Dans l'hypothèse où le destinataire est absent, le prestataire l'informe par tout moyen que l'envoi postal est mis en instance ainsi que du lieu où cet envoi peut être retiré.
Les envois mis en instance depuis le 20 mars 2020 seront conservés en instance pendant une durée égale à la durée d'application de l'état d'urgence sanitaire déclaré à l'article 4 de la loi du 23 mars 2020 susvisé, allongée de quinze jours ouvrables.
Au moment du retrait par le destinataire de l'envoi mis en instance, l'employé consigne sur la preuve de distribution les informations suivantes :
- les nom et prénom de la personne du destinataire ou, le cas échéant, de son mandataire ;
- la pièce justifiant son identité ;
- la date de distribution.
L'employé signe à l'aide d'un code spécifique, à la place du destinataire ou son mandataire.
Il ne peut être exigé de signature par le destinataire ou son mandataire d'un document sur quelque support que ce soit.
La preuve de distribution comporte également la date de présentation de l'envoi.
Les modalités d'information du destinataire ainsi que celles relatives au retour de l'envoi postal à l'expéditeur en cas de non-distribution sont fixées dans les conditions générales de vente.