Les déclarations de candidature sous forme de lettre de motivation manuscrite faisant partie intégrante du dossier, doivent être faites quinze jours au moins avant la date du concours à la direction départementale des territoires et de la mer concernée. Les candidats y indiquent s'ils désirent subir une épreuve facultative de langue étrangère portant sur l'une des langues allemande, espagnole ou italienne.
Ils joignent à leur déclaration:
1° Un relevé de leur navigation, établi de manière à permettre de vérifier que les conditions imposées sont remplies.
Les embarquements sur des navires armés sous pavillon étranger sont validés en totalité dans le décompte des temps de navigation exigés, pourvu qu'ils présentent le même caractère actif et professionnel que les embarquements sur des navires français.
2° Un extrait n° 3 de leur casier judiciaire datant de moins de trois mois. 
3° La production d'un certificat TOEIC de moins de deux ans et d'un nombre de points supérieur ou égal à celui requis pour l'obtention du diplôme de fin d'études conduisant à l'obtention des brevets requis. 
4° Le cas échéant, la liste des tours effectués en doublure avec les pilotes de la station concernée préalablement au concours, en fonction des dispositions du règlement local.
5° Les certificats qu'ils ont obtenus à leur débarquement des bâtiments de l'Etat ou de commerce sur lesquels ils ont navigué. Ces certificats doivent indiquer exactement la nature des fonctions remplies à bord. 
6° Un certificat d'aptitude physique à l'exercice des fonctions de pilote délivré par un médecin des gens de mer. 
Ces diverses pièces constituent le dossier de navigation du candidat.