2006/401/CE: Decisão da Comissão, de  20 de Janeiro de 2006 , que estabelece normas de execução da Decisão 2004/904/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo dos Estados-Membros e às regras de gestão administrativa e financeira de projectos co-financiados pelo Fundo Europeu para os Refugiados  [notificada com o número C(2006) 51/3]
Artikel 6 Delegatie van taken door de verantwoordelijke autoriteit Indien de taken van de verantwoordelijke autoriteit geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een andere instantie, legt de verantwoordelijke autoriteit nauwkeurig vast wat de gedelegeerde taken inhouden en volgens welke procedures zij moeten worden uitgevoerd, waarbij de voorwaarden van artikel 3 in acht worden genomen. Deze procedures omvatten het regelmatig verstrekken van infor- matie over de uitvoering van de gedelegeerde taken en van een beschrijving van de gebruikte middelen aan de verantwoordelijke autoriteit. De door de verantwoordelijke autoriteit overgedragen taken zul- len worden meegedeeld aan en erkend door de instantie waaraan deze taken zijn overgedragen. Artikel 7 Controleautoriteit De controleautoriteit is bevoegd voor de organisatie van de lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG internationale 1. in artikel 25, bedoelde controles in overeenstemming met normen. De in lid 1 vermelde controles hebben betrekking op een 2. steekproef van de medegefinancierde projecten, die op grond van een risicoanalyse worden geselecteerd en ten minste 10 % van de totale subsidiabele uitgaven van elk jaarprogramma bestrijken. De steekproef beantwoordt aan de volgende vereisten: a) b) c) hij omvat projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn; er is rekening gehouden met de risicofactoren die bij natio- nale of communautaire controles zijn vastgesteld, alsmede met de kosten-batenverhouding, gelet op eerder uitgevoerde controles van de rekeningen; er wordt gewaarborgd dat voor de in artikel 25 bedoelde con- troles projecten worden geselecteerd die representatief zijn voor het geheel van de projecten van een jaarprogramma. Bij de uitvoering van de controles gaat de controleautoriteit 3. na of: a) de beheers- en controlesystemen daadwerkelijk worden toe- gepast, welke de eventuele tekortkomingen zijn en hoe ern- stig deze zijn. ; b) er een toereikend controlespoor is; c) d) e) f) voor een toereikend aantal van de boekhoudbescheiden die worden bewaard bij de verantwoordelijke autoriteit of een instantie waaraan zij taken heeft overgedragen, bij de begun- stigden van de subsidies en, in voorkomend geval, bij andere instanties of ondernemingen die projecten uitvoeren, over- eenstemming bestaat met de bewijsstukken waarop deze betrekking hebben; de uitgavenposten beantwoorden aan de in Beschikking C(2006)51 def.  /1 van de Commissie bepaalde subsidiabili- teitsvereisten, aan de vereisten die tijdens de nationale selec- tieprocedure zijn vastgesteld, aan de bepalingen van de subsidieovereenkomst of een ander rechtsinstrument waar- bij de subsidie is verleend, en aan de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden; het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen die zijn omschreven in de artikelen 4 en 7 van Beschikking 2004/904/EG en ten goede komt van de in artikel 3 van dezelfde beschikking opgesomde doelgroepen; de financiële bijdragen van de Gemeenschap beantwoorden aan de vereisten die zijn vastgesteld in artikel 20 van Beschik- king 2004/904/EG of in andere toepasselijke communautaire bepalingen en daadwerkelijk en zonder korting of vertraging aan de begunstigden zijn betaald; g) de overeenkomstige beschikbaar is gesteld. financiële bijdrage daadwerkelijk Het in artikel 28, 4. lid 2, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat de resultaten van alle door de controleautoriteit verrichte controles en een beschrijving van de maatregelen van de verant- woordelijke autoriteit ten aanzien van de vastgestelde afwijkingen en onregelmatigheden. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/23 Artikel 8 Certificeringsinstantie De certificeringsinstantie is bevoegd voor het certificeren van de uitgavendeclaraties die de verantwoordelijke autoriteit overeen- komstig artikel 24 van Beschikking 2004/904/EG opstelt met behulp van het in bijlage 6 weergegeven model. De certificering waarborgt dat: 1) de uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op controleerbare bewijsstukken; 2) de gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften en zijn gedaan voor concrete projecten die aan de hand van de voor het jaarprogramma geldende criteria voor financiering zijn geselecteerd en in overeenstemming zijn met de toepasselijke communautaire en nationale voorschriften; 3) de certificeringsinstantie met het oog op de certificering van de verantwoordelijke autoriteit toereikende informatie heeft ontvangen over de gevolgde beheersprocedures, de door het fonds medegefinancierde projecten en de controles die zijn verricht in verband met de in de uitgavenstaten vermelde uitgaven; 4) terdege rekening is gehouden met de resultaten van alle door de controleautoriteit uitgevoerde audits; 5) bedragen aan communautaire middelen, die op grond van vastgestelde onregelmatigheden onterecht betaald blijken en samen met de eventuele rente zijn teruggevorderd, zijn afge- trokken van de uitgavendeclaratie. Artikel 9 Controlespoor De beheers- en controlesystemen van de lidstaten bieden 1. een toereikend controlespoor. Onder een toereikend controlespoor wordt een controle- 2.  spoor verstaan dat het mogelijk maakt: a) de overeenstemming na te gaan van de aan de Commissie verstrekte gecertificeerde uitgavendeclaraties met de afzon- derlijke uitgavenstaten en met de tot staving daarvan dien- ende bewijsstukken die worden bewaard op de verschillende administratieve niveaus van de verantwoordelijke autoriteit en eender welke instantie waaraan zij taken heeft overgedra- gen, alsmede bij de begunstigden van de subsidies; en b) de toewijzing en de overmakingen van de uit hoofde van het fonds verleende communautaire financiering alsmede van de medefinancieringsbronnen van het project te verifiëren. 3. De verantwoordelijke autoriteit zorgt voor procedures die garanderen dat de plaats waar alle documenten worden bewaard die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Europees Vluchtelingenfonds, wordt geregis- treerd en dat de documenten ter inspectie kunnen worden over- gelegd op verzoek van: a) de controleautoriteit, b) de certificeringsinstantie, c) de ambtenaren en gemachtigde functionarissen van de Com- missie, waaronder die van het Europees Bureau voor fraude- bestrijding (OLAF), en van de Europese Rekenkamer. De verantwoordelijke autoriteit houdt gedurende de vijf 4. jaren die volgen op de betaling door de Commissie van het eind- saldo voor een jaarprogramma, alle bewijsstukken – hetzij de ori- ginele stukken, hetzij voor authentiek gewaarmerkte afschriften op algemeen aanvaarde gegevensdragers – van de met het project verband houdende uitgaven en controles ter beschikking van de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de Europese Rekenkamer. In geval van gerechtelijke vervolging of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.  REGELS VOOR HET ADMINISTRATIEF EN FINANCIEEL BEHEER VAN PROJECTEN DOOR DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT HOOFDSTUK III Artikel 10 Procedures voor selectie en toekenning De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedures voor de selectie van de door het fonds mede te financieren acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken: a) instelling van de procedures voor selectie en toekenning met inachtneming van het transparantiebeginsel, het beginsel van gelijke behandeling en, indien van toepassing, met de regels voor openbare aanbestedingen, en het nemen van alle maat- regelen om eventuele belangenconflicten te vermijden; b) het publiceren van aanbestedingen en oproepen tot het indie- nen van voorstellen via de geschikte kanalen op nationaal en regionaal niveau; c) d) e) f) ontvangst van aanvragen, bevestiging van ontvangst, regis- tratie en archivering van aanvragen voor medefinanciering; formele, kwalitatieve en budgettaire analyse en beoordeling van aanvragen met behulp van de criteria die zijn vastgesteld in de oproepen tot het indienen van voorstellen of de open- bare aanbestedingen; organisatie van bijeenkomsten en verbinding met selectie- of evaluatiepanels; overleg met bevoegde organen in verband met de comple- mentariteit van de voorgestelde acties met andere regionale, nationale en communautaire financiële instrumenten; L 162/24 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 g) goedkeuring van het besluit betreffende de selectie van pro- jecten op het geschikte niveau van de verantwoordelijke autoriteit; die zijn vastgesteld in Beschikking C(2006)51 def. /1 en de nationale regelgeving; h) publicatie van de resultaten van de procedure voor selectie en toekenning; i) schriftelijke kennisgeving van de resultaten van het selectie- proces aan iedere aanvrager, met inbegrip van een verklaring van de selectiebesluiten. e) f) de voorwaarden voor het in ontvangst nemen, verifiëren en valideren van verzoeken om betaling, alsmede voor het goedkeuren, betalen en boeken van uitgaven; invordering van ongebruikte middelen en van middelen die de begunstigden hebben gebruikt voor niet-subsidiabele uitgaven. Artikel 11 In de in lid 1, onder a), vermelde contracten of subsidie- 2. overeenkomsten wordt onder meer het volgende vastgesteld: Procedures voor het administratief, contractueel en financieel beheer van de acties 1.  De verantwoordelijke autoriteit stelt gedetailleerde procedu- res voor het beheer van acties vast, die onder meer de volgende punten bestrijken: a) b) c) het sluiten van contracten, subsidieovereenkomsten of gelijkwaardige rechtsinstrumenten met de geselecteerde begunstigden; de follow-up van overeenkomsten en alle wijzigingen hier- van door het instellen van een systeem voor het administra- tief beheer van projecten (briefwisseling, invoeren van en toezien op wijzigingen, aanmaningen, ontvangst en verwer- king van verslagen enz. ); analyse van activiteitenverslagen en financiële verslagen betreffende de projecten, verificatie van de levering van mede- gefinancierde producten en diensten, inclusief verificaties ter plaatse, indien nodig; d) verificatie of aangegeven uitgaven werkelijk verricht zijn en of deze beantwoorden aan de voorwaarden voor subsidiëring a) b) c) het bedrag van de subsidie en het maximumpercentage van de subsidiabele en totale kosten van het project; een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het ondersteunde project; overeengekomen de financieringsplan voor het project; voorlopige begroting en het d) het tijdschema en de bepalingen voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst (verplichtingen inzake verslaglegging, wijzigingen, beëindiging, …); e) een definitie van subsidiabele kosten; f) voorwaarden voor de betaling van de subsidie en boekhoud- kundige vereisten. 3. De verantwoordelijke autoriteit stelt een systeem in om gedetailleerde boekhoudkundige gegevens over ieder project in het kader van de jaarprogramma’s in elektronische vorm te regis- treren en te bewaren en zorgt ervoor dat de gegevens over de uit- voering van de projecten die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de controle en de evaluatie, worden verzameld. HOOFDSTUK IV CONTROLE Artikel 12 Verantwoordelijkheden van de lidstaten artikelen 3 tot en met 11. Zij zijn verantwoordelijk voor de effi- ciënte werking van deze systemen gedurende de hele uitvoerings- periode van door het fonds gefinancierde acties. 1. De lidstaten zijn verantwoordelijk voor het goed financieel beheer van door het fonds gefinancierde acties en voor de wettig- heid en regelmatigheid van de onderliggende transacties. Zij zien erop toe dat de verantwoordelijke autoriteiten en de instanties waaraan taken zijn overgedragen, de certificeringsinstanties, de controleautoriteiten en alle andere betrokken instanties adequate richtsnoeren ontvangen voor het opzetten van beheers- en controlesystemen, die garanderen dat de middelen van de Gemeenschap doelmatig en correct worden gebruikt. 3.  Tegelijk met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 die- nen de lidstaten bij de Commissie overeenkomstig de in de arti- kelen 3 tot en met 11 vastgestelde vereisten een beschrijving van de systemen in, die de organisatie en de procedures van de ver- antwoordelijke autoriteit, alle instanties waaraan taken worden overgedragen, de certificeringsinstantie en de controleautoriteit bestrijkt. De lidstaten zorgen ervoor dat de beheers- en controle- 2. systemen zijn opgezet overeenkomstig de vereisten van de 4. De lidstaten verstrekken een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/25 Artikel 13 Artikel 14 Verantwoordelijkheden van de Commissie Samenwerking met de controleautoriteiten van de lidstaten 1. Binnen 12 maanden na de ontvangst van de in artikel 12, lid 3, bedoelde beschrijving voert de Commissie een documenten- controle van de door de lidstaat ingestelde beheers- en controle- systemen uit, evenals een controle ter plaatse van de procedures voor de uitvoering van deze beschikking, de controlesystemen, de boekhoudsystemen en de procedures voor het plaatsen van opdrachten en het toekennen van subsidies die worden gevolgd door de verantwoordelijke autoriteit en de instanties waaraan zij taken heeft overgedragen. De Commissie stelt de lidstaat in ken- nis van alle vastgestelde tekortkomingen of gebreken van de sys- temen en verklaart welke corrigerende maatregelen vereist zijn. Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschik- 2. king 2004/904/EG van de Raad verricht de Commissie een nieuw onderzoek bij ingrijpende wijzigingen in de procedures of syste- men van de lidstaten. 1. De Commissie werkt met de door de lidstaten aangewezen controleautoriteiten samen om hun respectievelijke controle- plannen en -methoden te coördineren en zij wisselt onmiddellijk de resultaten van de controles van de beheers- en controle- systemen uit om zo goed mogelijk gebruik te maken van de voor de controle beschikbare middelen en om dubbel werk te voorkomen. 2. De Commissie en de controleautoriteiten komen regelma- tig en minstens eens per jaar bijeen om samen de resultaten van de controles die zijn opgenomen in de krachtens artikel 28, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG ingediende jaarverslagen, en om overleg te plegen over andere kwesties in verband met de verbe- tering van de beheers- en controlesystemen.  HOOFDSTUK V REGELINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE EURO Artikel 15 Artikel 16 Meerjaren- en jaarprogramma’s Verslagen, uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen De in artikel 16 van Beschikking 2004/904/EG vermelde 1. voorstellen van meerjaren- en jaarprogramma’s worden bij de Commissie ingediend in euro. 2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma’s geven de in bijlagen 1 en 2 van deze beschik- king bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de natio- nale munteenheid. Voor de omzetting van de nationale munteenheid in euro wordt de dagkoers gebruikt die is gepubli- ceerd in de C-reeks van het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin het voorstel van meerjaren- of jaarprogramma’s aan de Commissie wordt voorgelegd. 1. De in Beschikking 2004/904/EG vermelde voortgangsver- slagen, eindverslagen, uitgavendeclaraties en betalingsverzoeken worden bij de Commissie ingediend in euro. 2. Lidstaten die een andere munteenheid dan de euro hebben op de datum van de indiening van de verslagen kunnen de in bij- lagen 3, 4 en 6 bedoelde financiële gegevens zowel in euro als in de nationale munteenheid geven. Bij uitgaven in de nationale munteenheid wordt voor de omzetting in euro de dagkoers gebruikt die is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op de laatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de uitgave is geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autoriteit. 3. Wanneer de euro de munteenheid van een lidstaat wordt, die de in het vorige lid beschreven omzettingsprocedure heeft toe- gepast, blijft deze procedure geldig voor alle uitgaven die zijn geregistreerd in de rekeningen van de verantwoordelijke autori- teit vóór de datum van de inwerkingtreding van de vaste koers voor de omrekening van de nationale munteenheid en de euro. HOOFDSTUK VI GOEDKEURING VAN DE REKENINGEN Artikel 17 Goedkeuring van de rekeningen uitgaven dient de verantwoordelijke autoriteit de volgende docu- menten in bij de Commissie: Uiterlijk negen maanden na de in het jaarlijkse financierings- 1. besluit vastgestelde uiterste datum voor de subsidiabiliteit van de a) het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 4 vastgestelde model; L 162/26 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6.  2006 b) c) d) de definitieve uitgavendeclaratie, opgesteld overeenkomstig het in bijlage 6 vastgestelde model en gecertificeerd door de certificeringsinstantie; het door de controleautoriteit opgestelde verslag over de uit- gevoerde controles; een betalingsverzoek of een terugbetalingsverklaring, opge- steld overeenkomstig het model in bijlage 5. 2. De in lid 1 genoemde termijn van negen maanden wordt onderbroken indien de Commissie een besluit tot opschorting van de betalingen voor de medefinanciering van het betrokken jaar- programma heeft genomen overeenkomstig artikel 26, lid 2, van Beschikking 2004/904/EG. De termijn loopt verder vanaf de datum waarop het lid 3, van Beschikking 2004/904/EG bedoelde besluit van de Commissie is meegedeeld aan de lidstaat. in artikel 26, Onverminderd de bepalingen van artikel 26 van Beschik- 3. king 2004/904/EG laat de Commissie de lidstaat binnen zes maanden na de ontvangst van de in lid 1 bedoelde documenten weten welk bedrag zij ten laste van het fonds aanvaardt en welke financiële correcties eventueel worden toegepast als gevolg van het verschil tussen de gedeclareerde uitgaven en de ten laste van de begroting aanvaarde uitgaven. De lidstaat heeft drie maanden de tijd om te reageren. Binnen drie maanden na ontvangst van de opmerkingen van 4. de lidstaat beslist de Commissie welk bedrag zij aanvaardt ten laste van het fonds en vordert zij het verschil tussen de uiteinde- lijk aanvaarde uitgaven en het reeds aan de lidstaat betaalde bedrag terug. 5. Indien de verantwoordelijke autoriteit de in lid 1 bedoelde documenten niet tijdig in een aanvaardbaar formaat verstrekt, schrapt de Commissie ambtshalve de medefinanciering door het fonds voor de periode waarvoor het medefinancieringsbesluit geldt, geeft een inningsopdracht voor alle bedragen die krachtens het medefinancieringsbesluit reeds zijn betaald, en maakt alle betrokken uitstaande bedragen weer vrij. 6. De in lid 5 bedoelde procedure voor het ambtshalve vrijma- ken van de kredieten wordt voor het bedrag dat met de betrok- ken projecten overeenkomt, geschorst indien op het moment dat de in lid 1 bedoelde documenten worden ingediend, in de lidstaat een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking loopt. De lidstaat verstrekt in het gedeelte- lijke eindverslag uitvoerige informatie over dergelijke projecten en dient elke zes maanden een voortgangsverslag in. Uiterlijk drie maanden na de afronding van de gerechtelijke procedure of het administratief beroep dient de lidstaat voor het betrokken project de in lid 1 genoemde documenten in.  HOOFDSTUK VII SLOTBEPALINGEN Artikel 18 Slotbepalingen Het staat de lidstaten vrij striktere nationale controleregels toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertog- dom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Repu- bliek Polen, de Portugese Republiek, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zwe- den en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland. Artikel 19 Gedaan te Brussel, op 20 januari 2006. Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Tsjechi- sche Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Est- land, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, Ierland, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, Voor de Commissie Franco FRATTINI Vice-voorzitter 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/27 BIJLAGE 1 EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS ONTWERP MEERJARENPROGRAMMA (2005-2007) 1. LIDSTAAT. 2. VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 13 VAN DE EVF-BESCHIKKING (EEN FUNCTIONEEL ORGAAN VAN DE LIDSTAAT OF EEN NATIONALE OVERHEIDSINSTANTIE) De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG Naam:. Adres:. Naam van de verantwoordelijke persoon:. Contactpersoon:. Functie van de contactpersoon:. Tel:. Fax:. E-mail:. De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13, lid 1, van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing) (voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor het ten uitvoer leggen van EVF-acties heeft overgedragen aan deze instantie) Naam:. Adres:. Naam van de verantwoordelijke persoon:. Contactpersoon:. Functie van de contactpersoon:. Tel:. Fax:. E-mail:. 3. SITUATIE IN DE LIDSTAAT Geef een beschrijving van de actuele situatie in uw lidstaat met betrekking tot regelingen in verband met opvang, asiel- procedures, integratie en vrijwillige terugkeer voor de doelgroepen die zijn vermeld in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG. Deze beschrijving dient het volgende te omvatten: 1) een overzicht van de trends sinds 2003 in verband met de in artikel 3 vermelde doelgroepen, inclusief een beknopte beschrijving van de sociale omstandigheden voor asielzoekers, vluchtelingen en ontheemden (hervestiging indien van toepassing); L 162/28 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 2) 3) 4) 5) de vermelding van de overheidsmiddelen die sinds begin 2003 daadwerkelijk zijn gebruikt voor opvang, integratie en vrijwillige terugkeer; de belangrijkste resultaten van de acties/projecten op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwil- lige terugkeer die sinds 2003 met nationale middelen (buiten EVF) zijn gefinancierd.  Geef een algemene evaluatie van de impact van deze acties/projecten; de belangrijkste resultaten van de acties/projecten op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwil- lige terugkeer die vorig jaar of de vorige jaren in uw land zijn medegefinancierd door het Europees Vluchtelingen- fonds. Geef een algemene evaluatie van de impact van deze projecten; een analyse van de tekortkomingen in uw land met betrekking tot opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terugkeer. 4. ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN IN DE LIDSTAAT Geef een analyse van de behoeften in uw land op het gebied van opvang, asielprocedures, integratie en vrijwillige terug- keer, alsmede een indicatie van de operationele doelstellingen om in de loop van de programmeringsperiode (2005- 2007) in deze behoeften te voorzien, daarbij rekening houdend met de richtsnoeren van de Commissie betreffende prioriteiten voor meerjarenplanning in, zoals hieronder omschreven: Prioriteit 1 Tenuitvoerlegging van de belangrijkste acties (waaronder die in verband met integratie) die zijn beschreven in: a) b) Verordening (EG) nr. 343/2003 van de Raad van 18 februari 2003 tot vaststelling van de criteria en instrumenten om te bepalen welke lidstaat verantwoordelijk is voor de behandeling van een asielverzoek dat door een onderdaan van een derde land bij een van de lidstaten wordt ingediend (1), Verordening (EG) nr. 2725/2000 van de Raad van 11 december 2000 betreffende de instelling van „Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van de Overeenkomst van Dublin (2), (1) PB L 50 van 25. 2. 2003, blz. 1. (2) PB L 316 van 15. 12. 2000, blz. 1. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/29 c) d) e) f) g) Verordening (EG) nr. 407/2002 van de Raad van 28 februari 2002 tot vaststelling van sommige uitvoerings- bepalingen voor Verordening (EG) nr.  2725/2000 betreffende de instelling van „Eurodac” voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van de Overeenkomst van Dublin (1), Richtlijn 2001/55/EG van de Raad van 20 juli 2001 betreffende minimumnormen voor het verlenen van tijdelijke bescherming in geval van massale instroom van ontheemden en maatregelen ter bevordering van een evenwicht tussen de inspanningen van de lidstaten voor de opvang en het dragen van de consequenties van de opvang van deze personen (2), Richtlijn 2003/9/EG van de Raad van 27 januari 2003 tot vaststelling van minimumnormen voor de opvang van asielzoekers in de lidstaten (3), Richtlijn 2003/86/EG van de Raad van 22 september 2003 inzake het recht op gezinshereniging (4); wat de bepa- lingen over vluchtelingen betreft, Richtlijn 2004/83/EG van de Raad van 29 april 2004 inzake minimumnormen voor de erkenning van onderdanen van derde landen en staatlozen als vluchteling of als persoon die anderszins internationale bescherming behoeft, en de inhoud van de verleende bescherming (5). Prioriteit 2 de voorbereiding van de tenuitvoerlegging van beginselen en maatregelen uit de richtlijn van de Raad betreffende minimumnormen voor de procedures in de lidstaten voor de toekenning of intrekking van de vluchtelingenstatus, die in 2005 zal worden vastgesteld. (1) PB L 62 van 5. 3. 2002, blz. 1. (2) PB L 212 van 7. 8. 2001, blz. 12. (3) PB L 31 van 6. 2. 2003, blz. 18. (4) PB L 251 van 3. 10. 2003, blz. 12. (5) PB L 304 van 30. 9. 2004, blz. 12. L 162/30 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6.  2006 Prioriteit 3 de tenuitvoerlegging van maatregelen die erop gericht zijn de kwaliteit van procedures voor het behandelen van ver- zoeken tot internationale bescherming in lidstaten te verbeteren, bijvoorbeeld door: — het tot stand brengen van één enkele procedure voor de beoordeling van verzoeken tot internationale bescherming; — het versterken van de bundeling, de beoordeling en het doeltreffend gebruik van informatie over landen of regio’s van herkomst; — strategieën voor het aanpakken van bijzondere omstandigheden waardoor asielstelsels en opvangvoorzieningen van lidstaten onder druk komen te staan, onder meer als gevolg van hun geografische ligging; — onafhankelijke, kwalitatieve evaluaties van de asielstelsels in de lidstaten, die in samenwerking met de asiel- autoriteiten worden uitgevoerd; — het versterken van de kwaliteit van de beslissingen die worden genomen in de eerste fase van de asielprocedures om de procedure van het begin tot het einde te versnellen en krachtige eindbeslissingen te waarborgen; — acties ter verhoging van de integriteit van de asielstelsels van de lidstaten, in het bijzonder door de vrijwillige terug- keer van personen die daarvoor in aanmerking komen; — strategieën om de gevallen waarin een vereenvoudigde of versnelde procedure of een bijzondere opvangregeling nodig is, te identificeren en aan te pakken. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/31 Prioriteit 4 de tenuitvoerlegging van maatregelen die betrekking hebben op asielzoekers, vluchtelingen of de begunstigden van tij- delijke of aanvullende bescherming, minderjarigen, met eerbiediging van het beginsel van het belang van het kind. L 162/32 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 Prioriteit 5 (facultatief) voor lidstaten die hervestigingsregelingen hebben vastgesteld of voornemers zijn die vast te stellen, maatregelen die in het bijzonder gericht zijn op de opvang en voorlichting van personen die onder dergelijke regelingen tot de lidstaten worden toegelaten en op het beheer van dergelijke regelingen. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/33 5. STRATEGIE OM DEZE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN a) Geef een beschrijving van de strategie om de in punt 4 vermelde doelstellingen te verwezenlijken, met de prioriteit die aan elk van de doelstellingen wordt toegekend. Beschrijf in het kort welke acties zijn voorgenomen om uitvoe- ring te geven aan deze prioriteiten. Hoe dragen de acties bij tot het verwezenlijken van de prioriteiten?. L 162/34 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6.  2006 b) Beschrijf het verloop van de in artikel 13, lid 3, onder a), van Beschikking 2004/904/EG bedoelde raadpleging van de relevante partners. 6. COMPATIBILITEIT MET ANDERE INSTRUMENTEN Geef aan of en hoe deze strategie strookt met andere regionale, nationale en communautaire instrumenten. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/35 7. INDICATIEF FINANCIERINGSPLAN Stel een indicatief financieringsplan op waarin per jaar en per actie de geplande financiële bijdrage van het fonds staat vermeld, alsmede het totaalbedrag van de publieke en/of particuliere medefinanciering. Indicatief financieringsplan (meerjarenplanning voor een periode van 3 jaar) Overheidsmiddelen Gemeen- schap (EVF) Land Regio’s Lokale over- heden Particu- liere mid- delen Totaal Opvang en asiel- procedures Totaal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 2006 2007 Integratie Totaal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vrijwillige terugkeer Technische bijstand Totaal 2005 2006 2007 Totaal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 2006 2007 Totaal 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 2006 2007 2005 2006 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Zie artikel 15 van deze beschikking. 8. ZICHTBAARHEID VAN DE EVF-MEDEFINANCIERING De EVF-financiering moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle activiteiten die verband houden met de in het kader van het programma gefinancierde acties. Dit kan worden gegarandeerd door: — het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden op het materiaal dat wordt tot stand gebracht door de nationale autoriteit die belast is met de tenuitvoerlegging van het nationale programma (oproep tot het indienen van voorstellen, richtlijnen, aanvraagformulieren, brieven aan aanvragers, enz. ); — alle begunstigden in kennis te stellen van de EVF-medefinanciering: — het EU-logo aan te brengen op alle in het kader van het project gekochte uitrusting; — het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden op het materiaal dat wordt gebruikt om bekendheid te geven aan het project, op folders, op postpapier met briefhoofd, bij PR-activiteiten, enz. ; L 162/36 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — het EU-logo aan te brengen en de EVF-medefinanciering te vermelden in alle lokalen van de gesubsidieerde organen (b. v. op muren van kantoren, ingangen, enz. ); — het publiek te informeren over de EVF-medefinanciering wanneer de projecten worden vermeld tijdens seminars of conferenties.  Voor de EVF-medefinanciering wordt de volgende vermelding gebruikt: „door het Europees Vluchtelingenfonds mede- gefinancierd project”. Het EU-logo kan worden gedownload van: http://europa. eu. int/abc/symbols/emblem/index_nl. htm In iedere publicatie waarin de EVF-medefinanciering wordt vermeld, moet worden gespecificeerd dat de publicatie de mening van de auteur weergeeft en dat de Commissie niet aansprakelijk is voor het gebruik dat eventueel van de infor- matie wordt gemaakt. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/37 Bijlage (i) bij het ontwerp van jaarprogramma 2005 Beschrijving van het beheers- en controlesysteem dat de lidstaat heeft ingesteld voor de tenuitvoerlegging van EVF II De lidstaat is overeenkomstig artikel 12, lid 2, onder c), verantwoordelijk voor het beheer van de door het EVF gesteunde projecten. Beschrijf het systeem voor de tenuitvoerlegging dat in dat verband is ingesteld om a) te zorgen voor de coördi- natie en de consistentie van de acties, b) projecten te selecteren en de transparantie van de selectieprocedure te waarborgen en c) de projecten te beheren en erop toe te zien, ze te controleren en te evalueren en audits uit te voeren. Bij de tenuitvoerlegging dienen de toepassingsbepalingen in acht te worden genomen die door de Commissie zijn goedge- keurd overeenkomstig artikel 13, lid 5, van Beschikking 2004/904/EG. Maak voor uw beschrijving van het tenuitvoerleggingssysteem gebruik van de vragenlijst in Bijlage (i). Dien de ingevulde vra- genlijst samen met het voorstel voor het jaarprogramma 2005 in. Denk eraan dat een geactualiseerde beschrijving van de beheers- en controlesystemen bij de Commissie moet worden inge- diend telkens wanneer substantiële wijzigingen aan de systemen en procedures worden aangebracht. L 162/38 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 Datum: 1. ACTIEKADER 1. 1. Wettelijk kader (Geef aan welke wetgeving en nationale regelgeving geldt voor de procedures inzake het beheer en de controle van de EVF-acties) Nationale wetgeving die van toepassing is op het beheer van het EVF. Specifieke nationale regels, aangenomen met het oog op het beheer van het EVF. 1. 2. Verantwoordelijke autoriteit en instantie waaraan taken zijn overgedragen De verantwoordelijke autoriteit als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG (voeg het officieel document toe waarbij de betrokken openbare instantie wordt aangewezen als „verantwoordelijke autoriteit” voor het beheer van het EVF) Naam:. Adres:. Naam van de verantwoordelijke persoon:. Contactpersoon:. Functie van de contactpersoon:. Tel:. Fax:. E-mail:. 14. 6.  2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/39 De instantie waaraan taken zijn overgedragen als bedoeld in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG (indien van toepassing) (voeg het officieel document bij, waarbij de verantwoordelijke autoriteit de verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging van de acties van het EVF delegeert aan deze instantie) Naam:. Adres:. Naam van de verantwoordelijke persoon:. Contactpersoon:. Functie van de contactpersoon:. Tel:. Fax:. E-mail:. 2. STRUCTUUR EN MIDDELEN VAN DE VERANTWOORDELIJKE AUTORITEIT/INSTANTIE WAARAAN TAKEN ZIJN OVERGEDRAGEN Voeg een gedetailleerd organisatieschema bij met een korte beschrijving van de functies. Voeg ook een organisatieschema en een korte beschrijving van de functies toe voor iedere instantie waaraan de tenuitvoer- legging van het EVF is overgedragen. 2. 1. Status van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen Wat is de rechtsstatus van de verantwoordelijke autoriteit? Overheidsorganisatie Publiekrechtelijke instelling of agentschap Wat is de rechtsstatus van de instantie waaraan taken zijn overgedragen? Overheidsorganisatie Publiekrechtelijke instelling of agentschap Privaatrechtelijke instelling Overige (specificeer). 2. 2. Lijst van het personeel Verantwoordelijke autoriteit (belangrijkste personeelsleden die bij het beheer van de EVF-fondsen betrokken zijn) Functie Naam Status L 162/40 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 Instantie waaraan taken zijn overgedragen (indien van toepassing) Functie Naam Status 2. 3. Het inschakelen van externe entiteiten (geef aan of de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, externe entiteiten inschakelt voor de uit- voering van één of meerdere taken en, zo ja, op welke manier). 3. BESCHRIJVING VAN DE FUNCTIES DIE INHERENT ZIJN AAN DE BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN 3. 1. Verdeling van de taken Taken Eenheden/Diensten/verantwoordelijke personen Opstellen van het nationale meerjaren- en jaarprogramma Publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen (subsi- dies) Ontvangst en registratie van de voorstellen Administratieve analyse van de voorstellen (subsidiabiliteit) Financiële analyse van de voorstellen Evaluatie van de voorstellen Technische analyse van de voorstellen Selectie van de voorstellen (besluit) Kennisgeving van de besluiten aan de aanvragers van subsidie Opstelling van betrokken subsidieovereenkomsten Ondertekening van subsidieovereenkomsten Toezicht op de uitvoering van de projecten 14. 6.  2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/41 Taken Eenheden/Diensten/verantwoordelijke personen Ontvangst van betalingsaanvragen/facturen Analyse van de betalingsaanvragen/facturen van de begunstigden Toestemming voor de betalingen Controle van de projecten (1) Betalingen Opstelling en publicatie van openbare aanbestedingen Ontvangst en registratie van offertes Administratieve analyse van offertes Financiële analyse van offertes Technische analyse van offertes Procedure voor het gunnen van aanbestedingen Ondertekening van contracten Jaarlijks uitvoeringsverslag Opstelling van de aan de Europese Commissie toegezonden uitgavendeclaraties van de lidstaat Opstelling van de aan de Europese Commissie toegezonden betalingsaanvragen van de lidstaat Toezending van de betalingsaanvragen van de lidstaat aan de Euro- pese Commissie Controle van de beheerssystemen (2) Evaluatie (1) In voorkomend geval de externe consultants vermelden. (1) (2) Verificaties van de acties die, met het oog op controle (artikel 25, lid 1, onder a)) door de verantwoordelijke autoriteit of onder haar verantwoordelijkheid worden uitgevoerd (externe auditeurs, overheidsdiensten), d. w. z. die niet rechtstreeks verband hou- den met de gebruikelijke verificaties in het kader van het projectbeheer (analyse en besluit, betalingsaanvragen, enz. ). 3. 2. Scheiding van de functies (wanneer het beheer, de betaling en de controle worden verricht binnen dezelfde entiteit (dienst), specificeren of deze functies dui- delijk van elkaar gescheiden zijn). Vastlegging in de boekhouding van de EVF-ontvangsten en -uitgaven 3. 2. 1. Vastlegging in de boekhouding Op welke boekhoudkundige basis worden de kredieten van het EVF vastgelegd? Specifieke begrotingsplaats in de nationale begroting Post buiten begroting Speciale specifieke bankrekening Andere (specificeer). L 162/42 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 3. 2. 2. Traject voor de terbeschikkingstelling en overschrijving van de middelen van de rekening waar deze worden gestort in de lidstaat tot aan de specifieke rekening van de eindbegunstigde Niveaus Rekeninghouder Verantwoordelijke persoon Storting van de door de EG overgemaakte midde- len Eind-begunstigde Stemt deze procedure voor de goedkeuring van de EVF-betalingen overeen met die welke wordt toegepast voor betalingen in het kader van de nationale begroting? Ja Neen Zo neen, de verschillen beschrijven en de redenen hiervoor aangeven. 3. 2. 3. Beschrijving van de voorschriften inzake de overdracht van kredieten die van toepassing zijn op het EVF voor de EVF-kredieten en voor de kredieten inzake nationale medefinanciering wanneer het gaat om overheidsmiddelen. 4. ANALYSE VAN DE BEHEERSPROCESSEN — BESCHRIJVING VAN DE TRAJECTEN EN PROCEDURES 4. 1.  Opstellen van het meerjaren- en jaarprogramma Wie stelt het bij de Commissie in te dienen meerjaren- en jaarprogramma op?. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/43 Hoe worden met name de in deze programma’s opgenomen financiële plannen opgesteld?. Houdt deze voorbereiding contacten in met geschikte partners om het meerjarenwerkprogramma op te stellen, of met potentiële begunstigden, voordat het jaarprogramma wordt vastgesteld (aankondiging van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling, oproep tot het indienen van voorstellen, aanbestedingsprocedure)?. 4. 2. Oproepen tot het indienen van voorstellen en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures Bestaan er documenten (handboeken, rondzendbrieven, handleidingen voor de procedures) die de verantwoorde- lijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen, heeft goedgekeurd en waarin de hieronder omschre- ven procedures formeel zijn vastgelegd? Ja Neen 4. 2. 1. Opstelling van de oproepen tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding — Opstelling en geldigverklaring van de oproep tot het indienen van voorstellen/Openbare aanbesteding Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Bij te voegen documenten Oproep tot het indienen van voorstellen 2005 (met inbegrip van aanvraagformulieren); Openbare aanbesteding — Wie werd geraadpleegd vóór de afronding van de oproep tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding? Andere diensten Andere nationale autoriteiten Europese Commissie Andere (specificeer). 4. 2. 2. Publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen/openbare aanbesteding Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) L 162/44 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — Wijze van publicatie: — Nationaal publicatieblad en het Publicatieblad van de EU (indien vereist in het kader van de aanbestedingsprocedure) — specifieke websites — algemene pers — gespecialiseerde pers — brochures en folders — Ander middel (specificeer). 4. 2. 3. Steunverlening aan de aanvragers bij de voorbereiding van de voorstellen/offertes (b. v. documenten of diensten om de oproepen tot het indienen van voorstellen nader toe te lichten, zoals de leidraad voor aanvragers) Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoor-delijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rond- zendbrief, handleiding voor de procedures, controle- lijsten, enz. ) Bij te voegen documenten Bestaande documenten of ontwerpen 4. 2. 4. Ontvangst en registratie van de voorstellen/offertes Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.  ) — De ontvangst van het voorstel/de offerte wordt bevestigd aan de hand van: — een bericht van ontvangst — een brief/fax/e-mail — ander middel — geen bevestiging (specificeer). — Verificatie van de inachtneming van de verzend-/ontvangstdata en volledigheid van de ontvangen voorstellen/offertes: Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 2. 5. Analyse van voorstellen/offertes a) Administratieve analyse (informatie over de aanvragers, verificatie van de subsidiabiliteitscriteria, enz. ) Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/45 b) Technische analyse (analyse in het licht van de in de oproep tot het indienen van voorstellen/het bestek vastgestelde selectie- en gunningscriteria) Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Zijn er voor de selectie en gunning nauwkeurige criteria vastgesteld? Ja Neen Zo ja, zijn deze formeel vastgelegd in een document (analyserooster, enz. )? Ja Neen c) Financiële analyse Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Zijn er nauwkeurige criteria vastgesteld (referentiewaarden/plafond per soort uitgaven)? Ja Neen Zo ja, zijn deze formeel vastgelegd in een document (controlelijst, enz. )? Ja Neen 4. 2. 6. Verhouding tot andere communautaire initiatieven of programma’s In hoeverre wordt nagegaan of er een overlapping is met acties/projecten die in uw lidstaat worden gefinancierd in het kader van andere communautaire initiatieven of programma’s, bij voorbeeld EQUAL? Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 2. 7. Evaluatie en selectie van de voorstellen/aanbestedingsprocedures Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Beschrijf de bij de evaluatie van de ingediende voorstellen/offertes betrokken partijen (interne evaluatie, externe beoordelaars, evaluatiecomités). L 162/46 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 4. 2. 8. Beslissing om de voorstellen/offertes te selecteren/af te wijzen Wie is officieel bevoegd om te beslissen welke voorstellen worden geselecteerd of afgewezen? Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 2. 9.  Kennisgeving van de beslissing om de voorstellen/offertes af te wijzen Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Wordt aan de aanvrager/inschrijver gemeld dat het voorstel/de offerte wordt afgewezen? Ja Neen Zijn de redenen voor de afwijzing vermeld in het schrijven? Ja Neen 4. 2. 10. Aanvaarding van het project/financieringsbesluit/gunning van de opdracht Boekhoudkundige regeling voor geselecteerde projecten Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Wie ondertekent de financieringsovereenkomst/het besluit tot gunning van de opdracht namens de verantwoor- delijke autoriteit/de instantie waaraan taken zijn overgedragen? (voeg een exemplaar bij van een typeovereenkomst en van een model van de aan de begunstigden toegestuurde verslagen) Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoor-delijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rond- zendbrief, handleiding voor de procedures, controle- lijsten, enz. ) Bij te voegen documenten Model(len) van een subsidie-overeenkomst 4. 3. Beheer en betaling van de subsidie 4. 3. 1. Betalingsvoorwaarden zoals vastgesteld in de met de begunstigde gesloten subsidieovereenkomst(en) Bedrag (% van het totaal) Betalingsvoorwaarden (door de begunstigden in te dienen verslagen) Geplande datum (ten opzichte van de uitvoe- ring van het project) Uitbetaling Eerste voorfinanciering: Tweede voorfinanciering Balans 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/47 Werden er ten behoeve van de begunstigden modellen van voortgangs- en eindevaluatieverslagen vastgesteld? (voeg de modellen van voortgangs- en evaluatieverslagen bij) Ja Neen Zijn er ten behoeve van de begunstigden modellen van financiële verslagen/betalingsaanvragen vastgesteld? (voeg modellen van financiële verslagen en betalingsaanvragen bij) Ja Neen 4. 3. 2. Toezicht op de uitvoering van de projecten Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Omvat deze follow-upcontroles ter plaatse? Ja Neen Zo ja, welke regelingen werden er getroffen (periodiciteit, controle van de projectactiviteiten/financiële aspecten, enz. )?. 4. 3. 3. Ontvangst en analyse van de in het kader van projecten ingediende betalingsaanvragen Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz.  ) Omvat de analyse van de betalingsaanvragen de volgende controles: Eerste voorfinanciering (J/N) Tweede voorfinanciering (J/N) Saldo (J/N) Stemt het gevraagde bedrag overeen met het in de overeenkomst vastgestelde bedrag? Is de aanvrager de juiste persoon en zijn de gege- vens betreffende de bankrekening waarop de sub- sidie moet worden gestort, correct? Is het project voltooid overeenkomstig de bepa- lingen van de subsidieovereenkomst? Volledige en gedetailleerde lijst van de project- uitgaven Verificatie van de berekeningen van de uitgaven- declaratie van de begunstigde Stemmen de gedeclareerde uitgaven overeen met de begrotingsramingen? Bewijsstukken voor de gedeclareerde uitgaven Percentage van de gedeclareerde uitgaven gecon-. % troleerd aan de hand van bewijsstukken: Het certificeren van de uitgaven door een extern orgaan (accountant, auditor, enz. ) Stemmen de gedeclareerde uitgaven overeen met de in Beschikking. van de Commis- sie vastgestelde regels? L 162/48 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 4. 3. 4. Initiatief voor betaling/invordering van begunstigden Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 3. 5. Opdracht tot betaling/invordering Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 3. 6. Uitvoering van de betaling/invordering Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Omvat de uitvoering van de betalingen/invorderingen de volgende controles? Eerste voor- financiering Voorschot (J/N) Tweede voor- financiering Tussentijds (J/N) Saldo (J/N) Bestaat er een geldige juridische verbintenis voor het project (subsidieovereenkomst)? Geldige toestemming voor betaling/invorderingsbevel (controlelijst) Naar behoren door de gemachtigde vertegenwoordiger ondertekende opdracht tot betaling/invordering Exacte rechtsstatus en bankgegevens van de begunstigde Correcte boekhoudkundige verwerking van de aanvraag tot betaling/invordering 4. 3. 7. Wijze van betaling Hoe worden de begunstigden betaald? Bankoverschrijving Cheque Anders 4. 3. 8. Follow-up van de invorderingen (Welke maatregelen worden genomen om de daadwerkelijke terugbetaling van de ten aanzien van de projecten in de inningsopdrachten vermelde bedragen te garanderen en te volgen?). 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/49 4. 3. 9. Procedures voor een nieuwe verdeling van de in het kader van het EVF terugbetaalde middelen (in voorkomend geval). 4. 4. Uitgavendeclaraties en betalingsaanvragen van de lidstaat 4. 4. 1.  Uitgavendeclaratie Welke dienst/instantie stelt de uitgavendeclaraties op die aan de Europese Commissie worden toegezonden? Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) Welke autoriteit certificeert de uitgavendeclaraties die aan de Europese Commissie worden toegezonden? Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke persoon/instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 4. 4. 2. Verzoek om betaling Welke dienst stelt de betalingsverzoeken op die aan de Europese Commissie worden toegezonden (artikel. )? Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) 5. VERIFICATIES, CONTROLE EN AUDIT 5. 1. Bevoegde diensten voor steekproeven (als bedoeld in artikel 25, lid 1, onder a), van Beschikking 2004/904/EG) Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst (1) Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) (1) Geef ook de gevallen aan waarin een extern orgaan gewoonlijk de controles uitvoerde. L 162/50 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 5. 2.  Kernmerken van de controle van de projecten Indicatoren Ja Neen Ja Neen Structuur van de controle: — gecentraliseerd — gedecentraliseerd — geëxternaliseerd Aantal bij de controle betrokken personen Soort controles: Controles op grond van een risicoanalyse? — ex ante — tijdens de uitvoering van de projecten — ex post Wordt bij de opstelling van het jaarprogramma rekening gehouden met de in artikel 7 bepaalde steekproefmethode? De controleactiviteiten omvatten: Nagaan of de selectieprocedures in acht zijn genomen Nagaan of de bestemming van het project overeenstemt met de in het nationaal uitvoeringsprogramma van het EVF omschreven doelstellingen Nagaan of de door de begunstigden van de subsidies gedeclareerde uitga- ven overeenstemmen met de bewijsstukken Nagaan of de uitgaven overeenstemmen met de communautaire vereisten, de bij de toepassing van de nationale selectieprocedure vastgestelde vereis- ten, de bepalingen van de overeenkomst of van het besluit tot toekenning van de subsidie en de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden Nagaan of er een daadwerkelijke nationale medefinanciering is Nagaan of de procedures en trajecten in acht zijn genomen die door de ver- antwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, zijn vastgesteld voor de analyse, het toestaan en de uitvoering van de betalin- gen aan de begunstigden Nagaan of, wat het subsidiebedrag betreft, de in artikel 23 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde maxima in acht zijn genomen Nagaan of de subsidies daadwerkelijk aan de begunstigden zijn overge- maakt Nagaan of het controlespoor toereikend is Nagaan of de voor de projecten goedgekeurde uitgaven en ontvangsten overeenstemmen met de uitgaven en ontvangsten die door de verantwoor- delijke autoriteit zijn vermeld in haar uitgavendeclaraties aan de Europese Commissie 5. 3. Follow-up van het controleproces a) Aan wie worden de controleverslagen toegezonden? de begunstigden van de gecontroleerde projecten de directie van de verantwoordelijke autoriteit de interne controledienst van de verantwoordelijke autoriteit de nationale controleautoriteiten Andere (specificeer). 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/51 b) Welk gevolg wordt gegeven aan deze verslagen? — ten aanzien van de betreffende projecten (financiële correcties, controles van andere projecten die uit- gaan van dezelfde begunstigden, enz. ). — ten aanzien van de diensten van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedra- gen (wijzigingen en correcties van de procedures/handleidingen voor de procedures, controlelijsten, enz. ). 5. 4.  Controle van de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen Wordt de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen, aan een audit onderworpen? Ja Neen Welke diensten of autoriteiten kunnen deze audit uitoefenen? De interne controledienst bij de verantwoordelijke autoriteit/instantie waaraan taken zijn overgedragen De controledienst van een andere instantie Het nationale controleorgaan (Rekenkamer) Werd een dergelijke controle reeds uitgevoerd sinds de inwerkingtreding van Beschikking 2004/904/EG van de Raad? Ja Neen Zo ja: Wanneer?. Door welke autoriteit?. Beschikbaarheid van het verslag/de verslagen?. Welk gevolg werd aan dit verslag gegeven?. L 162/52 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 6. CONTROLESPOOR Waar worden de volgende documenten bijgehouden? Documenten Verantwoordelijke dienst/eenheid Duur Nationaal meerjaren- en jaarprogramma Besluit van de Europese Commissie betreffende het nationale meerjaren- en jaarprogramma Oproepen tot het indienen van voorstellen/Openbare aanbestedingen Aanvraagdossiers/Contractdossiers Verslagen betreffende de administratieve, technische en financiële ana- lyse van de ontvangen voorstellen (evaluatieformulieren) en verslagen van de evaluatiecomités Besluit inzake de toekenning van de subsidie of de weigering van het voorstel Subsidieovereenkomst Besluiten tot het aangaan van de betalingsverplichtingen voor de pro- jecten Door de begunstigden van de subsidies ingediende tussentijdse en eind- verslagen Voor de gesubsidieerde projecten ingediende financiële verslagen en betalingsaanvragen Bewijsstukken inzake ontvangsten en uitgaven voor de gesubsidieerde projecten Toestemming voor betaling/invordering van de subsidies (controle- lijsten) Opdrachten tot betaling of invordering van de subsidie Bewijzen van betaling/invordering van de subsidie Verslagen over de uitgevoerde controles Verslagen over de controles op nationaal niveau van de beheers- en controlesystemen Aan de Europese Commissie toegezonden uitgavendeclaraties Aan de Europese Commissie toegezonden betalingsaanvragen Aan de Europese Commissie toegezonden eindverslagen betreffende de tenuitvoerlegging van de projecten Bewijs van de door de Europese Commissie verrichte betalingen 7. EVALUATIE 7. 1. Met de evaluatie belaste diensten Gepland? JA/NEEN/NVT Verantwoordelijke instantie/dienst (1) Formele vastlegging van de procedure (handboek, rondzendbrief, handleiding voor de procedures, controlelijsten, enz. ) (1) In voorkomend geval ook de externe consultants vermelden. 7. 2. Evaluatietijdschema Hoe vaak zullen de EVF-acties worden geëvalueerd? Tussentijdse evaluatie Slotevaluatie 7. 3. Indicatoren Zijn indicatoren vastgesteld met het oog op het toezicht op en de evaluatie van projecten en nationale programma’s en worden deze verzameld tijdens de beheersfase? Ja Neen 14. 6.  2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/53 Werden gedetailleerde indicatoren vastgesteld voor elke in de artikelen 4, 5, 6 en 7 van Beschikking 2004/904/EG vastgestelde soort actie? Indicatoren van de midde- len en de uit- voering van de projecten (zo ja, aankrui- sen) Indicatoren van de uitvoe- ring van de acties (zo ja, aankrui- sen) Indicatoren van het resul- taat van de acties (zo ja, aankrui- sen) Indicatoren van de impact (gevolgen) van de acties (zo ja, aankrui- sen) 1. Voorzieningen voor opvang en asiel- procedures — hulp aan personen — structurele steunverlening 2. Integratie — hulp aan personen — structurele steunverlening 3. Vrijwillige terugkeer — hulp aan personen — structurele steunverlening L 162/54 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 BIJLAGE 2 EUROPEES VLUCHTELINGENFONDS ONTWERP JAARPROGRAMMA 2005 1. LIDSTAAT. 2. ALGEMENE SELECTIEVOORWAARDEN VOOR DE PROJECTEN DIE WORDEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN HET JAARPROGRAMMA Stemmen de algemene selectievoorwaarden voor de projecten die worden gefinancierd in het kader van het jaar- programma, overeen met de in het meerjarenprogramma vastgestelde regels? Beschrijf gedetailleerd de eventuele verschillen. 3. ACTIES 3. 1. Actie A): Voorwaarden voor opvang en asielprocedures i. Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie. ii. Doel van de actie. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/55 iii. Financieringsplan (*) Toelage Europees Vluchtelingenfonds Staatstoelagen Toelagen van regio’s Toelagen van plaatselijke autoriteiten Nationale toelagen Totale overheidsmiddelen Particuliere middelen Totale kosten (*) Zie artikel 15 van deze beschikking. iv. Tijdschema A B C D E = B+C+D F = A+E G H = F+G 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1. 1. 2005 en 30. 6. 2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering) Aanvangsdatum:. Einddatum:. v. Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 5 van Beschikking 2004/904/EG. vi. Doelgroepen De in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen (rechtspositie toelichten). vii. Begunstigden (NGO’s, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) viii.  Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van de EVF-beschikking bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. ix. Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief: — verbetering van de infrastructuur of de dienstverlening op het gebied van opvang (in cijfers); — materiële steun en medische en psychologische zorg; — sociale bijstand, voorlichting of bijstand bij administratieve stappen; — verlening van ondersteunende diensten, zoals vertaling en opleiding, ter verbetering van de opvang- voorzieningen en de doeltreffendheid en de kwaliteit van de asielprocedures; — verbetering van de informatieverstrekking aan de lokale gemeenschappen die te maken krijgen met degenen die in het land van ontvangst worden opgevangen; — soort en omvang van de speciale maatregelen ter ondersteuning van kwetsbare groepen; L 162/56 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — gesprekken van juridische en andere adviesdiensten met begunstigden in de doelgroepen (duur van de contacten); — aantal gebruikers van in het kader van de projecten tot stand gebrachte producten (informatiebronnen, ver- taling van documenten, enz. ); — concrete verbeteringen bij de behandeling van asielverzoeken; — verbetering van de vertegenwoordiging van de asielzoekers (bv. rechtssteun); — andere (specificeer). x. Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. xi. Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale maatregelen Toon aan dat de voorgestelde acties volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke acties die wor- den gefinancierd door andere nationale of communautaire instrumenten en dat zij de nationale maatregelen aan- vullen, maar niet vervangen. 3. 2. Actie B): De integratie van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen wier verblijf in de betrokken lidstaat een duurzaam en stabiel karakter draagt i. Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie. ii. Doel van de actie. iii. Financieringsplan (*) Toelage Europees Vluchtelingenfonds Staatstoelagen Toelagen van regio’s Toelagen van plaatselijke autoriteiten Nationale toelagen Totale overheidsmiddelen Particuliere middelen Totale kosten (*) Zie artikel 15 van deze beschikking. A B C D E = B+C+D F = A+E G H = F+G 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 14. 6.  2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/57 iv. Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1. 1. 2005 en 30. 6. 2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering) Aanvangsdatum:. Einddatum:. v. Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 6 van Beschikking 2004/904/EG. vi. Doelgroepen De in artikel 3 van de EVF-beschikking bedoelde personen waarvan het verblijf in de betrokken lidstaat van duur- zame en/of stabiele aard is (N. B. : er mogen geen asielzoekers of al dan niet legale migranten betrokken zijn). vii. Begunstigden (NGO’s, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) viii. Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. ix. Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief: — verlening van advies en bijstand op gebieden als huisvesting, bestaansmiddelen, integratie in de arbeidsmarkt en medische, psychologische en sociale zorg; Materiaal en verstrekte diensten; — aantal acties die de begunstigden in staat stellen zich op sociaal-cultureel vlak aan te passen aan de samen- leving van de lidstaat en de in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie verankerde waarden te onderschrijven; — acties die de duurzame deelname aan het maatschappelijke en culturele leven bevorderen; — geldwaarde van de rechtstreekse steun (voeding, kleding, huisvesting, enz. ); — aantal verstrekte gezondheidsdiensten; — aantal aan onderwijs of opleiding bestede uren (bv. taalcursussen of beroepsopleiding); — duur van de gesprekken van sociale adviesdiensten met begunstigden in de doelgroepen; — aantal gebruikers van in het kader van de projecten tot stand gebrachte producten (informatiebronnen, ver- taling van documenten, enz. ); L 162/58 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — concrete verbeteringen bij de integratie van de vluchtelingen; — acties ter bevordering van gelijke toegang en gelijke behandeling bij de contacten van deze personen met overheidsinstellingen; — andere (specificeer). x. Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. xi.  Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale maatregelen De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde maatregelen volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke acties die worden gefinancierd door andere nationale of communautaire instrumenten en dat zij de nationale acties aanvullen, maar niet vervangen. 3. 3. Actie C): De vrijwillige terugkeer van de in artikel 3 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde personen, mits deze personen geen nieuwe nationaliteit hebben verworven en het grondgebied van de lidstaat niet hebben verlaten i. Redenen voor de tenuitvoerlegging van de actie. ii. Doel van de actie. iii. Financieringsplan (*) Toelage Europees Vluchtelingenfonds Staatstoelagen Toelagen van regio’s Toelagen van plaatselijke autoriteiten Nationale toelagen Totale overheidsmiddelen Particuliere middelen Totale kosten (*) Zie artikel 15 van deze beschikking. A B C D E = B+C+D F = A+E G H = F+G 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/59 iv. Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1. 1. 2005 en 30. 6. 2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering) Aanvangsdatum:. Einddatum:. v. Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Deel de acties in overeenkomstig artikel 7 van Beschikking 2004/904/EG. vi. Follow-up van de situatie na de vrijwillige terugkeer Beschrijf het systeem dat is ingesteld voor toezicht en follow-up na de vrijwillige terugkeer. vii. Doelgroepen De in artikel 3 van de EVF-beschikking bedoelde personen, op voorwaarde dat zij geen nieuwe nationaliteit heb- ben verworven (genaturaliseerde personen) en het grondgebied van de lidstaat niet hebben verlaten (toelichten) viii. Begunstigden (NGO’s, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, …) ix. Betrokken nationale autoriteiten Specificeer indien een andere dan de in artikel 13 van Beschikking 2004/904/EG bedoelde verantwoordelijke autoriteit betrokken is. x.  Verwachte resultaten in cijfers De lijst van voorbeelden hieronder is niet volledig, doch slechts illustratief: — aantal personen die gebruik hebben gemaakt van voorlichting en advies over maatregelen of programma’s op het gebied van vrijwillige terugkeer; — aantal personen (werkenden, gezinshoofden, gezinsleden) die naar het land van oorsprong terugkeren; — aantal personen die niet zijn teruggekeerd, maar de met de terugkeer verband houdende steun hebben ontvangen; — bijkomende economische voordelen voor het land van oorsprong (bv. aantal nieuwe arbeidsplaatsen, opge- richte bedrijven, enz. ); — het verstrekken van informatie over aspecten die relevant zijn voor de terugkeer, met inbegrip van de eco- nomische, administratieve en politieke situatie in het land van oorsprong, de werkgelegenheid, eigendoms- rechten en andere juridische aangelegenheden; — bedrag van de financiële steun aan de personen die naar het land van oorsprong terugkeren; — samenwerking met soortgelijke projecten in andere lidstaten; L 162/60 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — duur van de gesprekken van adviseurs met begunstigden in de doelgroepen; — aantal gebruikers van in het kader van de projecten tot stand gebrachte producten (voorlichting over de situa- tie in de landen of regio’s van herkomst of de voormalige gewone verblijfplaats); — meetbare gevolgen van de maatregelen van in de Europese Unie gevestigde herkomstgemeenschappen die de vrijwillige terugkeer van de in Beschikking 2004/904/EG van de Raad bedoelde personen vergemakkelijken; — acties ter vergemakkelijking van het opzetten en uitvoeren van nationale initiatieven of programma’s voor vrijwillige terugkeer; — andere (specificeer). xi. Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering Beschrijf hoe wordt gezorgd voor de zichtbaarheid van de EVF-financiering voor iedere activiteit die verband houdt met de in het kader van deze actie gefinancierde projecten. xii. Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde acties en met nationale acties De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde acties volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soort- gelijke acties die worden gefinancierd door andere nationale (met inbegrip van regionale en plaatselijke) of com- munautaire instrumenten en dat zij de nationale acties aanvullen, maar niet vervangen. 4. TECHNISCHE BIJSTAND i. Redenen voor het gebruik van technische bijstand Gedetailleerde beschrijving van de beschikbare middelen en van de extra behoeften bij de tenuitvoerlegging van het EVF-programma. ii. Doel van de technische bijstand (artikel 18 van Beschikking 2004/904/EG). iii.  Financieringsplan (*) Toelage Europees Vluchtelingenfonds Staatstoelagen Toelagen van regio’s Toelagen van plaatselijke autoriteiten Nationale toelagen Totale overheidsmiddelen Particuliere middelen Totale kosten A B C D E = B+C+D F = A+E G H = F+G 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % (*) Max. 7 % van de jaarlijkse door de lidstaat toegekende middelen, plus 30 000 EUR. Niet verplicht voor medefinanciering. Zie artikel 15 van deze beschikking. 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/61 iv. Tijdschema (De projecten moeten beginnen tussen 1 januari en 31 december van het programmajaar. Bij wijze van uitzondering moeten de projecten voor het programma 2005 beginnen tussen 1. 1. 2005 en 30. 6. 2006. Voor het jaarprogramma 2005 komen projectuitgaven vanaf 1 januari 2005 in aanmerking voor financiering) Aanvangsdatum:. Einddatum:. v. Ten uitvoer te leggen acties (schematisch overzicht) Acties inzake technische en administratieve bijstand in verband met de voorbereiding, controle en evaluatie van de maatregelen, bijvoorbeeld: (a) kosten in verband met de voorbereiding, selectie, evaluatie en follow-up van de door het EVF mede- gefinancierde verrichtingen. Hierbij kan het gaan om leasing of aankoop van computersystemen waarvan de verantwoordelijke autoriteit de noodzaak naar behoren verantwoordt en waarvan de kosten in verhou- ding staan tot de omvang van het programma. De geleasde of aangekochte apparatuur mag uitsluitend voor de tenuitvoerlegging van het programma worden gebruikt. Hierbij zijn de subsidiabiliteitsregels voor lea- sing van toepassing; (b) voorlichtingsacties en kosten in verband met de zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering; (c) kosten in verband met audits, controles ter plaatse en verificaties van de projecten; (d) Uitgaven in verband met beloning, inclusief socialezekerheidsbijdragen, komen enkel in aanmerking in de volgende gevallen: (e) (f) vaste ambtenaren die tijdelijk zijn gedetacheerd door een formeel besluit van de verantwoordelijke autoriteit en die belast zijn met de in de punten 2-4 hierboven opgesomde taken; tijdelijk personeel of personeel uit de privé-sector, dat uitsluitend belast is met de in de punten 2-4 hierbo- ven opgesomde taken. vi. Procedure voor het plaatsen van opdrachten De overheidsinstantie die het EVF-programma ten uitvoer legt (en eventueel andere bij de tenuitvoerlegging betrokken organen). Specificeer in het bijzonder volgens welke procedure voor het plaatsen van opdrachten de uitgaven voor technische bijstand zullen worden beheerd. vii.  Betrokken nationale autoriteiten Aangeven of het een andere dan de in artikel 13 van de EVF-beschikking bedoelde verantwoordelijke autoriteit betreft. viii. Verwachte resultaten in cijfers Bijvoorbeeld: — Gekwantificeerde verbetering van de tenuitvoerlegging van de EVF-beschikking: — Verbeteringen bij de voorbereiding van oproepen tot het indienen van voorstellen en bij de opstelling van het programma (specificeer het aantal personen/dagen): — Evaluatie van de projectvoorstellen (specificeer het aantal): — Selectie van de projecten (geraamd aantal): — Follow-up van de projecten en beheer van het programma (specificeer het aantal personen/dagen) — Audit en controles ter plaatse (specificeer het aantal audits/bezoeken): L 162/62 NL Publicatieblad van de Europese Unie 14. 6. 2006 — Evaluatieverslagen (specificeer het aantal personen/dagen): — Initiatieven om bekendheid te geven aan de projecten (specificeren): — Aankoop of leasing van materiaal (specificeren): — Andere (specificeren): ix. Zichtbaarheid van de EVF-medefinanciering De EVF-financiering moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle activiteiten die verband houden met de in het kader van deze maatregel gefinancierde projecten. x. Complementariteit met soortgelijke, door andere instrumenten gefinancierde maatregelen en met nationale maatregelen De lidstaat dient aan te tonen dat de voorgestelde maatregelen volledig opgenomen zijn in en afgestemd zijn op soortgelijke maatregelen die worden gefinancierd door andere nationale, communautaire of internationale instru- menten en dat zij de nationale maatregelen aanvullen, maar niet vervangen. 5. INDICATIEF JAARLIJKS FINANCIERINGSPLAN (*) Toelage Europees Vluchtelingenfonds Staatstoelagen Toelagen van regio’s Toelagen van plaatselijke autoriteiten Nationale toelagen Totale overheidsmiddelen Particuliere middelen Totale kosten (*) Zie artikel 15 van deze beschikking. A B C D E = B+C+D F = A+E G H = F+G 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 14. 6. 2006 NL Publicatieblad van de Europese Unie L 162/63 BIJLAGE 3 MODEL VOORTGANGSVERSLAG (Artikel 23, lid 3, van Beschikking 2004/904/EG) Te zenden naar: Europese Commissie Directoraat-generaal Justitie, vrijheid en veiligheid Administratieve eenheid B/4 Europees Vluchtelingenfonds B-1049 Brussel Lidstaat:. Jaarprogramma:. Verantwoordelijke autoriteit:. (naam van contactpersoon, dienst of instantie, adres, fax, telefoon, e-mail) Uiterste termijn: wanneer 70 % van het bedrag van de eerste voorfinanciering is uitgegeven door de eindbegunstigde. A. 