None
Het eerste vervoer, de eerste verhandeling van producten










Voor categorie 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie


















Voor categorie 2:












1. Factuur 1 in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie




1. Factuur 1 in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Origineel




1. Factuur 1 in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












2. Paklijst 1 – Origineel




2. Paklijst 2 – Origineel




2. Paklijst 1 – Kopie












3. Paklijst 2 – Kopie







3. Paklijst 2 – Origineel






B2.
Het tweede of daaropvolgende vervoer en verhandeling van producten










Voor categorie 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie


















Voor categorie 2:












1. Factuur 1 of factuur (n) in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Origineel




1. Factuur 2 of factuur (n+1) in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Origineel




1. Factuur 1 of factuur (n) in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












2. Factuur 2 of factuur (n+1) in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie




2. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel




2. Paklijst 2 of paklijst (n) – Kopie












3. Paklijst 2 of paklijst (n) – Origineel







3. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel












4. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Kopie












B3.
Verwerkingslocatie










Voor categorie 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie


















Voor categorie 2:












1. Dossier van het houtproduct B1 of B2




1. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Origineel




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2












2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie




2. Paklijst - Origineel




2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












3. Paklijst – Kopie







3. Paklijst - Origineel












4. Input- en outputregisters van bosbouwproducten












B4.
 Uitvoer










Voor categorie 1- en 2organisaties:












1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3




Dossier van het houtproduct is bij importeur in land van bestemming




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3 – Kopie


















Voor categorie 2-organisaties:












2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie







2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












3. Paklijst – Kopie







3. Paklijst – Kopie












4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)







4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)












5. Flegt-vergunning (bij uitvoer naar EU-markt)













TABEL 4: BEHEER VAN INFORMATIE INZAKE HOUTBRONNEN VOOR HUISHOUDENS – PUNTEN VAN BINNENKOMST IN DE TOELEVERINGSKETEN






Nr.
Punt van binnenkomst hout




Verantwoordelijkheid voor het beheer en de archivering van informatie in het dossier van het houtproduct












Door de houteigenaar te archiveren documenten (origineel exemplaar gedurende vijf jaar)




Door de bosbeschermingsinstantie te archiveren documenten (origineel/kopie gedurende onbeperkte periode)






1b.
Hout van de reddingskap en inzameling van reddingshout van lokale, natuurlijke bossen




1. Lijst van hout dat naar verwachting kan worden gekapt




1. Lijst van hout dat naar verwachting kan worden gekapt












2. Een van de volgende documenten (in overeenstemming met beginsel I, criterium 4 en 5 van de definitie van wettigheid):




2. Een van de volgende documenten:












2.1. Goedgekeurde officiële documenten inzake de toestemming voor de herbestemming van bosgrond voor andere soorten landgebruik




2.1. Goedgekeurde officiële documenten inzake de toestemming voor de herbestemming van bosgrond voor andere soorten landgebruik – Origineel












2.2. Bosbouwproject;




2.2. Bosbouwproject;












2.3. Opleidingsplan;




2.3. Opleidingsplan;












2.4. Voorstel voor wetenschappelijk onderzoek.
2.4. Voorstel voor wetenschappelijk onderzoek.
 3. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm)




3. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm) – Origineel












4. Paklijst 1




4. Paklijst - Origineel






1c.
 Hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout van aangeplante beschermingsbossen







Voor org. type 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie















Voor org. type 2: Archief bosbeschermingsinstantie












1. Uiteenzetting van het kapplan – Origineel




1. Uiteenzetting van het kapplan












2. Kaart van het kapgebied – Origineel




2. Kaart van het kapgebied












3. Kapvergunning – Origineel




3. Kapvergunning












4. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten) - Origineel




4. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm, en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten)












5. Paklijst 1 (zelfgecertificeerd)




5. Paklijst 1 – Kopie






1d.
 Hout van de hoofdkap, reddingskap en inzameling van reddingshout van aangeplante productiebossen







Voor org. type 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie















Voor org. type 2: Archief bosbeschermingsinstantie












1. Verslag inzake kaplocatie en -volume – Origineel




1. Verslag inzake kaplocatie en -volume












2. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten) - Origineel




2. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten)












3. Paklijst 1 (zelfgecertificeerd)




3. Paklijst 1 – Kopie






1e(2)




Rubberwood; hout uit tuinen van particulieren, boerderijen en verspreide bomen







Voor org. type 1: Geen archivering door bosbeschermingsinstantie















Voor org. type 2: Archief bosbeschermingsinstantie












1. Verslag inzake kaplocatie en -volume – Origineel




1. Verslag inzake kaplocatie en -volume












2. Paklijst 1 – Origineel




2. Paklijst 1












3. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten) - Origineel




3. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm van zeldzame, kostbare en bedreigde houtsoorten)






1f.
 In beslag genomen hout dat is vrijgegeven




1. Verkoopovereenkomst/overeenkomst inzake de aankoop en verkoop van ter veiling aangeboden eigendom




1. Verkoopovereenkomst/overeenkomst inzake de aankoop en verkoop van ter veiling aangeboden eigendom – Kopie












2. Eigendoms- of gebruiksrechtcertificaten van geveild eigendom




2. Eigendoms- of gebruiksrechtcertificaten van geveild eigendom – Origineel












3. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën




3. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












4. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm)




4. Proces-verbaal van het aanbrengen van houtmarkeringen (rondhout met een diameter van het breedste uiteinde van ≥ 25 cm en een lengte van ≥ 1 m en hout dat is gezaagd of vierkant bezaagd in het bos met een lengte van ≥ 1 m, dikte van ≥ 5 cm en breedte van ≥ 20 cm) – Origineel












5. Paklijst 1




5. Paklijst 1 – Origineel






1g




Ingevoerd hout




1. Douaneverklaring voor ingevoerde houtproducten




1. Douaneverklaring voor ingevoerde houtproducten – Kopie












2. Handelsfactuur in geval van commerciële transactie




2. Paklijst 1 – Kopie












3. Vrachtbrief (of een ander vervoersdocument van overeenkomstige waarde in overeenstemming met de wet- en regelgeving);




3. Afhankelijk van de houtbronnen van het ingevoerde hout, is hiervoor een van de volgende verificatiepunten vereist  Kopie:















3.1 Cites-vergunning van land van uitvoer in geval van hout in overeenstemming met de bijlagen I, II en III bij de Cites-overeenkomst.
3.2. Flegt-vergunning















3.3. Een eigen verklaring waaruit zorgvuldigheid met betrekking tot de wettigheid van het hout blijkt.
 4. Paklijst 1;




4. Afhankelijk van de risicocategorie (zoals gespecificeerd in tabel 2 van bijlage V), moet een van de volgende verificatiepunten aan een eigen verklaring worden gehecht – Kopie:















4.1. Vrijwillige certificerings- of nationale certificeringsstelsels die door het VNTLAS zijn erkend















4.2. Kapdocument in overeenstemming met wet- en regelgeving van het land waar het hout is gekapt (GS 4403, 4406, 4407)















4.3. Andere aanvullende documentatie waarmee de wettigheid van het hout kan worden aangetoond overeenkomstig de wetgeving van het land waar het hout is gekapt (wanneer het kapdocument niet vereist is in het land waar de primaire producten worden gekapt of de importeurs geen kapdocument voor complexe producten kunnen verkrijgen).
5. Afhankelijk van de houtbronnen van het ingevoerde hout, is hiervoor een van de volgende verificatiepunten vereist:















5.1. Cites-vergunning van land van uitvoer in geval van hout in overeenstemming met de bijlagen I, II en III bij de Cites-overeenkomst.
5.2. Flegt-vergunning















5.3. Een eigen verklaring waaruit zorgvuldigheid met betrekking tot de wettigheid van het hout blijkt.
6. Afhankelijk van de risicocategorie (zoals gespecificeerd in tabel 2 van bijlage V), moet een van de volgende verificatiepunten aan een eigen verklaring worden gehecht:















6.1. Vrijwillige certificerings- of nationale certificeringsstelsels die door het VNTLAS zijn erkend















6.2. Kapdocument in overeenstemming met wet- en regelgeving van het land waar het hout is gekapt (GS 4403, 4406, 4407)















6.3. Andere aanvullende documentatie waarmee de wettigheid van het hout kan worden aangetoond overeenkomstig de wetgeving van het land waar het hout is gekapt (wanneer het kapdocument niet vereist is in het land waar de primaire producten worden gekapt of de importeurs geen kapdocument voor complexe producten kunnen verkrijgen).
 TABEL 5: BEHEER VAN INFORMATIE INZAKE HOUT DAT IN HET VNTLAS IN OMLOOP IS NA DE PUNTEN VAN BINNENKOMST IN DE TOELEVERINGSKETEN VOOR HOUT UIT NATUURLIJKE BOSSEN, INGEVOERD HOUT EN IN BESLAG GENOMEN HOUT DAT IS VRIJGEGEVEN, VOOR HUISHOUDENS






Nr.
Kritische controlepunten




Verantwoordelijkheid voor het beheer en de archivering van documenten van het dossier van het houtproduct












Door de verkoper te archiveren documenten (origineel/kopie gedurende vijf jaar)




Door de koper te archiveren document (origineel gedurende vijf jaar)




Door de bosbeschermingsinstantie te archiveren documenten (origineel/kopie gedurende onbeperkte periode)






B1.
Het eerste vervoer, de eerste verhandeling van producten




1. Paklijst 1 – Origineel




1. Paklijst 2 – Origineel




1. Paklijst 1 – Kopie












2. Paklijst 2 – Kopie







2. Paklijst 2 – Origineel






B2.
Het tweede of daaropvolgende vervoer en verhandeling van producten




1. Paklijst 2 of paklijst (n) – Origineel




1. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel




1. Paklijst 2 of paklijst (n) – Kopie












2. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Kopie







2. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel






B3.
Verwerkingslocatie




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2




1. Paklijst - Origineel




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 – Kopie












2. Paklijst – Kopie







2. Paklijst - Origineel






B4.
 Uitvoer




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3




Dossier van het houtproduct is bij importeur in land van bestemming




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3 – Kopie












2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie







2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












3. Paklijst – Kopie







3. Paklijst – Kopie












4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)







4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)












5. Flegt-vergunning (bij uitvoer naar EU-markt)













TABEL 6: BEHEER VAN INFORMATIE INZAKE HOUT DAT IN HET VNTLAS IN OMLOOP IS NA DE PUNTEN VAN BINNENKOMST IN DE TOELEVERINGSKETEN VOOR HOUT VAN GECONCENTREERDE BOSPLANTAGES, TUINEN, BOERDERIJEN, VERSPREIDE BOMEN EN RUBBERWOOD VOOR HUISHOUDENS








Nr.
Kritische controlepunten




Verantwoordelijkheid voor het beheer en de archivering van documenten van het dossier van het houtproduct












Door de verkoper te archiveren documenten (origineel/kopie gedurende vijf jaar)




Door de koper te archiveren document (origineel gedurende vijf jaar)




Door de bosbeschermingsinstantie te archiveren documenten (origineel/kopie gedurende onbeperkte periode)






B1.
Het eerste vervoer, de eerste verhandeling van producten




1. Paklijst 1 – Origineel




1. Paklijst 2 – Origineel




1. Paklijst 1 – Kopie












2. Paklijst 2 – Kopie







2. Paklijst 2 of paklijst (n) – Origineel






B2.
Het tweede of daaropvolgende vervoer en verhandeling van producten




1. Paklijst 2 of paklijst (n) – Origineel




1. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel




1. Paklijst 2 of paklijst (n) – Kopie












2. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Kopie







2. Paklijst 3 of paklijst (n+1) – Origineel






B3.
 Verwerkingslocatie




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2




1. Paklijst – Origineel




1. Dossier van het houtproduct B1 of B2












2. Paklijst – Kopie







2. Paklijst – Origineel






B4.
Uitvoer







Dossier van het houtproduct is bij importeur in land van bestemming















1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3







1. Dossier van het houtproduct B1 of B2 of B3 – Kopie












2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie







2. Factuur in overeenstemming met regelgeving van ministerie van Financiën – Kopie












3. Paklijst – Kopie







3. Paklijst – Kopie












4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)







4. Aanvullende documenten afhankelijk van bepaalde stadia van de toeleveringsketen (zie sectie 7.1.1 van bijlage V)












5. Flegt-vergunning (bij uitvoer naar EU-markt)












Aanhangsel 3




STANDAARDFORMULIER VOOR EIGEN VERKLARING VAN INGEVOERDE HOUTBRONNEN



Dit standaardformulier is tweetalig (Engels en Vietnamees) en moet worden ingevuld in het Vietnamees.
Deze eigen verklaring is vereist voor alle ingevoerde houtzendingen zonder een Cites-vergunning of Flegt-vergunning of gelijkwaardige uitvoervergunning die van toepassing is op de volledige zending vanuit een land van uitvoer dat een VPA heeft afgesloten met de Unie en een operationeel Flegt-vergunningensysteem heeft. De eigen verklaring moet samen met de van toepassing zijnde douanedocumentatie worden ingediend. Het formulier moet in overeenstemming met de van toepassing zijnde Vietnamese wetgeving en de VNTLAS-uitvoeringsrichtsnoeren worden ingevuld.
Dit document is van toepassing op zowel organisaties als huishoudens die hout naar Vietnam invoeren (hierna "de importeur" genoemd) om te waarborgen dat het ingevoerde hout legaal is gekapt, geproduceerd en uitgevoerd in overeenstemming met de relevante wetgeving in het land waar het hout is gekapt.
A.
General information



1.
Name and address of importer:


2.
Name and address of exporter:


3.
Goods description:


4.
HS code:


5.
 Species scientific name:




6.
Species trade name:


7.
Goods quantity (m3 / kg / pieces / packaging):


8.
Bill of lading number (B / L):


9.
Invoice number:


10.
Packing list reference (if available):


11.
Exporting country:


12.
Country of harvest:




B.
Risk status of imported shipment



According to the status of the shipment, please check the applicable box below:



❑ B1. Low-risk species and of low-risk geographic origin – no additional documentation required; go to Section D below.
❑ B2. Highrisk species and/or of highrisk geographic origin – additional documentation required; go to Section C and Section D below.
C.
Additional documentation



C1.
Primary products (e.g. HS Codes 4403, 4406, 4407)





If the timber products are made from highrisk species and/or are of highrisk geographic origin (B2), please attach to this selfdeclaration form one of the following verifiers for legal harvesting:




C1.1
   Voluntary certification or national certification scheme recognised by the VNTLAS:






Certification scheme (name and type)




Certificate claim number




Validity until

















C1.2
   Harvesting permit/document:






Type of document




Document reference/number




Issue date




Issuing authority/entity




Comments
























C1.3
   Where the country of harvest does not require a harvesting document for the forest area this product is originating from, please provide the following additional information:






Type of document




Document reference/number




Issue date




Issuing entity




Comments






Country of harvest:









Name and address of supplier:









Reason the harvesting document is not required:









❑
   Separate sheet with details of the species and volumes attached




C1.4 Where the harvesting document for this product is not available, please provide the following additional information:






Type of alternative to harvesting document




Document reference number




Issue date




Issuing entity




Comments






Country of harvest:









Name and address of supplier:









Reason the harvesting document is not available











❑
   Separate sheet with details of the species and volumes attached




C2.
 Complex products (e.g. HS Chapters 44 and 94 excluding HS Codes 4403, 4406 and 4407)



If the timber products are made from highrisk species and/or are of highrisk geographic origin (B2), please attach to this selfdeclaration form one of the following verifiers for timber legality:



C2.1
   Voluntary certification or national certification scheme recognised by the VNTLAS:






Certification scheme (name and type)




Certificate claim number




Valid until


















C2.2
   Where the harvesting permit/document is not available:






Type of document demonstrating legality




Document reference number




Issue date




Issuing entity




Comments






Where the product came from:









Name and address of supplier/exporter:









Alternative additional documentation demonstrating legality of timber in accordance with the legislation of the country of harvest:









❑
   Separate sheet with details of the species and volumes attached




D.
Additional measures by the importer to mitigate any risk related to the legality of the timber in accordance with the relevant legislation in the country of harvest:



D 1.1
   Information on legal requirements for timber export in the country of harvest





Identify any legal requirements (e.g. export bans, export licensing requirements, etc.) for timber export applicable to particular product or species per country of harvest for each product






Product, species and country of harvest




Legal requirements for timber export




Evidence of compliance








































D 1.2
   Risk identification and mitigation



Identify any risk of illegally harvested and traded timber related to the shipment in accordance with the relevant legislation in the country of harvest and indicate mitigation measures applied. Continue on a separate sheet if necessary.
Risks identified




Mitigation measures applied






























Declaration by the importer: I declare that the information given in this form is true, complete and accurate.
Signed:
   Dated:




________________


BIJLAGE VI




OPDRACHT
VOOR DE ONAFHANKELIJKE EVALUATIE





1.
 Doel en toepassingsgebied van de onafhankelijke evaluatie



De onafhankelijke evaluatie wordt uitgevoerd in overeenstemming met artikel 10 van deze overeenkomst.
De onafhankelijke evaluatie wordt uitgevoerd door een derde (de "onafhankelijke evaluator").
De onafhankelijke evaluator rapporteert aan Vietnam en de Unie via het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst dat wordt beschreven in bijlage IX.
Het doel van de onafhankelijke evaluatie is om de uitvoering, effectiviteit en geloofwaardigheid van het Vietnamese systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten ("VNTLAS") en het Flegt-vergunningensysteem, zoals uiteengezet in de bijlagen IV en V te beoordelen.
 Het toepassingsgebied van de onafhankelijke evaluatie behelst:



i)
   met betrekking tot de controle in het kader van het VNTLAS:



−
   beoordeling van de uitvoering, effectiviteit en geloofwaardigheid van het VNTLAS in overeenstemming met deze overeenkomst, het toepasselijke kader en de VNTLAS-uitvoeringsrichtsnoeren;



−
   beoordeling van de bewaking van de toeleveringsketen en het gegevensbeheersysteem voor het VNTLAS;



−
   beoordeling van het organisatieclassificatiesysteem en de op risico's gebaseerde controle;





−
   beoordeling van de controle voor uitvoer in overeenstemming met bijlage V;




ii)
   met betrekking tot het Flegt-vergunningensysteem:



−
   beoordeling van de uitvoering, effectiviteit en geloofwaardigheid van het Flegt-vergunningensysteem in overeenstemming met de VNTLAS-uitvoeringsrichtsnoeren, met inbegrip van het gegevensbeheersysteem;



−
   verstrekking van informatie over de invloed van Flegt-vergunningen op de handel in houtproducten naar de Unie (kwalitatieve en kwantitatieve criteria), onder andere met betrekking tot het vrije verkeer binnen de markt van de Unie van onder de Flegt-vergunningen vallende producten, met name door gebruik te maken van verslagen van het Onafhankelijk Markttoezichtproject dat door de Internationale Organisatie voor tropisch hout (ITTO) ten uitvoer wordt gelegd;



−
   beoordeling van de samenwerking tussen de vergunningverlenende autoriteit en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten van de Unie;



iii)
   inventarisatie, documentatie en rapportage van elke nietnaleving en zwakte in het systeem en het voorstellen van maatregelen voor verbetering;




iv)
   beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering van de maatregelen voor verbetering die zijn vastgesteld door het gemengd comité voor nietnaleving en zwaktes in het systeem;



v)
   beoordeling van de dekking en nauwkeurigheid van statistische gegevens over productie en handel in houtproducten voor uitvoer naar de markt van de Unie;



vi)
   uitvoering van eventuele andere door het gemengd comité aangevraagde onderzoeken om de onafhankelijke evaluatie verder te onderbouwen.
2.
 Mandaat en evaluatiemethode van de onafhankelijke evaluator





De onafhankelijke evaluatiemethode moet voldoen aan de beste internationale praktijken conform ISO 19011, ISO 17021 of gelijkwaardig.
De onafhankelijke evaluatiemethode moet worden goedgekeurd door het gemengd comité.
De onafhankelijke evaluator hanteert openbare gedocumenteerde procedures voor het uitvoeren van de evaluaties.
De onafhankelijke evaluatie wordt uitgevoerd op basis van op bewijs gebaseerde methoden. Alle evaluatieresultaten en -bevindingen moeten volledig gedocumenteerd en onderbouwd worden.
De methode behelst onder meer toereikende controles van de relevante documentatie, de operationele procedures en gegevens van de organisaties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het VNTLAS, met inbegrip van steekproeven en steekproefsgewijze controles van marktdeelnemers.
De evaluatiemethode is gebaseerd op informatie van de volgende bronnen:



−
   locatiebezoeken, onder andere in alle stadia van de toeleveringsketen, interviews en elektronische en papieren documentatie van de controle-instantie, de vergunningverlenende autoriteit, organisaties en huishoudens en hun leveranciers; alsook informatie van andere controle-entiteiten zoals gespecificeerd in de laatste twee alinea's van deze sectie.
−
   informatie en klachten van organisaties en natuurlijke personen over de werking van het VNTLAS en het Flegt-vergunningensysteem.
−
   interviews en verslagen van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten van de Unie.
−
   informatie die binnen de VNTLAS-managementinformatiesystemen wordt bewaard: i) de databank met overtredingen, inclusief informatie over in beslag genomen hout; ii) de organisatieclassificatiesysteemdatabank; iii) de Flegt-vergunningendatabank; en iv) bewaking van de toeleveringsketen en daaraan verbonden controles.
−
   openbare rapporten van interne inspecties in verband met de uitvoering van het VNTLAS in overeenstemming met de Vietnamese wet- en regelgeving.
−
   informatie van publicaties van onafhankelijke organisaties en de media in verband met het VNTLAS.
−
   openbare informatie zoals uiteengezet in bijlage VIII.
−
   andere door het gemengd comité voorgestelde informatiebronnen.
 De onafhankelijke evaluator zal een systeem ontwerpen voor de ontvangst, verzameling en rapportage van klachten en aangiften over de werking van het VNTLAS en het Flegt-vergunningensysteem. De klachtenregeling moet worden goedgekeurd door het gemengd comité.
De onafhankelijke evaluator beschikt over een mechanisme voor de ontvangst en behandeling van klachten en aangiften over zijn eigen evaluatieactiviteiten.
In beide hierboven beschreven klacht- en aangiftemechanismen moet het mogelijk zijn aangiften te doen zonder vermelding van de naam en het adres van de aangevers, mits dergelijke aangiften duidelijk zijn en concreet bewijs verstrekken met betrekking tot de corrupte handelingen of wetsovertredingen. Alle geïdentificeerde aangevers zullen beschermd worden. Deze mechanismen moeten geheimhouding inzake de ontvangst van klachten en aangiften garanderen.
De evaluatieprocedures specificeren hoe de onafhankelijke evaluator de informatie zal opslaan en gebruiken die hij heeft gekregen van relevante belanghebbenden, met name ngo's, bosverenigingen, bedrijven, vakbonden, lokale gemeenschappen en mensen die in bosgebieden wonen.
Beide partijen garanderen dat de onafhankelijke evaluator vrij toegang heeft tot alle relevante gegevens en informatie binnen zijn mandaat en de regelgeving van beide zijden.
Binnen Vietnam heeft de onafhankelijke evaluator het mandaat om toegang te hebben tot de controle-instantie (zoals gedefinieerd in sectie 2.2.3 van bijlage V), de vergunningverlenende autoriteit (zoals beschreven in bijlage IV) en organisaties en huishoudens (zoals gedefinieerd in sectie 2.2.1 van bijlage V) over de hele lengte van hun toeleveringsketens. Een dergelijke toegang wordt gefaciliteerd door de controle-instantie.
Als de onafhankelijke evaluator informatie nodig heeft met betrekking tot het VNTLAS of de Flegt-vergunningen van andere overheidsinstanties of controle-entiteiten in Vietnam (zoals gedefinieerd in de secties 2.2.2 en2.2.3 van bijlage V), zal de onafhankelijke evaluator de toezichthoudende instantie (Departement bosbescherming) informeren en zal hij toegang krijgen tot andere overheidsinstanties of controle-entiteiten. Een dergelijke toegang wordt gefaciliteerd door de toezichthoudende instantie.
3.
 Bekwaamheidsvereisten



De onafhankelijke evaluator heeft de bekwaamheid en het vermogen om audits en evaluaties in de bosbouwsector uit te voeren.
De onafhankelijke evaluator heeft:



−
   geen belangenconflict dat voortvloeit uit een organisatorische of commerciële relatie conform ISO 17021, ISO 17065 of gelijkwaardig;



−
   geen directe betrokkenheid in bosbeheer, houtverwerking, houthandel of regelgeving in de bosbouwsector in Vietnam;



−
   zijn eigen kwaliteitscontrolesysteem zoals vereist door ISO 17021, ISO 17065 of gelijkwaardig;



−
   ervaring met audits van kwaliteitsmanagementsystemen; en



−
   gedetacheerd personeel met bewezen deskundigheid en ervaring in audits en evaluaties in bosbeheer, houtverwerking, houtaankoop, traceerbaarheid en bewaking van de toeleveringsketen, houtuitvoer en internationale markten, met inbegrip van de markt van de Unie.
Het hebben van eerdere ervaring met audits en evaluaties in Vietnam of andere houtverwerkende landen strekt tot aanbeveling.
De onafhankelijke evaluator moet een organisatie zijn met een juridische status in Vietnam.
De onafhankelijke evaluator kan een organisatie zijn die formeel in Vietnam is geregistreerd of een in het buitenland geregistreerde organisatie. Als de geselecteerde onafhankelijke evaluator een in het buitenland geregistreerde organisatie is, moet de organisatie een partnerschap aangaan met een Vietnamese partner en/of moet zij gedurende de looptijd van de overeenkomst een vestiging hebben in Vietnam dat als contactpunt voor alle partijen fungeert.
4.
Rapportagevereisten



De onafhankelijke evaluator rapporteert aan het gemengd comité in overeenstemming met een rapportagekader en rapportageschema dat aan het begin van de opdracht wordt opgesteld en wordt goedgekeurd door het gemengd comité.
Het rapportagekader en -schema omvat de volgende elementen:



1.
inceptierapport;



2.
jaarlijkse evaluatieverslagen (met inbegrip van hoofdrapporten en samenvattende verslagen) met daarin de belangrijkste resultaten en bevindingen van de onafhankelijke evaluatie.
 Daarnaast kan de onafhankelijke evaluator worden gevraagd presentaties voor te bereiden en te maken voor het gemengd comité en, op verzoek van het gemengd comité, aanvullende informatie te verstrekken om zijn bevindingen verder te onderbouwen of te verduidelijken.
5.
Uitvoerende organisatie



De onafhankelijke evaluaties worden uitgevoerd met tussenpozen van zes maanden in het eerste jaar waarin de Flegt-vergunningen worden verleend, en met tussenpozen van twaalf maanden in de twee daaropvolgende jaren. Na de eerste drie jaar zal het gemengd comité een aanbeveling doen met betrekking tot de frequentie van de evaluatie in de daaropvolgende jaren.
Op verzoek van het gemengd comité kan opdracht worden gegeven voor een aanvullende onafhankelijke evaluatie voor specifieke opdrachten.
De onafhankelijke evaluator wordt aangesteld door Vietnam na overleg met de Unie in het gemengd comité.
Er zal financiering voor de onafhankelijke evaluatie worden overeengekomen door Vietnam en de Unie.
6.
Geheimhouding en publicatie van het verslag



De onafhankelijke evaluator is verantwoordelijk voor de geheimhouding van de gegevens en informatie die worden verzameld bij organisaties en natuurlijke personen waar tijdens het evaluatieproces contact mee wordt opgenomen.
De onafhankelijke evaluator zal de resultaten of verslagen van de evaluatie niet publiceren of verspreiden, tenzij dit door het gemengd comité is toegestaan.
Het gemengd comité zal het samenvattend verslag en de notulen van vergaderingen van het gemengd comité over verslagen van de onafhankelijke evaluator publiceren.
________________


BIJLAGE VII






BEOORDELINGSCRITERIA
VAN DE OPERATIONELE GEREEDHEID
VAN HET VIETNAMEES
SYSTEEM TER WAARBORGING VAN DE WETTIGHEID VAN HOUT EN HOUTPRODUCTEN



Doel van de beoordeling



De overeenkomst behelst de ontwikkeling en uitvoering van het Vietnamees systeem ter waarborging van de wettigheid van hout en houtproducten (VNTLAS) om de wettigheid van hout zoals uiteengezet in bijlage V te waarborgen.
 In deze bijlage staan criteria voor de beoordeling van de operationele gereedheid van het VNTLAS in overeenstemming met artikel 12 van deze overeenkomst.
Alle elementen van het VNTLAS zullen onafhankelijk worden beoordeeld op technische aspecten voordat het Flegt-vergunningensysteem voor houtuitvoer uit Vietnam naar de Unie van start gaat.
Het mandaat voor de onafhankelijke technische beoordeling is onderworpen aan overeenstemming tussen Vietnam en de Unie middels het gemengd comité voor de uitvoering van de overeenkomst. De in deze bijlage beschreven beoordelingscriteria vormen de basis voor het mandaat.
De beoordeling heeft tot doel:



–
   een evaluatie van het VNTLAS zoals in deze overeenkomst beschreven en hoe het zal werken;



–
   beoordeling van de gereedheid van het VNTLAS om in werking te worden gesteld, met inbegrip van of de maatregelen die het fundament van het Flegt-vergunningensysteem vormen de gewenste werking hebben;



–
   beoordelen of organisaties en huishoudens over de hele toeleveringsketen klaar zijn voor de uitvoering van het VNTLAS;





–
   beoordeling van aspecten in verband met de capaciteit van de relevante controle-entiteiten voor controle, vergunningverlening, gegevensbeheer en informatiesystemen; en



–
   onderzoek van eventuele herzieningen op het VNTLAS die nadat deze overeenkomst is ondertekend, door de partijen worden overeengekomen.
Methode voor de uitvoering van de beoordeling



De beoordeling van het VNTLAS zal worden uitgevoerd volgens een stapsgewijze aanpak waarbij gaten en zwakheden in het VNTLAS die tijdens de beoordeling aan het licht kunnen komen, stap voor stap zullen worden aangepakt via de geplande uitvoering van corrigerende maatregelen.
 Beoordelingscriteria



Deel 1
Definitie van wettigheid



Legaal geproduceerd hout wordt omschreven in punt j) van artikel 2 van deze overeenkomst. De definitie van legaal geproduceerd hout (hierna "de definitie van wettigheid" genoemd) is duidelijk, objectief controleerbaar en praktisch uitvoerbaar en verwijst ten minste naar relevante bepalingen op de volgende gebieden:



–
   Kaprechten: verlenen van rechten om hout te kappen, met inbegrip van de naleving van wetten en procedures inzake de toewijzing van bosgrond en bosgebruik en grondgebruiksrechten.
–
   Bosbouwactiviteiten: naleving van de wettelijke eisen betreffende bosbeheer en houtverwerking, met name naleving van de relevante wet- en regelgeving ten aanzien van milieu en arbeid.
–
   Belastingen en vergoedingen: naleving van de wettelijke eisen betreffende belastingen, exploitatierechten, heffingen en rechten die rechtstreeks verband houden met de houtkap en houthandel.
–
   Handel en douane: naleving van de wettelijke eisen betreffende handel en douaneprocedures.
 Hoofdvragen over relevante wet- en regelgeving:



1.1.1:
   Zijn de wettelijke bepalingen duidelijk vastgesteld in de wettigheidsdefinitie?



1.1.2:
   Is het duidelijk welke wetgeving en specifieke regelgeving van toepassing is op elk beginsel, criterium en indicator van de wettigheidsdefinitie?



1.1.3:
   Zijn er beginselen, criteria en indicatoren die gebruikt kunnen worden om de naleving van elk onderdeel van de wettigheidsdefinitie te toetsen?




1.1.4:
   Zijn de verificatiepunten die zijn gebruikt om de naleving van elk beginsel en criterium van de wettigheidsdefinitie te controleren specifiek gebaseerd op gedocumenteerde verwijzingen naar wetgeving?



1.1.5:
   Zijn de verificatiepunten duidelijk, objectief en praktisch uitvoerbaar?



1.1.6:
   Zijn de rollen en verantwoordelijkheden van alle relevante belanghebbenden en controle-entiteiten op elk verificatiepunt duidelijk vastgesteld?



1.1.7:
   Omvat de wettigheidsdefinitie de belangrijkste gebieden van bestaande wet- en regelgeving met betrekking tot het VNTLAS? Zo niet, waarom worden bepaalde gebieden niet in de wettigheidsdefinitie weerspiegeld?



1.1.8:
   Zijn belanghebbenden betrokken bij de ontwikkeling van de wettigheidsdefinitie en hebben zij de inhoud van de relevante wet- en regelgeving bekeken?





1.1.9:
   Zijn de aanbevelingen die de belanghebbenden tijdens dergelijke raadplegingen hebben gedaan in de wettigheidsdefinitie opgenomen?



1.1.10:
   Is de matrix van de wettigheidsdefinitie na de ondertekening van deze overeenkomst aangepast? Zijn er verificatiepunten vastgesteld om de controle van dergelijke aanpassingen te waarborgen?




Als er na de ondertekening van deze overeenkomst aanpassingen aan de wettigheidsdefinitie worden gedaan, zijn de hoofdvragen:



1.2.1:
   Zijn alle relevante belanghebbenden geraadpleegd over de wijziging en is er rekening gehouden met hun aanbevelingen?



1.2.2:
   Is het duidelijk welke wetgeving en specifieke regelgeving van toepassing is op elk nieuw onderdeel van de wettigheidsdefinitie? Zijn er criteria en indicatoren die gebruikt kunnen worden om de naleving van elk onderdeel van de wettigheidsdefinitie te toetsen? Zijn de criteria en indicatoren duidelijk, objectief en praktisch uitvoerbaar?



1.2.3:
   Zijn er indicatoren en criteria ontwikkeld om deze wijzigingen te controleren? Kan aan de hand van de verificatiepunten duidelijk worden vastgesteld wat de rollen en verantwoordelijkheden van de belanghebbenden en controle-entiteiten zijn?




Deel 2
Toezicht op de toeleveringsketen



Het systeem voor de bewaking van de toeleveringsketen moet betrouwbaar zijn in de zin dat het de herkomst van houtproducten door de hele toeleveringsketen heen moet kunnen traceren van het kappen of de invoer tot het punt van uitvoer.  2.1.
Houtexploitatierechten



De gebieden waarvoor bosgrondexploitatierechten zijn verleend, zijn duidelijk afgebakend en er is duidelijk vastgesteld wie de houders van die rechten zijn. Exploitatierechten over in beslag genomen hout zijn duidelijk vastgesteld. Hoofdvragen zijn onder meer:





2.1.1:
   Waarborgt het controlesysteem dat alleen hout de toeleveringsketen binnenkomt dat afkomstig is van in overeenstemming met de wettigheidsdefinitie duidelijk afgebakende gebieden?



2.1.2:
   Waarborgt het controlesysteem dat in beslag genomen hout alleen onder de gedefinieerde voorwaarden de toeleveringsketen kan binnenkomen?




2.1.3:
   Waarborgt het controlesysteem dat aan organisaties en huishoudens die hout kappen de juiste exploitatierechten zijn verleend voor de desbetreffende bosgebieden?



2.1.4:
   Zijn de procedures voor de toekenning van de exploitatierechten en de informatie over dergelijke rechten, met inbegrip van de houders, openbaar?



2.2.
Toezicht op de toeleveringsketen



Er bestaan effectieve regelingen en procedures voor de controle van houtstromen en houtproductstromen gedurende de volledige toeleveringsketen, van kap of plaats van invoer tot het punt van de uiteindelijke verkoop in Vietnam of uitvoer. Hoofdvragen zijn onder meer:



2.2.1:
   Is elk kritisch controlepunt in de toeleveringsketen geïnventariseerd en in het VNTLAS omschreven?



2.2.2:
   Zorgen de controlemaatregelen ervoor dat a) de herkomst van het hout wordt gereguleerd en gedocumenteerd en b) dat vermenging met hout van onbekende herkomst in de toeleveringsketen wordt vermeden?




2.2.3:
   Welke instanties zijn verantwoordelijk voor de controle van de houtstromen? Hebben deze instanties voldoende personeel en middelen om deze controlemaatregelen ten uitvoer te leggen?



2.2.4:
   Wordt informatie door organisaties, huishoudens en het departement bosbescherming (FPD) gearchiveerd op elk controlepunt zoals gespecificeerd in aanhangsel 2 bij bijlage V?





2.2.5:
   Wordt informatie uit maandelijkse en driemaandelijke verslagen van organisaties verzameld en samengevoegd om te voldoen aan de vereisten die staan vermeld in de punten 2.3.4, 2.3.5, 3.4.5 en 3.4.6?



2.3.
 Hoeveelheden



Er bestaan goede en doeltreffende regelingen voor het meten en registreren van de hoeveelheden hout of houtproducten in elke stap van de toeleveringsketen, inclusief betrouwbare ramingen van het volume nog niet gevelde bomen op elk kapperceel vóór de kap. Hoofdvragen zijn onder meer:



2.3.1:
   Is het controlesysteem in staat kwantitatieve gegevens te verschaffen over input en output bij de kritische controlepunten van de toeleveringsketen?




2.3.2:
   Is de functie van informatiesystemen met het oog op controle van de wettigheid van de toeleveringsketen duidelijk gedefinieerd?



2.3.3:
   Welke instanties zijn verantwoordelijk voor het invoeren van deze kwantitatieve gegevens in het controlesysteem? Hoe wordt de kwaliteit van de gegevens gecontroleerd?



2.3.4:
   Worden kwantitatieve gegevens geregistreerd op een manier die het mogelijk maakt ze tijdig te harmoniseren met de vroegere en volgende kritische controlepunten van de toeleveringsketen?



2.3.5:
   Is de afstemming van hoeveelheden hout in voorkomend geval in overeenstemming met nationale of internationale normen toegelaten onder het controlesysteem?



2.3.6:
   Is het personeel dat verantwoordelijk is voor het controlesysteem voldoende opgeleid?



2.3.7:
   Welke gegevens in het systeem ter bewaking van de toeleveringsketen kunnen openbaar worden gemaakt? Hoe kunnen geïnteresseerde belanghebbenden toegang krijgen tot deze gegevens?






2.4.
 Ingevoerde houtproducten



Er zijn wetten, controlemaatregelen en procedures om te waarborgen dat ingevoerde houtproducten voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving in het land waar het hout is gekapt. Hoofdvragen zijn onder meer:



2.4.1:
   Hoe zijn de invoer van legaal hout en legale houtproducten in de bewaking van de toeleveringsketen opgenomen?



2.4.2:
   Hoe kan de traceerbaarheid van ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten gegarandeerd worden? Zijn het hout en de houtproducten over de hele toeleveringsketen controleerbaar?



2.4.3:
   Als er ingevoerd hout wordt gebruikt, ook als het om onderdelen in samengestelde producten gaat, kan het land waar het hout is gekapt dan worden aangegeven op de Flegt-vergunning?



2.4.4:
   Welk bewijs is er nodig om aan te tonen dat ingevoerd hout en ingevoerde houtproducten legaal zijn geproduceerd in het land waar het hout is gekapt?




2.4.5:
   Is de eigen verklaring operationeel? Maakt deze het mogelijk de door importeurs uit te voeren procedure betreffende passende zorgvuldigheid te registreren, met inbegrip van documentatie inzake de naleving van relevante wetgeving in het land waar het hout is gekapt, risicoanalyse van illegaliteit en, indien relevant, de bijbehorende risicobeperkende maatregelen?



2.4.6:
   Zijn de procedures voor de implementatie van de soortgerelateerde risicocategorie en geografische herkomst voor invoer operationeel?



2.4.7:
   Zijn de douaneautoriteiten en het FPD voorbereid op de daadwerkelijke uitvoering van de eigen verklaring?



2.4.8:
   Is de op risico's gebaseerde VNTLAS-aanpak om de wettigheid van ingevoerd hout te beoordelen, operationeel en efficiënt?





2.4.9:
   Werkt de samenwerking van controle-entiteiten goed genoeg om te garanderen dat er alleen legaal hout in Vietnam wordt ingevoerd? Beschikken de controle-entiteiten over toereikende middelen?




Deel 3
Controle



In het kader van de controleprocedure worden toereikende controles uitgevoerd om de wettigheid van het hout te waarborgen. De controle moet efficiënt zijn om ervoor te zorgen dat nietnaleving van de vereisten zoals die in de wettigheidsdefinitie staan, hetzij in het bos, hetzij in de toeleveringsketen, geïdentificeerd wordt en dat tijdig actie wordt ondernomen om het probleem op te lossen. Hoofdvragen zijn onder meer:



3.1.
 Controle-instanties



3.1.1:
   Heeft de overheid één of meerdere instanties aangewezen om de controleactiviteiten uit te voeren? Is de autoriteit, en verantwoordelijkheid, van dergelijke instanties duidelijk vastgesteld en openbaar gemaakt?



3.1.2:
   Beschikken de bij het VNTLAS betrokken controle-entiteiten (controle-instantie en andere controle-entiteiten) over toereikende middelen om de activiteiten in het kader van de controle van de definitie van wettigheid en de systemen voor de bewaking van de houttoeleveringsketen uit te voeren?




3.1.3:
   Beschikken de bosbeschermingsinstanties op alle niveaus over toereikende middelen om de controle op de wettigheid van het hout ten uitvoer te leggen?



3.1.4:
   Hebben controle-entiteiten een beheersysteem dat aan de volgende eisen voldoet?



−
   3.1.4.1:
   controle-entiteiten mogen indien nodig inspecties ter plaatse uitvoeren om de effectiviteit en geloofwaardigheid van het systeem te waarborgen;



−
   3.1.4.2:
   controle-entiteiten hebben voldoende middelen om indien nodig inspecties ter plaatse uit te voeren om de betrouwbaarheid en efficiëntie van het systeem te waarborgen;





−
   3.1.4.3:
   al het personeel heeft de vaardigheden en ervaring die nodig zijn om een doeltreffende controle te waarborgen;



−
   3.1.4.4:
   interne controles en inspecties worden goed gedocumenteerd;




−
   3.1.4.5:
   interne controles en inspecties worden uitgevoerd;



−
   3.1.4.6:
   interne controles en inspecties zorgen ervoor dat het systeem zijn functies naar behoren kan uitvoeren;



−
   3.1.4.7:
   er zijn mechanismen opgezet om belangenconflicten te controleren;



−
   3.1.4.8:
   de transparantie van het systeem in overeenstemming met deze overeenkomst is gegarandeerd;



−
   3.1.4.9:
   de klachtenregeling is openbaar toegankelijk;



−
   3.1.4.10:
   er zijn controlemethoden ontwikkeld die worden toegepast;



−
   3.1.4.11:
   het mandaat van de controle-entiteiten is duidelijk en openbaar gemaakt.
3.2.
 Op de wettigheidsdefinitie gebaseerde controle





Er is een duidelijke definitie van wettigheid nodig om te bepalen wat er moet worden gecontroleerd. De controlemethode is gedocumenteerd en waarborgt dat het proces systematisch en transparant verloopt, op bewijs is gebaseerd, geregeld wordt uitgevoerd en alle in het toepassingsgebied van de definitie van wettigheid aangegeven onderdelen omvat. Hoofdvragen zijn onder meer:



3.2.1:
   Omvat de controlemethode alle eisen die de definitie van wettigheid stelt, met inbegrip van controles op de naleving van alle indicatoren?



3.2.2:
   Omvatten de controleactiviteiten controles van documentatie, registers en activiteiten op het terrein (met inbegrip van onaangekondigde controlebezoeken)?



3.2.3:
   Is het organisatieclassificatiesysteem (OCS) operationeel zoals zou moeten?



3.2.4:
   Voldoen de controleactiviteiten aan de volgende eisen?



−
   3.2.4.1:
   de op risico's gebaseerde aanpak wordt gedocumenteerd door middel van uitgebreide en praktische procedures;




−
   3.2.4.2:
   de op risico's gebaseerde aanpak draagt op doelmatige wijze bij aan de op de wettigheidsdefinitie gebaseerde controle;



−
   3.2.4.3:
   relevante en betrouwbare informatie van betrokken belanghebbenden wordt verzameld voor controledoeleinden;



−
   3.2.4.4:
   er worden in een dusdanige vorm registers van controleactiviteiten bijgehouden dat interne inspectie-instanties en de onafhankelijke evaluator het toezicht hierop kunnen verzorgen;



−
   3.2.4.5:
   functies van informatiesystemen met betrekking tot de op de wettigheidsdefinitie gebaseerde controle worden duidelijk omschreven;





−
   3.2.4.6:
   resultaten van de controle worden openbaar gemaakt;



−
   3.2.4.7:
   externe betrokken belanghebbenden hebben toegang tot de met de controleresultaten verband houdende informatie.
3.3.
 Erkenning van vrijwillige certificeringsstelsels, vrijwillige stelsels van inachtneming van passende zorgvuldigheid en nationale certificeringsstelsels



Er zijn door het gemengd comité procedures goedgekeurd voor de erkenning van vrijwillige certificeringsstelsels en nationale certificeringsstelsels. De erkenningsprocedures vormen de basis voor een aanvullend verificatiepunt voor de op risico's gebaseerde controle van houtinvoer, en kunnen samen met vrijwillige stelsels van inachtneming van passende zorgvuldigheid door Vietnam als één criterium in het OCS worden beschouwd. Hoofdvragen zijn onder meer:



3.3.1:
   Zijn de procedures voor de erkenning van de vrijwillige certificeringsstelsels, vrijwillige stelsels van inachtneming van passende zorgvuldigheid en nationale certificeringsstelsels operationeel? Zijn ze openbaar gemaakt?



3.3.2:
   Zijn er al stelsels of systemen erkend? Draagt de manier waarop rekening wordt gehouden met erkende stelsels en systemen bij de controle op invoer, en mogelijk in het OCS, bij aan de waarborging van de wettigheid?




3.4.
 Toezicht op het systeem ter controle van de toeleveringsketen



Er is duidelijk afgebakend waarop toezicht moet worden uitgeoefend gedurende de volledige toeleveringsketen, van kap of invoer tot het punt van de uiteindelijke verkoop in Vietnam of uitvoer, ook voor in beslag genomen hout. De toezichtsmethode is gedocumenteerd en moet ervoor zorgen dat het proces systematisch verloopt, transparant is en op bewijs is gebaseerd, op regelmatige tijdstippen wordt uitgevoerd en alle vereiste aspecten omvat. De methode omvat tevens regelmatige en tijdige harmonisatie van de gegevens van elke stap van de keten. Hoofdvragen zijn onder meer:



3.4.1:
   Zijn de functies van de controle-entiteiten duidelijk vastgesteld en worden ze uitgeoefend?



3.4.2:
   Omvat de toezichtsmethode alles wat nodig is om de toeleveringsketen te controleren? Wordt dit duidelijk aangegeven in de toezichtsmethode? Zijn er aanvullende instrumenten die de controle van de toeleveringsketen ondersteunen?





3.4.3:
   Hoe wordt het toezicht op de controle van de toeleveringsketen zichtbaar gemaakt?



3.4.4:
   Welke instantie is verantwoordelijk voor de toezichtsgegevens? Heeft die instantie voldoende personeel en middelen om de gegevensbeheeractiviteiten uit te voeren?




3.4.5:
   Zijn er methoden om de afstemming te beoordelen tussen het volume nog niet gevelde bomen/ingevoerd hout en het volume hout dat aankomt in verwerkingsbedrijven/het punt van de uiteindelijke verkoop in Vietnam of punten van uitvoer?



3.4.6:
   Worden er methoden toegepast om de afstemming te beoordelen tussen de input van materiaal en de output van producten in zagerijen of fabrieken?



3.4.7:
   Worden er methoden toegepast om ervoor te zorgen dat de houtproducten op een consistente manier worden gemarkeerd en genummerd?



3.4.8:
   Wordt de traceerbaarheidscontrole in de hele toeleveringsketen op basis van een product of een zending uitgevoerd?



3.4.9:
   Controleren organisaties en huishoudens bij transacties van houtproducten de wettigheid, geldigheid en conformiteit van dossiers van het houtproduct, met inbegrip van de correlatie met het hout om te garanderen dat houtproducten uit Vietnam legaal zijn?



3.4.10:
   Draagt de op risico's gebaseerde aanpak voor de uitvoering van het VNTLAS op efficiënte wijze bij aan de controle van de toeleveringsketen?




3.4.11:
   Welke technologie en informatiesysteem worden gebruikt om gegevens te archiveren, controleren en op te slaan? Is er een systeem voor gegevenswaarborging opgezet?



3.4.12:
   Worden resultaten van het toezicht op de controle van de toeleveringsketen openbaar gemaakt? Hoe hebben belanghebbende partijen toegang tot deze informatie?





3.5.
 Nietnaleving



Er zijn passende en doeltreffende regelingen voor het vereisen en handhaven van corrigerende maatregelen wanneer er gevallen van nietnaleving worden vastgesteld. Hoofdvragen zijn onder meer:



3.5.1:
   Is bovenstaand voorschrift in het controlesysteem of in andere systemen beschreven?



3.5.2:
   Is er documentatie beschikbaar waarin de methoden voor de aanpak van gevallen van nietnaleving en de gevolgen daarvan voor de Flegt-vergunning worden beschreven?



3.5.3:
   Is het controlesysteem in staat gevallen van nietnaleving op adequate wijze te onderkennen?




3.5.4:
   Zijn er mechanismen, met inbegrip van de databank met overtredingen, om nietnaleving aan te pakken?



3.5.5:
   Zijn er tijdens de OCS-beoordelingen overtredingen waargenomen in de databank met overtredingen?



3.5.6:
   Kunnen in het systeem gegevens van gedetecteerde nietnalevingen en corrigerende acties worden bijgehouden? Hoe wordt de doeltreffendheid van de corrigerende maatregelen beoordeeld?



3.5.7:
   Wordt de databank met overtredingen in het proces van uitvoercontrole geraadpleegd? Verschaft de informatie in de databank met overtredingen informatie voor het controleproces voor uitvoer?



3.5.8:
   Worden er fysieke controles uitgevoerd op uit te voeren houtproducten conform het overeengekomen steekproefpercentage?





3.5.9:
   Welke informatie met betrekking tot nietnaleving kan openbaar worden gemaakt?



3.5.10:
   Zijn de sancties die worden toegepast bij nietnaleving doeltreffend, evenredig en afschrikkend?




Deel 4
Vergunningverlening



De overheid van Vietnam heeft de vergunningverlenende autoriteit belast met alle verantwoordelijkheden met betrekking tot het verlenen van Flegt-vergunningen. Flegt-vergunningen worden afgegeven voor alle uit te voeren zendingen. Hoofdvragen zijn onder meer:



4.1.
 Vergunningverlenende autoriteit



4.1.1:
   Welke instanties zijn belast met het verlenen van Flegt-vergunningen?



4.1.2:
   Zijn de rollen van de vergunningverlenende autoriteit en haar personeel met betrekking tot het verlenen van Flegt-vergunningen duidelijk omschreven en openbaar?



4.1.3:
   Zijn de eisen van de vergunningverlenende autoriteit en de ontwikkeling van een intern controlesysteem met betrekking tot de vergunningverlenende functies van het personeel van de vergunningverlenende autoriteit duidelijk omschreven?



4.1.4:
   Beschikt de vergunningverlenende autoriteit over toereikende middelen en systemen om de taken uit te voeren?




4.2.
Procedures voor de afgifte van de vergunningen





4.2.1:
   Heeft de vergunningverlenende autoriteit vergunningsprocedures vastgesteld? Zijn deze procedures, inclusief van toepassing zijnde tarieven, openbaar?



4.2.2:
   Zijn de functie van de vergunningendatabank en de bijdrage ervan aan het Flegt-vergunningenproces duidelijk omschreven?



4.2.3:
   Hoe kan worden aangetoond dat de vergunningsprocedures naar behoren worden gevolgd?



4.2.4:
   Worden er registers van toegekende en afgewezen vergunningen bijgehouden? Weerspiegelen dergelijke registers duidelijk het bewijs dat de basis vormt voor de vergunningverlening?



4.3.
Zendinggebaseerde vergunningverlening



4.3.1:
   Is de wettigheid van de uitgevoerde zending gewaarborgd door het bewakingssysteem van de toeleveringsketen van de overheid?




4.3.2:
   Zijn de voorschriften voor vergunningverlening duidelijk omschreven en worden ze kenbaar gemaakt aan exportorganisaties, huishoudens en natuurlijke personen, alsook aan andere belanghebbenden?



4.3.3:
   Welke informatie in de verleende vergunningen wordt openbaar gemaakt?



4.4.
