PROBLEMEN, VEBONDEN AAN EEN SNELLE VERSLAGLEGGING DOOR ONDERNEMINGEN
PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN door I. M. Hage Snelle verslaglegging is een betrekkelijk begrip. Men kan er onder verstaan een verslaglegging, die plaats vindt zodra 
dit na de afloop van enig boekjaar mogelijk is; een verslaglegging dus, die 
niet om opportunistische redenen wordt verschoven naar een aan de onder­
neming en/of haar leiding beter passend, later tijdstip. g
g
p
,
j
p
Men kan er ook onder begrijpen een verslaglegging, die opvallend snel 
na de afloop van een boekjaar, dus b.v. binnen 2 a 3 weken in de openbaar­
heid treedt; een zo snelle verslaglegging, dat zelfs de deskundige buiten­
staander zijn bewondering en ook wel zijn verwondering uitspreekt over 
het tempo en zich afvraagt, hoe het mogelijk is, dat de betrokken onderne­
ming het klaar speelt binnen een zo kort tijdsverloop met een, toch aan 
redelijke eisen beantwoordend, verslag voor de dag te komen. In beide gevallen kan men zich voorstellen, dat er zich problemen kunnen 
voordoen, welke eerst tot oplossing moeten worden gebracht, alvorens tot 
openbare verslaglegging kan worden overgegaan. In het tweede geval 
doet zich echter daarenboven nog een probleem van bijzondere aard voor, 
nl. op welke wijze binnen de beschikbare, korte spanne tijds de vereiste 
zekerheid kan worden verkregen, dat de verslaglegging inderdaad aan 
redelijke maatstaven voldoet. De problemen van de laatste categorie zullen in het navolgende nader 
worden bezien. Daarbij zal worden getracht zowel het ondernemingsas- 
pect als het aspect voor de controlerende accountant van de aan snelle ver­
slaglegging verbonden problematiek te belichten. Indien wordt afgezien van de overwegingen, die tot een snelle verslag­
legging nopen, of althans deze wenselijk doen zijn, - deze zijn op zichzelf 
beschouwd misschien wel interessant, maar hier niet ter zake dienende - 
vormt de snelle verslaglegging voor de leiding van een onderneming een 
probleem van in hoofdzaak administratief-organisatorische en slechts ten 
dele van administratief-technische aard. W at de problemen van administratief-organisatorische aard betreft, is 
het niet voldoende te stellen, dat de administratieve organisatie aan rede­
lijke eisen moet beantwoorden. De inrichting van de administratie dient 
zodanig te zijn, dat zij een snelle verslaglegging in een rustige, normale 
sfeer mogelijk maakt. Noch in de maand die aan de afloop van het boekjaar 
voorafgaat, noch in de korte periode die ligt tussen de afloop van het boek­
jaar en de verslaglegging mag er van een opeenhoping van werkzaamheden 
en/of van een extra versnelling van het tempo der werkzaamheden sprake 
zijn. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN In de praktijk betekent dit, dat de administratieve organisatie niet alleen 
in de 6 a 8 weken, die aan de verslaglegging voorafgaan, maar het gehele 
boekjaar door op een snelle en volkomen betrouwbare verantwoording in­
gesteld moet zijn. Een snelle en volkomen betrouwbare verantwoording in 
deze zin is in principe slechts bereikbaar als de administratie zo is ingericht 
dat de dagelijkse verantwoordingen als volkomen betrouwbare basis kun­
nen dienen voor de opbouw van de wekelijkse verantwoordingen en deze 
op haar beurt weer voor vier-wekelijkse of maandelijkse recapitulaties en 
de daaruit samen te stellen balansen, resultatenrekeningen, overzichten en 
verslagen. m a b 
blz. 327 Van de vierwekelijkse of maandelijkse stukken naar de kwartaalbalansen, 
resultatenrekeningen, overzichten en verslagen, dus ook naar de stukken, 
die het gehele boekjaar omvatten, il n’y a qu’un pas. Het belangrijkste probleem waarvoor de leiding van de administratie dus 
bij voortduring wordt gesteld, is de regulering van de stroom van de te ver­
werken gegevens op zodanige wijze, dat deze logisch in het verband van 
de dagverantwoording passen. Zonder nader betoog is het wel duidelijk, dat dit geen eenvoudig pro­
bleem is en dat het slechts oplosbaar is als de aard van de onderneming 
geen onoverkomelijke moeilijkheden opwerpt. Maar gesteld, dat er geen 
onoverkomelijke moeilijkheden zijn, dan nog zullen van geval tot geval de 
omstandigheden kunnen verschillen en kan zelfs de vraag rijzen of de tech­
nisch mogelijke oplossing in economisch opzicht wel verantwoord is. Te dien aanzien moet o.m. worden gedacht aan de schoksgewijze toe­
vloed van de te verwerken gegevens, aan productieprocessen, die een aantal 
dagen, weken of zelfs maanden vergen. Men oordele echter niet lichtvaar­
dig, want als de schokken met een regelmatige frequentie voorkomen, de 
„langdurige” productieprocessen regelmatig, in dagelijks, wekelijks of al­
thans periodiek aanvangende series naast elkander lopen, bestaat er, prin- 
cipiëel gezien, geen of slechts een klein verschil met de eenvoudiger lig­
gende gevallen. Als hiervoren werd gesproken van de noodzakelijkheid van dagelijkse 
verantwoordingen, die als volkomen betrouwbare basis voor de verdere 
opbouw moeten dienen, dan dient hieraan nog de eis te worden toegevoegd, 
dat deze dagelijkse verantwoordingen, op de dag waarop zij betrekking 
hebben of uiterlijk op de volgende werkdag gereed moeten zijn. Evenzo 
dient aan de samenstelling van de stukken, die een langere periode omvat­
ten, slechts een paar dagen te worden besteed. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN Voorts ligt hierin opgesloten, dat alle gegevens, die in de jaarlijkse 
verslaglegging tot uitdrukking worden gebracht, in beginsel in de syste­
matiek van de dagelijkse verantwoording moeten kunnen worden terugge­
vonden. De hiermede verbonden problemen zijn uiteraard van technische aard Opdat de snelheidseisen geen afbreuk zullen doen aan de eis van vol­
komen betrouwbaarheid is intussen toch in het algemeen wel het volgen 
van een bijzondere techniek gewenst, zo niet noodzakelijk, nl. dat de con­
trole zowel op de individuele gegevens als op de totaliteit dier gegevens zo­
veel mogelijk naar het begin der werkzaamheden wordt verlegd. Deze controle moet dan zo worden georganiseerd, dat in beginsel elke 
employé na het uitvoeren van een bepaalde taak op een eenvoudige wijze 
zelf kan vaststellen, dat hij deze taak inderdaad zonder fout heeft volbracht. Het interne controleorgaan kan bij deze organisatie volstaan met een zeer 
snelverlopende nacontrole, waarna onmiddellijk met de verdere verwerking 
in samenvattende overzichten en recapitulaties kan worden begonnen. De achtereenvolgende wekelijkse-, 4-wekelijkse- of maandelijkse, en 
kwartaalgegevens moeten steeds weer worden vergeleken en de afwijkin­
gen worden verklaard. Al naar de gegevens zich daartoe lenen, krijgt de leiding der onderne­
ming aldus dagelijks, wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks de beschikking 
over de gegevens, die zij voor haar openbare verslaglegging behoeft. In theorie kan zij bij de beschreven organisatie op elk gewenst, wil In theorie kan zij bij de beschreven organisatie op elk gewenst, willekeu­
b
bl
328 m a b  
blz. 328 rig moment op een niet van de snelheid van de jaarlijkse verslaglegging 
afwijkend tempo tot een overeenkomstige verslaglegging overgaan. In de praktijk wordt zij korte tijd na afloop van elke 4-wekelijkse of 
maandelijkse periode met het balansbeeld in optima forma geconfronteerd. Verrassingen kan dit beeld niet bieden, daar zij van de mutaties in de voor­
naamste vermogensbestanddelen doorlopend op de hoogte is. De resultatenrekening kan evenmin onverwachte aspecten vertonen, daar 
de leiding van dag tot dag op de hoogte kan zijn van de gang van zaken. Past men daarenboven nog als vergelijkingsmateriaal het systeem van 
„glijdende” jaarcijfers1) toe, dan is het gevaar van een formeel of materieel 
„vertekend” beeld in technisch opzicht vrijwel uitgesloten. Een parallel lopend budgetteringssysteem kan ten deze uiteraard even­
eens uitnemende diensten bewijzen. Als de technische problemen aldus zijn opgelost, staat er ogenschijnlijk 
aan een snelle verslaglegging niets meer in de weg. 1) Zie T. G. Rosé: Higher Control in Management. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN Met de oplossing van de technische problemen is men er echter nog niet p
g
p
g
Ook bij de consequente toepassing van een algemeen als redelijk aan­
vaard stelsel van waardering der vermogensbestanddelen, waaronder ook 
de economische voorraden en de „long”- en ,,short”-posities in vreemde 
valuta’s moeten worden gerekend, kan de nabije toekomst gevaren opleve­
ren. die op het moment van de verslaglegging redelijkerwijze niet konden 
worden voorzien. De leiding ziet zich daarom telken jare voor het probleem 
geplaatst of en in hoeverre de technisch juiste jaarcijfers correctie behoeven 
door rekening te houden met de minima van nadelige risico’s. Dit zijn dan 
de problemen van de afschrijvings-, reserverings- en winstverdelingspoli- 
tiek. De aanwezigheid van grote open en/of stille reserves gevormd uit de 
jaar in jaar uit behaalde winsten kan het zoeken naar en het vinden van een 
oplossing misschien vergemakkelijken, maar zij schakelt de telkens weer­
kerende confrontatie met het probleem niet uit. Gesteld echter, dat er voldoende te achten voorzieningen voor mogelijke 
risico’s getroffen zijn of kunnen worden, dan blijft nog de vraag te beant­
woorden of hiervan, respectievelijk van de aanwending van de gevormde 
reserves, mededeling moet worden gedaan. Dit is geen werkelijk probleem: deze mededeling dient zonder terughou­
ding te geschieden. Bij een snelle verslaglegging bestaat echter de moge­
lijkheid, dat de mededeling van de aanwending moet worden verschoven 
naar het eerstvolgende jaarverslag. Voor de leiding der onderneming, die erin slaagt de voormelde proble­
men op bevredigende wijze op te lossen, blijft nog slechts één vraag over, 
nl. deze, of de publieke accountant, die met de controle op de jaarrekening 
belast is, in staat en ook bereid is zijn medewerking te verlenen aan de 
beoogde snelle verslaglegging, m.a.w. de juistheid van het uitgebrachte 
verslag met zijn handtekening te bekrachtigen. Met deze vraag is dan meteen het aspect voor de controlerende accoun­
tant van de aan snelle verslaglegging verbonden problematiek aan de orde 
gesteld. Ongetwijfeld zal de accountant bereid gevonden worden alle medewer­
king te geven, die hij binnen de grenzen van zijn publieke functie verant­
woord acht. Evenzeer mag worden aangenomen, dat hij in incidentele ge- 1) Zie T. G. Rosé: Higher Control in Management. m a b 
blz. 329 vallen van zeer dringende aard, al het mogelijke zal doen om binnen de 
gestelde termijn zijn controle te completeren en op grond daarvan zijn 
goedkeurende verklaring af te geven. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN Iets anders is, of de accountant opdrachten kan aanvaarden, waarin de 
verwachting wordt uitgesproken, dat hij het tempo van zijn controle-werk- 
zaamheden en meer in het bijzonder het tijdstip, waarop hij zijn eindrapport 
over enig boekjaar zal uitbrengen, zal aanpassen aan het snelle tempo van 
de leiding der te controleren onderneming. Indien er sprake zou zijn van een eis, zonder meer, zou de opdracht stellig 
moeten worden afgewezen. Voor enige problematiek zou te dien aanzien 
geen ruimte bestaan. Wel komen er problemen naar voren als het er om 
gaat de opdrachtgever niet in zijn verwachtingen teleur te stellen. Gesteld, dat alle opdrachtgevers een overeenkomstige verwachting zou­
den uitspreken, dan zou hij bij de geringe spreiding, die de boekjaren ten 
aanzien van het kalenderjaar vertonen, voor het merendeel van zijn op­
drachten voor de practische onuitvoerbaarheid worden gesteld. Er is n.1. geen enkele organisatie van een accountantskantoor denkbaar, 
die op verantwoorde wijze de dan onvermijdelijke opeenhoping van werk­
zaamheden zou kunnen opvangen. Hieruit volgt, dat de accountant slechts bij wijze van uitzondering aan 
de wensen van cliënten ter zake zal kunnen voldoen. Aan de eis, dat ook 
in die uitzonderingsgevallen de controle volkomen moet zijn, mag echter 
geen enkele concessie worden gedaan. De problemen, waarvoor de accountant geplaatst wordt, zijn daarom 
voor hem, evenals voor de leiding van de onderneming, uitsluitend van orga. nisatorische en technische en niet van principiële aard. Na zorgvuldige 
analyse zal blijken, dat zij in één vraag kunnen worden samengevat: „Hoe 
richt ik mijn controleprogramma zó in, dat aan de volkomenheid van mijn 
controle op geen enkele wijze afbreuk wordt gedaan?” Vanzelfsprekend zal het antwoord, al naar de omstandigheden verschil­
len. verschillend kunnen zijn. De keuze van de aan te wenden controlemiddelen biedt overigens geen 
probleem, dat zich alleen maar voordoet, indien voor de afsluiting van de 
controle slechts beperkte tijd beschikbaar is. Bij de opstelling van elk con­
troleprogramma zal de accountant moeten nagaan, welke middelen hem ten 
dienste staan om in de gegeven situatie op rationele wijze tot zijn doel te 
geraken. Bij de opstelling van een controleprogramma, dat resulteert in een afwer­
king van de jaarrekening binnen een paar weken na afloop van een boek­
jaar, is het probleem slechts in zoverre van bijzondere aard. dat de accoun­
tant. althans ten aanzien van bepaalde vermogensbestanddelen meer in 
zijn keuze wordt beperkt dan wanneer hij geen rekening met een enge tijds­
limiet behoeft te houden. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN Zo zal hii b.v. niet de traditionele afloopcontrole op vorderingen, voor­
raden, in- en verkoopcontracten, enz. kunnen toepassen en zal hij zich 
moeten afvragen, of hij deze wel kan missen. In sommige gevallen zal het antwoord bevestigend, in andere gevallen 
ontkennend kunnen luiden. Als de vorderingen bestaan op een groot aantal vaste afnemers, die week 
in week uit voor een ongeveer gelijk bedrag aan goederen afnemen en ook 
regelmatig hun schuld afdoen, als er voorts voor de achterblijvers een goed m a b 
blz. 330 m a b 
blz. 330 en snel werkend maangfsysteem bestaat en de ervaring van jaren heeft ge­
leerd, dat gemiddeld slechts een onbelangrijk of misschien te verwaarlozen 
percentage van het bedrag der vorderingen oninbaar blijkt te zijn, kan de 
afloopcontrole rustig achterwege blijven en, zonder wezenlijke vergroting 
van enig risico, worden vervangen door een nauwlettend volgen van de 
excepties gedurende de loop van het boekjaar. en snel werkend maangfsysteem bestaat en de ervaring van jaren heeft ge­
leerd, dat gemiddeld slechts een onbelangrijk of misschien te verwaarlozen 
percentage van het bedrag der vorderingen oninbaar blijkt te zijn, kan de 
afloopcontrole rustig achterwege blijven en, zonder wezenlijke vergroting 
van enig risico, worden vervangen door een nauwlettend volgen van de 
excepties gedurende de loop van het boekjaar. Evenmin zal de behoefte bestaan aan een ruim te nemen termijn voor de 
vorming van een gefundeerd oordeel over de grootte en de waardering van 
de voorraden als sluitstuk van de controle van de goederenbeweging en de 
daarmede verbonden geldelijke mutaties, indien de mogelijkheid daartoe 
permanent aanwezig is. Dit zal het geval zijn als de productie en de afzet van de onderneming 
in kwestie gedurende een aantal boekjaren volkomen gelijkmatig verlopen 
en de marge tussen de prijzen van grondstoffen en producten geen fluc­
tuaties vertoont, die bij voortduring het beeld vertroebelen en het verkrijgen 
van voldoende inzicht en daardoor het opstellen van een verantwoorde 
prognose onmogelijk maken. Als de accountant de voorraadpositie en het daarop aansluitende in- en 
verkoopbeleid doorlopend en nauwlettend volgt, zal hij zijn actie bij het 
einde van het boekjaar ook hier kunnen beperken tot enkele simpele, weinig 
tijd vereisende werkzaamheden. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN W at betreft de voorraadpositie, met inbegrip van de nog af te wikkelen 
in- en verkoopcontracten, zal hij zich kunnen bepalen tot het beantwoorden 
van de vraag of deze in samenstelling en kwantiteit, opvallende verschillen 
vertoont met de als normaal te kwalificeren positie gedurende de loop van 
het boekjaar. Met betrekking tot de waardering zal hij slechts moeten vast­
stellen, dat deze past in het normaliter gevolgde marge-beleid, geen nog- 
niet-gerealiseerde winstbestanddelen omvat of geen met zekerheid te ver­
wachten verliezen buiten rekening laat, respectievelijk dat ten aanzien van 
eventuele min- of plus-posities op redelijke wijze rekening is gehouden met 
daarin verscholen nadelige risico’s. Meer in het algemeen kan men zeggen, dat de uitschakeling van controle­
mogelijkheden, en dus van controlewerkzaamheden, na de afloop van een 
boekjaar, zal moeten leiden tot een verschuiving naar werkzaamheden ge­
durende de loop van het boekjaar. De uit deze verschuiving voortspruitende problemen zijn voornamelijk 
van organisatorische aard. In elk geval zal het controleprogramma zodanig moeten worden opge­
steld, dat de administratie op de voet kan worden gevolgd en doorlopend 
en zonder phase-verschil een scherp toezicht op de perfecte werking van 
de interne controle kan worden uitgeoefend. Alle dag- en weekoverzichten, alsmede alle andere periodieke verant­
woordingen, welke voor het controle-oordeel van belang kunnen zijn, zullen 
vanzelfsprekend op passende wijze in het programma moeten worden be­
trokken. Deze richtlijnen volgende, zal het mogelijk zijn. bij een onderneming met 
een administratieve organisatie als hiervoren beschreven, reeds korte tijd 
na het einde van de 12e vierwekelijkse periode, respectievelijk van de 11e 
maand van het boekjaar een goed gefundeerd oordeel te vormen over de 
gang van zaken en de daardoor verkregen resultaten, respectievelijk over 
de mutaties in het vermogen en zijn samenstellende bestanddelen sedert 
de aanvang van het boekjaar. m a b 
blz. 331 blz. 331 blz. 331 m a b Daar er nu nog slechts één vierwekelijkse periode of één maand gecon­
troleerd behoeft te worden, blijft er voldoende tijd over voor de eindcon­
trole en de samenstelling van het rapport. Het zou buiten het bestek van dit artikel vallen, de velerlei variaties van 
mogelijkheden, welke zich al naar de soort of grootte van de betrokken 
onderneming voordoen, in den brede te beschouwen. Een zodanige beschouwing zou trouwens geen wezenlijke nieuwe ge­
zichtspunten opleveren. PROBLEM EN, VEBO ND EN AAN EEN  SNELLE 
VERSLAGLEGGING DOOR O NDERNEM INGEN Hoogstens zou zij kunnen dienen ter verdere ad­
structie van het in dit artikel verwerkte standpunt, dat de snelle verslag­
legging door ondernemingen de accountant wel voor organisatorische en 
technische vraagstukken kan plaatsen, doch dat deze voor hem geen pro­
blemen van principiële aard opwerpt. m ab  
blz. 332