Les chefs de service documentaire sont placés à la tête des différents services de documentation. Ils prennent le titre de chef de division lorsqu'ils sont chargés d'un groupe de services associant des activités pédagogiques, documentaires et administratives. Ils sont répartis en quatre échelons et un échelon fonctionnel réservé aux chefs de service documentaire remplissant les fonctions de chef de division. La durée moyenne du temps passé dans chaque échelon est fixée à trois ans.
Ils sont recrutés :
Soit parmi les conservateurs en chef et conservateurs des bibliothèques ou des archives ;
Soit parmi les documentalistes de 1re classe de l'institut pédagogique national.