None
3_NL_ACT_part1_v2.docx







EUROPESE COMMISSIE
Brussel, 21.9.2018
COM(2018) 661 final
VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD
Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2017 uitgevoerde interne controles
{SWD(2018) 429 final}






Inhoud


1.
Inleiding
   


2.
De opdracht van de dienst Interne Audit: onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording. Doelstellingen en reikwijdte van het verslag
   


3.
Overzicht van uitgevoerde audits
   


3.1.
Uitvoering van het auditplan 2017
   


3.2.
Statistische gegevens over aanbevelingen van de dienst Interne Audit
   


4.
Conclusies gebaseerd op de in 2017 uitgevoerde audits
   


4.1.
Conclusies betreffende doelmatigheidsaudits
   


4.1.1.
Doelmatigheid van directoraten-generaal, diensten en uitvoerende agentschappen van de Commissie: horizontale processen
   


4.1.2.
Doelmatigheid bij het beheer en de besteding van budgettaire operationele en administratieve kredieten
   


4.2.
Beperkte conclusies van de dienst Interne Audit betreffende de stand van zaken van de interne controle van elk DG
   


4.3.
Algemeen oordeel over het financiële beheer van de Commissie
   


5.
Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie
   


6.
Risicobeperkende maatregelen met betrekking tot potentiële belangenconflicten (internationale normen) – Onderzoek van de Europese Ombudsman
   


7.
Conclusies
   








1.Inleiding




Met dit verslag worden het Europees Parlement en de Raad geïnformeerd over de werkzaamheden van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie zoals vereist op grond van het Financieel Reglement. Het is gebaseerd op het verslag dat de interne controleur van de Commissie heeft opgesteld aangaande in 2017
1
 voltooide controle- en adviesverslagen van de dienst Interne Audit over de directoraten-generaal (DG's) van de Commissie en haar diensten en uitvoerende agentschappen
2
. In overeenstemming met de rechtsgrondslag ervan bevat het een samenvatting van het aantal en de soort uitgevoerde interne audits, de aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.
 2.De opdracht van de dienst Interne Audit: onafhankelijkheid, objectiviteit en verantwoording. Doelstellingen en reikwijdte van het verslag


De dienst interne audit heeft tot taak de Commissie onafhankelijke, objectieve zekerheid te verschaffen en adviesdiensten te verlenen met de bedoeling waarde toe te voegen aan en verbetering te brengen in de activiteiten van de Commissie. De dienst Interne Audit helpt de Commissie haar doelstellingen te verwezenlijken door met behulp van een systematische, gedisciplineerde aanpak de effectiviteit van risicomanagement-, controle- en governanceprocessen te evalueren en aanbevelingen ter verbetering daarvan te doen. Het evalueren en doen van aanbevelingen ter verbetering van het governanceproces behoort tot de taken die de dienst vervult bij de verwezenlijken van de volgende doelstellingen: het bevorderen van een passende ethiek en passende waarden binnen de organisatie, het waarborgen van een doelmatig prestatiemanagement en een doelmatige verantwoordingsplicht binnen de organisatie, en het effectief meedelen van risico- en controle-informatie aan de juiste gebieden binnen de organisatie. Daarmee werkt de dienst Interne Audit een cultuur van efficiënt en doeltreffend beheer binnen de Commissie en haar diensten in de hand. De onafhankelijkheid van de dienst Interne Audit is verankerd in het Financieel Reglement
3
 en in zijn door de Commissie goedgekeurde taakomschrijving
4
. De dienst Interne Audit brengt over alle verrichte audits verslag uit aan het Comité follow-up audit. Dit comité staat het college van commissarissen bij door ervoor te zorgen dat de diensten van de Commissie naar behoren rekening houden met de werkzaamheden van de dienst Interne Audit en de Europese Rekenkamer en dat deze werkzaamheden een passend vervolg krijgen.
De dienst Interne Audit verricht zijn werkzaamheden overeenkomstig het Financieel Reglement, de internationale normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing) en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors.
 Controlesystemen die door de lidstaten worden gebruikt om de besteding van de EU-middelen na te gaan, worden niet door de dienst Interne Audit gecontroleerd. Dergelijke audits, die tot op het niveau van individuele begunstigden gaan, worden uitgevoerd door de interne controleurs van de lidstaten, de nationale controleautoriteiten of andere afzonderlijke directoraten-generaal van de Commissie en de Europese Rekenkamer. De dienst Interne Audit controleert echter wel de maatregelen die door de diensten van de Commissie worden genomen om toezicht te houden en controle uit te oefenen op instanties in de lidstaten en op andere organisaties die voor het uitbetalen van EU-gelden verantwoordelijk zijn, zoals de Verenigde Naties. Zoals in het Financieel Reglement is bepaald, kan de dienst Interne Audit deze taken ter plaatse, ook in de lidstaten, uitvoeren.
3.Overzicht van uitgevoerde audits 


3.1.Uitvoering van het auditplan 2017
5



Op de afsluitdatum (31 januari 2018) werd voor de uitvoering van het bijgewerkte auditplan 2017 98 %
6
 van de voorgenomen opdrachten voor audits binnen de Commissie, haar diensten en uitvoerende agentschappen bereikt
7.
 148 opdrachten (waaronder audits, follow-up-acties, controles en adviesopdrachten) werden voltooid, als volgt uitgesplitst:








2017




2016




2015






 




Opdrachten




Verslagen




Opdrachten




Verslagen




Opdrachten




Verslagen






Controle




54




58




52




60




38




52
8







Follow-up




90




-




95




-




96




-






(Beperkte) controle




2




2




6




6




2




2






Managementletter




0




0




0




1




1




1






GSVZ-risicobeoordeling




0




0




0




0




1




1






Advies




2




2




1




1




1




1






Totaal




148




62




154




68




139




57






Het oorspronkelijke plan van 2017
9
 bevatte 66 auditopdrachten (inclusief audits, controles en adviesopdrachten maar exclusief follow-ups) die volgens de planning uiterlijk op de afsluitdatum (31 januari 2018) moesten worden afgerond. Daarnaast bevatte het plan 38 opdrachten die volgens de planning vóór deze afsluitdatum van start moesten gaan en in 2018 moeten worden afgerond. Het plan van 2017 werd halverwege
10
 het jaar bijgewerkt. Zowel het oorspronkelijke als het geactualiseerde plan werden door het Comité follow-up audit bekeken.
In overeenstemming met zijn taakomschrijving en de internationale normen en met het oog op een efficiënte en doeltreffende uitvoering van het auditplan plant de dienst Interne Audit zijn auditwerkzaamheden op basis van een risicobeoordeling en een capaciteitsanalyse. De uitvoering wordt vervolgens regelmatig getoetst en indien nodig aangepast.
3.2.Statistische gegevens over aanbevelingen van de dienst Interne Audit
11



Hierna volgt een overzicht van het aantal in 2017 door de dienst Interne Audit gedane aanbevelingen (met vermelding van het aanvaardingspercentage):





 




Nieuwe aanbevelingen




Volledig aanvaard




Gedeeltelijk aanvaard
12





Niet aanvaard






Prioriteit




Nr.
Nr.
%




Nr.
%




Nr.
 %






Cruciaal




1




1




100




0




0




0




0






Zeer belangrijk




71




71




100




0




0




0




0






Belangrijk




126




124




98




2




2




0




0






Wenselijk




1




1




100




0




0




0




0






Totaal




199




197




99




2




1




0




0





Voor alle aanvaarde of gedeeltelijk aanvaarde aanbevelingen hebben de gecontroleerden actieplannen opgesteld, die aan de dienst Interne Audit zijn voorgelegd en door de dienst voldoende werden geacht.
De interne controleur meldt in zijn jaarlijks intern auditverslag over 2017, dat in mei 2018 aan de Commissie is gestuurd, dat er op hetzelfde moment (gebaseerd op de afsluitdatum 31 januari 2018) nog twee actieplannen ontbraken
13
. Na de publicatie van dat rapport zijn beide actieplannen aan de dienst Interne Audit voorgelegd en door de dienst voldoende bevonden. Acht aanbevelingen (die allemaal betrekking hebben op de audit over governance/controleregelingen van de Commissie inzake risicobeheer, financiële verslaglegging en de ex-post controle-/auditfunctie) zijn door de gecontroleerden geheel aanvaard.
Hierna wordt een overzicht gegeven van de uitvoering per 31 januari 2018, zoals ingeschat door de gecontroleerden
14
, van de aanvaarde aanbevelingen die in de periode 2013-2017 zijn gedaan:














Uitgevoerd




In uitvoering (volgens aantal maanden vertraging ten opzichte van de afsluitdatum 31 januari 2018)






Jaar 




Prioriteit




Totaal 




Nr.
%




Nr.
 %




Geen vertraging




0 - 6




 6 - 12




12+






2013




Cruciaal




0




0




0 %




0




0 %




0




0




0




0









Zeer belangrijk




45




44




98 %




1




2 %




0




0




0




1









Belangrijk




75




72




96 %




3




4 %




0




0




0




3









Wenselijk




7




7




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Totaal 2013




127




123




97 %




4




3 %




0




0




0




4






2014




Cruciaal




0




0




0 %




0




0 %




0




0




0




0









Zeer belangrijk




36




36




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Belangrijk




78




70




90 %




8




10 %




1




0




0




7









Wenselijk




11




11




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Totaal 2014




125




117




94 %




8




6 %




1




0




0




7






Overgenomen IAF-aanbevelingen




Cruciaal




0




0




0 %




0




0 %




0




0




0




0









Zeer belangrijk




253




252




100 %




1




0 %




0




0




0




1









Belangrijk




591




578




98 %




13




2 %




0




0




0




13









Wenselijk




63




63




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Totaal IAF's




907




893




98 %




14




2 %




0




0




0




14






2015




Cruciaal




1




1




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Zeer belangrijk




65




54




83 %




11




17 %




3




2




3




3









Belangrijk




131




116




89 %




15




11 %




2




0




2




11









Wenselijk




20




20




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Totaal 2015




217




191




88 %




26




12 %




5




2




5




14






2016




Cruciaal




0




0




0 %




0




0 %




0




0




0




0









Zeer belangrijk




115




65




57 %




50




43 %




32




15




3




0









Belangrijk




142




76




54 %




66




46 %




21




25




16




4









Wenselijk




3




3




100 %




0




0 %




0




0




0




0









Totaal 2016




260




144




55 %




116




45 %




53




40




19




4






2017




Cruciaal




1




0




0 %




1




100 %




1




0




0




0









Zeer belangrijk




71




1




1 %




70




99 %




63




6




1




0









Belangrijk




126




7




6 %




119




94 %




114




5




0




0









Wenselijk




1




0




0 %




1




100 %




1




0




0




0









Totaal 2017




199




8




4 %




191




96 %




179




11




1




0






TOTAAL 2013-2017




1835




1476




80 %




359




20 %




238




53




25




43






Waarvan cruciaal of zeer belangrijk 




587




453




77 %




134




23 %




99




23




7




5






Algemeen genomen werden 1 476 of 80 % van het totale aantal aanvaarde aanbevelingen die in de periode 2013-2017 zijn gedaan, door de gecontroleerden als uitgevoerd beschouwd, wat betekent dat de uitvoering van in totaal 359 aanbevelingen (of 20 %) nog niet is afgerond.  Van de 359 aanbevelingen in uitvoering hebben er 121 vertraging opgelopen, wat neerkomt op 6,6 % van het totale aantal aanvaarde aanbevelingen. Van die 121 waren 12 zeer belangrijke aanbevelingen al geruime tijd zonder gevolg gebleven (meer dan zes maanden ten opzichte van de oorspronkelijke uiterste datum). Tezamen vertegenwoordigden deze aanbevelingen slechts 0,7 % van het totale aantal aanvaarde aanbevelingen in de periode 2013-2017.
In totaal is voor 1 361 van de in de periode 2013-2017 gedane aanbevelingen een follow-up-audit uitgevoerd, terwijl 1 476 aanbevelingen door de gecontroleerden als "klaar voor controle" werden aangemerkt.
Van het totale aantal tijdens die periode geverifieerde aanbevelingen zijn er 1 296 (95 %) door de dienst Interne Audit afgesloten. Dit betekent dat volgens de dienst Interne Audit gemiddeld 5 % van de aanbevelingen niet als effectief ten uitvoer gelegd kon worden beschouwd en dus niet kon worden afgesloten na afronding van de follow-up-audit.
Al bij al vindt de dienst Interne Audit de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de auditaanbevelingen bevredigend en vergelijkbaar met eerdere verslagperioden. Dit wijst erop dat de diensten van de Commissie zich inspannen om de zeer belangrijke aanbevelingen uit te voeren, waardoor de gesignaleerde risico’s worden verkleind. Niettemin moet er aandacht worden besteed aan de individuele aanbevelingen die als "zeer belangrijk" zijn aangemerkt en die al geruime tijd (meer dan zes maanden) zonder gevolg zijn. Er is een speciaal verslag opgesteld en toegezonden aan het Comité follow-up audit
16
, waarvan een samenvatting is opgenomen in het werkdocument van de diensten van de Commissie bij dit verslag.
 4.Conclusies gebaseerd op de in 2017 uitgevoerde audits


4.1.Conclusies betreffende doelmatigheidsaudits 


In reactie op de verschuiving binnen de Commissie naar een prestatiegerichte cultuur en een grotere nadruk op kosteneffectiviteit is de dienst Interne Audit in 2017 doelmatigheidsaudits
17
 en audits met belangrijke doelmatigheidselementen (uitgebreide audits) blijven uitvoeren als onderdeel van zijn strategisch auditplan 2016-2018.
Overeenkomstig de door de dienst gehanteerde methodologie en beste praktijken heeft de dienst Interne Audit de prestaties op een indirecte wijze beoordeeld, namelijk door na te gaan of en hoe het management controlesystemen heeft opgezet om de prestaties (doelmatigheid en doeltreffendheid) van haar activiteiten te beoordelen en zeker te stellen. Met deze benadering wil de dienst Interne Audit in de eerste plaats garanderen dat directoraten-generaal en diensten over adequate prestatiekaders en instrumenten voor prestatiemeting, kernindicatoren en monitoringsystemen beschikken. Deze benadering komt ten dele voort uit het feit dat in een groot aantal rechtsgrondslagen doelstellingen worden geformuleerd met een bredere reikwijdte dan de Commissie alleen aankan. Dit betekent dat eerst op het niveau van de Commissie SMART-doelstellingen en -benchmarks (SMART staat voor "Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound"; specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden) moeten worden vastgesteld, om voor zover mogelijk onderscheid te maken tussen de specifieke inbreng van de Commissie en de inbreng van andere belangrijke actoren die bijdragen aan de uitvoering en verwezenlijking van de doelstellingen van de EU-fondsen (lidstaten, regio’s, derde landen, internationale organisaties enz.).
In de volgende rubrieken worden de conclusies van de dienst Interne Audit betreffende diverse prestatiegerelateerde aspecten van zijn in 2017 uitgevoerde audits uiteengezet.
 4.1.1.Doelmatigheid van directoraten-generaal, diensten en uitvoerende agentschappen van de Commissie: horizontale processen 


4.1.1.1. Governanceprocessen


De Europese Rekenkamer publiceerde in oktober 2016 haar speciale verslag nr. 27/2016 over "Governance bij de Europese Commissie — goede praktijken?". De Rekenkamer adviseerde de Commissie onder meer de interne controleur te vragen om meer audits uit te voeren met betrekking tot governancekwesties op hoog niveau
18
. Als reactie daarop heeft het college op 11 januari 2017 een besluit vastgesteld (zie C(2017) 4 final) waarin de interne controleur wordt verzocht een audit uit te voeren over de governanceregelingen inzake risicobeheer, financiële verslaglegging en de ex-post controle-/auditfunctie. De dienst Interne Audit heeft deze audit in 2017 uitgevoerd naast enkele reeds geplande audits over governanceprocessen (op hoog niveau) op andere terreinen binnen de Commissie. De resultaten van deze audits wijzen uit dat er zeer belangrijke tekortkomingen bestaan in diverse governanceregelingen, zowel op operationeel als organisatieniveau. Gezien de complexe uitdagingen waarvoor de EU staat, zoals de noodzaak om het vertrouwen van burgers in het beleid en instellingen van de Unie te vergroten, concludeert de dienst Interne Audit dat de Commissie de kans moet benutten om haar governanceregelingen verder te verbeteren en bijgevolg het vermogen te vergroten om haar doelstellingen te halen.
 Na de administratieve hervorming van 2000 heeft de Commissie aanzienlijke vorderingen gemaakt met het versterken van haar procedures voor verantwoording, verantwoordelijkheid en zekerheidsopbouw. Het decentrale model van financieel beheer wordt goed begrepen en is stevig verankerd in de cultuur van de organisatie, en er zijn duidelijke verantwoordingsinstrumenten ingesteld, samen met een robuuste procedure voor zekerheidsopbouw. Voorts heeft de Commissie in oktober 2017 een mededeling over governance in de Europese Commissie aangenomen. Op organisatieniveau stelde de dienst Interne Audit niettemin vast dat er proportionele verbeteringen nodig zijn van de bestaande governance- en controleregelingen, met name wat betreft risicobeheer en meer algemene aspecten van de governancestructuur.
Daarnaast is sinds 2015, toen nieuwe IT-beheerstructuren werden ingevoerd, belangrijke vooruitgang geboekt op het terrein van het IT-beheer van de organisatie. Ondanks deze ontwikkelingen werden belangrijke tekortkomingen vastgesteld die vragen om een proportionele maar noodzakelijke reactie ter versterking van de governance op dit terrein. Met de aanbevolen verbeteringen wordt beoogd de bestaande Commissiestructuren aan te vullen en te versterken, bijvoorbeeld via extra bevoegdheden voor de IT-Raad, een duidelijk omschreven algemene IT-strategie en beter toezicht op de IT-investeringsportefeuille in de hele Commissie.
Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, het Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten (PMO) en het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) beschikken over een reeks informatiesystemen die essentieel zijn voor het dagelijks functioneren van de Commissie en van enkele andere Europese instellingen, Europese uitvoerende en gedecentraliseerde agentschappen en andere EU-organen. Op dit vlak werden belangrijke tekortkomingen vastgesteld in de governance- en projectbeheerregelingen die voor deze systemen bestaan. Er zijn essentiële verbeteringen nodig om de strategische afstemming te waarborgen zowel tussen alle betrokkenen bij personeelszaken als met het directoraat-generaal Informatica, als belangrijkste aanbieder van IT-systemen en -diensten. Hiervoor geldt dat de IT-investeringen zo veel mogelijk toegevoegde waarde moeten opleveren.
 Gebrekkige governance is ook de fundamentele oorzaak van belangrijke tekortkomingen in het productieproces en de kwaliteit van statistieken die niet door Eurostat worden geproduceerd. De dienst Interne Audit erkent dat binnen de grenzen van het bestaande kader en van de verantwoordelijkheden van de betrokken spelers al enkele stappen zijn gezet op zowel organisatorisch (Eurostat) als operationeel (directoraten-generaal en diensten) niveau om, met het oog op kwaliteitsverbetering, de productie van statistieken door de directoraten-generaal en de diensten te coördineren en te beheren. Daarnaast beschikken de operationele directoraten-generaal over processen en activiteiten – in uiteenlopende mate van formalisering en complexiteit – om ervoor te zorgen dat of door externe leveranciers of door de verwerking van reeds beschikbare interne gegevens aan hun statistische wensen tegemoet wordt gekomen. Het bestaande kader van de Commissie is echter niet robuust genoeg om te waarborgen dat de kwaliteit van statistieken die niet door Eurostat worden geproduceerd, van voldoende hoog niveau is en dat de gebruikte processen op de langere termijn houdbaar zijn.
 4.1.1.2. Beheersprocessen voor personeelszaken


Op het vlak van personeelsbeheer is de dienst Interne Audit voor verschillende directoraten-generaal en uitvoerende agentschappen nagegaan of zij passende strategieën voor personeelsbeheer hebben uitgetekend en toegepast om het hoofd te bieden aan uitdagingen die voortvloeien uit nieuwe prioriteiten, wijzigingen in personeelsbezetting en reorganisaties. Globaal genomen is uit de audits gebleken dat de directoraten-generaal en uitvoerende agentschappen passende maatregelen hebben getroffen om met hun uitdagingen op het gebied van personeelszaken om te gaan. Desondanks werden tekortkomingen vastgesteld in het strategisch personeelsbeheer van het directoraat-generaal Migratie en Binnenlandse Zaken en het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur; bij de inzet van personele middelen bij het directoraat-generaal Migratie en Binnenlandse Zaken en het directoraat-generaal Justitie en Consumentenzaken; en in de organisatiestructuur en het selectieproces van arbeidscontractanten bij het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur.
4.1.1.3. Processen voor IT-beheer


In verschillende audits is geconcludeerd dat de doeltreffendheid van de IT-beveiliging in de Commissie verdere verbetering behoeft. Cyberbeveiliging of IT-beveiliging is essentieel om de informatie binnen een organisatie te beschermen tegen openbaarmaking aan onbevoegde gebruikers (vertrouwelijkheid), ongeoorloofde wijzigingen (integriteit) en om indien nodig de toegang ertoe af te schermen (beschikbaarheid).
In de audit over IT-beveiliging bij het directoraat-generaal Informatica kwam de dienst Interne Audit tot de slotsom dat, ondanks het adequate ontwerp en de doeltreffendheid van de preventieve controles, de ontwikkelingsniveaus van de onderzochte technologieën uiteenlopen. Daarnaast bestaan er ernstige tekortkomingen ten aanzien van integriteitcontroles, die in de praktijk minder systematisch en doeltreffend blijken.
 Het directoraat-generaal Energie en Vervoer beheert op operationeel niveau diverse IT-systemen voor de ondersteuning van boekhoudkundige en inspectieprocedures inzake kernenergie waarbij gebruik wordt gemaakt van gerubriceerde informatie conform de waarborgen van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (Euratom). Dienaangaande moet een aantal forse problemen worden opgelost. Het gaat dan met name om de bestaande beveiligingsregelingen. Deze zijn opgesteld naar aanleiding van een beoordeling van ongeveer 16 jaar geleden en nadien niet meer bijgewerkt. Daarnaast werden organisatorische tekortkomingen aangetroffen in de governanceregelingen, plannen voor IT-beveiliging en de controles op het beveiligde netwerk.
Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verwerkt in zijn IT-systemen grote hoeveelheden gevoelige informatie waarvoor bijzondere vertrouwelijkheids- en integriteitseisen gelden. De dienst Interne Audit erkent dat het Europees Bureau voor fraudebestrijding een aantal goede praktijken toepast met als doel het verkleinen van de inherente beveiligingsrisico's waaraan het is blootgesteld. De dienst Interne Audit stelde echter enkele tekortkomingen vast op grond waarvan de dienst de conclusie trok dat de bestaande controles onvoldoende garanderen dat de IT-beveiligingsrisico's afdoende worden ingeperkt. Met name het contentmanagementsysteem – het belangrijkste systeem dat door het Europees Bureau voor fraudebestrijding wordt gebruikt voor de dagelijkse afhandeling van zaken – en meer in het algemeen de governancestructuur van de IT-beveiliging moeten aanzienlijk verbeterd worden.
4.1.1.4. Overige processen


Uit andere audits van de dienst Interne Audit op diverse vlakken is gebleken dat verdere acties nodig zijn om de algehele prestaties van de gecontroleerde processen te verbeteren.
 Als gedelegeerde ordonnateurs in hun directoraat-generaal internecontrolesystemen opzetten, moeten zij rekening houden met de kosteneffectiviteit van controles en daarvan melding maken in hun jaarlijkse activiteitenverslagen. De Commissie moet op haar beurt bij de herziening en presentatie van nieuwe voorstellen voor uitgaven de kosten en baten van controlesystemen inschatten. De audit over het kader/de regelingen van de Commissie voor het ramen, beoordelen en rapporteren van de kosteneffectiviteit van controles, die in meerdere directoraten-generaal is uitgevoerd, bracht belangrijke tekortkomingen in het huidige organisatorische kader aan het licht. Deze doen ernstig afbreuk aan het nut van de gemelde bevindingen inzake de kosten en baten van controles zowel in verband met het beheer door de Commissie als met externe belanghebbenden. Om het proces nuttiger en relevanter te maken, dienen belangrijke onderdelen van het kader aanzienlijk te worden verbeterd.
Het beheer van landbouwmarkten en van crises in die markten is een hoofdverantwoordelijkheid van het directoraat-generaal Landbouw en Plattelandsontwikkeling die is ontleend aan de doelstellingen van het gemeenschappelijk landbouwbeleid. Het directoraat-generaal beschikt over adequate processen waardoor het in staat is om tijdig te reageren op crisissituaties in markten. Er is echter sprake van een belangrijke tekortkoming wat betreft de mate waarin het directoraat-generaal Landbouw en Plattelandsontwikkeling uit dergelijke situaties lessen trekt voor risicobeheer en de follow-up van de crisismaatregelen.
 Aangaande crisisparaatheid op het vlak van voedselveiligheid stelde de dienst Interne audit vast dat het directoraat-generaal Gezondheid en voedselveiligheid het "algemene plan" voor voedselcrises en de bijbehorende procedures en regelingen niet periodiek had bijgewerkt. Ook had het dit plan niet afgestemd met de meerderheid van de voornaamste belanghebbenden die verantwoordelijk zijn voor crisisbeheer op het niveau van de lidstaten en de Commissie, noch beschikte het over een draaiboek voor de uitvoering van het plan. Daarnaast bracht de audit onvolkomenheden in de communicatie aan het licht. Dit doet afbreuk aan de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de crisisparaatheid.
Het mededingingsbeleid van de Europese Unie moet waarborgen dat de vrije mededinging in de interne markt niet wordt verstoord. In dat kader moet concurrentiebeperkend gedrag op het gebied van kartels, fusies en staatssteun worden voorkomen of gecorrigeerd. In een stelsel waarin zowel de Europese Commissie als de lidstaten bevoegd zijn inzake de handhaving van het Europese antitrustbeleid, is onderlinge coördinatie cruciaal voor de doeltreffendheid van het beleid als geheel. Als gevolg van de beperkte informatiestroom vanuit de nationale rechterlijke instanties bestaan er ernstige tekortkomingen in de samenwerking met deze instanties. Van sommige lidstaten heeft de Commissie nog niet de volledige informatie ontvangen over de inhoud van nationale gerechtelijke uitspraken die te maken hebben met de handhaving van de Europese mededingingsregels, zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 1/2003. Hierdoor kan de Commissie geen opmerkingen indienen als een van de partijen beroep instelt tegen een arrest en kan zij tekortkomingen of verschillen in de handhaving van het Europese mededingingsrecht niet vaststellen en beoordelen.
 Van alle Commissiediensten beheert het directoraat-generaal Milieu een van de grootste volumes aan klachten en inbreukprocedures. In de afgelopen tien jaar heeft het directoraat-generaal veel in het werk gesteld om de naleving van de bijzonder ingewikkelde Europese milieuwetgeving te verbeteren. Ondanks inspanningen om de afhandeling van het grote volume aan klachten en inbreukprocedures te verbeteren, blijft het behalen van de streefdoelen van de Commissie inzake afhandeling een moeilijke opgave voor het directoraat-generaal. Bovendien neemt door de nieuwe bepalingen, uiteengezet in de mededeling van de Commissie "EU-wetgeving: betere resultaten door betere toepassing", de toch al hoge druk op het personeel van het directoraat-generaal dat bij deze processen betrokken is, waarschijnlijk nog verder toe. Hoewel het directoraat-generaal Milieu over adequate processen beschikt voor de doeltreffende handhaving van de milieuwetgeving, bestaan er als gevolg van het bovenstaande nog een aantal belangrijke tekortkomingen die moeten worden opgelost. Het gaat dan voornamelijk om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de klachtenafhandeling en naleving van de Europese milieuwetgeving.
Het uitvoeren van wetenschappelijke projecten is een van de kernactiviteiten van het gemeenschappelijke onderzoekscentrum. Deze projecten vervullen een cruciale rol in de productie van hoogwaardige wetenschappelijke gegevens die in de gehele beleidscyclus fungeren als onafhankelijk bewijs ter ondersteuning van Europees beleid. De beheer- en controlesystemen die het gemeenschappelijke onderzoekscentrum voor het beheer van zijn wetenschappelijke projecten heeft ingevoerd, zijn goed ontworpen. Er bestaat echter een belangrijke tekortkoming in de toepassing als het gaat om het toezicht op de uitvoering van dergelijke projecten en werkpakketten.
 In de audit over ethiek bij het Europees Bureau voor fraudebestrijding kwam de dienst Interne Audit tot de conclusie dat het bureau een ethisch kader opgesteld en in gebruik genomen heeft dat op heldere procedures is gestoeld die zijn toegesneden op de bijzondere aard en omstandigheden van het werk van de directoraten-generaal. Dankzij de bestaande interne controles voldoet het personeel in hoge mate aan de ethische regels en verplichtingen, met name op het vlak van onafhankelijkheid, integriteit, onpartijdigheid, kiesheid en objectiviteit. Niettemin moet de kennis van het personeel van het Europees Bureau voor fraudebestrijding over de juiste omgang met sociale media en belangenvertegenwoordigers sterk worden verbeterd.
De dienst Interne Audit beoordeelde tevens de vergoedingsprocedure van het directoraat-generaal Personele middelen en Veiligheid voor de aan zijn cliënten geleverde diensten en stelde vast dat het directoraat-generaal reeds een aantal stappen heeft gezet om dit proces aan te passen en te verbeteren en aldus in overeenstemming te brengen met de richtlijnen van de organisatie. Dit betrof hoofdzakelijk de herziening van zijn kostenmethodologie en de harmonisatie van de overeenkomsten inzake het dienstverleningsniveau die zijn afgesloten met de gedecentraliseerde agentschappen, die de grootste categorie externe cliënten van het directoraat-generaal vormen. Desalniettemin bestond er ten tijde van het veldwerk nog altijd een belangrijke tekortkoming in het concept-kostenmodel. Om geheel te kunnen voldoen aan de eisen en fundamentele beginselen van de organisatie moeten enkele sleutelgebieden worden versterkt.
4.1.2.Doelmatigheid bij het beheer en de besteding van budgettaire operationele en administratieve kredieten




4.1.2.1. Direct beheer


Wat de direct beheerde fondsen betreft, zijn verschillende audits uitgevoerd naar beheerprocessen voor programma's en projecten. Daarbij werden geen tekortkomingen in de prestaties geconstateerd.
4.1.2.2. Indirect beheer


Wat de indirect beheerde middelen betreft, focusten diverse audits op de bestaande toezichtsregelingen in de directoraten-generaal en diensten.
 Een audit over het toezicht op Shift2Rail (S2R) door de dienst Interne Audit bracht een belangrijke prestatiekwestie aan het licht. Het directoraat-generaal Mobiliteit en vervoer heeft namelijk geen formele, geconsolideerde, op risico's gebaseerde toezichtstrategie voor Shift2Rail vastgesteld waarin de doelstellingen van het toezicht door het directoraat-generaal uiteen wordt gezet alsmede de wijze waarop de diverse toezichtsinstrumenten bijdragen aan de opbouw van zekerheid over het bereiken van beleidsdoelstellingen. Er bestaat geen formele taakverdeling tussen de operationele en financiële eenheden van het directoraat-generaal voor Mobiliteit en vervoer die belast zijn met het toezicht op Shift2Rail, met uitzondering van de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van bestuur van de gemeenschappelijke onderneming. Bovendien heeft het directoraat-generaal Mobiliteit en vervoer noch een inventarisatie van de aan Shift2Rail gerelateerde taken uitgevoerd, noch een overeenkomstige raming van de benodigde middelen opgesteld.
In de audit over het beheer van investeringsfaciliteiten bij het directoraat-generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling stelde de dienst Interne Audit vast dat het directoraat geen systematisch toezicht uitoefent op de prestaties van internationale financiële instellingen (IFI's) en op de kernaspecten van de gemengde operaties waarover het jaarlijks aan het Europees Parlement en de Raad moet rapporteren. Bovendien zijn de verslagen die door de IFI's op het niveau van de EU-delegaties worden ingediend van wisselende kwaliteit. Dientengevolge beschikken de EU-delegaties niet altijd over de relevante informatie om gedegen toezicht uit te oefenen op de operationele en financiële aspecten van de projecten.
4.1.2.3. Gedeeld beheer


Wat gedeeld beheer betreft, zijn verschillende audits uitgevoerd naar beheerprocessen voor programma's en projecten. Daarin werd een aantal belangrijke tekortkomingen in de prestaties geconstateerd die de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen in gevaar kunnen brengen.
 De wijzigingsprocedure voor het operationeel programma (OP) is een mechanisme waarmee de lidstaten de uitvoeringsmechanismen voor de implementatie van operationele programma's kunnen aanpassen. Voorafgaand aan de vaststelling van de wijziging bij besluit van de Commissie moeten de verantwoordelijke directoraten-generaal een grondige analyse uitvoeren. Hoewel het gecontroleerde proces in het algemeen goed werkt en het directoraat-generaal Regionaal beleid en Stadsontwikkeling, het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie en het directoraat-generaal Maritieme Zaken en Visserij aanzienlijke inspanningen hebben verricht om te komen tot een gecoördineerde aanpak binnen elk directoraat-generaal en tussen de directoraten-generaal, is er sprake van een belangrijke tekortkoming met betrekking tot de consistentie, doeltreffendheid en tijdigheid van de wijzigingen in de operationele programma's.
Voor de financiering van werkgelegenheidsinitiatieven voor jongeren worden diverse instrumenten gebruikt die worden beheerd door het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie. Er werden belangrijke tekortkomingen vastgesteld in de mechanismen die bij de voorbereiding van nieuwe beleidsinitiatieven voor jeugdwerkgelegenheid voor consistentie moeten zorgen, bij de uitvoering van de financiering, en in het mechanisme voor de eventuele overheveling van middelen naar nieuwe of dringende beleidsprioriteiten.
 Het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD) wordt uitgevoerd via diverse operationele programma's die worden beheerd door het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie. De belangrijkste geconstateerde tekortkoming betrof prestatiemeting en -rapportage. In het regelgevingskader voor het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen ontbreken elementen van een kader voor prestatiemeting, zoals mijlpalen en streefcijfers voor gemeenschappelijke indicatoren of specifieke doelstellingen. De voor het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen gerapporteerde indicatoren en gegevens kennen inherente beperkingen waardoor zij minder bruikbaar zijn voor rapportages over de algehele prestaties van het fonds. Bovendien ontbeert de rechtsgrondslag mechanismen waarmee op de begeleidende maatregelen kan worden toegezien en wordt informatie over de uitvoering ter plaatse – nodig om het doeltreffende toezicht op het programma te vergemakkelijken – niet regelmatig ontvangen.
Tot slot bracht de audit van grote projecten binnen het directoraat-generaal Regionaal Beleid en Stadsontwikkeling belangrijke tekortkomingen aan het licht in het proces voor de goedkeuring van en toezicht in de startfase op grote projecten die steun ontvangen uit het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling en het Cohesiefonds.
 4.2.Beperkte conclusies van de dienst Interne Audit betreffende de stand van zaken van de interne controle van elk DG


De dienst Interne Audit heeft in februari 2018 beperkte conclusies opgesteld over de stand van zaken van de interne controle in elk directoraat-generaal en elke dienst. Deze conclusies dragen bij aan de jaarlijkse activiteitenverslagen van 2017 van de betrokken directoraten-generaal en diensten. Zij zijn gebaseerd op de auditwerkzaamheden van de afgelopen drie jaar en hebben betrekking op alle onafgehandelde aanbevelingen van de dienst Interne Audit en van de inmiddels opgeheven interne-auditfuncties (voor zover deze door de dienst Interne Audit zijn overgenomen). De conclusie van de dienst Interne Audit betreffende de stand van zaken van de interne controle heeft enkel betrekking op de aan een audit onderworpen beheer- en controlesystemen en niet op de systemen die tijdens de voorbije drie jaar niet door de dienst Interne Audit zijn doorgelicht.
In de beperkte conclusies werd bijzondere aandacht gevestigd op de volgende kwesties (en dit heeft in het jaarlijkse activiteitenverslag van de betrokken directoraten-generaal tot punten van voorbehoud geleid):


·Het directoraat-generaal voor Klimaatactie: de geconstateerde vertraging bij de tenuitvoerlegging van één zeer belangrijke aanbeveling inzake IT-beveiliging (m.b.t. het beheer van de veiligheid van het IT-systeem voor de EU-emissiehandelsregeling) waardoor het directoraat-generaal risico loopt op inbreuken op de beveiliging;


·Het directoraat-generaal Internationale Samenwerking en Ontwikkeling: de geconstateerde vertraging bij de tenuitvoerlegging van één zeer belangrijke aanbeveling, gedaan in het kader van de audit over het beheer van de vredesfaciliteit voor Afrika;


·Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur: één cruciale en een aantal zeer belangrijke aanbevelingen, gedaan in het kader van de audit over Erasmus+ en Creatief Europa – subsidiebeheer fase 1.
 Daarnaast vroeg de dienst Interne Audit de Ondersteuningsdienst voor structurele hervormingen om bijzondere aandacht te besteden aan kwesties inzake openbare aanbestedingen die aan de orde zijn gesteld in een audit over financieel beheer binnen de Ondersteuningsdienst voor structurele hervormingen en wees erop dat de dienst naar behoren moet beoordelen of hieromtrent in het jaarlijkse activiteitenverslag een punt van voorbehoud moet worden gemaakt. Op basis van de richtlijnen van de organisatie komt de dienst tot de conclusie dat er geen grond was voor een punt van voorbehoud van financiële aard en geen noodzaak tot een punt van voorbehoud in het jaarlijkse activiteitenverslag vanwege eventuele reputatieschade omdat het geconstateerde reputatierisico niet bewaarheid werd. De dienst Interne Audit is het met deze beoordeling eens.
4.3.Algemeen oordeel over het financiële beheer van de Commissie




Overeenkomstig zijn taakomschrijving brengt de dienst Interne Audit jaarlijks een algemeen oordeel uit over het financiële beheer van de Commissie. Dit oordeel is gebaseerd op de auditwerkzaamheden die de dienst Interne Audit de voorbije drie jaar (2015-2017) met betrekking tot het financieel beheer in de Commissie heeft verricht. In het oordeel wordt ook rekening gehouden met informatie uit andere bronnen, met name de verslagen van de Europese Rekenkamer. Het algemeen oordeel wordt gelijktijdig met dit verslag verstrekt en heeft betrekking op hetzelfde begrotingsjaar.
 Net als de vorige jaren bevat het algemeen oordeel voor 2017 een restrictie met betrekking tot de voorbehouden die de gedelegeerde ordonnateurs in hun betrouwbaarheidsverklaringen hebben gemaakt. Bij de totstandkoming van dit oordeel heeft de dienst Interne Audit gelet op het gecombineerde effect van de geraamde risicobedragen, zoals vermeld in de jaarlijkse activiteitenverslagen, en het corrigerend vermogen, dat blijkt uit de financiële correcties en terugvorderingen uit het verleden en uit schattingen van toekomstige correcties en risicobedragen bij afsluiting. Gezien de omvang van de financiële correcties en terugvorderingen uit het verleden en ervan uitgaande dat correcties de komende jaren op een vergelijkbaar niveau zullen worden verricht, wordt de EU-begroting als geheel (maar niet noodzakelijkerwijze de afzonderlijke beleidsgebieden) en in de loop van de tijd (soms wel verscheidene jaren later) afdoende beschermd.
Zonder andere punten van voorbehoud bij het algemene oordeel te maken, benadrukte de dienst Interne Audit het volgende:


Strategieën voor het toezicht op derden die beleid en programma's uitvoeren


Hoewel de Commissie volledig verantwoordelijk blijft voor het verzekeren van de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven en een goed financieel beheer (alsook voor het verwezenlijken van de beleidsdoelstellingen), doet zij steeds meer beroep op derde partijen voor de uitvoering van haar programma’s. Dit gebeurt meestal door de uitvoering van de operationele begroting van de Commissie te delegeren (onder indirect beheer) of door bepaalde taken aan derde landen, internationale organisaties of internationale financiële instellingen, nationale autoriteiten en agentschappen, gemeenschappelijke ondernemingen, niet-EU-organen en gedecentraliseerde EU-agentschappen te delegeren. Bovendien wordt op sommige beleidsterreinen in toenemende mate gebruikgemaakt van financieringsinstrumenten van het lopende meerjarig financieel kader 2014-2020. Dergelijke instrumenten en alternatieve financieringsmechanismen brengen, zoals ook opgemerkt door de Europese Rekenkamer, specifieke uitdagingen en risico’s voor de Commissie met zich mee.
 Om aan hun algemene verantwoordelijkheden te voldoen, moeten de operationele directoraten-generaal toezicht houden op de uitvoering van het beleid en de programma’s en waar nodig steun en begeleiding bieden. Daarom moeten de directoraten-generaal passende, doeltreffende en doelmatige toezichts-, controle- en/of rapportageactiviteiten vastleggen en uitvoeren, zodat kan worden verzekerd dat de gedelegeerde entiteiten en andere partners de programma's daadwerkelijk uitvoeren, de financiële belangen van de EU gepast beschermen, indien van toepassing de delegatieovereenkomsten naleven, en dat alle potentiële problemen zo snel mogelijk worden aangepakt.
De dienst Interne Audit heeft in het kader van een aantal audits aanbevolen dat bepaalde directoraten-generaal in hun controle- en toezichtsstrategieën duidelijker moeten bepalen wat hun prioriteiten en behoeften zijn als het gaat om het verzekeren van goed financieel beheer in die EU- en niet-EU-organen. Met name in de controlestrategieën werd onvoldoende rekening gehouden met de verschillende risico’s die het toevertrouwen van taken aan gedelegeerde entiteiten met zich meebrengt, en werden onafhankelijke bronnen niet daadwerkelijk benut om een dergelijke zekerheid te verkrijgen. Deze directoraten-generaal moeten doeltreffender en doelmatiger toezicht houden.
Ook waren de doelstellingen van de toezichts-, controle- en/of rapportageactiviteiten en de manier waarop hun doeltreffendheid kon worden beoordeeld, niet duidelijk genoeg en was het toezicht op deze activiteiten in de praktijk beperkt.
De dienst Interne Audit neemt nota van de initiatieven van de centrale diensten en van de door de partner-directoraten-generaal als reactie op de aanbevelingen van de dienst Interne Audit ontwikkelde actieplannen voor het beperken van de risico's met betrekking tot hun contacten met gedecentraliseerde agentschappen en uitvoeringsorganen, onder andere wat betreft het houden van toezicht op programmering, prestaties en begrotingsaspecten.
 5.Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie


In 2017 heeft door de op grond van artikel 73, lid 6
19
, van het Financieel Reglement opgerichte instantie voor financiële onregelmatigheden geen systeemproblemen vastgesteld.
6.Risicobeperkende maatregelen met betrekking tot potentiële belangenconflicten (internationale normen) – Onderzoek van de Europese Ombudsman


De huidige directeur-generaal van de dienst Interne Audit en interne controleur van de Commissie, de heer Manfred Kraff, trad aan op 1 maart 2017. De heer Kraff was daarvoor adjunct-directeur-generaal en rekenplichtige van de Commissie bij het directoraat-generaal Begroting van de Commissie.
Na zijn benoeming tot directeur-generaal en interne controleur vaardigde de heer Kraff op 7 maart 2017 overeenkomstig de normen van het Institute of Internal Auditors
20
 instructies uit aangaande de te treffen regelingen ter verkleining/vermijding van eventuele of slechts vermeende belangenconflicten tussen de auditwerkzaamheden van de dienst Interne Audit en zijn vorige verantwoordelijkheden. Deze regelingen voorzagen erin dat de heer Kraff niet betrokken zou zijn bij het toezicht op auditwerkzaamheden die te maken hebben met verrichtingen waarvoor hij verantwoordelijk was voordat hij toetrad tot de dienst Interne Audit. In die gevallen viel het toezicht op auditwerkzaamheden uiteindelijk onder verantwoordelijkheid van de heer Jeff Mason, oud-waarnemend directeur-generaal van de dienst Interne Audit (september 2016-februari 2017) en huidige directeur binnen de dienst Interne Audit (IAS.B, Audit van de Commissie en uitvoerende agentschappen I). De regelingen voorzagen er tevens in dat het Comité follow-up audit van deze instructies en de uitvoering daarvan op de hoogte gesteld zou worden en dat de heer Mason eventuele situaties die konden worden uitgelegd als aantasting van de onafhankelijkheid of objectiviteit van de heer Kraff ter beoordeling zou doorverwijzen naar het Comité follow-up audit. In die gevallen zou de heer Kraff zich onthouden van ieder toezicht op de betreffende auditwerkzaamheden.
 De bestaande regelingen werden besproken met het Comité follow-up audit tijdens diens vergaderingen op 6 april 2017 (werkgroep) en 3 mei 2017. Tijdens zijn vergaderingen op 31 januari 2018 (werkgroep) en 7 maart 2018 inventariseerde het Comité de stand van zaken ten aanzien van de daadwerkelijke uitvoering in 2017 van deze regelingen. Het Comité follow-up audit besloot dat het de door de dienst Interne Audit vastgestelde maatregelen op passende wijze vond tegemoetkomen aan het risico van belangenconflicten, conform de internationale normen en goede praktijken. Het Comité constateerde met tevredenheid dat de regelingen ter waarborging van organisatorische onafhankelijkheid in de betrokken audits in de praktijk zijn gebracht.
De Europese Ombudsman heeft de Europese Commissie op 4 december 2017 een brief gestuurd waarin staat dat, als reactie op een klacht van een burger, een onderzoek zal worden ingesteld om de geschiktheid te beoordelen van de maatregelen die de Commissie heeft genomen ter voorkoming van belangenconflicten of de schijn daarvan ten aanzien van de benoeming van de nieuwe directeur-generaal van de dienst Interne Audit (zie 1324/2017/LM). Na verzoek van de Europese Ombudsman om een vergadering, vond op 8 februari 2018 een zitting plaats tussen de diensten van de Commissie en de Europese Ombudsman. De dienst Interne Audit en de centrale diensten van de Commissie beantwoordden op verzoek van de Ombudsman bij die gelegenheid de gestelde vragen, presenteerden de relevante feiten aan het team van de Ombudsman en verstrekten de relevante ondersteunende documenten. De Ombudsman heeft de Commissie op 26 april 2018 laten weten dat een kopie van het zittingsverslag van 8 februari 2018 voor eventuele opmerkingen naar de klager is gestuurd en dat de Ombudsman na ontvangst van die opmerkingen zal besluiten over passende vervolgstappen in het onderzoek.
 7.Conclusies 


Met de uitvoering van de actieplannen die naar aanleiding van de audits van de dienst Interne Audit dit jaar en de voorgaande jaren zijn opgesteld, wordt bijgedragen aan de gestage verbetering van het internecontrolekader van de Commissie.
De dienst Interne Audit zal follow-upcontroles verrichten ten aanzien van de tenuitvoerlegging van de actieplannen; die controles zullen worden onderzocht door het Comité follow-up audit, dat het college op passende wijze zal informeren.
De dienst Interne Audit zal zich blijven toespitsen op financiële, nalevings-, IT- en doelmatigheidsaudits.
(1)
 
   In dit verslag zijn de auditverslagen meegenomen die in de periode van 1.2.2017 tot en met 31.1. 2018 zijn voltooid.
(2)
 
   Het verslag heeft geen betrekking op controles uitgevoerd in gedecentraliseerde Europese agentschappen, de Europese dienst voor extern optreden of andere door de dienst Interne Audit gecontroleerde organen, waarvoor afzonderlijke jaarverslagen worden opgesteld.
(3)
 
   Artikel 100 van het Financieel Reglement.
(4)
 
   Zie C(2017) 4435 final van 30.6.2017, Communication to the Commission, Mission Charter of the Internal Audit Service of the European Commission (Mededeling aan de Commissie – taakomschrijving van de dienst Interne Audit van de Europese Commissie).
(5)
 
   Zie ook het jaarlijks activiteitenverslag 2017 van de dienst Interne Audit.
(6)
 
   Alle opdrachten (audits, adviezen en follow-up-acties) werden afgerond, op één managementletter na. De afgifte van de managementletter, die een overzicht geeft van de resultaten van diverse audits van personele middelen in de Commissie, is uitgesteld tot 2018.
(7)
 
   Het werkdocument van de diensten van de Commissie (SWD) bevat een overzicht van alle voltooide audit- en follow-upauditopdrachten.
(8)
 
   Sommige audits, en met name audits die meerdere directoraten-generaal betreffen, kunnen aanleiding geven tot de opstelling van meer dan één auditverslag.
(9)
 
   Afgegeven op 16.2.2017.
 (10)
 
   Afgegeven op 28.7.2017. Hierin worden de wijzigingen in het plan beschreven die het gevolg zijn van een capaciteitsafname en een herbeoordeling van de risicoblootstelling van de directoraten-generaal en de diensten.
(11)
 
   In het verslag voor het Comité follow-up audit van 27.3.2018 staat een uitgebreid overzicht van de aanbevelingen van de dienst Interne Audit.
(12)
 
   Twee aanbevelingen werden gedeeltelijk aanvaard in 2017:In de regel legt de dienst Interne Audit audits waarin aanbevelingen (gedeeltelijk) zijn verworpen, ter discussie aan het Comité follow-up audit voor. Dit kan ertoe leiden dat directoraten-generaal hun standpunt herzien.
(13)
 
   De twee actieplannen met betrekking tot de audits over:



(14)


 
   Deze tabel laat de belangrijkheidsgraad van de aanbevelingen zien op de afsluitingsdatum. Deze kan verschillen van de classificatie in het oorspronkelijke verslag indien de later door de gecontroleerde genomen maatregelen door de dienst Interne Audit toereikend worden geacht om de gesignaleerde risico's voor een deel weg te nemen en dus om een neerwaartse bijstelling van de prioriteit van de aanbeveling te rechtvaardigen.
(15)
 
   Na een follow-up-opdracht van de dienst Interne Audit die in maart 2018 is uitgevoerd, is de belangrijkheidsgraad van deze cruciale aanbeveling verlaagd naar "zeer belangrijk".
(16)
 
   In het verslag voor het Comité follow-up audit van 27.3.2018 staat een uitgebreid overzicht van de aanbevelingen van de dienst Interne Audit.
(17)
 
   In totaal heeft de dienst Interne Audit 47 uitgebreide en doelmatigheidsaudits uitgevoerd. Zie het werkdocument van de diensten van de Commissie voor meer details.
 (18)
 
   Goed bestuur betekent beschikken over de juiste processen en structuren voor het vaststellen, beheren en monitoren van de activiteiten van de organisatie bij het verwezenlijken van haar doelstellingen. Toezicht betekent waarborgen dat er, onafhankelijk van het operationeel beheer, doeltreffend toezicht wordt gehouden op die processen en structuren. 



(19)
 
   Artikel 117 van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement stelt: "In dit jaarlijkse verslag wordt tevens melding gemaakt van de systeemproblemen waarop de overeenkomstig
artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement
 opgerichte gespecialiseerde instantie heeft gewezen".
(20)
 
   In de internationale auditnormen, waarnaar artikel 98 ("Aanwijzing van een intern controleur") van het Financieel Reglement uitdrukkelijk verwijst, staat: "In geval van een feitelijke of ogenschijnlijke aantasting van de onafhankelijkheid of objectiviteit, moeten de details daarvan medegedeeld worden aan de relevante betrokkenen. De aard van de mededeling is afhankelijk van de mate van aantasting." (IIA-IPPF-norm 1130). In de normen wordt verder gesteld dat: "[i]nternal auditors moeten afzien van de beoordeling van specifieke operationele activiteiten waarvoor zij in het verleden zelf verantwoordelijk waren. De objectiviteit wordt verondersteld te zijn aangetast wanneer een internal auditor audits uitvoert op een activiteit waarvoor de auditor in het voorafgaande jaar verantwoordelijk was" (IIA-IPPF-norm 1130.A1).
