Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
   - aux services détenteurs des matériels (nom et téléphone du responsable administratif, du responsable technique et du technicien de maintenance) ;
   - aux utilisateurs des matériels (nom, prénom, fonction, organisme, service, localisation, téléphone et télécopieur professionnels) ;
   - aux fournisseurs de matériels et aux sociétés de maintenance (société, adresse, téléphone, télécopie, correspondant [nom, prénom, service, fonction]) ;
   - aux matériels et logiciels du parc (caractéristiques, localisation).
   Les informations nominatives ainsi enregistrées sont conservées :
   - pour un responsable administratif, tant qu'il est en fonctions ;
   - pour un utilisateur, tant qu'il est usager du matériel ;
   - pour un fournisseur ou un prestataire de services, tant qu'ils ont un matériel ou un logiciel inscrits au parc.