PROCÉDURE PROPRE AUX MARCHÉS PUBLICS
OPÉRATEUR
Phase préliminaire :
0.0. Négociation.
Gestionnaire.
0.1. Elaboration d'un avant-projet.
Gestionnaire.
1.0. Rédaction d'un rapport de présentation destiné :
- exemplaire A, au contrôleur financier ;
- exemplaire B, à la personne responsable des marchés.
Gestionnaire.
1.1. Présentation de l'avant-projet de marché et du rapport au bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
Gestionnaire.
1.2. Contrôle de légalité de l'avant-projet, rédaction d'un avis assorti d'éventuelles suggestions et retour au gestionnaire.
Bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
1.3. Transmission au titulaire du marché pour signature.
Gestionnaire.
1.4. Envoi du marché signé au bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
Gestionnaire.
1.5. Enregistrement du marché :
Etablissement d'une fiche de suivi (rubriques Renseignements généraux, Renseignements financiers et Conditions pratiques) et constitution du dossier destiné au membre du corps du contrôle général économique et financier.
Bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
1.6. Transmission au contrôleur financier pour visa :
- du projet du marché ;
- de la fiche de suivi,
accompagnés de l'exemplaire A du rapport de présentation.
Bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
1.7. Retour au bureau des affaires immobilières, équipement et travaux :
- du projet du marché ;
- de la fiche de suivi.
Contrôleur financier.
1.8. Transmission à la personne responsable des marchés :
- du projet de marché, pour signature ;
- de la fiche de suivi pour paraphe ;
- de l'exemplaire B du rapport de présentation.
Bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
1.9. Transmission du marché au gestionnaire pour notification au titulaire.
Personne responsable des marchés.
1.10. Transmission d'un double des pièces constituant la notification au bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
Gestionnaire.
Suivi de gestion :
2.1. Si nécessaire, le gestionnaire porte sur la fiche de suivi les avenants, les pénalités et les intérêts moratoires.
Gestionnaire.
2.2. Au fur et à mesure, la fiche de suivi est complétée par l'indication des montants payés et des numéros d'ordonnancement (rubrique Suivi financier).
Gestionnaire.
2.3. Etat semestriel.
En juin et en décembre de chaque année le gestionnaire établit un état semestriel qui fait apparaître :
- les engagements de dépense ;
- le montant primitif du marché ;
- le montant payé ;
- éventuellement, la différence entre les deux montants avec les observations s'y rapportant.
Gestionnaire.
2.4. L'état semestriel est paraphé par la personne responsable des marchés et adressé au bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
Personne responsable des marchés.
2.5. Le bureau des affaires immobilières, équipement et travaux classe l'état semestriel.
Bureau des affaires immobilières, équipement et travaux.
Fin de gestion :
3.1. La fiche de suivi est complétée et la rubrique Fin de gestion renseignée et adressée avec le dernier état semestriel à la personne responsable des marchés.
Gestionnaire.
3.2. Paraphe de la fiche de solde et retour des deux documents à la section des marchés.
Personne responsable des marchés.
3.3. Archivage de la fiche et destruction des états semestriels.
Section des marchés.