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lcoods
Annexe 1 du protocole de mise en œuvre des procédures de
reconnaissance mutuelle d’autorisation de mise en exploitation
commerciale des locomotives et des véhicules à voyageurs
conventionnels entre les autorités nationales de sécurité de
République Tchèque et de France - Guide d’application

Appendix 1 of the protocol for setting up cross-acceptance
procedures of locomotives and railway vehicles for conventional
railway systems between the national safety authorities of Czech
Republic and France – Application guide

FR-CZ_XA_Application-guide2017

Page 1 sur 19

FICHE D’IDENTIFICATION – IDENTIFICATION FILE

Titre du document

Title of the
document

Guide d’Application des procédures de reconnaissance mutuelle
d’autorisation de mise en exploitation commerciale des locomotives et des
véhicules à voyageurs conventionnels entre les autorités nationales de
sécurité de République Tchèque et de France.
Application guide for setting up cross-acceptance procedures of
locomotive and railway vehicles for conventional railway systems between
the national safety authorities of Czech Republic and France.

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V1

29/06/2017

Création du document

Original document

FR-CZ_XA_Application-guide2017

Page 2 sur 19

Sommaire – Contents

Page

Version française:
I

Remarques générales

4

II

Véhicule ou type de véhicule pour lequel une première autorisation
de mise en exploitation commerciale simultanée est demandée dans
les deux Etats membres

5

III

Véhicule ou type de véhicule déjà autorisé dans un Etat membre et
pour lequel une autorisation supplémentaire de mise en exploitation
commerciale est demandée dans l’autre Etat membre

6

➢

Particularités pour l’autorisation de mise en exploitation commerciale
d’un véhicule « ancien »

8

Annexe 1

Exemple d’attestation de conformité à un chapitre

9

Annexe 1 bis

Exemple d’attestation pour un véhicule ancien suivant la comparaison
des référentiels

11

I

General remarks

12

II

Vehicle or type of vehicle where a simultaneous first authorization
for placing in service in both Member States is required

13

III

Vehicle or type of vehicle already authorized in one Member State
and for which an additional authorization for placing in service is
requested in another Member State

14

➢

Special considerations regarding authorization for placing in service
for an “old” vehicle

15

Appendix 1

Example of conformity certificate with a chapter

17

Appendix 1 bis

Example of certificate for an old vehicle as per comparison of
standards

19

English version:

FR-CZ_XA_Application-guide2017

Page 3 sur 19

Version française

Ce guide d’application constitue l’annexe 1 du « Protocole de mise en œuvre des procédures
de reconnaissance mutuelle d’autorisation de mise en exploitation commerciale des
locomotives et des véhicules à voyageurs circulant sur les lignes conventionnelles entre les
autorités nationales de sécurité de République Tchèque et de France », signé le 26/06/2017.
Son objet est d’expliciter le fonctionnement des procédures d’autorisation de mise en
exploitation commerciale (AMEC) des véhicules par l’application d’une reconnaissance
mutuelle, y compris dans le cas de leur renouvellement ou réaménagement.
Au besoin, ce guide d’application est mis à jour en commun accord par les autorités nationales
de sécurité (ANS) concernées. Les exigences techniques des deux Etats membres se
trouvent dans le document technique commun qui constitue l’annexe 2 du protocole sus-cité,
basé sur la liste des paramètres de la décision d’exécution 2015/2299 de la Commission
modifiant la décision 2009/965/CE.
Ce guide est rédigé dans les langues officielles des ANS signataires. Toutefois, l’utilisation de
l’anglais comme langue commune pourra être acceptée.

I

Remarques générales

Lors du lancement d’un processus de demande d’autorisation de véhicules, les référentiels
techniques et réglementaires applicables sont ceux en vigueur à la date de mise en
exploitation commerciale du véhicule. Les documents nécessaires pour l’AMEC devront être
classés selon la structure du “Document Technique Commun”, annexé à l’accord.
Dans le cadre de la Décision de la Commission 2011/155/UE relative à la publication et à la
gestion du document de référence, les ANS et le demandeur s’appuient sur l’application des
documents de référence des ANS concernées, soit :
- la partie 1 «Guide d’application» ;
- la partie 2 «Document de référence national» ;
- la partie 3 «Informations sur le cadre juridique national» ;
afin de faciliter la procédure d’AMEC de véhicules entre les Etats membres. Ces documents
sont également disponibles dans la base de données des documents de référence (RDD),
hébergée sur le site de l’Agence ferroviaire européenne.
Les attestations de conformité (annexe 1) délivrées par une ANS pour les paramètres classés
« A » sont considérées reconnues par l’autre partie signataire, pour autant qu’un nouvel
élément issu du retour d’expérience n’appelle pas de nouvelles vérifications et/ou s’il n’y a pas
de situation dérogatoire. Dans ce cas, les ANS cosignataires se concertent sur les suites à
donner.

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Page 4 sur 19

La classification «A» indique que les règles nationales arrêtées sont réputées être entièrement
équivalentes en terme de niveau de sécurité ferroviaire entre deux Etats membres.
Dans ce document, le terme « Etat membre » (EM) est à comprendre au sens d’un Etat,
membre de ce protocole de reconnaissance mutuelle.
Un véhicule existant, conçu et construit selon une version des STI antérieure à celle inscrite
dans le « document technique commun », est considéré comme un véhicule conforme aux
STI. Pour ce type de véhicule, l’autorisation supplémentaire de mise en exploitation
commerciale est à traiter comme défini au chapitre III de ce guide.
Les attestations de conformité délivrées par chaque ANS constituent des pièces du dossier de
demande d’autorisation et leur fourniture n’exonère pas le demandeur du respect des
procédures nationales relatives aux demandes d’AMEC de véhicule. Pour un même
paramètre, la classification prévue à l’annexe technique peut ne pas être commutative.

II

Véhicule ou type de véhicule pour lequel une première autorisation de mise
en exploitation commerciale simultanée est demandée dans les deux Etats
membres

En application de la Directive 2008/57/CE, articles 21; 22; 24 et 26, il est possible de procéder
à une autorisation de mise en exploitation commerciale simultanée pour une première AMEC
dans les deux EM.
Dans ce cas, le demandeur devra adresser simultanément une demande d’AMEC à chacune
des ANS concernées en vertu des réglementations nationales en vigueur au moment de la
demande d’AMEC, en demandant expressément l’application de ce protocole.
Les ANS mettent en place une organisation commune et devront également s’accorder avec
le demandeur sur le choix de l’autorité qui délivrera la première autorisation.
Lors des réunions préalables au dépôt de la demande, les ANS se coordonneront entre-elles
sur les points suivants :
- Les règles applicables ;
- La désignation d’une ANS coordinatrice ;
- La ou les langue(s) à utiliser par le demandeur ;
- Le regroupement de paramètres sous un thème et la répartition de ces paramètres
entre les ANS participantes ;
- La répartition et la forme des documents ;
- Le mode de traitement des paramètres non classés « A » ;
- Le planning de livraison des documents visant à démontrer la conformité du véhicule ;
- Le planning de délivrance des attestations de conformité des points A ;
- …
Ces décisions seront arrêtées dans un compte-rendu, à valider par tous les participants. Le
demandeur sera informé des décisions retenues. La répartition de la vérification des
paramètres ou des thèmes classés «A», se fera entre les ANS et le demandeur de façon à
préserver la cohérence du système.

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Page 5 sur 19

o

Pour chaque paramètre classé «A», le demandeur enverra les documents nécessaires à
la vérification, uniquement à l’ANS chargée de l’évaluation du paramètre concerné.
Les ANS s’échangent les attestations de conformité relatives aux paramètres classés «A»
qu’elles ont respectivement évalués conformément aux référentiels normatifs applicables
dans leur Etat. Copie est faite au demandeur. L’attestation de conformité devra clairement
identifier chaque thème ou paramètre(s) pour lequel elle est délivrée.
Cette attestation de conformité certifie que les exigences ont été vérifiées par l’autorité
émettrice. Elle démontre la conformité des objets d’évaluation en application du point 4 du
protocole de mise en œuvre des procédures de reconnaissance mutuelle. Cette
attestation peut contenir des restrictions.

o

Concernant les paramètres classés «B» et «C» et les paramètres classés en catégorie
« A » ne pouvant être couverts par une attestation de conformité, le demandeur devra
fournir les documents requis à chacune des ANS qui procéderont à leur propre évaluation
dans le respect de leurs réglementations nationales.

Les documents transmis par le demandeur à chacune des ANS, devront être rédigés dans la
ou les langues définies lors des réunions préalables au dépôt de la demande.
NOTA : en cas de modifications du véhicule, le demandeur doit s’assurer que les attestations
de conformité délivrées par les ANS ne sont pas impactées. Auquel cas, de nouvelles
évaluations devront être effectuées. Au terme de ces évaluations, si la conformité aux règles
est avérée, de nouvelles attestations de conformité devront être délivrées.
Chaque ANS pourra délivrer l’AMEC de véhicule pour son propre réseau ferroviaire national
lorsque le dossier de demande d’autorisation correspondant sera complété et accepté d’après
sa réglementation nationale.
Dans chaque EM, les documents suivants devront être joints au dossier de demande
d’autorisation :
- les attestations de conformité délivrées par l’autre ANS, obtenues pour les paramètres
répertoriés dans la catégorie «A»,
- les documents nécessaires à la démonstration de conformité des paramètres classés
«B» et «C» et les paramètres classés « A » non couverts par une attestation de
conformité.

III Véhicule ou type de véhicule déjà autorisé dans un Etat membre et pour
lequel une autorisation supplémentaire de mise en exploitation commerciale
est demandée dans l’autre Etat membre
En application de la Directive 2008/57/CE et de ses articles 21; 23; 25 et 26, le demandeur
peut demander une autorisation supplémentaire de mise en exploitation commerciale de
véhicule sur base de la première AMEC.
Il peut demander spécifiquement l’application du protocole de reconnaissance mutuelle pour
tous les paramètres, en accord avec la Directive 2008/57/CE et ses articles 23.2 et 25.1.

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Lors des réunions préalables au dépôt de la demande, les ANS se coordonneront entres-elles
sur les points suivants :
- Les règles à appliquer ;
- La ou les langue(s) à utiliser par le demandeur ;
- La répartition et la forme des documents ;
- Le mode de traitement des paramètres non classés « A » ;
- Le planning de livraison des documents visant à démontrer la conformité du véhicule ;
- …
Ces décisions seront arrêtées dans un compte-rendu à valider par tous les participants. Le
demandeur sera informé des décisions retenues.
a) Pour les paramètres classés «A», le demandeur présentera les attestations de
conformité rédigées par l’ANS membre de ce protocole ayant délivrée la première
AMEC. Ces attestations seront fournies conformément au point 4 du protocole de mise
en œuvre des procédures de reconnaissance mutuelle.
b) Pour les paramètres classés «B» et «C» et les paramètres classés en catégorie « A »
ne pouvant être couverts par une attestation de conformité, le demandeur devra fournir
les documents requis à l’ANS ayant reçu la demande d’autorisation supplémentaire de
mise en exploitation commerciale . Celle-ci procédera à sa propre évaluation dans le
respect de sa réglementation nationale.
Si pour obtenir l’autorisation supplémentaire de mise en exploitation commerciale des
modifications sont apportées au (type de) véhicule, l’ANS émettrice de la première autorisation
devra en être informée en application de l’article 20 de la Directive 2008/57/CE. Au cas où ces
modifications auraient une incidence sur la première AMEC, de nouvelles évaluations devront
alors être effectuées par l’ANS émettrice de cette première autorisation.
L’autorisation supplémentaire de mise en exploitation commerciale de véhicules pourra être
délivrée par l’ANS de l’EM, ayant reçu ladite demande d’autorisation supplémentaire, lorsque
le dossier de demande d’autorisation correspondant sera complété et accepté d’après sa
réglementation nationale.
Les documents suivants devront être joints au dossier de demande d’autorisation :
- La première AMEC délivrée par un EM.
- Les attestations de conformité délivrées par l’autre EM, obtenues pour les paramètres
répertoriés dans la catégorie «A».
- Les documents nécessaires à la démonstration de conformité des paramètres classés
«B» et «C» et les paramètres classés « A » non couverts par une attestation de
conformité.

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Page 7 sur 19

➢ Particularités pour l’autorisation de mise en exploitation commerciale d’un véhicule
«ancien»
Est considéré comme « ancien » un véhicule conçu et construit selon un référentiel (ou une
partie de référentiel) antérieur à celui utilisé dans le cadre des accords de reconnaissance
mutuelle en vigueur.
Utilisation de référentiels anciens :
Dans le Document Technique Commun apparaissent également les référentiels antérieurs à
ceux en vigueur (par exemple les fiches UIC) pouvant être considérés comme équivalent aux
référentiels nationaux en vigueur. Si toutefois, pour un paramètre classé « A », les référentiels
antérieurs n’étaient pas cités, le demandeur a la possibilité de mener une comparaison des
règles techniques ayant présidé à la mise en circulation du véhicule avec les règles
techniques actuelles, notamment par l’application du règlement d’exécution européen
n°402/2013. Si leur équivalence est établie, le demandeur peut émettre une attestation
(annexe 1 bis du présent guide) au paramètre concerné du Document Technique Commun et
le transmettre à l’autorité nationale de sécurité de l’Etat membre dans lequel le véhicule est en
service. Sur la base de cette attestation, l’autorité nationale compétente pourra délivrer une
attestation de conformité.
Pour les paramètres répertoriés dans les catégories "B" et "C", le demandeur devra fournir les
documents requis à l’autorité nationale de sécurité ayant reçu la demande d’AMEC du
véhicule, laquelle procédera à sa propre évaluation dans le respect de ses règles nationales.
L’autorisation supplémentaire de mise en exploitation commerciale de véhicules pourra être
délivrée par l’ANS de l’EM, ayant reçu ladite demande d’autorisation supplémentaire, lorsque
le dossier de demande d’autorisation correspondant sera complété et accepté d’après sa
réglementation nationale.
Les documents suivants devront être joints au dossier de demande d’autorisation :
- L’attestation de conformité (annexe 1 et/ou 1 bis du présent guide) délivrée par
l’autorité nationale de sécurité de l’Etat membre dans lequel le véhicule est déjà
autorisé, pour les paramètres répertoriés dans la catégorie “A".
- Les documents nécessaires à la démonstration de conformité des paramètres classés
«B» et «C» et les paramètres classés « A » non couverts par une attestation de
conformité.

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Page 8 sur 19

Annexe 1 : exemple d’attestation de conformité à un chapitre

ATTESTATION DE CONFORMITÉ
Référentiel applicable,
accord de reconnaissance
mutuelle

Protocole de mise en œuvre des procédures de
reconnaissance mutuelle d’autorisation de mise en
exploitation commerciale des locomotives et des véhicules à
voyageurs conventionnels entre les autorités nationales de
sécurité de République Tchèque et de France.
Date xx/xx/xxxx

Version et date du
Document Technique
Commun

Version XX– XX/XX/XXXX

Type de véhicule

Loco XYZ
xxxxxxxxxxx-x
(12345)
Numéro d’identification
européen

Le(s) numéro(s) d’identification (12 chiffres) est (sont) le(s)
numéro(s) d’immatriculation du (des) véhicule(s) utilisé(s)
pour les essais, inscrit sur la structure de caisse. Pour les
véhicules “anciens” (lorsqu’il est impossible de connaitre le
véhicule ayant réalisé les essais) ou pour les cas d’évaluation
sans essais, cette case devra rester vide.

Validité pour d’autres
types de véhicules

A compléter lorsque l’attestation de conformité peut être
utilisée pour des véhicules différents mais possédant une
plateforme commune

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Chapitre(s)/paramètre(s)

9
Fenêtres frontales/latérales

Réglementation nationale

A compléter au cas où la liste des paramètres définis par la
décision d’exécution 2015/2299 ne coïncide pas avec celle
du document de référence national
UIC 651
EN 15152

Règles techniques
nationales

Dans le cas où le demandeur démontre la comparaison des
normes en présentant le certificat dont le modèle figure à
l'annexe 1b, ce certificat doit être fixée

Paramètres techniques
spécifiques

Vitesse du projectile = …

Caractéristique évaluée

Description succinte de la caractéristique évaluée

Type de l’examen
Objectifs de sécurité /
spécifications

Justificatif de la résistance, dessins, description et fiches
techniques, rapports d’essais, rapports de contrôle, rapport
d’expert

Liste des documents

Liste des références documentaires en annexe 2 du
protocole comprenant le nom, le numéro, la version et la date
d’émission de chaque document examiné

Localisation des
documents

Lieu où la documentation peut être consultée en cas de
besoin

Résultat du contrôle de
conformité

Caractéristique démontrée et raison de la justification
(éventuellement références)
Evaluation des résultats de l’examen. Le cas échéant,
catégorisation du véhicule

Restrictions et conditions
d’utilisation

Le cas échéant, restrictions qui découlent de l’examen

Ref NSA (avec logo)
ANS ayant effectué le
contrôle de conformité et
signé l’attestation
Affaire Numéro
EPSF-2011/XXXXX

Data / Date

Nom:………………………
Signature:……………………………..

Cette attestation de conformité a une validité maximale de 7 ans à partir de sa date
d’émission. Sa validité peut éventuellement être prolongée à la suite d’une requête et à
condition que le contexte légal de référence n’ait pas changé.

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Annexe 1 bis: exemple d’attestation pour un véhicule ancien suivant la comparaison des
référentiels
NOM du véhicule

PHOTO du véhicule
Référentiel applicable

Version

Protocole de mise en œuvre des procédures de reconnaissance mutuelle Version du
d’autorisation de mise en exploitation commerciale des locomotives et des jj/mm/aa
véhicules à voyageurs conventionnels entre les autorités nationales de
sécurité de République Tchèque et de France
•

Comparaison des référentiels ayant présidé à la mise en circulation du véhicule
avec les référentiels actuels
Règles techniques selon
lesquelles le véhicule a été
autorisé

Règles techniques reprises dans le
Document Technique Commun du
jj/mm/aaaa

Noms, numéros, versions, dates
d’émission des règles techniques et
lieux où elles peuvent être
consultées en cas de besoin

Noms, numéros, versions, dates
d’émission des règles techniques et
lieux où elles peuvent être consultées
en cas de besoin

Paramètre
concerné

Nom et
numéro du Démonstration
paramètre Comparaison argumentée entre les référentiels anciens et nouveaux et
démonstration de leur équivalence
Conditions et limitations
d’utilisation

Le cas échéant, restrictions qui
découlent de l’examen

Ci-joint une analyse comparative des normes de conduite conformément au règlement (UE)
n°402/2013.
Compte tenu de cette déclaration, il est demandé à l'autorité de sécurité ... XXX la délivrance
des certificats de conformité pour les paramètres suivants:

Lieu et date

FR-CZ_XA_Application-guide2017

Nom du rédacteur

Signature du demandeur

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English version

This application guide constitutes Appendix 1 to the “Protocol for setting up cross-acceptance
procedures of locomotives and railway vehicles for conventional railway systems between the
national safety authorities of Czech Republic and France” signed on 26/06/2017.
Its purpose is to clarify the handling of the procedures of the authorisation for placing in
service (APIS) of vehicles by the use of mutual recognition, including renewal or upgrading.
When necessary, this application guide is updated by mutual agreement between the
participating national safety authorities (NSAs). The technical requirements of the two Member
States are located in the common technical document in appendix 2 of the protocol referred to
above, and are based on the updated list of parameters of Decision (EU) 2015/2299 amending
Decision 2009/965/EC.
This guide is written in the official languages of the signatory NSAs. However, the use of
English as the common language may be accepted.

I

General remarks

At the initiation of the process for authorisation of railway vehicles, the applicable technical and
regulatory standards to be applied are those in force at the date on which the vehicle is placed
is service. The documents necessary for APIS have to be classified in accordance with the
structure of the "Common Technical Document" appended to the agreement.
In the framework of Commission Decision 2011/155/EU on the publication and management of
the reference document, the NSAs and the applicant rely on the application of the reference
documents of the participating NSAs, as follows:
- Part 1, “Application Guide”;
- Part 2, “National Reference Document”;
- Part 3, “National legal framework”;
to facilitate the APIS procedure between the Member States. These documents are also
available in the reference document database (RDD), hosted by the European Railway
Agency website.
The conformity certificate (Appendix 1) issued by a NSA for the parameters classified as “A”
are accepted by the other NSAs, provided that operational experience does not identify the
need for new assessments and/or there are no derogations. Where such circumstances arise
the affected NSAs shall coordinate the next steps.
An "A" classification indicates that the identified national rules are deemed to achieve an
equivalent level of railway safety between the two Member States (MS). In this document the
term “Member State” refers to a State that is a member of this protocol for cross-acceptance.

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Page 12 sur 19

An existing vehicle that has been designed and built according to a previous version of the
TSIs as recorded in the "Common Technical Document", is considered to be TSI-compliant.
For this type of vehicle, the process for the additional APIS is defined in chapter III of this
guide.
Conformity certificate issued by each NSA are components of a request for authorisation, and
the fact that they have been provided shall not exempt the applicant from the obligation to
follow the national procedures for requests for APIS. For a single parameter, the classification
stated in the technical appendix can be non-commutative.

II

Vehicle or type of vehicle where a simultaneous first authorization for
placing in service in both Member States is requested

Articles 21, 22, 24 and 26 of Directive 2008/57/EC, permit simultaneous APIS for a first
authorisation in both Member States.
In such a case the applicant should apply for APIS from each of the relevant NSAs
simultaneously, in accordance with the national regulations in force at the time of the
application and must explicitly request that this protocol be applied.
The NSAs will establish a single working group and must also reach agreement with the
applicant as regards the selection of the authority which will issue the first authorisation.
During the meetings held before the request is submitted, the NSAs will consult each other on
the following points:
- The applicable rules;
- The coordinating NSA;
- The language(s) to be used by the applicant;
- The thematic grouping of parameters and the assignment of the parameters to the
participating NSAs;
- The format of documents and the processes for sharing them;
- The approach to be taken with parameters not classified as "A";
- Arrangements for production of documentation demonstrating conformity of the vehicle;
- Arrangements for the confirmation of compliance with parameters classified as “A”;
- …
These decisions are recorded in a register, to be agreed by all the participants. The applicant
will be informed of the decisions that are taken. The verification, by parameter or by theme, of
elements classified as "A" will be coordinated between the NSAs and the applicant in a way
that maintains the coherence of the system.
o

For each parameter in class “A”, the applicant will send the documents necessary for
verification only to the NSA which is responsible for the evaluation of the relevant
parameter. The NSAs will exchange the conformity certificate for parameters in class
“A” which they have respectively evaluated in accordance with the standards
applicable in their State. Copies will be issued to the applicant. Each conformity
certificate should clearly identify the theme or parameter(s) for which it is issued.

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Page 13 sur 19

This conformity certificate shall certify that the requirements have been checked by the
issuing authority. It demonstrates the conformity of the area that has been assessed, by
way of the application of point 4 of the cross-acceptance protocol. This certificate can
contain restrictions.
o

For parameters in classes “B” and “C” and parameters classed in category “A” which
cannot be covered by a conformity certificate, the applicant has to provide the required
documentation to each of the NSAs, documenting the evaluations in accordance with
the respective national legal frameworks.

The documents sent by the applicant to each NSA must be written in the language or
languages decided upon during the meetings held before the request is submitted.
NOTE: if changes are made to a vehicle, the applicant must ensure that the conformity
certificate issued by the NSAs are not affected. In this case, new assessment will be
necessary. At the end of this assessment, if conformity with the rules is proven, a new
certificate will have to be issued.
Each NSA will issue the APIS for a vehicle for its own national railway network when the
corresponding request for authorisation is completed and accepted in accordance with its
national regulations.
For each Member State, the following document must be added to the request for
authorisation:
- the conformity certificate issued by the other NSAs that have been received for the
parameters classified as "A;
- the documentation required to demonstrate conformity of the parameters classified as
“B” and “C” and the parameters classified as “A” which are not covered by a conformity
certificate.

III Vehicle or type of vehicle already authorized in one Member State and for
which an additional authorization for placing in service is requested in
another Member State
When applying articles 21, 23, 25 and 26 of Directive 2008/57/EC the applicant may request
an additional APIS for vehicles on the basis of the first APIS.
The applicant can specifically request that the cross-acceptance protocol be applied for all
parameters, in accordance with articles 23.2 and 25.1 of Directive 2008/57/EC.
During the meetings held before the request is submitted, the NSAs will consult each other on
the following points:
- The rules to be applied;
- The language(s) to be used by the applicant;
- The format of documents and the processes for sharing them;
- The approach to be taken with parameters not classified as "A";
- Arrangements for production of documentation demonstrating conformity of the vehicle;

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Page 14 sur 19

-

…

These decisions are recorded in a register, to be agreed by all the participants. The applicant
will be informed of the decisions that are taken.
c) For parameters in class “A”, the applicant shall present the conformity certificate drawn
up by the NSA member of this protocol which issued the first APIS. These certificates
shall be provided in accordance with point 4 of the protocol for setting up crossacceptance procedures.
d) For parameters in classes “B” and “C” and parameters classed in category “A” which
cannot be covered by a certificate of conformity, the applicant has to provide the
required documents to the NSA to which the application for additional authorisation has
been made. This NSA performs its own assessment in accordance with its legal
framework..
If, in order to obtain the additional APIS, modifications are made to the (type of) vehicle the
NSA that issued the first APIS must be informed in accordance with article 20 of Directive
2008/57/EC. Where these modifications may have an impact on the first APIS, new
assessments must be carried out by the NSA that issued the first APIS.
An additional APIS for vehicles may be issued by the NSA of the MS to whom the additional
application has been made when the corresponding request for authorisation is completed and
accepted in accordance with its national regulations.
The following document must be added to the request for authorisation:
- The first APIS issued by a Member State.
- The conformity certificate issued by the other Member State which were obtained for
the parameters listed in category “A”.
- The documents necessary to demonstrate the conformity of the parameters in classes
“B” and “C” and the parameters in class “A” which are not covered by a certificate of
conformity.

➢ Special considerations regarding authorization for placing in service for an “old” vehicle
A vehicle which was designed and built in accordance with a standard (or a part of a standard)
prior to the one used in the current cross-acceptance agreements shall be deemed to be “old”.
Use of old standards:
The Common Technical Document also mentions the standards prior to the current ones (such
as UIC codes) which can be regarded as equivalent to the current national standards. If,
however, for a parameter in class “A”, the previous standards were not cited, the applicant can
compare the technical rules that were in force when the vehicle was placed in service with the
current technical rules, including by virtue of European Implementing Regulation No 402/2013.
If it is established that they are equivalent, the applicant can issue a certificate (Appendix 1bis
to this guide) for the relevant parameter of the Common Technical Document and send it to

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the national safety authority of the Member State in which the vehicle is in service. On this
basis of this certificate, the competent national authority can issue a conformity certificate.
For parameters listed in categories “B” and “C”, the applicant must provide the required
documents to the national safety authority which received the request for APIS for the vehicle,
which shall carry out its own assessment in accordance with its national rules.
An additional APIS for vehicles may be issued by the NSA of the MS to whom the additional
application has been made when the corresponding request for authorisation is completed and
accepted in accordance with its national regulations.
The following documents must be added to the request for authorisation:
- The conformity certificate (Appendix 1 and/or 1bis to this guide) issued by the national
safety authority in the Member State in which the vehicle is already authorised for
placement in service for the parameters listed in category “A".
- The documents necessary to demonstrate the conformity of parameters in classes “B”
and “C” and parameters in class “A” which are not covered by a conformity certificate.

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Appendix 1: example of conformity certificate with a chapter

CONFORMITY CERTIFICATE
Applicable standard,
cross-acceptance
agreement

Protocol for setting up cross-acceptance procedures of
locomotives and railway vehicles for conventional railway
systems between the national safety authorities of Czech
Republic and France.
Date xx/xx/xxxx

Version and date of
Common Technical
Document

Version XX– XX/XX/XXXX

Type of vehicle

Loco XYZ
xxxxxxxxxxx-x
(12345)
European identification
number

The identification number(s) (12 digits) is/are the registration
number(s) of the vehicle(s) used for the tests which is marked
on the body structure. For “old” vehicles (where it is
impossible to identify the vehicle that underwent the tests) or
for cases of assessment without tests, this box must be left
empty.

Validity for other types of
vehicles

To be filled in where the certificate of conformity can be used
for vehicles which are different but share the same platform

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Chapter(s)/parameter(s)

9
Front/side windows

National regulation

To be filled in if the list of parameters identified by
Implementing Decision 2015/2299 is not the same as the one
in the national reference document
UIC 651
EN 15152

National technical rules

If the requesting party demonstrates comparison of the
standards by submitting the certificate for which the template
is set forth in Appendix 1b, this certificate must be attached

Special technical
parameters

Projectile speed = …

Assessed characteristic

Brief description of the assessed characteristic

Type of examination
Safety objectives /
specifications

Supporting evidence of strength, drawings, description and
technical datasheets, test reports, check reports, expert
report

List of documents

List of the documentary references in Appendix 2 to the
protocol including the name, number, version and date of
issue of each document examined

Location of documents

Location where the documentation can be consulted if
necessary

Result of conformity check

Characteristic demonstrated and reason for justification
(possibly references)
Assessment of the results of the analysis. Where applicable,
categorisation of the vehicle

Restrictions and
conditions of use

Where applicable, restrictions arising out of the analysis

NSA ref (with logo)
NSA which carried out
the conformity check and
signed the certificate
Case number
EPSF-2011/XXXXX

Data / Date

Name:………………………
Signature:……………………………..

This certificate of conformity is valid for up to 7 years from the date on which it was issued. Its
validity may be extended following a request, provided that the legal reference context has not
changed.

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Appendix 1bis: example of certificate for an old vehicle as per the comparison of standards
NAME of vehicle

PHOTO of vehicle
Applicable standard

Version

Protocol for setting up cross-acceptance procedures of locomotives and Version of
railway vehicles for conventional railway systems between the national dd/mm/yy
safety authorities of Czech Republic and France
•

Comparison of standards which were in force when the vehicle was placed in
service with the current standards

Parameter
concerned

Name and
number of
parameter

Technical rules according to
which the vehicle was authorised

Technical rules quoted in the
Common Technical Document of
dd/mm/yyyy

Names, numbers, versions, dates of
issue of the technical rules and
locations where they can be
consulted if necessary

Names, numbers, versions, dates of
issue of the technical rules and the
locations where they can be consulted
if necessary

Demonstration
Reasoned comparison between the old and new standards and demonstration
of their equivalence
Conditions and limitations of use

Where applicable, restrictions arising
out of the analysis

A comparative analysis of the standards of conduct in accordance with Regulation (EU) No
402/2013 is attached hereto.
In the light of this declaration, the safety authority ... XXX is asked to issue certificates of
conformity for the following parameters:

Place and date

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Written by

Signature of requesting
party

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