Court of Auditors — Annual report concerning the financial year 2003 - Report on activities financed from the budget, together with the institutions' replies
n e l e g e r t a a m e r i a t i n a s o t y f n e e r i a n i r e t e V. d l e t s e g t f e e h g n i k k i h c s e b r e t e i s s i m m o C e d e i d s n e v e g e g e d n e l l u v n a a n a v s i s a b p o d g i z j i w e g 2 0 0 2 r e v o r e m a k n e k e R e d n a v g a l s r e v r a a j t e h n a v e t h c i z p o n e t n j i z 2 0 0 2 r o o v s r e f j i c e D : s e i t i n i f e d e d r e e t n a h e g l e b a t e z e d n I. 0 6 3 - 1 B l e e d r e d n o s g n i t o r g e b p o g n i k k e r t e b n e b b e h n e e j n a p S n e d n a l r e d e N n i ) n e r e i d n a v e i t a c i f i t n e d i ( ” a e d I „ n e f f e r t e b s e l o r t n o c e d n a v e e w T.  ) n e r e i d n a v e i t a c i f i t n e d i ( ” a e d I „ t c e j o r p t e h r o o v o r u e n e o j l i m 2 n a v d n a l r e d e N n a a g n i l a t e b e t r o h c s e g p o n e e t a v m o g a r d e b t i D. k e o z r e d n o p o n e b b e h g n i k k e r t e b e i d s e l o r t n o c d n e t i u l s t i u n e t t a v m o 2 0 0 2 r o o v s r e f j i c e D. n e t a t s d i l e l l a r o o v n e l e g e r t a a m n e r a j r e e m e d n a v e d r a a w e l a t o t e d n i r e i h t d u o h. n e t a t s n e t s o k e d r e e l o r t n o c e g e l a t o t e d t e m n e e r e v o t m o k g a r d e b t i D ) 1 ( ) 2 ( ) 3 ( ) 4 ( ) 5 ( ) 6 ( ) 7 ( ) 8 (. e i s s i m m o C e s e p o r u E : n o r B 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/207 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Financiële controles achteraf van OTO-werkzaamheden onder contract vereisen verdere actie om gesteld doel te bereiken In de loop van 2003 werden 373 financiële controles ach- 6. 29.  teraf met betrekking tot 589 contracten voor OTO-werkzaamheden onder contract afgerond door de vijf directoraten-generaal die de OTO-kaderprogramma’s beheren (zie tabel 6. 2). Evenals in voor- gaande jaren verrichtte het directoraat-generaal Onderzoek de meeste controles. Het merendeel van de controles die gedurende 2003 door (of namens) de Commissie werden verricht, betrof OTO- werkzaamheden onder contract in het kader van KP5 (320 van de 373 controles in totaal). Tabel 6. 2 — Directoraten-generaal die de OTO-kaderprogramma’s beheren — overzicht van in 2002 en 2003 afgesloten controles Verantwoordelijk directoraat-generaal Totaal aantal afgesloten controles Totaal aantal gecontroleerde contracten Verhouding contracten/controles In 2002 en 2003 afgeronde controles in verband met OTO (1) DG RTD DG INFSO DG TREN DG ENTR DG FISH Intern Extern Totaal DG Intern Extern Totaal DG Intern Extern Totaal DG Intern Extern Totaal DG Intern Extern Totaal DG Totaal intern Totaal extern Totaal 2003 2002 2003 2002 2003 2002 23 185 208 5 69 74 1 24 25 0 39 39 27 0 27 56 317 373 11,1 % 88,9 % 100,0 % 6,8 % 93,2 % 100,0 % 4,0 % 96,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % 15,9 % 84,1 % 100,0 % 27 210 237 7 46 53 5 45 50 0 16 16 21 0 21 60 317 377 11,4 % 88,6 % 100,0 % 13,2 % 86,8 % 100,0 % 10,0 % 90,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % 15,9 % 84,1 % 100,0 % 28 230 258 7 190 197 0 36 37 0 53 53 44 0 38 80 499 579 10,9 % 89,1 % 100,0 % 3,6 % 96,4 % 100,0 % 2,7 % 97,3 % 31 266 297 7 100 107 11 99 10,4 % 89,6 % 100,0 % 6,5 % 93,5 % 100,0 % 10,0 % 90,0 % 100,0 % 110 100,0 % 1,2 1,2 1,2 1,4 2,8 2,7 1,0 1,5 1,5 1,1 1,3 1,3 1,0 2,2 2,0 2,2 2,2 2,2 0,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 0,0 % 100,0 % 14,2 % 85,8 % 100,0 % 0 22 22 39 0 39 103 487 590 0,0 % N. v. t. N. v. t. 100,0 % 100,0 % 100,0 % 1,4 1,4 1,6 1,4 1,4 1,9 0,0 % N. v. t. N. v. t.  100,0 % 15,3 % 84,7 % 100,0 % 1,6 1,4 1,6 1,6 1,9 1,5 1,5 1,5 (1) De cijfers voor 2002 zijn ten opzichte van het jaarverslag van de Rekenkamer over 2002 gewijzigd op basis van aanvullende gegevens die de Commissie ter beschikking heeft gesteld. C 293/208 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 30. Bij de controleaanpak van de Commissie op het gebied van onderzoek wordt ernaar gestreefd, in totaal 10 % van de contract- anten tijdens KP5 te controleren (32). Volgens de door het directoraat-generaal Onderzoek verstrekte informatie komt het aan- tal in 2003 afgeronde controles overeen met 3,9 % van de contro- leerbare populatie van contractanten, zoals omschreven door de Commissie. Bijgevolg beantwoordt de controleactiviteit van de Commissie voor het vierde achtereenvolgende jaar niet aan het streefdoel (33). Tenzij de Commissie haar controleactiviteiten met betrekking tot KP5 verder opvoert, zal dit streven waarschijnlijk niet worden gerealiseerd (34). 6. 30. De Commissie heeft de algemene accountantscontroletarget voor KP5-contractanten op 10 % vastgesteld. De Commissie heeft bevestigd dat zij haar accountantscontroles van KP5- contractanten voortzet aangezien meerjarenprojecten aan de gang zijn en er een nieuw kadercontract met een extern accountantskantoor met dat doel wordt opgezet. De Commissie verwacht dat de algemene accountants- controletarget voor KP5 kan worden bereikt aan het einde van de betref- fende activiteiten. De directoraten-generaal die OTO-kaderprogramma’s beheren hebben hun voornemens te kennen gegeven in de context van de start van de aanbestedingsprocedures voor de kadercontracten met externe accountants. De Commissie plant tegen 2006/2007 een voldoende groot aantal contractanten te hebben gecontroleerd om de target te bereiken. betreffende financiële 6. 31. De Commissiegegevens in kwestie zijn gebaseerd op 333 afgeronde accountantscontroles accountantscontroles voor OTO- betreffende werkzaamheden onder contract. Het belangrijke aantal accountants- controles van de Commissie vormt een betrouwbare basis voor algemene kwantitatieve conclusies betreffende het onderliggende systeem. contracten ex-post 556 de De directoraten-generaal die OTO-kaderprogramma’s beheren hebben deze gegevens in meer detail bekendgemaakt in hun jaarlijkse activiteitenverslag. Statistieken van de Commissie inzake financiële controles achteraf geven geringer effect van fouten in OTO-kaderprogramma’s te zien dan de controle van de Rekenkamer 6. 31.  Voor de contracten voor OTO-werkzaamheden onder con- tract in het kader van KP5 die de Rekenkamer in de periode 2001- 2003 controleerde, verrichtten de diensten van de Commissie finan- ciële aanpassingen die gemiddeld 21,6 % van de door de begunstigden gedeclareerde kosten bedroegen. Zoals reeds werd aangegeven, kan dit percentage naar het oordeel van de Rekenka- mer niet worden geëxtrapoleerd naar het gehele budget voor KP5 (35). De statistieken van de Commissie betreffende financiële controles achteraf geven voor de directoraten-generaal die de OTO- kaderprogramma’s beheren, naar verhouding een aanzienlijk gerin- ger effect van fouten te zien dan blijkt uit de controles van de Rekenkamer (zie tabel 6. 1). (32) Schriftelijke beantwoording door de Commissie van de vragenlijst van de Begrotingscommissie van het Europees Parlement, paragraaf 4. 3, d. d. 21 december 2001. Zie ook het jaarverslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 1999, vergezeld van de antwoorden van de Commissie, paragraaf 4. 23. (33) Het percentage bedroeg 9,2 % voor het jaar 2000, 8,5 % voor 2001 en 4,8 % voor 2002. Zie ook het jaarverslag van de Rekenkamer over het begrotingsjaar 2002, paragraaf 6. 46. (34) Het dienstencontract van de Commissie bepaalt dat tot drie contracten tegen een vaste prijs per gecontroleerde van externe controlebureaus kunnen worden gevraagd, met de verplichting om het definitieve controleverslag binnen zes maanden af te leveren. Om de reikwijdte van de controle te vergroten, zou de Commissie de controlebureaus kunnen verplichten, meer audits per opdracht te verrichten. (35) Speciaal verslag nr. 1/2004 over het beheer van OTO-werkzaamheden onder contract binnen het vijfde kaderprogramma (KP5) op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling (1998-2002), vergezeld van de antwoorden van de Commissie: paragraaf 98. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/209 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Ongeschikte follow-up-procedures voor financiële controles achteraf bij het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur 6. 32. De Rekenkamer verrichtte een analyse van 43 controle- verslagen (met betrekking tot 56 contracten voor diverse programma’s) die in 2003 namens de Commissie werden afgerond door externe controlebureaus, alsmede van de follow-up ervan door het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur. In het kader van de gecontroleerde contracten waren kostendeclaraties ingediend door uiteindelijke begunstigden voor een bedrag van 18,4 miljoen euro, waarvan 14,3 miljoen euro door de Commissie werd aanvaard.  In meer dan de helft van deze gevallen werd door de externe contro- leurs een financiële aanpassing van de gedeclareerde kosten aanbe- volen en door de Commissie aanvaard, voornamelijk vanwege het ontbreken van bewijsstukken voor de gemaakte kosten, het hante- ren van begrote in plaats van feitelijke kosten, of declaratie van bui- ten de subsidieperiode gemaakte kosten. Sommige uitgaven bleken niet 6. 32. subsidiabel, hetgeen enkel accountantscontroles ter plaatse, die DG EAC tracht te intensiveren, aan het licht hebben gebracht. In het accountantscontroleprogramma van DG EAC wordt met name de voorrang gegeven aan het opnemen van projecten die het DG potentieel ris- kanter vindt of waarbij men na analyse van de rekeningen de indruk kreeg dat er mogelijk onregelmatigheden waren gebeurd. Bovendien versterkt DG EAC de eis van naleving door de begunstigden van de contractbepalingen. Het DG werkt ook aan een vereenvoudiging van deze contractbepalingen. Deze twee elementen zouden moeten leiden tot een vermindering van dergelijke onregelmatigheden door de begunstigden die, het zij gezegd, soms over minder ontwikkelde administratieve structuren beschikken op dit gebied dan op andere gebieden (kleine NGO’s). 6. 33. Bovendien bracht het onderzoek door de Rekenkamer van de controledossiers andere tekortkomingen aan het licht zoals: 6. 33. — onvolledige controlerapporten die door de Commissie waren aanvaard; — te lang tijdsverloop tussen het verrichten van de controle en het melden van de controlebevindingen aan de Commissie, en — De door de Rekenkamer onderzochte accountantscontroles vallen in een periode dat de procedure voor gebruikmaking van dit soort geëx- ternaliseerde accountantscontroles proefdraait. De Commissie erkent dat het mogelijk is dat bepaalde niet-fundamentele elementen niet voorkwamen in de eerste controleverslagen die aan de Rekenkamer werden voorgelegd. Zij ziet erop toe de door de accountantskantoren opgestelde voorlopige controleverslagen pas te aanvaarden en valide- ren op het moment dat zij voldoen aan de voorwaarden en het kwaliteitsniveau die gesteld worden in de kadercontracten tussen de Commissie en deze bedrijven. — De Commissie onderstreept dat het door de Rekenkamer vastgestelde tijdsverloop tussen de accountantscontrole en de ontvangst van het eindverslag door de operationele eenheid gedeeltelijk het gevolg is van niet te bekorten termijnen waarover de gecontroleerden rechtens beschikken om op het ontwerpverslag te reageren. De Commissie tracht niettemin het door de Rekenkamer vastgestelde tijdsverloop te verkorten. — onregelmatigheden in het beheer door de Commissie van con- tracten.  — De gecontroleerde projecten zijn gecontracteerd in een periode waarin de contracteisen tegenover de begunstigden minder precies vastgesteld waren. In sommige gevallen hadden de gecontroleerde contractanten ook andere contracten met hetzelfde directoraat-generaal of andere diensten van de Commissie. In deze gevallen dient aan de hand van de follow-up-procedures van de Commissie te kunnen worden geverifieerd in hoeverre zich bij andere contracten soortgelijke pro- blemen voordoen. De Commissie zal zorgen voor een betere kruiscontrole van de informatie uit accountantscontroles uit hoofde van een bepaald programma en de financieringen die de betrokken begunstigden mogelijk uit hoofde van andere programma’s hebben ontvangen; de kenmerken van bepaalde, met name terugkerende, begunstigden of bepaalde projecten worden in aanmer- king genomen bij het opstellen van het controleprogramma. C 293/210 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Beoordeling van jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de directeuren-generaal Reikwijdte van de controle 6. 34. De Rekenkamer controleerde de jaarlijkse activiteiten- verslagen van elf directoraten-generaal en verrichtte een analyse van de consistentie en plausibiliteit van de informatie in de jaarlijkse activiteitenverslagen (JAV) 2003 van vier directoraten-generaal, en beoordeelde daarnaast de toezichtsystemen en -controles van de Commissie (36). Algemene verbetering in de presentatie van de verschillende aspecten die in de jaarlijkse activiteitenverslagen aan de orde komen 6. 35. De Rekenkamer stelde een algehele verbetering ten opzichte van 2002 vast in de kwaliteit van de verslagen. In het algemeen wer- den qua structuur en inhoud de richtsnoeren van de secretaris- generaal en het directoraat-generaal Begroting in acht genomen (37). 6. 36. Evenals in 2002 hebben alle elf directeuren-generaal ver- klaard dat zij redelijke zekerheid hebben verkregen over de wettig- heid en regelmatigheid van de onder hun verantwoordelijkheid beheerde middelen, al hebben sommigen van hen in 2002 herhaal- delijk een voorbehoud gemaakt. De Rekenkamer is van oordeel dat over het geheel genomen de oorzaken van de gebreken juist wer- den benoemd en dat voor zover mogelijk passende corrigerende maatregelen werden voorgesteld. Naar verwachting zal de uitvoe- ring van de actieplannen een aanzienlijk deel van de vastgestelde tekortkomingen ondervangen en wordt hiermee in een adequate follow-up voorzien. Hardnekkige tekortkomingen in de formulering van punten van voorbehoud door de directeuren-generaal 6. 37. De Rekenkamer is van oordeel dat de in de verslagen opge- nomen informatie de realiteit vrij betrouwbaar weergeeft wat betreft de wettigheid en regelmatigheid van de beheerde acties.  Niettemin werden hardnekkige tekortkomingen in de formulering van punten van voorbehoud door de directeuren-generaal opgemerkt. Zo had- den in het geval van het directoraat-generaal Justitie en binnen- landse zaken de punten van voorbehoud van vorig jaar met betrek- king tot norm 17 „Supervisie” en tot het EVF niet mogen worden geschrapt, aangezien corrigerende maatregelen slechts ten dele waren toegepast. De resultaten van financiële controles achteraf in 2003, die leidden tot de invordering van 0,22 miljoen euro, ofwel 6 % van het totale gecontroleerde bedrag, hadden in aanmerking moeten worden genomen, resulterend in handhaving van een spe- cifiek voorbehoud. Een ander voorbeeld is het geval van het directoraat-generaal Onderzoek, waar het mogelijke materiële effect van de vertragingen bij betaling niet naar behoren werd gemeten. 6. 37. Volgens de door de Commissie richtsnoeren (COM(2003) 28 def. ) resulteert de niet volledige uitvoering van een controlenorm niet langer automatisch in een voorbehoud in het jaarlijkse activiteitenverslag. vastgestelde Wat het Europees Vluchtelingenfonds betreft was er geen aanleiding om de in 2002 geformuleerde punten van voorbehoud te handhaven omdat de Commissie immers de correctieve maatregelen had genomen; zo werd bij- voorbeeld het programma voor monitoringbezoeken betreffende de beheers- en controlesystemen in alle lidstaten afgerond. Het DG was niet van mening dat het feitelijke effect een voorbehoud rechtvaardigde. Het DG Justitie en Binnenlandse Zaken is zich ervan bewust dat op het gebied van de controles ex-post de inspanning moet worden geïntensiveerd, hetgeen in 2004 al gebeurt en ook in 2005 zal gebeuren. (36) Directoraten-generaal Onderzoek, Informatiemaatschappij, Justitie en binnenlandse zaken en Onderwijs en cultuur. (37) Secretaris-generaal en directoraat-generaal Begroting, „Note to the atten- tion of the Directors-General and Heads of Service. Circular on the annual activity reports for year 2003” (SEC(2003) 1469 van 19 decem- ber 2003, gewijzigd bij SEC(2004) 147 van 19 februari 2004). Het jaarlijkse activiteitenverslag 2003 van DG Onderzoek maakt melding van het zwakke punt betreffende de betalingstermijn. Ook al bevat de tekst van het verslag geen evaluatie van de feitelijkheid van dit zwakke punt, toch werd het effect op de redelijke zekerheid niet als feitelijk beschouwd gezien het zeer lage percentage verzoeken voor betaling van moratoire rente. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/211 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Wijzigingen in de rechtsgrondslag ontoereikend om risico’s van te hoge betalingen voor OTO-werkzaamheden onder contract af te wenden 6. 38.  In 2002 heeft de Commissie een specifieke actie op het gebied van onderzoek vastgesteld, actie 1, waarmee wordt ingegaan op de punten van voorbehoud en de opmerkingen met betrekking tot de OTO-kaderprogramma’s (38). Vervolgens hebben de vijf directoraten-generaal die de OTO-kaderprogramma’s gezamenlijk beheren, in januari 2003 een gemeenschappelijk actieplan goedge- keurd (39) waarin de specifieke maatregelen worden uiteengezet die vereist zijn om het risico te bestrijden van te hoge betalingen voor OTO-werkzaamheden onder contract, met name voor OTO- projecten voor gezamenlijke rekening (40). 6. 39. Volgens het verslag van de Commissie aan de Raad en het Parlement over de stand van zaken per 31 december 2003 rond de uitvoering van het actieplan 2001 van de Commissie (41) zijn de door de Commissie ontwikkelde specifieke maatregelen in reactie op actie 1 van het syntheseverslag 2001 volledig uitgevoerd. 6. 39. Het aangehaalde Commissieverslag vermeldt dat de in het actie- plan bepaalde maatregelen zijn ingevoerd, maar dat niet alle doelstellingen ervan zijn gerealiseerd. Sommige acties, zoals met name de invoering van sancties, zullen pas op termijn volledig effect hebben. Andere Commissievoorstellen zijn niet volledig aanvaard door het Euro- pees Parlement en de Raad. 6. 40. De Rekenkamer is echter van oordeel dat de acties die voort- vloeien uit het actieplan van de Commissie, zoals dat werd afgerond in 2003, alsmede de wijzigingen van de rechtsgrondslagen van de OTO-kaderprogramma’s voor KP6, nog steeds niet volstaan om het risico af te wenden dat er te veel wordt betaald voor OTO- werkzaamheden onder contract (42): 6. 40. — het kostenvergoedingssysteem van KP6 is nog steeds opge- bouwd rond drie modellen, zoals het geval was bij KP5, en het volledig afschaffen van kostencategorieën in KP6 gaat ten koste van de transparantie van de financiële staten die zijn vereist voor declaratie van gemaakte subsidiabele kosten, en vermin- dert de mogelijkheden tot cijferbeoordeling; (38) Synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de directeuren-generaal en de diensthoofden (COM(2002) 426 def. van 24 juli 2002). (39) Europese Commissie, „Action Plan to address the issues identified in cer- tain Annual Activity Reports (2001) as weak points in the management of research projects” (C(2002) 5558 van 3 januari 2003).  (40) Het gezamenlijk actieplan dat is aangenomen door de directoraten- generaal die de OTO-kaderprogramma’s beheren, omvat onder meer de volgende specifieke maatregelen: wat betreft de uitvoering van KP5: ver- betering van de organisatorische samenwerking tussen de directoraten- generaal dankzij de oprichting van een gemeenschappelijke groep voor het financieel beheer van contracten en een netwerk van corresponden- ten die verslag uitbrengen aan deze interdienstengroep; verbetering van het contractbeheer door betere voorlichting van contractanten; meer verificatie van kostendeclaraties (met controles van stukken en verbe- terde opleiding inzake financiële vraagstukken), en verbetering van de IT-systemen; wat betreft KP6, voorbereiding van duidelijke financiële richtsnoeren voor contractanten, het verplicht stellen van controle- certificaten, ontwikkeling van een gemeenschappelijk IT-systeem, voort- zetting van de voor KP5 gehanteerde auditstrategie en invoering van sancties in het modelcontract. (41) COM(2004) 247 def. van 5 april 2004, paragrafen 30, 32, 33 en 39. (42) Speciaal verslag nr. 1/2004, paragrafen 42-45. — Bij de opstelling van KP6 heeft de Commissie het initiatief genomen het systeem grondig te hervormen met het oog op een reële vereenvou- diging voor de deelnemers. De voor KP6 gemaakte keuze berust immers op toevoeging van de volgende vijf principes: — de definitie van een strikt kader betreffende kostensubsidiabili- teit; — de deelnemers passen hun eigen boekhoudregels en –principes toe; — het systematische gebruik van accountantsverklaringen; — de verplichting voor de consortiums om een beheersverslag in te dienen waarin het verband wordt gelegd tussen middelen, werk- zaamheden en wetenschappelijke resultaten; en — een herinzet van de middelen bij de follow-up van de wetenschap- pelijke kwaliteit van de projecten, met hulp van externe experts, volgens vereenvoudigde procedures en bij de controles ex-post. Op basis hiervan is de Commissie van mening dat het voor KP6 inge- voerde systeem rationeler is en, zowel voor de deelnemers als voor de diensten van de Commissie gemakkelijker te implementeren. Het beschermt de financiële belangen van de Commissie dan ook beter. C 293/212 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11.  2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE — het beginsel van gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid dat bij KP6 is ingevoerd, werd op verzoek van de Raad en het Parlement beperkt tot het aandeel van elke deelnemer, met als maximum de totale ontvangen betalingen; — bij de invoering van het vereiste dat de begunstigden naast hun is geen financiële verslagen controlecertificaten overleggen, omschrijving gegeven van de essentiële aspecten van de reik- wijdte en de omvang van de te verrichten controle- werkzaamheden; — andere maatregelen die zijn opgenomen in het gemeenschap- pelijk actieplan voor onderzoek (zoals de inwerkingstelling van een gemeenschappelijk IT-systeem voor alle directoraten- generaal of de uitvoering van controles van stukken, die alleen bij het directoraat-generaal Informatiemaatschappij werden ingevoerd) werden niet door alle directoraten-generaal uitge- voerd. — De reikwijdte van accountantsverklaringen is bepaald in het model dat bij de Gids betreffende financiële kwesties voor KP6 is gevoegd. — De inzet van het gemeenschappelijke IT-systeem wordt behandeld in het gemeenschappelijke actieplan en wordt door de respectieve DG’s geïmplementeerd. Zie paragraaf 6. 9. Naar het oordeel van de Rekenkamer dient de Commissie de voor- schriften voor het vaststellen van de financiële bijdrage van de Gemeenschap helemaal opnieuw te bekijken, en tegelijk in even- tuele toekomstige OTO-kaderprogramma’s een behoorlijke controle over de uitgaven mogelijk te maken. De door het Europees Parle- ment en de Raad vastgestelde wijzigingen in de modellen voor kostendeclaraties zijn niet afdoende om de onderliggende proble- men die tot te hoge betalingen leiden, te verhelpen (43). Wat de „bureaucontroles” betreft blijft men steekproefsgewijs controles uit- voeren i. v. m. staving van kostendeclaraties, met name met betrekking tot de tijdkaarten (time sheets) inzake personeelskosten maar soms ook met betrekking tot onderaanbesteding (contracten, facturen), overige kosten en duurzame uitrusting (facturen), en in sommige gevallen overheadkosten. Door de directoraten-generaal die OTO-kaderprogramma’s beheren wor- den deels in dubieuze gevallen deels aselect dieptecontroles uitgevoerd via een verzoek tot staving van declaraties. De Commissie heeft grote moeite gedaan om tot vereenvoudigingen te komen naar aanleiding van de invoering van KP6. Zij blijft het model voor beheer van de kaderprogramma’s verder vernieuwen, inclusief in het kader van het voorstel voor een toekomstig KP7, en stelt zich hierbij vooral tot taak de procedures te vereenvoudigen. 6. 41.  De Commissie is van mening dat het modelcontact van KP6 vol- doende tijdig is afgerond voor de ondertekening van contracten voor OTO- werkzaamheden onder contract en dan ook geen negatieve invloed heeft gehad op de implementatie van KP6 in 2003. Vergeleken met KP5 betekent KP6 een belangrijke vereenvoudiging en ver- betering van de beheersregels met het oog op het verkleinen van foute en verkeerde interpretaties en het beschermen van de financiële belangen van de Gemeenschappen, met name door het invoeren van de verplichting voor begunstigden om accountantsverklaringen te verstrekken. Conclusies en aanbevelingen de late van herziene onderdelen verschillende inwerkingstelling 6. 41. De analyse van de toezichtsystemen en -controles van de Commissie bij de vier geselecteerde directoraten-generaal wees uit interne- dat controlenormen van de Commissie eind 2003 nog steeds niet waren geïmplementeerd. De afronding van de KP6- modelcontracten bracht onzekerheid teweeg bij de deelnemers. De onvolledige gemeenschappelijke IT-systeem in de loop van 2003 had een nadelig effect op de uit- voering van KP6. Naar het oordeel van de Rekenkamer deden deze gebreken tot op zekere hoogte afbreuk aan de aanvankelijke verbe- teringen die waren bereikt met het eerder goedkeuren van de regel- geving en het vereenvoudigen van het contractueel kader. Ook wer- den bij de controle gebreken vastgesteld in de beheers- en controlesystemen voor het EVF met betrekking tot de „ruimte van vrijheid, veiligheid en justitie”. van het (43) Speciaal verslag nr. 1/2004, paragrafen 36-41 en 113-115. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/213 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 42. Bij het toetsen van verrichtingen op het gebied van intern beleid kwamen gebreken in de interne controles van de Commissie en een hoge foutenfrequentie aan het licht bij de uiteindelijke begunstigden, waarmee de eerdere bezorgdheid van de Rekenkamer over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrich- tingen werd bevestigd. De controle van de verrichtingen bevestigde ook de gebreken die door de Commissie werden gesignaleerd in de controleprocedures die sommige lidstaten toepassen in het kader van het gedeeld beheer van het EVF. 6. 42.  Betreffende het hoge foutencijfer op begunstigdenniveau herinnert de Commissie aan haar eigen rapportage betreffende feitelijke controle- resultaten, maar met name betreffende maatregelen die zijn genomen voor het verder verkleinen van de frequentie en de impact van dergelijke fouten zowel door preventieve maatregelen (vereenvoudiging van de regels en betere communicatie met de begunstigden), als door meer en betere controles en de invoering van afschrikkende geldboeten en sancties. 6. 43. Een analyse van de financiële controles achteraf op het gebied van intern beleid, waar de uitgaven aan OTO meer dan de helft van het budget uitmaken, vertoont opnieuw een aanzienlijke foutenfrequentie, die met name te wijten is aan te hoge kosten- declaraties door uiteindelijke begunstigden, die bij de interne con- troles van de Commissie niet aan het licht kwamen. Het aantal con- troles in 2003 bleef voor het derde opeenvolgende jaar achter bij de doelstelling van de Commissie zelf ten aanzien van KP5. De follow-up door de Commissie van de bevindingen naar aanleiding van de financiële controles achteraf is niet voldoende rigoureus, en de invorderingsprocedures voor onverschuldigde betalingen van de financiële bijdrage van de Gemeenschap bleken ontoereikend en traag. 6. 43. Enkel een controle ter plaatse maakt het mogelijk de fouten in kwestie vast te stellen. Deze fouten worden in twee richtingen gemaakt, sommige contractanten brengen te veel, andere brengen te weinig in reke- ning voor hun uitgaven. Het netto-effect (te hoge opgaven min te lage opgaven) op de Commissiebegroting blijft tamelijk beperkt en neemt met de jaren af. De directoraten-generaal die OTO-kaderprogramma’s beheren verschillen van mening met de Rekenkamer dat de controletarget voor KP5 niet zal worden gehaald. Er worden al minstens vier jaar lang ononderbroken accountantscontroles gehouden en de Commissie is van mening dat reali- sering van de target van 10 % inderdaad te verwachten is in 2006/2007. In elk directoraat-generaal dat OTO-kaderprogramma’s beheert heeft men zich fors ingespannen om de effectieve follow-up van controles en de finan- ciële implementatie van de controleresultaten, inclusief in voorkomende gevallen door de afgifte van invorderingsopdrachten, te waarborgen. 6. 44. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de in de jaarlijkse activiteitenverslagen 2003 opgenomen informatie is verbeterd, het- geen heeft bijgedragen tot een nauwkeuriger beoordeling van de wettigheid en regelmatigheid van de activiteiten waarover verslag werd uitgebracht. Met betrekking tot de formulering van voorbe- houden bleven zich tekortkomingen voordoen.  De follow-up van de in de jaarlijkse activiteitenverslagen 2001 en 2002 vermelde gebreken bij de vier directoraten-generaal die door de Rekenkamer werden doorgelicht, werd toereikend geacht. 6. 45. De Commissie wordt aanbevolen: 6. 45. — zich te blijven inspannen om te bereiken dat de interne- controlenormen onverkort worden toegepast op die onderde- len waar de Rekenkamer tekortkomingen heeft vastgesteld; — Na de invoering van de interne-controlenormen ziet de Commissie toe op de toepassing van deze maatregelen. — te waarborgen dat het gemeenschappelijk IT-systeem voor het beheer van voorstellen, contracten en projecten in het kader van KP6 doeltreffend wordt ingezet, en de contractanten en externe controleurs nadere toelichting te geven over het opstel- len van controlecertificaten; — De inzet van het gemeenschappelijke IT-systeem verloopt verder vol- gens plan. De noodzakelijke informatie is voldoende bepaald in de modelaccountantsverklaring die bij de Financiële richtsnoeren betref- fende KP6 is gevoegd. — de door de Rekenkamer gesignaleerde gebreken in de interne controle in verband met de activiteiten inzake de „ruimte van vrijheid, veiligheid en justitie” te verhelpen, de lidstaten richt- snoeren te geven voor het tot stand brengen van een geharmo- niseerde controleomgeving op nationaal niveau in de hele Europese Unie (met inbegrip van controles die door de lidsta- ten worden verricht in het kader van het gedeeld beheer van het EVF) en haar financiële controles achteraf bij de uiteindelijke begunstigde in voorkomend geval te versterken; — De Commissie zal doorgaan met haar inspanningen voor het bege- leiden van de lidstaten via richtsnoeren en monitoringbezoeken (cf. 6. 16) bij de bevoegde instanties opdat het beheer en controle- systeem van de bevoegde instanties toereikend is in elke lidstaat. Ook zal de inspanning worden opgevoerd op het gebied van de financiële controles ex-post. C 293/214 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11.  2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE — voorzover mogelijk te voorzien in doeltreffende en afschrik- wekkende sanctiemechanismen en het gebruik van controle- certificaten op het gebied van intern beleid algemeen door te voeren, zoals aanbevolen in het advies van de Rekenkamer over „Single audit” (44), en — voor elk van haar hoofdactiviteiten op het gebied van intern beleid een samenhangende controleaanpak vast te stellen (met vermelding van meetbare doelstellingen en streefcijfers), reke- ning houdend met de specificiteiten van de verschillende gebie- den, haar financiële controlewerkzaamheden achteraf dien- overeenkomstig te verrichten en te zorgen voor een passende, tijdige follow-up van de controleresultaten. — Het sinds januari 2003 van toepassing zijnde nieuwe financiële regle- ment en de uitvoeringsvoorschriften ervan voorzien in de mogelijkheid om gebruik te maken van sancties en auditcertificaten. De Commissie zal een analyse uitvoeren van de aanbevelingen van de Rekenkamer om binnen het gebied intern beleid de instrumenten die zijn opgenomen in het advies van de Rekenkamer over het model „Sin- gle audit” algemeen toe te passen. — Naar aanleiding van het syntheserapport 2002 van de Commissie (namelijk de actie betreffende gedeeld beheer) zal binnen de Commis- sie een netwerk van auditeenheden worden opgezet in verband met gedeeld beheer, met mogelijkheid om het netwerk uit te breiden tot de directoraten-generaal die actief zijn op gebieden waar uitvoeringstaken werden gedelegeerd aan begunstigde landen. In deze context is de Commissie bereid te analyseren hoe de ervaringen van het netwerk kunnen worden gebruikt door de directoraten-generaal die zich bezig- houden met activiteiten op het gebied intern beleid. Voor wat onder- zoek betreft is over de principes van een gemeenschappelijke auditstra- tegie overeenstemming bereikt door de vijf directoraten-generaal die de OTO-kaderprogramma’s beheren. Voorts werd onlangs een subgroep bij het netwerk van interne- controlecoördinatoren opgericht om ervaringen en beste praktijken betreffende ex-post controles uit te wisselen. Opgemerkt zij evenwel dat het takenpakket van deze groep momenteel geen activiteiten omvat die worden uitgevoerd in het kader van gedeeld en indirect beheer (de sub- groep werd opgericht naar aanleiding van de „medefinancieringsactie” in het kader van het syntheserapport 2002). FOLLOW-UP VAN EERDERE OPMERKINGEN IN SPECIAAL VERSLAG NR. 2/2002 OVER SOCRATES EN JEUGD VOOR EUROPA Reikwijdte van het speciaal verslag en de voornaamste bevindingen 6. 46.  Het speciaal verslag was gericht op het beheersysteem dat wordt gehanteerd door het directoraat-generaal Onderwijs en cul- tuur voor de programma’s Socrates en Jeugd (1995-1999) (45), en wijst met name op: — gebreken in de opzet van programma’s en de beheersystemen ervan; — tekortkomingen bij de uitvoering van de acties en projecten die onder beide programma’s vallen, waaronder vertragingen door ingewikkelde administratieve en financiële procedures; (44) Advies nr. 2/2004 over het model ’single audit’ en een voorstel voor een communautair kader voor interne controle. (45) Speciaal verslag nr. 2/2002 over de communautaire actieprogramma’s Socrates en Jeugd voor Europa, vergezeld van de antwoorden van de Commissie; zie met name de paragrafen 10-21, 25-36, 39-56, 75-83 en 91-102. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/215 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 47. De huidige programma’s, Socrates II en Jeugd, zijn door de wet- gever vastgesteld begin 2000, voordat de Rekenkamer haar opmerkingen formuleerde, en hebben betrekking op de periode 2000-2006. Vergeleken met Socrates I en Jeugd voor Europa brengen zij reeds rationaliserings- en vereenvoudigingsinspanningen tot uitdrukking die de Commissie wil voort- zetten in de volgende periode (2007-2013). De Commissie bevestigt dat zij de controle heeft versterkt die zij uitoefent over de nationale agentschap- pen en het BTB. Zij heeft bovendien in 2001 de voordien door dit BTB verrichte betalingen geïnternaliseerd. — onvolkomenheden in het interne-controlesysteem van de Com- missie, en — tekortkomingen in de evaluatie van het programma door de Commissie. De controlebevindingen van de Rekenkamer werden uitdrukkelijk onderschreven in het verslag van het Europees Parlement over de kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Euro- pese Unie voor het begrotingsjaar 2001 (46). Door de Commissie getroffen maatregelen De opzet van programma’s en het beheersysteem 6. 47. De programma’s Socrates (47) en Jeugd (48) zijn onderver- deeld in een groot aantal gecentraliseerde en gedecentraliseerde acties waarmee de diverse beleidsdoelstellingen moeten worden ver- wezenlijkt. De gecentraliseerde acties worden beheerd door het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur samen met een extern bureau voor technische bijstand (BTB), terwijl nationale agentschap- pen in de lidstaten de gedecentraliseerde acties uitvoeren.  In het spe- ciaal verslag wordt geconcludeerd dat de beleidsdoelstellingen te ambitieus waren ten opzichte van de aan de programma’s toegewe- zen middelen, dat het aantal acties te groot was in verhouding tot de doelgroep en dat de Commissie haar verantwoordelijkheden ten onrechte aan het BTB had gedelegeerd. Aangezien de rechtsgrond- slagen voor de lopende programmeringsperiode (2000-2006) niet zijn gewijzigd sinds de controle werd afgerond, blijven de opmer- kingen van de Rekenkamer over de opzet van het programma (te weten beleidsdoelstellingen en aantal verschillende acties) van kracht (49). Niettemin is de Commissie enigszins tegemoetgekomen aan de bezorgdheid van de Rekenkamer door de BTB’s duidelijker (46) Verslag over de kwijting voor de uitvoering van de algemene begroting van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2001 (Commissie), 26 maart 2003, paragrafen 47-55. (47) Het communautaire actieprogramma Socrates werd ingesteld bij Besluit nr. 819/95/EG van het Europees Parlement en de Raad van 14 maart 1995 (PB L 87 van 20. 4. 1995), gewijzigd bij Besluit nr. 576/98/EG van 23 februari 1998 (PB L 77 van 14. 3. 1998). De tweede fase van het Socrates-programma (zie Besluit nr. 253/2000/EG van 24 januari 2000 (PB L 28 van 3. 2. 2000) betreft alle aspecten die verband houden met de verschillende onderwijsfasen: actie 1 „School- onderwijs (Comenius)”, actie 2 „Hoger onderwijs (Erasmus)”, actie 3 „Volwassenenonderwijs en andere onderwijstrajecten (Grundtvig)”, actie 4 „Taalonderwijs en verwerving van Europese talen (Lingua)”, actie 5 „Open en afstandsonderwijs en informatie- en communicatie- technologieën in het onderwijs (Minerva)”, actie 6 „Observatie en inno- vatie”, actie 7 „Gezamenlijke acties”en actie 8 „Begeleidende maatrege- len”. (48) Het oorspronkelijke programma Jeugd voor Europa diende ter onder- steuning van informele activiteiten op onderwijsgebied (actie 1 „Jeugd voor Europa”, actie 2 „Europese vrijwilligers”, actie 3 „Jongeren- initiatieven”, actie 4 „Gezamenlijke acties”, actie 5 „Ondersteunende maatregelen” en actie 6 „Derde landen”). De reikwijdte van de acties werd in 2000 enigszins ingeperkt toen het communautaire actie- programma ten behoeve van de jeugd werd gelanceerd. (49) Besluit nr. 253/2000/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 januari 2000 tot vaststelling van de tweede fase van het com- munautaire actieprogramma op onderwijsgebied „Socrates”. C 293/216 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 48. De Commissie bevestigt dat zij voornemens is een uitvoerend agentschap op te richten op basis van kaderverordening (EG) nr.  58/2003; in verband met de termijnen voor de instelling van het algemene kader en de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de oprichting van uitvoerende agentschappen was het niet mogelijk dit agentschap op te richten vóór 2005. 6. 49. De Commissie onderstreept dat de respectieve rechten en verplich- tingen van de Commissie en de lidstaten zijn vastgelegd in gemeenschap- pelijke bepalingen aan het begin van de huidige generatie van de programma’s Socrates en Jeugd. 6. 50. De Commissie is voornemens haar inspanningen voort te zetten betreffende de bepaling van meetbare indicatoren. Het programmacomité voor Socrates II heeft richtsnoeren op het gebied van indicatoren vastge- steld die als basis zullen dienen voor de eindevaluatie van het programma. Voor wat betreft het programma Jeugd is de Commissie bezig met het uit- werken van indicatoren zoals vermeld door de Rekenkamer en zoals voor- zien in het tussentijdse evaluatieverslag betreffende het programma. richtsnoeren te geven en de verantwoordelijkheden te wijzigen (50). De uitvoering van het programma 6. 48. Sinds 2000 worden de selectieprocedures voor gecentrali- seerde acties uitsluitend door de Commissie uitgevoerd en worden zij niet langer aan de BTB’s toevertrouwd. Een uitvoerend agent- schap (51) of soortgelijk orgaan (52) wordt thans opgezet, waarmee gehoor wordt gegeven aan één van de aanbevelingen van de Reken- kamer. Dit agentschap of orgaan zal (anders dan was bepaald in het oorspronkelijke voorstel van de Commissie aan het Europees Par- lement) volgens de planning echter pas in 2005 operationeel wor- den, hetgeen deels toe te schrijven is aan vertragingen als gevolg van de door het Europees Parlement geuite bezorgdheid over het door de Commissie gevoerde beleid van uitbesteding van activiteiten. Intussen blijft een BTB het directoraat-generaal Onderwijs en Cul- tuur administratieve ondersteuning bieden. Het dienstverlenings- contract met het huidige BTB brengt nu meer duidelijkheid in de respectievelijke verantwoordelijkheden van de Commissie en het BTB (53). 6. 49. De voornaamste beginselen van de administratieve hervor- ming van de Commissie zijn decentralisatie en het nemen van ver- antwoordelijkheid door managementafdelingen, in combinatie met meer transparantie en verantwoordingsplicht (54). De controle wees op tekortkomingen in de omschrijving van operationele doelstel- lingen en op het ontbreken van relevante en meetbare indicatoren, die essentieel zijn voor het scheppen van transparantie en verantwoordingsplicht.  Naar aanleiding van de controle werd ook geconcludeerd dat de respectieve rechten en plichten van de Com- missie en de lidstaten ten aanzien van de uitvoering van deze programma’s nader omschreven moeten worden. In 2001 werd een eerste reeks indicatoren vastgesteld door 6. 50. het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur in het werk- programma van Socrates en Jeugd: indicatoren ex ante zullen wor- den opgenomen in het contract tussen de Commissie en de natio- nale agentschappen, terwijl indicatoren ex post zullen worden vermeld in het definitieve activiteitenverslag dat de nationale agent- schappen moeten indienen (55). Hoewel op dit gebied aanzienlijke vooruitgang is geboekt, zijn verdere inspanningen nodig om te vol- doen aan de vereisten van de interne-controlenormen van de Com- missie (56). (50) Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur, „Jaarlijks activiteitenverslag 2002”, 14 april 2003: deel 3, paragraaf 2, sub a). (51) Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad (PB L 11 van 16. 1. 2003). (52) Een orgaan als bedoeld in artikel 185 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting (zie Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002, artikelen 54-56 (PB L 248 van 16. 9. 2002)). (53) Zie bijvoorbeeld contract nr. 2003-3007/001001, artikel 9. (54) Europese Commissie, „A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission”, 22 februari 2000: hoofd- stuk 4. (55) Zie bijvoorbeeld Terms of Reference (opdracht), Tasks to be carried out by the National Agencies for the implementation of the Socrates Pro- gramme at national level (door de nationale agentschappen uit te voe- ren taken ter uitvoering van het Socrates-programma op nationaal niveau), periode: 1 april 2003-31 december 2004, SOC/COM/02/061; indicatoren hebben onder meer betrekking op het aantal personeelsle- den dat zich bezighoudt met Socrates, aantal ontvangen aanvragen, enz. (56) Europese Commissie, „Standards for Internal Control within the Commission’s services” (SEC(2000) 2203 van 2 februari 2001 (tweede versie d. d. 18 december 2001)). 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/217 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 51. In een recent evaluatieverslag van het programma Jeugd, dat de periode 2000-2003 bestrijkt, werd kritiek geleverd op de kwali- teit van de projecten en partnerschappen, de specifieke problemen in verband met transnationale acties, onvoldoende transparantie van de selectieprocedures en de al te complexe en incoherente administratieve procedures (gelet op het soort ingediende voorstel- len) bij de nationale agentschappen (57).  Sinds 2002 moeten over- eenkomstig een aanbeveling van de Rekenkamer alle voorstellen voor gecentraliseerde acties die onder Socrates vallen, door externe deskundigen worden beoordeeld. Deze deskundigen worden door de Commissie geselecteerd uit een reservelijst die is opgesteld op basis van een openbare oproep tot het indienen van aanmeldin- gen (58). Voor het programma Jeugd is de selectieprocedure voor gedecentraliseerde acties nog steeds niet voldoende transparant (59). 6. 51. De Commissie ziet erop toe de kwaliteit van de projecten te verbe- teren, met betrekking waartoe in het externe evaluatieverslag is vastgesteld dat deze zich positief heeft ontwikkeld tussen het vorige en het huidige pro- gramma ten behoeve van de jongeren. De voor transnationale activiteiten specifieke moeilijkheden betreffen voornamelijk het verkrijgen van visa’s voor jongeren afkomstig uit derde landen, welke kwestie niet rechtstreeks verband houdt met de tenuitvoerlegging van het programma en slechts kan worden opgelost met medewerking van andere beleidssectoren zoals de sec- tor interne aangelegenheden. Recentelijk zijn diverse acties ondernomen om de transparantie te verbeteren van de selectie van de gedecentraliseerde acties door de nationale agentschappen. Bovendien is vooruitgang geboekt op het gebied van vereenvoudiging in het kader van de vigerende financiële regels, met name via de invoering van een systeem van forfaits. Het interne-controlesysteem van de Commissie 6. 52. De exploitatieovereenkomsten die tussen de Commissie en de nationale agentschappen zijn gesloten, schrijven voor dat de eindafrekeningen van de nationale agentschappen worden gecerti- ficeerd voordat zij aan de Commissie worden overgelegd. Voor gedecentraliseerde acties heeft de Commissie een systeem ingevoerd met verplichte certificering van uitgavendeclaraties of kostenstaten (voor steunbedragen van meer dan 50 000 euro) die door de natio- nale agentschappen worden ingediend. Sinds 2000 moeten alle eindverslagen en kostenstaten die in het kader van beide programma’s bij de Commissie worden ingediend, vergezeld gaan van een controlecertificaat („certificeringsrapport”) dat is opgesteld door een extern controleur of een hiertoe bevoegd openbaar amb- tenaar, waarin de realiteit, de noodzaak en de subsidiabiliteit van bij de Commissie gedeclareerde kosten worden bevestigd (60). 6. 53. Begin 2001 deelde de Commissie de nationale agentschap- pen de omvang en de inhoud van deze controlecertificaten mee, en in 2002 werden aanvullende instructies gegeven aan de directeurs van de nationale agentschappen.  Verdere richtsnoeren werden in 2003 uitgebracht, met daarin de minimumvereisten met betrekking tot materialiteit en betrouwbaarheidsgraad, het soort te verrichten controlewerkzaamheden, controle- werkzaamheden, de opmaak en de inhoud van het verslag op tegen- spraak tussen controleur en gecontroleerde en het recht van inzage voor de Commissie in de werkdocumenten van de controleur. documentatie van (57) Europese Commissie, „Tussentijdse evaluatie van het programma Jeugd 2000-2006 (over de periode 2000-2003)”, paragraaf 4 en aanbevelin- gen (COM(2004) 158 def. van 8 maart 2004). (58) Europese Commissie, „Oproep tot het indienen van aanmeldingen nr. EAC/60/02 met het oog op de samenstelling van een lijst met des- kundigen voor de evaluatie van de voorstellen die worden ontvangen in het kader van het communautaire actieprogramma op onderwijsgebied „Socrates” en andere acties op onderwijsgebied” (PB C 211 van 5. 9. 2002). (59) Europese Commissie, „Tussentijdse evaluatie van het programma Jeugd 2000-2006 (over de periode 2000-2003)” (COM(2004) 158 def. van 8 maart 2004). (60) Begin 2004 werd na een interne reorganisatie een specifieke functie bin- nen de financiële eenheid van het directoraat-generaal Onderwijs en cul- tuur belast met de evaluatie van de certificeringsverslagen van de natio- nale agentschappen. C 293/218 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 54. De invoering van een procedure voor certificering van hun uitga- ven maakt deel uit van de door de Commissie genomen maatregelen met het oog op het versterken van de controle op de nationale agentschappen; aldus heeft de Commissie, zoals de Rekenkamer opmerkt, niet onmiddellijk het merendeel van de auditcertificaten van 2003 aanvaard. De Commissie tracht de werking en de benutting van de resultaten van deze certificering te verbeteren. Zij is evenwel van mening dat certificering van de rekeningen slechts één van de middelen is om effectieve controle te waarborgen op de betalingen waarvoor door de nationale agentschappen een opdracht is ver- strekt en heeft andere wijzen van controle op deze agentschappen (auditbe- zoeken, follow-up-bezoeken, rapportageproces) geïntensifieerd. 6. 54. De meeste van de controlecertificaten voor 2003 werden echter niet onmiddellijk aanvaard door de Commissie, of werden slechts onder materieel voorbehoud aanvaard. In enkele gevallen wezen de door de nationale agentschappen bij de Commissie inge- diende certificeringsrapporten uit dat de bewijsstukken tot staving van de voor de gedecentraliseerde acties gemaakte kosten niet vol- deden (61).  Dit wijst erop dat de door de nationale agentschappen verrichte controles qua reikwijdte en nauwkeurigheid niet voldeden. Ook blijkt dat de reikwijdte en omvang van de controle- werkzaamheden die door (of namens) de nationale agentschappen moeten worden verricht voor de indiening van de controle- certificaten, door de Commissie beter moeten worden omschreven. Gezien de huidige matige kwaliteit van de certificeringsrapporten voor beide programma’s blijft een risico bestaan dat deze verslagen niet zullen volstaan om een doeltreffende controle over de betalin- gen aan de nationale agentschappen te waarborgen. Verbeteringen in de beoordeling van het programma door de Commissie 6. 55. De rechtsgrondslagen voor Socrates (62) en Jeugd (63) schrij- ven beoordelingen van de programma’s voor. In het speciaal ver- slag wordt opgemerkt dat het ontbreekt aan een daadwerkelijke controle- en evaluatiecultuur bij de beheersinstanties, op zowel nationaal als communautair niveau. 6. 56 en 6. 57. Zoals de Rekenkamer opmerkt, heeft de Commissie haar inspanningen voor de evaluatie van de programma’s geïntensifieerd en hier- mee gevolg gegeven aan de aanbevelingen van het Speciaal rapport 2/2002. volgende 6. 56. Sindsdien is de Commissie overgegaan tot een globale stra- tegie van het systematisch verrichten van voorafgaande, tussentijdse en achteraf van programma’s heeft de Commissie ook haar inspanningen opge- voerd om methodologische ondersteuning bij evaluaties te bieden, hetgeen onder meer inhield dat een „netwerk ter ondersteuning van evaluatie” voor alle directoraten-generaal werd opgezet. evaluaties (64). Voor evaluaties 6. 57. Bovendien heeft de Commissie, overeenkomstig de aanbe- veling van de Rekenkamer om het beleid inzake follow-up en eva- luatie als geheel uit te breiden, contracten gesloten voor verschil- lende evaluaties die op specifieke aspecten zijn gericht, naast een algemeen programma ter evaluatie van Socrates (65) of Jeugd (66). (61) Zie bijvoorbeeld de certificeringsverslagen van het Frans nationaal agentschap van 11 februari 2004 of de verslagen van het Luxemburgs nationaal agentschap van 10 februari 2004. (62) Besluit nr. 253/2000/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 januari 2000 tot vaststelling van de tweede fase van het com- munautaire actieprogramma op onderwijsgebied „Socrates”, artikel 14 „Toezicht en evaluatie”. (63) Besluit nr. 1031/2000/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 april 2000 tot vaststelling van het communautaire actieprogramma „Jeugd”, artikel 13 „Toezicht en evaluatie”. (64) Mededeling COM(2002) 276 van 5 juni 2002.  (65) Europese Commissie, „Tussentijds evaluatieverslag over de bereikte resultaten en kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de uitvoering van de tweede fase van het communautaire actieprogramma op onderwijsgebied Socrates” (COM(2004) 153 def. van 8 maart 2004). (66) Europese Commissie, „Tussentijdse evaluatie van het programma Jeugd 2000-2006 (over de periode 2000-2003)” (COM(2004) 158 def. van 8 maart 2004). 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/219 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE Conclusie en aanbevelingen 6. 58. De Commissie heeft een aantal gebreken aangepakt die de Rekenkamer in het speciaal verslag aan het licht bracht. Op bepaalde terreinen, zoals bij de opzet van het programma en de beheers- structuur ervan, had de Commissie slechts beperkte speelruimte vanwege een rechtsgrondslag die tot 2006 van kracht is. Op andere gebieden wees de follow-up van dit speciaal verslag op hardnekkige tekortkomingen, waarvan sommige ook in de jaarlijkse activiteiten- verslagen over 2002 en 2003 van het directoraat-generaal Onder- wijs en cultuur werden genoemd (67). 6. 59. De Commissie wordt met name aanbevolen, op de volgende gebieden verdere corrigerende maatregelen te treffen: 6. 59. — De Commissie heeft op 14 juli 2004 voor de volgende periode van de financiële vooruitzichten 2007-2013 programma’s voorgesteld die eenvoudiger zijn opgezet dan de huidige generatie. — De Commissie zal toezien op het ontwikkelen van meetbare indicato- ren, inclusief op het gebied van interne controle. — De Commissie zal doorgaan met het vereenvoudigen van het beheer van de acties (opvallender gebruik van forfaitarisering, aanstaande invoering van een instrument voor elektronische indiening van subsidieverzoeken). — De Commissie zal de validiteit van het geïnitieerde systeem versterken en certificering van de rekeningen van de nationale agentschappen ver- plicht stellen. De door de Rekenkamer in paragraaf 6. 52 aangehaalde richtsnoeren staan nu al ter beschikking van de nationale agentschap- pen. — de Commissie zou rekening moeten houden met de opmerkin- gen van de Rekenkamer over de vereenvoudiging van de opzet van het programma en de managementstructuur wanneer zij een voorstel doet inzake een toekomstig programma inzake Socrates of Jeugd; — de Commissie dient relevante en meetbare indicatoren te blij- ven ontwikkelen in overeenstemming met de richtsnoeren voor het omschrijven van doelstellingen en indicatoren die zijn vastgesteld door het secretariaat-generaal van de Commis- sie (68). Over deze indicatoren dient periodiek verslag te wor- den uitgebracht aan het hogere management, zodat benchmar- king tussen verschillende directoraten en programma’s mogelijk wordt.  Met name moeten zij ook de doelmatige en doeltreffende werking van interne controles betreffen; — de administratieve procedures van de Commissie, van de voor- bereiding van een voorstel tot de afsluiting van een actie, die- nen verder te worden vereenvoudigd. Gebruikmaking van een elektronisch systeem voor het indienen en verwerken van voor- stellen door nationale agentschappen moet verdere vereenvou- diging en winst door doelmatigheid mogelijk maken; — teneinde de (d. w. z. reikwijdte en omvang van de „certificeringsrapporten”) controle- werkzaamheden die door (of namens) de nationale agentschap- pen moeten worden verricht voor de indiening van de controle- certificaten te verduidelijken, dient de Commissie de nationale agentschappen specifieke begeleiding te bieden. Verder dient de Commissie een strategie te omschrijven die aangeeft hoe bij elke lidstaat kan worden nagegaan of de door de nationale agentschappen inge- diende controlecertificaten beantwoorden aan de minimum- vereisten die zijn gesteld voor de reikwijdte en omvang van de controlewerkzaamheden; verder (67) Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur, „Jaarlijks activiteitenverslag 2002”, 14 april 2003. (68) Zie DG Begroting — Centrale financiële dienst, „Standards for Internal Control within the Commission’s services and the baseline for imple- mentation by the 31st December 2001”, 18 december 2001. C 293/220 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE — De Commissie draagt er bovendien zorg voor te gelegener tijd over te gaan tot de evaluatie van de programma’s zowel in termen van doel- treffendheid (uitvoering, resultaten) als in termen van efficiëntie (admi- nistratieve en financiële aspecten) en de uit deze twee aspecten voort- vloeiende adequate follow-up te waarborgen. 6. 61. Er hebben zich vertragingen voorgedaan, voornamelijk in verband met de goedkeuring van een rechtsgrondslag voor KP5. Het merendeel van de documentatie is nu echter klaar waardoor de onderhandelingen met de deelnemers kunnen starten. In KP6 is het aantal verschillende model- contracten in belangrijke mate verminderd en is er nog slechts één model- contract voor alle OTO-werkzaamheden onder contract (met uitzondering van Marie Curie-acties). In specifieke bijlagen wordt rekening gehouden met de specificiteiten van de hoofdinstrumenten. 6. 62. De kostenterugbetalingssystemen van KP5 weerspiegelen de bepa- lingen van de rechtsgrondslag. De Commissie heeft een diepgaande hervor- ming van de contractuele en financiële regelingen betreffende de com- munautaire onderzoeksprogramma’s geïnitieerd als onderdeel van KP6.  — het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur dient ook opdracht te geven tot evaluaties van relevante administratieve kwesties, waarbij er met name naar wordt gestreefd, voorstel- len te doen ter vereenvoudiging van de administratieve en financiële aspecten van de programma’s Socrates en Jeugd. De resultaten van deze evaluaties dienen tijdig aan het Europees Parlement, de Raad en de nationale agentschappen te worden meegedeeld om een diepgaande bespreking van deze aspecten mogelijk te maken, zodat de conclusies in aanmerking kunnen worden genomen bij het opzetten van de vervolgprogramma’s. VOORNAAMSTE OPMERKINGEN IN SPECIAAL VERSLAG NR. 1/2004 OVER KP5 (1998-2002) 6. 60. De controle van de Rekenkamer was gericht op het vijfde kaderprogramma van de Europese Gemeenschap (EG) voor activi- teiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (KP5), dat in december 1998 door het Europees Par- lement en de Raad werd vastgesteld met een totaal budget van 13 700 miljoen euro (69). De jaarlijkse financiering voor de zeven thematische en horizontale programma’s in de periode tot 2002 was goed voor ongeveer een vierde van de openbare financiering voor onderzoeksprojecten in de Europese Unie. 6. 61. De krachtens KP5 gefinancierde onderzoeksactiviteiten wor- den uitgevoerd door middel van contracten met derden en ten dele gefinancierd uit de begroting van de Gemeenschap. Zowel de uitvoeringsverordening als de modelcontracten werden te laat goed- gekeurd. Het grote aantal verschillende modelcontracten maakte het contractbeheer onnodig ingewikkeld. 6. 62. De financiële bijdragen uit de communautaire begroting zijn gebaseerd op terugbetaling van werkelijk gemaakte en behoorlijk gemotiveerde kosten. De ingewikkelde regels voor het bepalen van de financiële deelneming van de Gemeenschap hinderen een doel- treffend beheer van de financiële en administratieve aspecten door de Commissie en vormen een onnodige complicatie voor de deel- nemers. De invoering van het vergoedingssysteem van forfaitaire kosten in KP5 was bedoeld als vereenvoudiging maar zette de deel- nemers ertoe aan over te schakelen op een voordeliger financierings- mechanisme. (69) Speciaal verslag nr. 1/2004. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/221 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 63. Een Commissievoorstel ter vereenvoudiging van de kosten- systemen voor KP6 (2002-2006), dat aansloot bij eerdere aanbeve- lingen van de Rekenkamer, werd verworpen door de Raad en het Parlement.  De later door de Raad en het Europees Parlement vast- gestelde regels voor het bepalen van de financiële bijdrage van de Gemeenschap komen slechts ten dele tegemoet aan de zorgen van de Rekenkamer. De Rekenkamer staat positief tegenover de invoe- ring in KP6 van zichtbare en afschrikwekkende sancties en van de eis dat de financiële staten door een extern controleur moeten wor- den gecertificeerd. 6. 63. KP6 heeft voor belangrijke vereenvoudigingen gezorgd in de ten- uitvoerlegging van de onderzoeksacties. De voorstellen van de Commissie waren grotendeels geïnspireerd op aanbevelingen van de Rekenkamer; deze zijn evenwel door de Raad en het Europees Parlement geamendeerd. Het voor KP6 ingevoerde kostenterugbetalingssysteem is gemakkelijker te implementeren zowel door de deelnemers als door de Commissiediensten. Het zou derhalve voor betere bescherming moeten zorgen van de financiële belangen van de Gemeenschap. Bovenop de in het typecontract en in de regels voor de deelnaming van KP6 vastgestelde sanctiemogelijkheden komen de sanctiemogelijkheden die vermeld worden in artikel 114 van het nieuw Financieel reglement van de Gemeenschap. 6. 64. De zeven specifieke programma’s van KP5 worden geza- menlijk beheerd door vijf directoraten-generaal. De versnippering van de programma’s heeft geleid tot verwatering van de verant- woordelijkheden, verdubbeling van functies en een grotere behoefte aan coördinatie en overleg. Bovendien is de basisopzet van de programma’s, bestaande uit kernactiviteiten, niet voldoende terug te vinden in de organisatiestructuur van de Commissie. 6. 64. De door de Commissie vastgestelde organisatiestructuur heeft met name de ontwikkeling van synergieën tussen onderzoek en andere com- munautaire beleidssectoren mogelijk gemaakt. De verantwoordelijkheden zijn dienovereenkomstig vastgelegd en geleidelijk aan zijn gemeenschappe- lijke instrumenten ter beschikking gesteld. Verder wordt het gezamenlijke beheer van programma’s door verschillende directoraten-generaal gefacili- teerd door een aantal coördinatiemechanismen. Voor wat betreft KP6 illustreert de invoering van de beheersinstrumenten inclusief de gecentraliseerde ondersteunende functies de zorg van de Com- missie om versterkte coördinatie tussen deze diensten te waarborgen. 6. 65. Alle beheersprocedures zijn ingevoerd met inachtneming van de regelgeving en de doelstellingen van het kaderprogramma. De tijd tot aan de ondertekening van de contracten wordt gebruikt voor het waarborgen van de kwaliteit van de essentiële selectie- en onderhandelingsfasen. Onder KP6 worden maatregelen verlengd om de duur van de procedures verder te verkorten; deze maatregelen vormen een nuttige aanvulling van de bij de regels voor deelname van KP6 vastgestelde nieuwe modaliteiten voor inwerkingtreding van de contracten.  In overeenstemming met aanbevelingen in het Witboek betreffende de her- vorming van de Commissie heeft de Commissie de specifieke moeilijkheden betreffende het personeelsbeleid op onderzoeksgebied aangepakt. Vereenvoudigde procedures en een betere planning moeten het mogelijk maken om de werklast onder KP6 gelijkmatig te spreiden, de interne con- trole te verbeteren en de processen te versnellen. 6. 65. In de beginfase kende KP5 aanzienlijke organisatorische problemen en vertragingen, te beginnen met de te late vaststelling van het besluit door de Raad en het Parlement. Wegens wettelijke voorschriften, de interne regels van de Commissie en bepaalde administratieve praktijken verliepen er acht à negen maanden tus- sen de ontvangst van een voorstel en de ondertekening van een con- tract voor OTO-werkzaamheden onder contract door de Commis- sie. De Commissie had nog steeds moeite met de aanstelling van personeel met de gewenste capaciteiten en de werving van vaste ambtenaren. Eind 2001 verrichtten ongeveer 2 000 personeelsle- den werkzaamheden in verband met KP5 en ongeveer één derde daarvan hield zich bezig met het beheer van voorstellen, contracten en projecten voor OTO-werkzaamheden onder contract. Per jaar waren er voor het wetenschappelijk toezicht op elk van die werk- zaamheden gemiddeld slechts vier à vijf werkdagen beschikbaar. De procedures en administratieve praktijken voor de selectie van OTO- werkzaamheden onder contract leidden samen met de cyclische aard van de in de modelcontracten beschreven aflevering van projectrapporten tot een ongelijke werkdruk op Commissieniveau. De daaruit voortvloeiende knelpunten waren niet bevorderlijk voor een efficiënte werking van het beheerssysteem en waren mede oor- zaak van administratieve vertragingen en tekortkomingen in de interne controle. C 293/222 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 66. De beschikkingen van de Raad tot vaststelling van specifieke programma’s bepaalden maxima voor administratieve uitgaven: tus- sen 6,5 en 9,8 % van de totale uitgaven van elk specifiek pro- gramma. Die maxima werden bij alle programma’s in acht geno- men. Een andere manier van meten — de voor OTO- werkzaamheden onder contract gedane uitgaven vergelijken met de totale begroting — toont aan dat over de totale looptijd van KP5 voor het beheer van de OTO-kaderprogramma’s 837,4 miljoen euro werd uitgegeven (6,4 % van de totale uitgaven voor KP5). De Com- missie houdt toezicht op de toewijzing van middelen met behulp van het activiteitsgeoriënteerd begrotingssysteem (Activity Based Budgeting, ABB).  Om methodologische redenen en wegens de toe- passing van het ABB door de Commissie is dit niet de beste manier om de beheerskosten voor de OTO-kaderprogramma’s te bereke- nen. 6. 66. De Commissie heeft KP5 geïmplementeerd binnen het door het Europees Parlement en de Raad vastgestelde budget. De door de Rekenka- mer voorgestelde alternatieve maatregel wordt niet door de regelgeving voorgeschreven. Sinds 2002 wordt, in overeenstemming met het onlangs ingevoerde acti- viteitsgeörienteerd begrotingssysteem, de personeelstoewijzing in het jaar- lijkse beheersplan opgevoerd, maar 2004 wordt het eerste jaar waarin de algemene begroting officieel gebaseerd zal zijn op dit nieuwe systeem. Het activiteitsgeörienteerd begrotingssysteem betekent een verdere verbetering van de transparantie van het begrotingsbeheer van de Commissie. 6. 67. De Commissie heeft nog geen gemeenschappelijk of geïn- tegreerd IT-systeem ontwikkeld, hoewel het beheerssysteem in wezen gelijk is voor alle diensten die OTO-werkzaamheden onder contract uitvoeren. De IT-systemen die de Commissie toepaste voor het beheer van voorstellen, contracten en projecten waren ontoe- reikend, niet het minst wegens onvoldoende investeringen. Tegen het einde van de KP5-programmeringsperiode werden verbeterin- gen vastgesteld, maar de meeste directoraten-generaal bleven kam- pen met technische en operationele problemen. 6. 67. De geleidelijke integratie van de IT-systemen is aanzienlijk verbe- terd tijdens de hele programmeringsperiode van KP5. Bovendien steekt de IT-ondersteuning in KP5 gunstig af bij die in KP4. Door het Hof vastgestelde specifieke gebreken worden door de Commissie verholpen bij de ontwikkeling van een gemeenschappelijk IT-systeem voor KP6. 6. 68. Terwijl de OTO-kaderprogramma’s moeten worden uitge- voerd met behulp van een gemeenschappelijk stelsel van beginse- len en procedures, is de administratieve hervorming van de Com- missie gericht op decentralisatie en verlening van eigen verantwoordelijkheid aan de beheersdiensten. De tegenstrijdigheden van deze twee benaderingen liggen ten grondslag aan vele proble- men die de directoraten-generaal ondervonden bij het gezamenlijk beheer van KP5. Een doelmatige coördinatie binnen het kader- programma is te meer belangrijk wegens de complexiteit van de interventiemechanismen en de regels voor de financiële deelneming van de Gemeenschap. De verificaties van de belangrijkste controles in een steekproef van contracten voor OTO-werkzaamheden onder contract toonden aan dat sommige controles niet doeltreffend waren verricht en dat andere controles ontbraken. In het algemeen liep het controleniveau in de diverse directoraten-generaal die KP5 uitvoeren zeer sterk uiteen. 6. 68.  De Commissie is van mening dat er geen contradictie bestaat tus- sen de doelstellingen van de administratieve hervorming en de noodzaak dat de verschillende directoraten-generaal die zich bezighouden met onderzoek uitvoering geven aan gemeenschappelijke principes en procedures. Dat de verantwoordelijkheden op gedecentraliseerd niveau zijn versterkt, mag geen beletsel vormen dat deze goed worden afgelijnd of dat er op doeltreffende wijze wordt samengewerkt. Naar aanleiding van de audit van de Rekenkamer heeft de Commissie, zowel vanuit het perspectief van KP6 als in het kader van de aan de gang zijnde financiële hervorming, reeds meerdere aspecten van deze interne- controlemechanismen verbeterd. Door de Commissie is in 2003 een voor de betrokken directoraten-generaal gemeenschappelijk actieplan geïmple- menteerd. 6. 69. Een controle van de wettigheid en regelmatigheid van beta- lingen op basis van kostendeclaraties voor OTO-werkzaamheden onder contract van KP5 op het niveau van de begunstigde bracht talrijke fouten aan het licht, voornamelijk als gevolg van over- declaratie van kosten door de uiteindelijke begunstigden. In verge- lijking met de resultaten van controles betreffende eerdere kader- programma’s was geen algemene verbetering merkbaar. 6. 69. De Commissie onderkent het probleem, dat toe te schrijven is aan het feit dat de financiële bijdrage van de Gemeenschap wordt betaald op basis van gemaakte subsidiabele kosten, zoals door de uiteindelijke begun- stigden gedeclareerd. Of deze kosten juist zijn en of zij in overeenstemming zijn met de contractbepalingen kan door de Commissie niet volledig en accuraat worden gecontroleerd vóór de betalingsopdracht. Enkel een finan- ciële audit op begunstigdenniveau kan precieze zekerheid geven of de gede- clareerde kosten correct zijn en in overeenstemming met de contract- bepalingen. Teneinde de foutenfrequentie te verkleinen, heeft de Commissie de controles ex-post verhoogd en naar aanleiding van het syntheseverslag van de jaar- lijkse activiteitenverslagen 2001 een actieplan opgesteld dat is geïmple- menteerd en aan voortgangscontrole wordt onderworpen. Bovendien zullen in het kader van KP6 auditcertificaten van de begunstigden worden vereist. 30. 11. 2004 NL Publicatieblad van de Europese Unie C 293/223 OPMERKINGEN VAN DE REKENKAMER ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE 6. 70. De beheersinformatiesystemen en de rapportage aan de directeuren en de (adjunct-) directeuren-generaal moeten nog wor- den verbeterd. Geen van de vijf directoraten-generaal voor onder- zoek kende procedures en praktijken om ervoor te zorgen dat de informatie voor het management tijdig werd verzameld of in een standaardformaat toegankelijk was.  De rapportage aan het mana- gement over de kaderprogramma’s voldeed in 2002 nog niet vol- ledig aan de eisen gesteld in de interne-controlenormen van de Commissie. 6. 70. De interne rapportage van de Commissie aan de directeuren en (adjunct-) directeuren-generaal wordt gekenmerkt door de verschillende rol en verantwoordelijkheid van gedecentraliseerde en gecentraliseerde beheers- functies binnen de directoraten-generaal en KP5-programma’s. Binnen elk directoraat-generaal zijn de vergaderingen van het hogere kader de motor van het informatiesysteem van het management en het supervisiesysteem. Naast de formele interne rapportage aan het management rapporteert de Commissie, zoals juridisch vereist, uitgebreid aan externe gebruikers zoals programmacomités, externe adviesgroepen of monitoringpanels. De interne-controlenormen van de Commissie waren slechts tijdens een deel van de periode waarop de audit van de Rekenkamer betrekking heeft van kracht maar zijn nu volledig operationeel. De inzet van het gemeenschap- pelijke IT-systeem voor KP6 zal helpen bij het verbeteren van de beheers- rapportage. C 293/224 NL Publicatieblad van de Europese Unie 30. 11. 2004 BIJLAGE 1 Intern beleid (met inbegrip van onderzoek) — Beoordeling van voornaamste, al eerder gesignaleerde aspecten Opmerkingen In 2003 getroffen maatregelen Te nemen maatregelen 1. a Toezicht- en controlesystemen — controles achteraf van uiteindelijke begunstigden die deelnemen in OTO-kaderprogramma’s In 1998 formuleerden de vijf directoraten-generaal die de OTO-kaderprogramma’s beheren, gezamenlijk een contro- leaanpak, waarbij zij zich voor FP5 ten doel stelden, 10 % van de contractanten te controleren (zie jaarverslagen 2001 en 2002). Deze controles worden voor een groot deel namens de Commissie door externe accountantskantoren verricht. De Rekenkamer stelde vast dat: — de door de Commissie gehanteerde definitie van „te contro- leren populatie” ertoe leidt dat aanmerkelijk minder dan 10 % van de OTO-werkzaamheden onder contract of van de kostendeclaraties gedurende de programmeringsperiode worden gecontroleerd (zie jaarverslag 2002); — de Commissie niet in staat is de door haarzelf nagestreefde reikwijdte van de controle te realiseren (zie de jaarverslagen 2001, 2002, 2003); — de Commissie geen gemeenschappelijke controleaanpak voor FP6 heeft vastgesteld; — de continuïteit van de controlewerkzaamheden van de Com- missie afhankelijk is van de al dan niet geboden mogelijk- heid om financiële controles achteraf uit te besteden (kader- contract met extern accountantskantoor loopt af in 2003). In 2003 werden [333] controles afge- rond, OTO- hoofdzakelijk werkzaamheden onder contract bin- nen FP5, die nog steeds niet aan de doelstelling beantwoorden. Voorstel voor gemeenschappelijke controleaanpak in 2004, maar nog steeds niet formeel goedgekeurd. 