Quinze jours au moins avant la date arrêtée pour l'élection, le préfet envoie à chacun des électeurs :
   Un bulletin de vote portant au recto les nom et prénom des candidats aux fonctions d'administrateurs titulaires et de leurs suppléants, classés par ordre alphabétique des candidats aux fonctions d'administrateur titulaire. Le bulletin de vote peut porter, le cas échéant, les références aux organisations syndicales ou professionnelles sous le patronage desquelles les candidats se présentent. Il comporte au verso une instruction de vote précisant que l'électeur doit laisser subsister sur le bulletin un nombre de candidats administrateurs au plus égal à celui des sièges à pourvoir dans le département, le choix ne s'exerçant que sur les candidats administrateurs. Cette instruction décrit également les autres modalités matérielles du vote ;
   Une enveloppe électorale ne comportant aucun signe distinctif, destinée à recevoir le bulletin de vote de l'intéressé ;
   Un pli prêt à poster portant au recto les indications suivantes :
   - adresse de la préfecture où aura lieu le dépouillement ;
   - élection des administrateurs des centres régionaux de la propriété forestière ;
   - urgent, vote par correspondance, scrutin du 16 février 2005.
   Et au verso duquel l'électeur doit inscrire ses nom, prénom et adresse, ou, le cas échéant, le nom de la personne morale ou de l'indivision qu'il représente, et son adresse ; une étiquette portant les mêmes mentions peut être apposée en lieu et place.
   Une note d'information sur le centre régional de la propriété forestière pourra être jointe à cet envoi avec, au verso, les déclarations, individuelles ou groupées, des candidats qui souhaiteraient s'adresser aux électeurs.
   Lorsqu'un électeur représente plusieurs personnes morales ou indivises, il reçoit à ce titre autant de bulletins de vote et de jeux d'enveloppes qu'il a de mandats.