Les déclarations de candidature doivent être faites quinze jours au moins avant la date du concours au bureau des affaires maritimes du quartier intéressé. Les candidats y indiquent s'ils désirent subir une épreuve facultative de langue étrangère portant sur l'une des langues allemande, espagnole ou italienne.
Ils joignent à leur déclaration:
1° Un relevé de leur navigation, établi de manière à permettre de vérifier que les conditions imposées sont remplies.
Les embarquements sur des navires armés sous pavillon étranger sont validés en totalité dans le décompte des temps de navigation exigés, pourvu qu'ils présentent le même caractère actif et professionnel que les embarquements sur des navires français.
2° Un extrait n° 3 de leur casier judiciaire datant de moins de trois mois. 
3° Les certificats qu'ils ont obtenus à leur débarquement des bâtiments de l'Etat ou du commerce sur lesquels ils ont navigué. Ces certificats doivent indiquer exactement la nature des fonctions remplies à bord. Ces diverses pièces constituent le dossier de navigation du candidat permettant d'apprécier sa carrière professionnelle dans les conditions fixées par les articles 6 à 9 du présent arrêté.
4° Un certificat d'aptitude physique à l'exercice des fonctions de pilote délivré par un médecin des gens de mer.