[' ', 'TRANSFERRING', 'RECORDS', 'TO', 'THE', 'PHILIP', 'MORRIS', 'USA', 'RECORDS', 'CENTER', 'The', 'Records', 'Management', 'Department', 'issues', 'a', 'Transfer', 'Notice', 'for', 'each', 'Richmond', 'Records', 'Retention', 'Schedule', 'to', 'the', 'Departmental', 'Records', 'Coordinator', 'annually', 'for', 'Record', 'Categories', 'with', 'an', 'IN', 'STORAGE', 'RETENTION.', 'The', 'Transfer', 'Notice', 'lists', 'the', 'following', 'for', 'each', 'Record', 'Category', 'to', 'be', 'transferred:', 'The', 'fe)', 'Record', 'Category', 'Code', 'fe)', 'Total', 'Retention', 'Period', 'fe)', 'Creation', 'Date', 'fe)', 'Location', 'Codes', 'o', 'Media', 'Codes', 'following', 'Record', 'Categories', 'are', 'not', 'listed', 'on', 'the', 'Transfer', 'Notice:', 'Record', 'Categories', 'with', 'an', 'IN', 'DEPARTMENT', 'RETENTION', 'of', "'M'", 'or', "'M'", 'plus', 'a', 'number', 'and', 'an', 'IN', 'STORAGE', 'RETENTION.', 'The', 'department', 'receives', 'specific', 'instructions', 'for', 'transferring', 'each', 'category.', 'Record', 'Categories', 'with', 'an', 'IN', 'DEPARTMENT', 'RETENTION', 'of', "'ACT'", 'or', "'ACT'", 'plus', 'a', 'number', 'and', 'an', 'IN', 'STORAGE', 'RETENTION.', 'Only', 'those', 'records', 'which', 'have', 'become', 'inactive', 'are', 'transferred.', 'The', 'Creation', 'Date', 'is', 'the', 'date', 'the', 'records', 'become', 'inactive.', 'Record', 'Categories', 'with', 'an', 'IN', 'DEPARTMENT', 'RETENTION', 'of', "'SUP'", 'or', "'SUP'", 'plus', 'a', 'number', 'and', 'an', 'IN', 'STORAGE', 'RETENTION.', 'Only', 'those', 'records', 'which', 'have', 'been', 'superseded', 'or', 'replaced', 'by', 'other', 'records', 'are', 'transferred.', 'The', 'Creation', 'Date', 'is', 'the', 'date', 'the', 'records', 'are', 'superseded', 'or', 'replaced.', 'Record', 'Categories', 'with', 'an', 'IN', 'DEPARTMENT', 'RETENTION', 'of', "'TER'", 'or', "'TER'", 'plus', 'a', 'number', 'and', 'an', 'IN', 'STORAGE', 'RETENTION.', 'Only', 'those', 'records', 'which', 'have', 'terminated', 'are', 'transferred.', 'The', 'Creation', 'Date', 'is', 'the', 'date', 'the', 'records', 'are', 'terminated.', 'Records', 'are', 'prepared', 'for', 'transfer', 'as', 'follows:', 'fe)', 'The', 'Departmental', 'Records', 'Coordinator', 'orders', 'Paige', 'Boxes', 'from', 'the', 'Records', 'Management', 'Department.', 'fe)', 'All', 'records', 'with', 'the', 'same', 'Record', 'Category', 'Code', '(regardless', 'of', 'the', 'Location', 'Code)', 'are', 'removed', 'from', 'the', 'files', 'and', 'placed', 'in', 'Paige', 'Boxes', 'in', 'ascending', 'logical', 'sequence', '(e.g.,', 'alphabetically,', 'chronologically,', 'numerically,', 'etc.).', 'Many', 'Record', 'Categories', 'are', 'currently', 'filed', 'as', 'a', 'unit', 'in', 'one', 'location', 'in', 'logical', 'sequence', 'and', 'do', 'not', 'require', 'rearrangement.', 'Any', 'duplicate', 'copies', 'of', 'records', 'are', 'disposed.', 'If', 'identical', 'records', 'exist', 'on', 'both', 'paper', 'and', 'on', 'another', 'medium,', 'the', 'paper', 'records', 'are', 'transferred', 'and', 'the', 'records', 'on', 'the', 'other', 'medium', 'are', 'disposed.', ';', ' ', '°', 'Only', '1', 'Record', 'Category', 'Code', 'should', 'be', 'placed', 'in', 'each', 'box.', 'aad', ',ozevo080°']