None
UFFICIO DELLE PUBBLICAZIONI UFFICIALI DELLE COMUNITÀ EUROPEE — L­2985 LUSSEMBURGO

Converted:03.03.2010

Page:

Publikatieblad
van de Europese Gemeenschappen

ISSN 0378-7079

C 150
24e jaargang
19 juni 1981

Uitgave
in de Nederlandse taal

Mededelingen en bekendmakingen

Inhoud

I

Mededelingen

Rekenkamer
Speciaal verslag betreffende uitgeverij-, drukkerij- en reproduktiepraktijk bij de
Instellingen van de Europese Gemeenschappen

Converted:03.03.2010

1

Page:

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

19. 6. 81

Nr. C 150/1

(Mededelingen)

REKENKAMER

SPECIAAL VERSLAG
betreffende uitgeverij­, drukkerij­ en reproduktiepraktijk bij de Instellingen van de Europese
Gemeenschappen

INHOUD
1. INLEID ING
1.1. D oelstellingen en kader
1.2. D efinities
1.3. Aanbevelingen.
2.
ACHTERGROND
2.1. Algemeen
2.2. Bureau voor officiële pubhkaties (Pubhkatiebureau)

3. PUBLIKATIES
3.1. Procedure bij het Pubhkatiebureau
3.2. D rukken ­ aanbestedingsprocedures
3.3. D rukken ­ produktieprocedures
3.4. Procedures bij de Commissie
3.5. Procedures bij de overige Instellingen
3.6. Particuliere uitgevers
3.7. Algemene informatieve tijdschriften
4.
3
3
3

Γ

3
4

4
4
5
5
6
6
6

'.
D OCUMENTEN
4.1. Produktie
4.2. Bewaking

'.
6
6

5. EIGEN D RUKKERIJEN EN REPROD UKTIE­INRICHTINGEN
5.1. Bestaansgrond en ontwikkeling
5.2. Samenvatting bedrijvigheid drukkerijen
5.3. Investeringen in outillage

7'
7
8

6. D RUKOPLAGEN, D ISTRIBUTIE EN VERKOOP VAN PUBLIKATIES
6.1. Verantwoording van drukoplagen
6.2. D istributie­ en verkoopbeleid

8
8

­ 7.
Converted:03.03.2010

xMANAGEMENT­INFORMATlESYSTEMEN
7.1. Algemeen
,
7.2. Bestaande kostencalculatiesystemen
7.3..Gebruik van kostencalculatiegegevens bij het nemen van beslissingen

9
9
10

7.4. Managementstructuren

10.
 Page:

Nr. C 150/2

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen
8. KOSTEN VAN PUBLIKATIES IN 1978
8.1. Algemeen
8 2. Externe drukkosten
8.3. Kosten Pubhkatiebureau
8.4. Personeelskosten
8.5. Kosten aanschaffing outillage
8.6. Huren . . . I
8.7. Verkoop publikaties
8.8. Samenvatting

19. 6 . 81

10
10
11
11 '
11
11
11
11

,f

9. EVALUATIE CONTROLE OP PUBLIKATIES
9.1. Steekproefcontroles
9.2. Maihng-hjsten - systemen
9.3. Maihng-hjsten - enkele voorbeelden
9.4. Voorraad publikaties
9.5. Verkoop en prijsvaststelling

11
12
12
13
13

10. COMMENTAAR VAN DE REKENKAMER
10.1. Algemeen
10.2. Beleid en bewaking publikaties
10.3. Oplagen en distributie \ an publikaties
10.4. Management en financiële gegevens
10.5. Investeringen in drukkenj-outillage

13
14
14
15
15

'.
BIJLAGEN
I. Kosten rechtstreeks aan de rekeningen te ontlenen . . ,
II. Totale kosten 1978
III. Gebruik van Publikatieblad en Personeelskoerier door de Instellingen
IV. Aantal personeelsleden betrokken bij publikatiew erkzaamheden van de Instellingen

Converted:03.03.2010

,

,

16
17
18
18

Page:

1 9 . 6 . 81

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

___

UITGEVERIJ-, DRUKKERIJ- EN REPRODUKTIEPRAKTIJK BIJ DE INSTELLINGEN
VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN

1.
1.1.
 INLEIDING
Doelstellingen en kader

Doel van dit rapport is in overweging te geven de activiteit van de Instellingen van de Europese Gemeenschappen op de terreinen uitgeverij, drukkerij en reproduktie ('), met bijzondere aandacht voor aspecten met financiële of economische consequenties, en aanbevelingen te
doen. De accountantscontrole omvatte, voor iedere
Instelling:
— de achtergrond van de gevoerde praktijk;
— de controles en criteria ten grondslag liggend aan de
drukwerkproduktie, de middelen ter beschikking van
de Instellingen voor deze produktie en de aanwending van dit drukwerk (zowel interne als externe faciliteiten);

Nr. C 150/3

. — directiebesluiten dienen te worden genomen op basis
van adequate financiële gegevens en bestaande
systemen dienen te worden aangepast ter voldoening
aan deze eis (par. 10.4.1);
— de prijsvaststelling van publikaties dient te worden
gebaseerd op actuele kostengegevens (par. 10.4.2);
— een interinstitutionele groep dient te worden gevormd om de^ doelstellingen te herformuleren, om het
gebruik van huisdrukkerijen te coördineren en de
functie van het technisch bedrijf van het Pubhkatiebureau te onderzoeken (par. 10.5.2);
— een sterker kostenbesef dient te worden aangekweekt
bij producenten en gebruikers van zowel publikaties
als documenten (par. 10.5.3).
2. ACHTERGROND

— kosten en management van deze bedrijvigheid, die
elk jaar ca. 50 miljoen ERE vergen en

2.1.
— enkele specifieke praktijkgevallen.
2.1.1.
De Instellingen van de Gemeenschappen (hier
omvattend de Commissie, de Raad, het Europees Parlement, het Economisch en Sociaal Comité, het Hof van
Justitie en de Rekenkamer) produceren elk jaar een breed
gamma van publikaties over een groot aantal algemene
en gespecialiseerde onderwerpen. Er bestaat een grote
variatie in doelstellingen, behoeften, kwaliteit, kwantiteit
en distributie tussen de publikaties van elke Instelling.
1.2.
 Definities

Het is noodzakelijk onderscheid te maken tussen „publikaties" en „documenten". Het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) (2) duidt drukwerk bestemd voor verspreiding buiten de Instellingen aan als „publikatie", dat
voor interne distributie als „document". Er is onvermijdelijk enige overlapping tussen deze categorieën. Beide
termen worden in dit rapport gebezigd.
1.3.
Aanbevelingen

De voornaamste aanbevelingen van de Rekenkamer
(hoofdstuk 10) zijn de volgende:
— de Commissie dient gedetailleerde en omvattende criteria en procedures voor haar communicatieVpublikatieactiviteiten vast te stellen (par. 10.2.1);
— de bewaking door het RCP behoeft uitbreiding (par.
10.2.2);
— de mailing-lijsten dienen systematisch bewerkt en
bewaakt te worden en de ontwikkeling naar een gemeenschappelijke computerbasis voor deze mailingv lijsten dienen meer prioriteit te krijgen (par. 10.3.1);
— een behoorlijke kostencalculatie, voorraadadministratie en verkoopstatistiek dienen te worden opgezet
(par. 10.3.2);
(i) Exclusief microfilm en huisdrukkerijen van de onderzoekcentra.
(2) Zie paragraaf 3.4.4.
Converted:03.03.2010

Algemeen

2.1.2.
In aanmerking nemend de algemene ontwikkeling bij de Instellingen van de Gemeenschap sedert 1978,
toen het totaal van uitgaven voor publikaties, enz. 45
miljoen ERE beliep, heeft de Rekenkamer berekend dat
de totale kosten van de activiteit publikaties drukkerij en
reproduktie thans ca. 50 miljoen ERE per jaar bedraagt.
Daarvan is slechts 31,8 miljoen ERE (zie bijlage I) aan te
treffen op de begroting en rekeningen van de Gemeenschappen onder hoofdstukken die rechtstreeks in verband kunnen worden gebracht met deze activiteiten.
 Deze kosten komen op in voornamelijk twee vormen:
(i) De huishoudelijke kosten van het Bureau voor officiële publikaties (Publikatiebureau) (zie par. 2.2 infra) worden in totaal gegeven in artikel 287 (3) van
de Commissiebegroting. Een ontvangst „pro forma"
komt voor in hoofdstuk 92 (3) van de Commissiebegroting, welke verder tot uitdrukking komt door toerekening in post 2390 van de begroting van elke Instelling. In de loop van het jaar worden er verrichtingen van het Publikatiebureau „in rekening gebracht"
aan de Instellingen middels factuur volgens een
kostencalculatiesysteem (zie par. 7.2.2), doch
geldoverdracht vindt niet plaats, evenmin tonen de
rekeningen aan het eind van het jaar de uitkomsten
van deze facturering.
(3) En in bijlage I van de begroting van de Commissie.
Page:

Nr. C 150/4

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

(ii) Contracten met externe drukkers bestaan voor het
drukken van het Publikatieblad en enkele andere publikaties. Deze kosten verschijnen voor het merendeel onder de artikelen 270 en 271 van de begroting
van elke Instelling, en zijn niet begrepen in de huishoudelijke kosten van het Publikatiebureau.
De overige kosten, gemaakt door de Instellingen, en
voorkomende onder andere, meer algemene uitgaverubrieken, werden door de Rekenkamer achterhaald en
berekend, zoals aangegeven in hoofdstuk 8, en deze kosten worden, samen met die van (i) en (ii) supra, gegeven
in bijlage II, wat het jaar 1978 betreft, toen het totaal 45
miljoen ERE bedroeg.
2.2.
Bureau voor officiële publikaties (Publikatiebureau)

2.2.1.
Een interinstitutioneel orgaan, het Bureau voor
officiële publikaties (Publikatiebureau) is verantwoordelijk voor het uitgeven, drukken en verspreiden van de
publikaties van de instellingen. Alle regelingen te treffen
voor het drukken van publikaties lopen via het Publikatiebureau. Het heeft zijn eigen drukkerijbedrijf, en kan
derhalve zelf het drukwerk vervaardigen, of het werk aan
externe drukkerijen uitbesteden.
2.2.2.
 Artikel 2 van het oprichtingsbesluit omschrijft
de functies van het Publikatiebureau:
— zorg dragen voor het drukken van het Publikatieblad;
— zorg dragen voor het drukken van de overige publikaties van de Instellingen of andere organisaties,
door de Gemeenschappen in het leven geroepen;
— de verspreiding en verkoop van het Publikatieblad en
andere publikaties verzorgen.
2.2.3.
Om administratieve en budgettaire redenen
maakt het Publikatiebureau deel uit van de Commissie,
doch in feite treedt het op als een dienst voor alle Instellingen. Het Bureau heeft een Directiecomité bestaande
uit één vertegenwoordiger van elke Instelling.
3.
PUBLIKATIES

3.1.
Procedure bij het Publikatiebureau

3.1.1.
De grootste afzonderlijke uitgave is het interinstitutionele Publikatieblad (PB - ca. 575 miljoen pagina's
DIN-A-4 per jaar). De eerste prioriteit van het Publikatieblad is de zorg voor de uitgave daarvan, en het onderhoudt nauwe contacten met de externe drukkerijen
waaraan het drukken is uitbesteed voor een bedrag van
12,0 miljoen ERE (1979).
Converted:03.03.2010

1 9 . 6 . 81

3.1.2.
Alle publikaties, met uitzondering van die
welke verzorgd worden door de externe bureau's (*),
dienen het Publikatieblad te passeren. Voor de publikaties van de Commissie is het Publikatiebureau nauw betrokken bij de voorbereiding van de besluiten en neemt
de eindbeslissing, waar een publikatie zal worden gedrukt (d.w.z. extern of intern). Voor de overige Instellingen is zijn bevoegdheid beperkt tot aanbevelingen ten
aanzien van Laatstbedoelde keus en de resultaten van
inschrijvingen welke het Bureau houdt voor alle drukcontracten.
3.1.3.
 Na die beslissing evenwel treedt het Publikatiebureau op als uitgever van manuscripten van alle Instellingen en van vertalingen in de zes (momenteel zeven)
officiële talen. Het Bureau ziet toe dat het werk van de
drukker geschiedt volgens de bepalingen van het contract, corrigeert drukproeven, en gewoonlijk worden alle
contacten met de drukker onderhouden door, of vinden
op zijn minst plaats via het Bureau. De facturen van de
drukker worden door het Bureau gecontroleerd en gefiatteerd; de facturen voor het Publikatieblad worden niet
via het Bureau betaald, doch aan de Instellingen in
rekening gebracht; die voor andere publikaties worden
rechtstreeks door de betrokken Instellingen voldaan.
3.1.4.
Controles brachten enkele uitzonderlijke gevallen aan het licht, waarin de bovengenoemde procedures
niet waren gevolgd met voorbijgaan, geheel of gedeeltelijk, van het Bureau, door" de auteurs of redacties, soms
met instemming van het Bureau.
3.2.
Drukken - aanbestedingsprocedures

3.2.1.
In de meeste door de Rekenkamer onderzochte
gevallen bleken behoorlijke aanbestedingsprocedures te
zijn gevolgd. Twee bijzondere problemen werden echter
door het Bureau genoemd, die restricties opleggen aan de
selectie voor uitnodiging tot inschrijving. Ten eerste
kunnen de gestelde termijnen resulteren in de eis van
geografische beperking; ten tweede zijn niet alle drukkers
in staat aan de technische eisen te voldoen.
In deze gevallen wordt een selectie gemaakt uit een beperkt aantal offertes. De Rekenkamer onderzocht zeventien belangrijke gevallen waarin de beide bovengenoemde overwegingen tot gevolg hadden dat de
inschrijving beperkt werd tot drukkers die vanuit Brussel
en Luxemburg gemakkelijk te bereiken waren. Het
Publikatiebureau verklaarde een nauw contact noodzakelijk te vinden, wil de drukproevencorrectiefase de
produktietermijn niet aanmerkelijk verlengen.
3.2.2.
 Van de publikaties, in 1978 door externe drukkers vervaardigd, werden naar waarde 4 7 % in België
geplaatst (zie tabel 1). Bij iets meer dan de helft van deze
publikaties werden prijsvergelijkingen tussen drukkerijen
die vergelijkbare technische faciliteiten boden, beperkt
door het grotere belang gehecht aan geografische locatie.
(') Zie paragraaf 9.5.4.
Page:

19. 6. 81

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen
TABEL 1

b) de ordonnateurs, voor de uitgaven (10 DG's),

Denemarken

19

46,8

2

1,4

(

Frankrijk

7

Duitsland

12

Ierland

1

0,4

Italie

1

0,3

Luxemburg

2

9,6

Nederland

1

2,9

Verenigd Koninkrijk

5

3,4

50

100,0

x

3.3.
c) gespecialiseerde diensten, voor de redactie (4 DG's),

Facturen in %
Aantal firma's naar factuurbedrag

België

d) het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) (zie par.
3.4.4),
e) het Pubhkatiebureau.
3.4.3.
Afgezien van het Raadgevend Comité Publikaties (RCP) ligt de grootste beslissingsbevoegdheid bij de
redacties van de 4 DG's. Elke redactie heeft haar eigen
specialisaties (d.w.z. statistiek, wetenschap, informatie
en algemeen), en heeft niet onaanzienlijke autonomie ten
aanzien van eigen werkwijze en openen van kredieten
voor het beleid inzake en beoordeling van publikaties, en
om prioriteiten te stellen binnen het raam van toegewezen kredieten aan het RCP.
7,8
~

27,4.
Drukken - produktieprocedures

In 1978 werden 1 193 miljoen DIN-A-4-bladzijden
publikaties door de Instellingen geproduceerd. De omvangrijkste afzonderlijke publikatie (48%) is het inter»
institutionele Publikatieblad. Tabel 2 geeft aan waar
deze produktie werd gedrukt.
TABEL 2
Extern: <
Publikatieblad
overige

'

%
48
37

,

door Publikatiebureau

·

door huisdrukkerijen Instellingen

3.4.
85

f

Intern (l):

9
6
100

·

Procedures bij de Commissie

3.4.1.
De Commissie produceert de overgrote meerderheid van de overige publikaties van de Gemeenschappen (86%). De Commissie is de enige Instelling die een
jaarlijks publikatieprogramma produceert.
3.4.2.
 In 1?78 nam de Commissie 532 miljoen bladzijden publikaties voor haar rekening. De controle op
deze produktie geschiedde door:
(») Zie paragraaf 5.1.
Converted:03.03.2010

Nr. C 150/5

a) de auteurs, voor de inhoud (alle Directoraten-generaal (DG's)),

Geografische spreiding van drukopdrachten

Land

-

3.4.4.
Het RCP werd gevormd bij besluit van de
Commissie van 8 juni 1973 (2) om advies uit te brengen
over alle publikaties die namens de Commissie verschijnen. Het Besluit inzake de organisatie en werkwijze van
het RCP (3), genomen op 7 mei 1975, noemt de voornaamste onderwerpen waarover het RCP advies kan uitbrengen. Dit bestrijkt alle aspecten van publikaties en
beheerzaken, wat de Commissie betreft.
3.4.5.
De voornaamste taak van het RCP is de jaarlijkse pubhkatievoorstellen, ingediend door de vier DGredacties, te bestuderen. Op basis daarvan, het eigen
oordeel en het advies van de auteurs en van het Pubhkatiebureau, dat in het RCP is vertegenwoordigd, stelt het
RCP de programma's uiteindelijk vast en geeft aan waar
de werken bij voorkeur kunnen worden gedrukt, in het
licht van beschikbare begrotings- en produktiemiddelen
en van de mogelijke vraag. Vervolgens legt het deze
programma's en bloc ter goedkeuring voor aan de Commissie.
3.4.6.
Verschillende criteria zijn schriftelijk vastgelegd, aan de hand waarvan wordt bepaald welke publikaties dienen te worden geaccepteerd voor uitgave, of
van een particuliere uitgever gebruik moet worden
gemaakt, en of een publikatie moet worden verkocht of
gratis verkrijgbaar gesteld. Echter zijn er, voor zover de
Rekenkamer kan nagaan, geen globale criteria schriftelijk vastgelegd die duidelijk uitsluitsel geven, ten behoeve
van het RCP, redacties en auteurs, over alle fundamentele en met elkaar samenhangende vragen zoals, wat
moet worden gepubliceerd, en waaraan langs andere weg
bekendheid moet worden gegeven.
3.4.7.
 Hoewel de produktie van elke publikatie de
voorafgaande goedkeuring behoeft van het RCP, kunnen
zaken, zoals grootte van de oplage, aantal bladzijden,
formaat, kosten en verkoopprijs voor een bepaalde
M SEQ73) 1948/3.
(3) COM(75) PV 338.
Page:

Nr'. C 150/6

~

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

19. 6. 81

publikatie, later wijzigingen ondergaan, zonder dat het
RCP wordt geraadpleegd. Over deze zaken wordt beslist
door de auteurs en redacties, in overleg met het RCP. Er
bestaat geen systematische vergelijkende analyse die laat
zien in welke mate deze wijzigingen zich jaarlijks voordoen..
zelden deze methode van publikatie volgen. Opgemerkt
werd ook dat het Publikatiebureau niet bij de beslissingen was betrokken of bij de afspraken met particuliere
uitgevers, die gewoonlijk door DG XIII werden gemaakt.
Zie ook paragraaf 7.3.4.
3.4.8.
Sedert 1977 werkt het RCP met redactiecommissies díe de inhoud kritisch beoordelen, doch voorshands oefenen deze alleen achteraf controle uit. Het ligt
in het voornemen van het RCP de doelmatigheid en invloed van de commissie geleidelijk te vergroten door
waar mogelijk vóór publikatie een beoordeling te geven.
Het eerste verslag vermeldde dat de redactiediensten
sterker moeten waken over de intrinsieke waarde van
publikaties.
3.7.
3.5.
Procedures bij de overige Instellingen

3.5.1.
De andere Instellingen dan de Commissie produceerden in 1978 86 miljoen bladzijden DIN-A-4,
waarvan twee publikaties (de Handelingen van het Parlement en de Jurisprudentie van het Hof van Justitie) de
helft voor hun rekening namen.
3.5.2.
Anders dan de Commissie heeft geen van deze
Instellingen een publikatiecomité of een jaarprogramma
(behalve voor begrotingsdoeleinden). Besluiten om tot
uitgave over te gaan, worden door de secretarissen-generaal genomen (griffier bij het Hof van Justitie).
3.6.
 De Commissie publiceert een aantal tijdschriften, zowel
van Brussel als van de externe bureau's uit, met algemene
informatie over de Gemeenschappen. Daarnaast rapporteren de andere Instellingen, en vooral het Parlement, regelmatig over activiteiten van de Gemeenschap. Op de
vraag van de Rekenkamer waarom er geen coördinatie
was om gezamenlijk publikaties te produceren, zoals bij
de recente directe verkiezing van het Europese Parlement,
antwoordde de Commissie dat de publikaties van de
Commissie en die van het Parlement verschillend van
inhoud zijn, want zij zijn aangepast aan de lezerskring
waartot men zich richt.
4.
DOCUMENTEN

4.1.
Produktie

Documenten kunnen de vorm hebben van einddocumenten, voorzien van een nummer, werkdocumenten, concepten of gefotocopieerd materiaal, inclusief kranteknipsels, uittreksels uit boeken, enz. In 1978 was de produktie als volgt:"

Particuliere uitgevers

3.6.1.
Een alternatief voor publikatie door de Instellingen langs de normale kanalen is dat men particuliere
uitgevers tracht de interesseren voor overname van bepaalde werken, waarvoor wellicht een commerciële
markt is te vinden. Sedert 1975 heeft DG XIII van de
Commissie ca. 150 wetenschappelijke en technische
w erken op deze wijze gepubliceerd. Het contract met de
particuliere uitgever varieert van geval tot geval, doch
komt er in hoofdzaak op neer dat de laatste het financiële
risico aanvaardt van het drukken van het werk, en de kosten goedmaken en enige winst behalen uit verkoop op
een markt die hij had onderkend. In de meeste gevallen
ontving de Commissie royalty's, maar was ook bereid
een aantal exemplaren van de publikatie af te nemen
voor eigen gebruik; in enkele gevallen trad de Commissie
ook op als mede-uitgever. Gewoonlijk was de particuliere
uitgever bereid het auteurschap van de Commissie te benadrukken op de omslag van de publikatie.
3.6.2.
 Het voor de hand liggende voordeel voor de
Commissie is dat een efficiënte communicatie van informatie wordt bewerkstelligd tegen minimale kosten. Een
nadeel is dat de Commissie alleen de publikatie van de
financieel minst interessante werken wordt gelaten.
3.6.3.
Opgemerkt werd dat bij de Commissie alleen
DG XIII op deze wijze werken had uitgegeven, en dat,
voor zover kan worden vastgesteld, andere Instellingen

Converted:03.03.2010

Algemene informatieve tijdschriften

TABEL 3
Miljoen bladzijden
DIN-A-4
Drukken

- extern

48

- door huisdrukkerijen
van Instellingen

586
634

Miljoen kopieën
Fotocopiëren - eigen apparaten
- gehuurde apparaten

7
53
60

4.2.
Bewaking

De controle uitgeoefend op de produktie van documenten, wisselde van Instelling tot Instelling. Bij de Commissie bij voorbeeld, waar geen centrale dienst voor coördinatie en controle is, accepteerden de reproduktiediensten
alle opdrachten zonder vragen te stellen, behalve wanneer overwerk of werk van derden nodig was. Anderzijds
had bij de Raad en het Economisch en Sociaal Comité
laatstbedoelde dienst een uitvoerende taak bij het bepalen van de aantallen.
Page:

1 9 . 6 . 81
5.
5.1.
Nr. C 150/7

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

EIGEN DRUKKERIJEN EN REPRODUKT1E-INRICHTINGEN
Bestaansgrond en ontwikkeling

5.1.1.
Elke Instelling, behalve de Rekenkamer, heeft
haar eigen drukkerij gesticht, die voornamelijk wordt
gebruikt voor de produktie van interne documenten.
 Deze drukkerij inrichtingen hebben zich geleidelijk ontwikkeld met de groei van de activiteiten van de Instellingen over de jaren. Voor zover de Rekenkamer kon vaststellen, werden door de Instellingen nooit formele besluiten genomen over deze inrichtingen. Bij de stichting van
het Publikatiebureau evenwel gaven de Instellingen in
1969 een „interpretatieve verklaring" uit, die ondermeer
vermeldde: „Uitgangspunt is dat de Instellingen geen
sterke uitbreiding zullen geven aan de outillage in hun
huisdrukkerijen". In werkelijkheid nam de totale produktie van de drukkerijen van 1975 tot 1976 toe met
3 4 % (zie tabel 4) en is thans een niet-onaanzienlijke activiteit, die jaarlijks ca. 10 miljoen ERE kost.
5.1.2.
De Commissie deelde de Rekenkamer mede dat
haar huisdrukkerijen (Brussel en Luxemburg) voornamelijk dienden om aan de vraag naar eenvoudige reproduktie te voldoen. Bestaan en structuur daarvan werden op
twee gronden verdedigd:
a) Ca. 6 0 % van de interne documenten, in de huisdrukkerij vervaardigd, hebben betrekking op begrotings- en personeelszaken, die zich door een enigszins
vertrouwelijk karakter minder lenen voor verwerking
buitenshuis;

b) Het werkpatroon brengt vaak mee dat de gevraagde
documenten in de avonduren, 's nachts of in het
weekend worden gemaakt, wanneer vervaardiging
buitenshuis onmogelijk of kostbaar is. Het drukkerijpersoneel moet vaak overwerk verrichten (26 102
uren in totaal in 1979).
Andere Instellingen benadrukten de noodzaak van betrouwbare en snelle produktie van werkdocumenten.
89% van de produktie van de huisdrukkerijen (uitgezonderd het Pubhkatiebureau) bestaat uit documenten,
terwijl publikaties in het algemeen in de slappe periode
ter hand worden genomen.
5.1.3.
De situatie is enigszins anders voor het Pubhkatiebureau. Kantoor en drukkerij bevinden zich in het centrum van de stad Luxemburg. De in dit geval gegeven
verklaring was de noodzaak volledig te kunnen inspringen ingeval de externe drukkers van het Publikatieblad
niet bij machte zijn volgens contract produktie te maken.
 De drukkerij van het Publikatiebureau is in feite nimmer
voor dit doel gebruikt, de noodzaak heeft zich nimmer
voorgedaan. Het bedrijf wordt evenwel ingezet voor het
drukken van andere publikaties en herdrukken van het
Publikatieblad.
5.2.
Samenvatting bedrijvigheid drukkerijen

Facetten van de drukkerijactiviteiten van de Instellingen
worden in tabel 4 samengevat.
TABEL 4

Groei
1975 tegenover 1979
in%

Pubhcatiebureau

Theoretische
jaarcapaciteit
in miljoen
bladzijden
DIN-A-4

Produktie
1979 in miljoen bladzijden DIN-A-4

125

52

Commissie
Brussel
Luxemburg

38
-3

Parlement (Luxemburg)
Raad (Brussel)

453
7

379
-7

Capaciteitsbenutting in %

Voor documenten in %

Aantal
drukpersen

122

97,6

5

11

386

83,9

83

33

30

181

122

67,4

96

22

3

125

105

84

98

15

100

7

37

460

Hof van Justitie (Luxemburg)

111

20

20

100

Economisch en Sociaal Comité (Brussel)

56

40

38

95

95

3

Totaal

34

951

793

83,4

77

91

Converted:03.03.2010

Page:

Nr. C 150/8
5.3.
Investeringen in outillage

5.3.1.
De capaciteitsbenutting varieert van Instelling
tot Instelling. Dit is een natuurlijk gevolg van de behoefte
bij de Instelling tot investeren in voldoende capaciteit om
voorkomende piekbelastingen te kunnen opvangen (b.v.
vergaderingen van de Commissie en de Raad, vergaderingen van het Parlement). De totale capaciteit van alle
drukkerijen te zamen bedraagt ca. 951 miljoen bladzijden DIN-A-4 (gebaseerd op één dagdienst) tegenover een
produktie in 1979 van 793 miljoen (zie tabel 4).
5.3.2.
 De Rekenkamer is niet gebleken dat coördinatie plaatsvindt tussen de Instellingen ten behoeve van investeringen in en later gebruik van outillage. Slechts één
voorbeeld van gezamenlijk gebruik werd aangetroffen
(namelijk werk door de Commissie uitgevoerd voor het
Economisch en Sociaal Comité). Een bepaalde Instelling
kan specifieke investeringen hebben gedaan (b.v. voor
fotozetten, binden of kwaliteitsdruk);ditkomtnietter beschikking van de overige Instellingen, die wellicht lagere
kwaliteit voor lief moeten nemen of de toevlucht nemen
tot externe diensten. Alleen het Parlement en het Publikatiebureau bij voorbeeld vonden het noodzakelijk grote investeringen te doen in f otozet apparatuur, terwijl wat
binden betreft, alleen het Parlement en de Raad hun
eigen gespecialiseerde diensten hebben; de overige Instellingen maken gebruik van externe firma's. De Rekenkamer constateerde ook dat elke Instelling haar eigen documenten produceert; het interinstitutionele Publikatiebureau werd niet bij deze activiteiten betrokken en zijn
technisch bedrijf werd nooit ingezet voor andere documenten dan de eigen.
6.
6.1.
DRUKOPLAGEN, DISTRIBUTIE EN VERKOOP VAN
PUBLIKATIES
Verantwoording van drukoplagen

6.1.1.
De grootte van een oplage van een publikatie
dient te worden vastgesteld aan de hand van de gratis ·
distributie, gebaseerd op adressenbestanden, de verwachte verkoop en de voorraadbehoefte.
 6.1.2. " Bij de accountantscontrole bleek dat de distributiegegevens door iedere redactiedienst in het algemeen
werden geanalyseerd en bijgehouden op de bovengenoemde wijze. De uiteindelijke vaststelling van de grootte
van een oplage geschiedde door middel van de procedures, genoemd in de paragrafen 3.4 tot 3.6; de eerste voorstellen evenwel werden gedaan door de betrokken auteurs of redacties. De drukkerijen (of het Publikatiebureau, wanneer geraadpleegd voor uitbesteding van werk
buitenshuis) hadden in het algemeen geen bevoegdheid
daarin verandering te brengen. Evenmin bestonden procedures voor overleg van de redacties met het verkoopkantoor en de magazijnen, welk overleg essentiële
invloed kan hebben op de grootte van de oplagen. Ten
einde na te gaan in hoeverre door de verschillende
redacties bij alle Instellingen in dat opzicht accuraat
werd gehandeld, werd een selectie van zeventien
representatieve publikaties bestudeerd en de effectieve

Converted:03.03.2010

19. 6. 81

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

benutting van de oplagen ca. één jaar na publikatie
bekeken. De resultaten worden in tabel 5 gegeven.
TABEL 5
Gemiddeld percentage van de oplagen
Initiële distributie:
Gratis extern
51,8
Intern
11,4
Gereserveerd voor verkoopkantoren
(via Publikatiebureau)
11,3
Verdere distributie uit
voorraden Instellingen
Resterende voorraad bij
Instellingen
-

74,5
3,4
22,1
100,0

De Commissie verklaarde tegenover de Rekenkamer een
restvoorraad van gemiddeld 2 0 % redelijk te vinden, in
aanmerking genomen eventuele blijvende belangstelling
gedurende een aantal jaren (zie echter de- paragrafen
9.4.2 en 9.4.3).
6.1.3.
 De grootte van de oplagen wordt voor een deel
bepaald door het feit dat ca. de helft van de publikaties in
meer dan één van de officiële talen en een groot aantal in
alle zes (thans zeven) talen wordt gedrukt. De Rekenkamer was niet in staat het bestaan van formele criteria te
achterhalen, aan de hand waarvan wordt vastgesteld of
in meer dan één taal wordt gedrukt, af te zien van de
noodzaak van uitgaven van teksten met kracht van wet
in de officiële talen. De Commissie verklaarde er de
voorkeur aan te geven het RCP en het Publikatiebureau
de vrijheid te laten dienaangaande elk geval op zich te
beoordelen. Van de publikaties van de Gemeenschap
werden in 1978 4 7 % alleen in de oorspronkelijke taal
gedrukt, 35% in alle talen (exclusief Publikatieblad).
6.2.
Distributie- en verkoopbeleid

6.2.1.
In 1975 hechtte de Commissie haar goedkeuring (*) aan richtlijnen, voorgesteld door het RCP, voor
de distributie van publikaties. Deze voorschriften kwamen tegemoet aan de noodzaak van zeer selectieve distributie en van behoorlijke aankondiging/publiciteit voor
nieuwe uitgaven. Ook werden daarin criteria vastgelegd
voor gratis verspreiding, of verkoop, afhankelijk van het
type publikatie en de categorie ontvangers.
6.2.2.
Eén van de beginselen, vastgelegd in deze voorschriften, was dat algemene informatieve publikaties
doorgaans gratis verkrijgbaar zijn, terwijl voor gespecialiseerde uitgaven verkoop regel dient te zijn. De voorschriften bevatten de volgende conclusie:
(') Doe. COM(75) PV 362 en SEC(75) 3886.
Page:

19. 6. 81

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

„Het Comité kwam tot de conclusie dat er geen behoefte
bestaat aan systematische gratis distributie, behalve aan'
enkele adressen op de verplichte lijst, en dat verspreiding
aan particulieren zoveel mogelijk achterwege dient te
blijven, aangezien de laatsten niet zelden van werkkring
veranderen.
 Andere lezers die in deze bestanden voorkomen, ontvangen, waar nodig, alleen de lijst van Commissiepublikaties
(en de folders) en worden uitgenodigd afzonderlijke titels
aan te vragen. De distributie daarvan geschiedt gratis of
tegen betaling, afhankelijk van de categorie lezer.".
In hoofdstuk 9 van dit rapport geeft de Rekenkamer een
beoordeling, in hoeverre deze voorschriften werden opgevolgd, door de bestaande distributiesystemen en enkele
speciale praktijkgevallen te onderzoeken.
6.2.3.
Voordat deze voorschriften werden vastgelegd,
schreef het RCP, in zijn tweede jaarverslag over de periode tot 31 maart 1975, dat een aanzienlijke" wanverhouding bestond tussen verkoop en gratis verspreiding,
waarbij verkoop slechts 5 tot 10% van de totale oplagen
uitmaakte. (Voor de zeventien gevallen, samengevat in
tabel 5, bedroeg het gemiddeld percentage van de oplagen, toegerekend aan verkoop, 11,3 %, doch het was niet
mogelijk de werkelijke verkoop te berekenen. De geselecteerde gevallen laten evenwel een gemiddelde zien van
4,4% dat bij het Publikatiebureau achterblijft. De conclusie is derhalve mogelijk dat het verschil van 6,9 % of
verkocht was, of voorraad vertegenwoordigde bij de nationale verkoopkantoren.) De Commissie berichtte dat
van 1973 tot 1980 de verkoop met 162% steeg.
7.
• 7.1.
MANAGEMENTINFORMATIESYSTEMEN
Algemeen

Dit hoofdstuk van het rapport handelt over de informatie
inzake kosten, die aanwezig is voor bedrijfsvoering.
Nagegaan wordt in hoeverre van deze gegevens gebruik
wordt gemaakt, en ook worden specifieke gebieden getoond waar nadere gegevens de besluitvorming ten
dienste zouden kunnen staan. Ten slotte worden de globale structuren bestudeerd die aanwezig zijn voor beheer
en coördinatie van publikaties en drukken.
 Nr. C 150/9

7.2.2. * Het door het Publikatiebureau ontwikkelde kostencalculatiesysteem lijkt eerder te zijn opgezet om aan
de laatste dan aan de eerste eis te voldoen. Het systeem is
gebaseerd op tarieven (standaardeenheidskosten per
bladzijde of manuur), die worden berekend om een verwachte bedrijvigheidsgraad van de produktie van het
pubhkatiebureau (2) en uitgavekosten (administratie,
aanbestedingscontract- en verkoopactiviteiten worden
niet opgenomen - ca. 2 0 % van het budget) te „recupereren". Terwijl deze tarieven worden gebruikt voor de
„facturering" aan Instellingen voor uitgaven en drukwerk, voor de laatste uitgevoerd door het Publikatie-bureau, wordt aan het einde van het jaar geen grondige
analyse gemaakt door het Pubhkatiebureau of de Instellingen van de werkelijke produktie in termen van gedetailleerde kosten of werkzaamheden. Het systeem verschaft geen vergelijking van gedetailleerde verrichtingen
met vooraf vastgelegde standaarden. Evenmin worden
deze gefactureerde bedragen door de Instellingen-cliënten in de loop van het jaar gebruikt om de behoeften te
bepalen en te bewaken (uitgezonderd tot op zekere
hoogte bij de Raad). De rekeningen van de Instellingen
aan het einde van het jaar tonen geen cijfer voor hun
aandeel in de bedrijvigheid van het Publikatiebureau; de
laatste is geheel opgenomen in de rekeningen van de
Commissie (zie paragraaf 2.1.2.).
7.2.3.
 Met andere woorden, het kostencalculatiesysteem van het Publikatiebureau fungeert voornamelijk
om pro forma facturen voor de Instellingen te produceren; deze facturering is te ruw voor grondige analyse of
vergelijkingen, en deze gebruikelijke managementsbewakingsinstrumenten worden in feite zelden gebezigd. In
antwoord op de kritiek van de Rekenkamer op deze
zwakke punten, verklaarde het Publikatiebureau de toepassing van een volledig kostencalculatiesysteem momenteel onuitvoerbaar te achten. De Raad evenwel was
van mening dat de bedrijfsvoering bij het Publikatiebureau, krachtens zijn eigen aard, op semi-commerciële
basis diende te geschieden, en kritiseerde het bestaande
kostencalculatiesysteem op grond van:
„1, de onmogelijkheid enigszins nauwkeurig de gebruikmaking van begrotingskredieten te beoordelen, daar ongespecificeerde lasten steeds aan de raming van het Pubhkatiebureau moeten worden
toegevoegd;
2: de onmogelijkheid de werkelijke kosten van afzonderlijke publikaties na te gaan;

7.2.
Bestaande kostencalculatiesystemen

7.2.1.
De interpretatieve verklaringen afgelegd ten
tijde van de instelling van het Publikatiebureau, noemden de noodzaak besluiten inzake drukken te funderen
op een adequaat kostencalculatiesysteem. Daarnaast
noemt het Financieel Reglement (') een kostenraming,
doch voor een speciaal doel, namelijk de verdeling van
de kosten van de verrichtingen van het Publikatiebureau over de Instellingen.
(') PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, titel X.
Converted:03.03.2010

3. de moeilijkheid onderscheid te maken tussen projecten die wel en niet de goedkeuring van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (3) behoeven.".
7.2.4.
De drukkerij van de Commissie te Brussel vermeldt voor elke drukopdracht het gebruikte materiaal;
(2) Kosten van drukken buitenshuis zijn in dit systeem niet opgenomen - zie paragraaf 2.1.2.
'
(3) Financieel Reglement, artikel 54.
 Page:

Nr. C 150/10

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

arbeidsuren, worden niet genoteerd, tenzij bekend is dat
het werk moet worden gefactureerd. Facturen, wanneer
opgesteld, zijn gebaseeerd op standaardkosten. De
Commissie verklaarde dat zij een volledig kostencalculatiesysteem onuitvoerbaar beschouwt, en dat het in elk
geval geen bestaansrecht zou hebben, aangezien op haar
drukkerij voldoende supervisie werd uitgeoefend.
7.2.5.
Het Parlement noteert speciaal materiaalkosten
en brengt deze in rekening (doch geen arbeidsuren) voor
werk verricht voor de parlementaire fracties, doch niet
voor ander werk.
7.2.6.
Geen andere bestaande kostencalculatiesystemen voor drukkerij werkzaamheden werden bij de Instellingen aangetroffen.
Niet onvermeld mag blijven dat deze gedetailleerde informatie alleen bij de redactiedienst van DG XIII aanwezig was. De Rekenkamer is niet gebleken dat de werkelijke kostenuitkomst, ingevolge de voordelen van deze
werkwijze, bij het RCP, het Publikatiebureau of een andere Instelling is bestudeerd.
7.3.5.
Het RCP geeft evenwel toe dat de beschikbare
totale kostengegevens niet toereikend zijn voor de beleidsvoering. Onlangs is aan een extern adviseur opdracht verleend, voor de publikaties een kostendoelmatigheidsonderzoek te verrichten, dat in 1981 gereed moet
komen.
' 7.4.
7.3.
Gebruik van kostencalculatiegegevens bij het
nemen van beslissingen

7.3.1.
Paragraaf 7.2 heeft laten zien hoe beperkt de
bestaande kostencalculatiesystemen zijn. De volgende
paragrafen tonen enkele aspecten van de publikaties en
van de drukkerij, waar de beslissingen, genomen door de
Instellingen, op grondiger kennis van de economische
achtergrond en consequenties zouden kunnen worden
gefundeerd.
7.3.2.
 Op verzoek van de Rekenkamer maakte het
Publikatiebureau een vergelijking van de externe drukkosten met de eigen tariefkosten voor een steekproef van
vijf publikaties. De uitkomst was dat de tariefkosten de
externe met 18,2 tot 104,4% overtroffen. Deze tarieven
mogen de kosten van het Bureau dan wellicht te hoog
stellen, de verklaring die door het Bureau voor deze verschillen werd gegeven, was:
— de outillage van het Publikatiebureau wordt slechts
gedurende één dagdienst van acht uur gebruikt, en
dure investeringen in capaciteit worden derhalve niet
optimaal benut;
— de hogere personeels- en administratiekosten bij de
Instellingen.
Een nadere kostenvergelijking wordt in tabel 6 gegeven.
7.3.3.
De Rekenkamer raamt de kosten per jaar
(drukken buitenshuis plus werk van het Publikatiebureau) om één exemplaar van elke volledige reeks van het
Publikatieblad (L + C + S en Registers) ter beschikking
van elke abonnee te stellen op 35 000 Bfr. De abonnementsprijzen werden door het Directiecomité van het
Publikatiebureau vastgesteld op 5 000 Bfr. voor 1979, en
op 5 700 Bfr. voor 1980. De Raad, vertegenwoordigd in
het Directiecomité van het Bureau, deelde de Rekenkamer mede dat het Comité „zich zeer wel realiseerde dat
de abonnementsprijzen weinig relatie vertonen met de
reële kosten van het Publikatieblad".
7.3.4.
Paragraaf 3.6 handelt over de lasten en baten
die gebruikmaking van particuliere uitgevers meebrengt.
Converted:03.03.2010

19. 6. 81

Managementstructuren

De voornaamste structuren voor beheer en coördinatie
van publikaties en drukkerij zijn het RCP (paragraaf
3.4.4), dat alleen voor de Commissie fungeert, en het
Directiecomité van het Publikatiebureau, dat een interinstitutioneel karakter draagt, doch alleen is opgezet voor
de produktie van publikaties (niet documenten). Het is
geen beleidsorgaan zoals het RCP.
Er bestaat geen vorm van interinstitutionele coördinatie
voor de huisdrukkerijen hoewel, volgens de Commissie,
materialen en werkwijzen niet sterk verschillen.
8.
8.1.
 KOSTEN VAN PUBLIKATIES IN 1978
Algemeen

Dit hoofdstuk van het rapport beschrijft de benadering,
door de Rekenkamer, inzake de berekening van de
kosten in 1978 (het laatste volledige jaar ten tijde van de
controle) van het door de Instellingen gevoerde beleid inzake publikaties en drukkerij. Een poging is gedaan de
voornaamste betrokken materiele elementen alle te kwantificeren, met uitzondering van de kosten van auteurschap en vertaling die geacht worden deel uit te maken
van de totale vaste basiskosten van de Instellingen zelf.
(De vertaal kosten worden geraamd op 80 tot 100 ERE
per pagina.) Bepaalde relevante administratieve kosten
zijn wellicht ook niet in aanmerking genomen op grond
van het immateriële karakter van de algemene situatie of
de moeilijkheid deze afte zonderen. De berekening in bijlage II toont een totale uitgave van 45 miljoen ERE. De
volgende paragrafen handelen over de voornaamste,
daarin samengevatte elementen.
8.2.
Externe drukkosten

Het grootste deel van deze kosten, in totaal 19,4 miljoen
ERE, ontstonden bij publikaties. Zij omvatten 17,7 miljoen ERE (zie bijlage I), die rechtstreeks kunnen worden
ontleend aan de rekeningen, plus 1,7 miljoen ERE, die
kunnen worden achterhaald bij andere uitgaven dan
publikaties.
Page:

19. 6. 81
8.3.
Nr. C 150/11

Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

Kosten Publikatiebureau

copiëren, alsmede de kostenplaatsen. De uitkomsten zijn
in tabel 6 samengevat.
De rekeningen tonen voor het Publikatiebureau een begroting van 9,7 miljoen ERE onder artikel 287 (zie bijlage I).
TABEL 6 ·
Gemiddelde directe drukkosten (1978)

8.4.
De Rekenkamer stelde vast dat op 1 januari 1979 bij de
drukkerijen, distributie- erfpublikatiediensten van de Instellingen (exclusief het Publikatiebureau) 553 personen
werkzaam waren (zie bijlage IV), tegen geraamde kosten
per jaar van 10,6 miljoen ERE (6,886 + 2,775 + 0,898
miljoen ERE).
8.5.
Huren

8.6.1.
 De kosten van vloeroppervlakte van gebouwen, gehuurd door de Instellingen, en bezet door de
drukkerijen, distributie- en publikatiediensten, worden
berekend op 1,7 miljoen ERE per jaar (1 060 000 +
544 000 + 122 000 ERE).
#

Voor publikaties:
(1 193 miljoen bladzijden/kopieën per jaar, kostend 32,3
miljoen ERE = 27 ERE per 1 000)

Kosten aanschaffing outillage

De Instellingen verschaften bijzonderheden over de outillage van drukkerijen en distributie per 31 december
1978, waaruit de historische kosten van aanschaffing
konden worden berekend (3,3 miljoen ERE). Daaruit
berekende de Rekenkamer de totale vervangingskosten
voor deze outillage (exclusief het Publikatiebureau) op
4,7 miljoen ERE; bij een gemiddelde levensduur van zes
jaar geeft dit een jaarlijkse afschrijving van 0,8 miljoen
ERE. (622 000 + 24 000 + 134 000 ERE).
8.6.
ERE per 1 000
bbdzijden DIN-A-4

Personeelskosten

8.6.2.
Fotocopieerapparatuur wordt gehuurd tegen
kosten per jaar die door de Rekenkamer worden
geraamd op 1 miljoen ERE.
buitenshuis drukken Publikatieblad

18,8

buitenshuis drukken overige publikaties
van Commissie
overige Instellingen

13,7
37,9

drukken door Publikatiebureau van herdrukken van Publikatieblad en andere
publikaties
18,1
Voor documenten:
(634 miljoen, kostend 11,4 miljoen ERE = 18 ERE
per 1 000)
— drukken buitenshuis
— drukken door huisdrukkerijen ( ) van
_ Commissie
Parlement (Luxemburg)
Raad
Hof van Justitie
Economisch en Sociaal Comité
In totaal

Verkoop publikaties

De voornaamste bron van inkomsten vormt de verkoop
van publikaties door het Publikatiebureau namens de
Instellingen. De verkoop voor 1978 beliep in totaal een
bedrag van 1,7 miljoen ERE.
11,0(2)
23,1
24,2
19,4
11,4
15,4

— fotocopiëren (60 miljoen, kostend 1,3 miljoen ERE
= 22,0 ERE per 1 000)
Totaal 1 887 miljoen bladzijden/kopieën, kostend 45,0
miljoen ERE.
9.
8.7.
8,5
J

9.1.
 EVALUATIE CONTROLE OP PUBLIKATIES
Steekproefcontroles

Niet onvermeld mag blijven dat bovenstaande kostencalculatie elders bij de Gemeenschappen niet lijkt te zijn verricht. Evenmin waren deze kosten gemakkelijk of centraal beschikbaar bij de eigen informatiesystemen van de
Instellingen.
De Rekenkamer heeft steekproeven genomen om na te
gaan of er verspilling is in de gevoerde praktijk bij de
Gemeenschappen. De Rekenkamer beseft dat het nut van
publiciteit en informatie (ongeacht of deze gebaseerd zijn
op politieke gezichtspunten, doelmatigheid, statistiek of
andere aspecten) in de context van een accountantscontrole niet kan worden gemeten. Evenmin kunnen andere
beoordelingen inzake inhoudelijke kwaliteit of waarde
worden gegeven. Niettemin kan onderstaande rapportage van steekproefcontroles wellicht verder gronden
verschaffen voor twijfel aan de juistheid van het financieel beheer.
De Rekenkamer heeft voorts deze kosten toegerekend
aan de drie activiteiten publikaties, documenten en foto-

(1) De Rekenkamer heeft geen huisdrukkerij.
(2) Gebaseerd op totale produktie, inclusief publikaties (17%).
8.8.
Samenvatting

Converted:03.03.2010

Page:

Nr. C 150/12
9.2.
Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

Mailing-lijsten - systemen

9.2.1. " Elke Instelling heeft haar eigen verzameling
mailing-lijsten voor publikaties (*), als volgt:
TABEL 7
Aantal adressen
(afgerond)
Publikatiebureau
Commissie (Brussel)
Commissie (Luxemburg)
Parlement
Raad
Hof van Justitie
Economisch en Sociaal Comité

30 000
125 000
100 000
37 000
4 000
1400
niet beschikbaar
297 400

9.2.2.
Vergelijking of controle van deze mailinglijsten op interinstitutionele basis leek niet te zijn ondernomen. Evenmin is de Rekenkamer, afgezien van enkele
uitzonderingen, gebleken dat een systematische procedure bestaat voor circulatie, bevestiging en bewerking,
ten einde de bruikbaarheid van de mailing-lijsten bij de
Commissie na te gaan. Wanneer bewerking had plaatsgevonden, was dit incidenteel geschied op initiatief van
afzonderlijke redacties.
9.2.3.
 In zijn zesde jaarverslag (2) gaf het RCP de volgende toelichting: „De huidige situatie met betrekking
tot onze mailing-lijsten, welke nog steeds met de hand
worden verwerkt, maakt doelmatige distributie van gratis materiaal onmogelijk. Lacunes in het systeem' (duplicering, gebrek aan selectiviteit, c.d.) zijn niet alleen kostbaar, doch brengen zeer veel schade toe aan het imago
van de Commissie als uitgever; belastingbetalers die meer
dan één exemplaar van dezelfde publikatie ontvangen,
zullen niet aarzelen te wijzen op verspilling van Gemeenschapsgeld.". Zowel het Publikatiebureau als de Commissie deelden de Rekenkamer mede dat men zich zeer
wel bewust is van de noodzaak, de controle op de mailing-lijsten te verbeteren. Sedert 1976 bestaat het voornemen deze lijsten op een gemeenschappelijk computersysteem (SAGAP) te zetten, doch om een aantal redenen
is dit nog niet gebeurd. Naar verwachting kon dit
systeem in de loop van 1981 worden geïntroduceerd, met
garantie voor voldoende bewaking om duplicering, veroudering en overmatige verspreiding te voorkomen. Helaas was een systematische bewerking van mailing-lijsten
intussen uitgesteld, in afwachting van de gemakkelijke
toegankelijkheid, die automatisering zou kunnen verschaffen.
9.3.
Mailing-lijsten - enkele voorbeelden

9.3.1.
De belangrijkste adressenlijst van het Publikatiebureau is die voor het Publikatieblad. Deze uitgave
(') Bij de Rekenkamer nog niet aanwezig.
(2) SEQ79) 741.
Converted:03.03.2010

19. 6. 81

heeft gemiddeld een oplage van ca. 20 000, waarvan ca.
9 300 exemplaren afzet vonden bij betalende abonnees,
4 200 naar de Instellingen gingen, 1 900 gratis verspreid
werden, 1 100 bij de verkoopkantoren terechtkwamen,
terwijl 3 600 exemplaren in voorraad werden gehouden.
9.3.2.
De 4 200 exemplaren ten behoeve van ambtenaren worden door de drukkers en bloc naar elke Instelling gezonden, die daarna de interne distributie verzorgt.
 Hoewel de distributiedienst van elke Instelling en van het
Publikatiebureau een schriftelijke aanvraag behoefde van
een diensthoofd voor nieuwe ontvangers van het Publikatieblad, trof de Rekenkamer in geen enkel geval een
systematische (b.v. jaarlijkse) procedure aan om van elke
dienst bevestiging te krijgen dat zijn aanvragen voor het
Publikatieblad volledig gerechtvaardigd werden door
werkbehoeften, hoewel de Commissie verklaarde dat
bepaalde (niet nader aangeduide) regelmatige controles
werden uitgevoerd. Bijlage III laat de verdeling van het
Publikatieblad over de ambtenaren van de Instellingen
zíen.
9.3.3.
Van de 1 900 ontvangers van een gratis abonnement kwamen de meeste op deze lijst voor op grond
van hun werkzaamheid, als instituut (b.v. bibliotheken,
overheidsinstellingen, ' universiteiten), of als persoon
(hoofden van instituten, journalisten, enz.); geen van hen
werd gevraagd of aan volledige verspreiding nog verder
behoefte bestond. Andere personen hadden op verzoek
een gratis abonnement gekregen op grond van bijzondere
belangstelling; alleen in de laatste gevallen werd elk jaar
gevraagd of men ontvangst wenste voort te zetten.
9.3.4.
De op één na grootste verzendingslijst is waarschijnlijk die voor het tweewekelijks verschijnend tijdschrift Euroforum van DG X. Tot en met 1978 had deze
uitgave een oplage van ca. 30 000. Nadien werd tot ruimere verspreiding besloten en de oplage is meer dan verdubbeld. De gehele distributie en invoer/bewerking voor
de mailing-lijst geschieden onder leiding van DG X te
Brussel. Van de adressograph-plaatjes bevinden er zich
58 000 in Brussel en 19 000 in Luxemburg. Materiële
lijsten van de ontvangers zijn evenwel nooit gemaakt;
distributie aan alle ontvangers wordt uitgevoerd door het
Publikatiebureau.
9.3.5.
 Een publikatie die gratis wordt verspreid, is
voorts de Personeelskoerier, die oorspronkelijk verscheen als medium voor administratieve mededelingen
aan het personeel. Hoewel het blad deze functie niet meer
vervult, wijst de Commissie erop dat de Personeelskoerier het enige huisorgaan van de Instellingen is. Daarvan
worden 21 645 exemplaren gratis toegezonden aan alle
personeelsleden (bijlage III), aan alle gepensioneerde
ambtenaren, en andere belangstellenden elk één. De
drukkosten voor de produktie van de elf nummers in
1979 worden geraamd op 200 000 ERE. Het verschil
tussen aantal personeelsleden en gebruik werd door de
Commissie verklaard uit een reserve die nodig is om te
zorgen dat elk personeelslid één exemplaar ontving.
Page:

19. 6. 81
9.4.
Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen

Voorraad publikaties

9.4.1.
Publikaties worden door alle Instellingen in
voorraad gehouden. De voornaamste voorraden van de
Commissie bevinden zich in Zaventem (Brussel), Bâtiment Meis (Luxemburg) en het Publikatiebureau (Luxemburg). Een volledige voorraadadministratie wordt
continu gevoerd door Zaventem en door Bâtiment Meis,
doch niet door het Publikatiebureau. De Raad, het Hof
van Justitie en het Economisch en Sociaal Comité voerden evenmin een dergelijke administratie. De Rekenkamer kon bij het Parlement geen continue voorraadadministratie ontdekken.
9.4.2.
Het Publikatieblad wordt voornamelijk door
het Publikatiebureau in voorraad gehouden. Alleen van
Publikatiebladen van de laatste twee jaar wordt een
complete voorraad aangehouden.'De Rekenkamer constateerde dat ca. 17% van een karakteristieke Publikatieblad-oplage aanvankelijk in voorraad werd genomen.
Uit een tijdens de controle genomen steekproef uit Publikatiebladen van 1977 bleek dat gemiddeld ca. 10% van
de oplagen na twee jaar resteert (dit is 5 9 % van de begin voorraad). Bij een gemiddelde oplage van 20 000
exemplaren komt dit overeen met ongeveer 2 000 exemplaren (tegen 35 000 Bfr.) kosten per jaar per exemplaar).
 9.4.3. . Voor andere publikaties kwamen bij controlebezoeken aan de magazijnen en enkele externe bureaus
van de Commissie 41 gevallen aan het licht van voorraden die excessief lijken tegenover de quantums die aanvankelijk in voorraad werden genomen. Deze gevallen
lieten zien dat gemiddeld 7 2 % van de - hoofdzakelijk
van 1976 tot 1978 in voorraad genomen - beginvoorraad nog resteerde in oktober/november 1979.
9.5.
Verkoop en prijsvaststelling

9.5.1. - Het verkoopbeleid van de Commissie is in paragraaf 6.2 beschreven. Voor het merendeel van de publikaties van de Commissie wordt thans een verkoopprijs
vastgesteld, ondanks het feit dat de vraag vanwege betalende cliënten minimaal is vergeleken met de omvang van
de kosteloze distributie. De verklaring daarvoor gegeven
was dat de prijs een zekere waarde overbrengt bij de ontvanger ondanks het feit dat hij voor de verkrijging vvel' licht niet betaald heeft.
9.5.2.
Met uitzondering van het Publikatieblad (par.
7.3.3) is de door de Commissie aangenomen theoretische
grondslag voor de prijsvaststelling van publikaties tweetot driemaal de kostprijs van drukken buitenshuis. Uit
een steekproef van 53 publikaties, genomen uit het programma van 1979, kwam een gemiddelde van 2,2 te
voorschijn, doch individuele gevallen varieerden van 1,1
tot 3,8. Deze variatie laat zich verklaren uit het feit dat
over de prijs wordt beslist door de auteur, na een voorstel
van het Publikatiebureau. Dat alleen de externe kosten
gebruikt worden als grondslag houdt in dat de kosten
van het Publikatiebureau in het geheel niet in aanmerking worden genomen, ondanks het feit dat deze te

Converted:03.03.2010

Nr. C 150/13

kwantificeren zouden zijn uit de kostencalculatiemethode van het Pubhkatiebureau.
9.5.3.
Wanneer het Directiecomité van het Publikatiebureau de prijs van het Publikatieblad bepaalt, wordt
niet getracht een relatie te leggen met kosten (zie par.
 7.3.3), en wordt het accent gelegd op wat de markt kan
dragen, en hoe de prijzen van soortgelijke publikaties in
de Lid-Staten liggen. Deze werkwijze wordt door het Publikatiebureau thans ook overwogen voor andere publikaties; men heeft voorgesteld dat „voor de duur van het
pubhkatieprogramma van 1980 (dé Commissie), op
experimentele basis, prijsbepahngscriteria en reclamemethoden volgt die zijn afgestemd op de heersende
marktomstandigheden".
9.5.4.
Naast de informatie verspreid via de voornaamste vestigingsplaats, publiceert de Commissie ook
viá haar voorlichtingsbureaus in de Lid-Staten, en in een
aantal niet-Lid-Staten over de hele wereld. Het voornaamste produkt van deze kantoren is hun maandblad.
Twaalf bureaus maakten in 1978 tijdschriften met een
oplage in dat jaar van 2,1 miljoen exemplaren, die in totaal 642 000 ERE kostten (exclusief honoraria voor
journalisten). Vier van de twaalf tijdschriften werden
verkocht tegen abonnementsprijzen die varieerden van
4,36 tot 6,44 ERE, doch de overige (en het overgrote deel
van de oplage van de genoemde vier) werden kostenloos
verspreid. De Commissie verklaarde dat het beleid in dezen was de meeste van deze publikaties gratis te distribueren; doch sommige publikaties hebben een verkoopprijs ten einde
a) te profiteren van posttarie ven voor verkoopbare
publikaties;
b) ze te plaatsen naast soortgelijke publikaties die particulier worden verkocht;
c) de intrinsieke waarde ervan in het licht te stellen.
Vermeldenswaard in dit opzicht is dat het Europese
Parlement in zijn verslag over de verantwoording van de
rekeningen 1978 de mogelijkheid opperde om voor
publikaties betaling te vragen (PE 62.208).
9.5.5.
