Peuvent être promus au grade de chargé d'études documentaires principal les chargés d'études documentaires qui sont inscrits sur un tableau annuel d'avancement établi par le ministre dont relève le corps concerné, à l'issue d'une sélection par voie d'examen professionnel. Les intéressés doivent justifier, au plus tard le 31 décembre de l'année au titre de laquelle le tableau d'avancement est établi, avoir accompli au moins trois ans de services effectifs dans un corps civil ou un cadre d'emplois de catégorie A ou de même niveau et avoir atteint le 5e échelon du grade de chargé d'études documentaires.
Les chargés d'études documentaires qui ont présenté leur candidature au grade de chargé d'études documentaires principal sont admis chaque année à subir une épreuve orale devant un jury désigné par le ministre dont relève le corps concerné. Le jury établit la liste des candidats retenus. Seuls les candidats figurant sur la liste établie au titre d'une année peuvent être inscrits au tableau d'avancement.
Un arrêté conjoint du ministre dont relève le corps concerné et du ministre chargé de la fonction publique fixe le règlement de l'épreuve de sélection professionnelle ainsi que les règles relatives à la composition et au fonctionnement du jury.