- teerde bijzondere behoeften. Nadat een bepaalde categorie is geselecteerd, verschijnt aanvullende informatie aan de hand waarvan beoordeeld kan worden of de verzoeker de betreffende bijzondere behoeften heeft, en wordt een checklist van relevante ondersteuningsmaatregelen gegenereerd, alsook een korte toelichting op die maatregelen. ‘Opvangondersteuning’ is een van de aspecten die voor dit instrument zijn ontwikkeld. Nadat de relevante informatie is gegenereerd, kan de gebruiker een verslag afdrukken of opslaan, inclusief een selectie van verschillende elementen. Voordat het verslag wordt opgeslagen en/of afgedrukt, kan het nog verder worden geïndividualiseerd. Het wordt als goede werkmethode beschouwd, en bijgevolg aanbevolen, om het IPSN-instrument in een nati- onaal mechanisme te integreren, hetgeen in overeenstemming is met de in dit hoofdstuk vermelde normen. Het instrument is beschikbaar op https://ipsn. easo. europa. eu 58 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 3.  De fase van respons en leiding Ingeval het in gang zetten van het noodplan gevolgen heeft voor de opvangvoorzieningen, is het belangrijk de verzoekers van deze gevolgen in kennis te stellen. Indien nog niet aan de verwachte normen of tijdsbestekken wordt voldaan, de standaardprocedure niet wordt gevolgd of de standaardvoorwaarden niet zijn vervuld, moe- ten de verzoekers op transparante wijze in kennis worden gesteld van actuele informatie en vervolgstappen (zie hoofdstuk E - Beheer en besluitvorming, hoofdstuk F - Informatiebeheer en communicatie en hoofdstuk G - Externe coördinatie). Goede werkmethode Gedurende het registratieproces wordt aan de hand van kwetsbaarheidscriteria een checklist ingevuld ter vast- stelling van bijzondere behoeften. Wanneer er bijzondere behoeften blijken te bestaan, worden de aangepaste opvangcentra allereerst toegewezen aan personen die daaraan het meest behoefte hebben. De checklist wordt bewaard bij de gegevens van de verzoeker, die in kennis wordt gesteld van de buitengewone situatie en de te nemen vervolgstappen. Er wordt een registratie bijgehouden van de accommodatie waar verzoekers zijn ondergebracht. 4. De fase van evaluatie en aanpassing In deze fase zijn alle activiteiten gericht op de volledige uitvoering van de richtlijn opvangvoorzieningen en het EASO-richtsnoer voor opvangvoorzieningen: operationele normen en indicatoren. Monitoren van activiteiten en hiërarchisch uitbrengen van verslag zijn noodzakelijk om waar nodig aanpassingen door te kunnen voeren. Actie- plannen om de ‘actuele situatie’ te veranderen in een ‘streefsituatie’ en om veranderingen en ontwikkelingen bij te houden, maken de resultaten zichtbaar. Opvangvoorzieningen die nog niet aan de normen voldoen, ontvangen een kader en tijdsbestek waarbinnen de doelstellingen moeten worden gerealiseerd, rekening houdend met de wijze waarop de actuele situatie zich ontwikkelt. EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG 59 M. Beveiliging/preventie en veiligheid 1. Inleiding Bij de ontwikkeling van een noodplan kan redelijkerwijs worden aangenomen dat er een brede aanpak van bevei- liging moet worden gehanteerd. Niet alleen fysieke aspecten moeten daarbij in aanmerking worden genomen, maar ook andere dimensies zoals gezondheid (met inbegrip van geestelijke gezondheid), persoonsgegevens en de veiligheid van familieleden (respect voor familieverhoudingen). Veiligheid is een grondbeginsel waarop niet kan worden afgedongen en een voorwaarde voor het aanbieden van overige diensten. Sommige situaties vereisen echter dat prioriteit wordt verleend aan één veiligheidsaspect. Bijgevolg moet er constant aandacht worden besteed aan beveiliging, met inbegrip van beveiligingsaspecten voor zowel verzoekers als personeel.  Wanneer er sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen zijn bepaalde elementen nieuw, zoals personeel of infrastructuur, en kan het risico groter zijn dan in bestaande opvangcentra. Daarom dient er speciale aandacht te worden besteed aan de voorlichting van nieuw personeel over beveiligings- en preventiemaatregelen en dienen nieuwe opvangcentra te worden gecontroleerd op alle veiligheidsaspecten. Een andere risicofactor is dat er snel moet worden gehandeld, hetgeen de kans op fouten vergroot. Het is daarom raadzaam om, voor zover mogelijk, in een duidelijk traject voor herstel van gemaakte fouten te voorzien. 2. De fase van voorbereiding en ontwikkeling Voorbereidende stappen met het oog op beveiliging en preventie □ identificeren van specifieke bedreigingen □ vooraf formuleren van passende beveiligingsmaatregelen, met inbegrip van huisregels □ in kaart brengen van alle relevante actoren Allereerst moeten de zwakke punten en bijbehorende potentiële bedreigingen in kaart worden gebracht. Deze beoordeling wordt uitgevoerd op basis van eerdere ervaringen of door de inzet van externe expertise om tot een objectieve analyse van het systeem te komen. De volgende stap is zoeken naar de meest doeltreffende manieren om de potentiële bedreigingen het hoofd te bieden. Zwakke punten Bedrei- gingen Beveiligings- maatregelen Voorbeelden van de vaakst voorkomende bedreigingen zijn: • Ziekten (met name besmettelijke ziekten) • Psychosociale problemen • Oproer (bijv. als gevolg van etnische spanningen, ontoereikende opvangvoorzieningen of overbezetting) • Problemen met het monitoren van personeel als gevolg van de noodsituatie; dit kan resulteren in perso- neel dat zich onbehoorlijk gedraagt of onvoldoende is opgeleid • Huiselijk geweld, onjuiste of ontoereikende ouderlijke zorg • Seksuele intimidatie • Eisen van verzoekers en door hen uitgeoefende druk (met name stakingen) 60 EASO-RICHTSNOER VOOR NOODPLANNEN IN HET KADER VAN OPVANG • Overtreding van de huisregels (niet in acht nemen van stilte gedurende de nacht, drugsgebruik, vanda- lisme) • Door verzoekers of personeel uitgeoefende vervolging of repercussies (bijv. op etnische of godsdienstige gronden of jegens lhbt’s) • Openbaarmaking van persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie • Verdenking van radicalisme of contacten met terroristen • Externe bedreigingen (hieronder wordt verstaan een bedreiging van buitenaf door een persoon en/of organisatie tegen het opvangcentrum (infrastructuur, personeel of verzoekers) ✓ Met betrekking tot externe bedreigingen dient te worden opgemerkt dat bedreigingen jegens het opvang- centrum mogelijk al bestonden voordat het centrum zijn deuren opende, zoals het risico van brandstich- ting in een centrum dat is gepland maar nog niet is geopend.  Om bovengenoemde bedreigingen het hoofd te bieden, kunnen verschillende maatregelen worden genomen, zoals: • Fysieke beveiligingsmaatregelen (bijv. bewakers, hek, videobewaking) • Voorlichting (bijv. folders, bijeenkomsten, video’s) • Begeleiding van nieuw personeel • Conflictbemiddeling • Rapportagekanalen (bijv. alarmtelefoons, GSM-bereik, mogelijkheid om op vertrouwelijke wijze informa- tie te delen) In stand houden van een goede relatie met de plaatselijke gemeenschap IT (bijvoorbeeld gebruik van VPN, passend wachtwoordenbeleid) • • • Organisatorische maatregelen (bijvoorbeeld gescheiden gebruik van gemengde toiletten, isolatie van zie- ke personen, snel transport van water en geneesmiddelen) • Voorzien in operationele standaardprocedures voor incidenten met groot risico of een hoge waarschijn- lijkheidsgraad die van invloed kunnen zijn op de capaciteit (bijv. brand) • Goede preventie- en inperkingsmaatregelen met betrekking tot alle besmettelijke ziekten • Ontwikkeling van een passend sanctiebeleid Bij de opening van nieuwe opvangcentra tijdens een grote toestroom van vluchtelingen is het noodzakelijk dat de centra zo snel mogelijk worden opgestart. Daarom is het van groot belang om vooraf toepasselijke beveiligings- maatregelen te formuleren, waaronder huisregels, te volgen procedures en benodigde contracten (bijv. met een beveiligingsbedrijf). Gewoonlijk zijn er al huisregels en procedures, maar deze zijn niet allemaal van toepassing op het beheer van centra in geval van een grote toestroom van vluchtelingen (bijv. minder tijd, vollere centra en andere belanghebbenden dan in een normale situatie). In dergelijke gevallen moet de opvangautoriteit bepalen welke aanpassingen vereist zijn. Wees voorbereid op de grotere veiligheidsrisico’s die zich kunnen voordoen in geval van een grote toestroom van vluchtelingen. Indien mogelijk moet worden geprobeerd duidelijke procedures te formuleren waarin wordt bepaald hoe personeel zich in bepaalde situaties dient te gedragen. Hoewel er wellicht procedures voor de aan- pak van de gevaarlijkste situaties bestaan, is het belangrijk deze te analyseren en te controleren of deze moeten worden aangepast om op een grote toestroom van vluchtelingen voorbereid te zijn. In situaties waarin sprake is van een grote toestroom van vluchtelingen, is het niet altijd mogelijk tegelijkertijd aan alle aspecten van de beveiliging aandacht te besteden. Daarom moet er een analyse van de verschillende beveiligingsonderdelen worden gemaakt om te bepalen aan welke onderdelen prioriteit dient te worden verleend (bijv. brandveiligheidsregels). Voldoende opleiding en kennis van procedures bij het personeel is van cruciaal belang om bovengenoemde maatregelen mogelijk te maken; veiligheid is immers niet alleen afhankelijk van hardware en geformuleerde regels en voorschriften. 