L'état annuel mentionné au premier alinéa de l'article L. 920-5 du code du travail doit être adressé en double exemplaire par le dispensateur de formation au préfet de région territorialement compétent, avant le 5 avril de l'année qui suit l'année civile considérée.
Pour ce qui concerne les établissements publics, cet état doit être produit indépendamment des documents de même nature susceptibles d'être adressés aux diverses autorités de tutelle dont ils dépendent.
Si le dispensateur de formation possède des établissements concluant des conventions de formation ou des contrats de prestations de services d'enseignement, il devra déposer auprès de chaque préfet de région l'état annuel concernant l'activité de chacun desdits établissements.
Cet état, présenté conformément à un modèle fixé par arrêté, doit comporter :
Le total des sommes reçues des employeurs et celui des formations dispensées, détaillé par année de participation ;
Les produits financiers tirés du placement des fonds reçus des employeurs ;
Le total des dépenses effectuées au cours de l'exercice concerné avec ventilation par nature ;
Les versements de régularisation éventuellement effectués au profit des employeurs, détaillés par entreprise bénéficiaire avec désignation du moyen de paiement ;
Le montant des versements des employeurs utilisés dans le cadre des dispositions de l'article R. 950-8 (deuxième alinéa) du code du travail.
Sur demande expresse du préfet de région, les dispensateurs de formation seront tenus de produire la liste détaillée des conventions conclues avec les entreprises ainsi que celle des contrats de prestations de services qu'ils auront souscrits. Cette liste devra comporter l'adresse de chacun des cocontractants, le montant du contrat ou de la convention, les versements effectués à ce titre et le montant des formations réalisées.
Le bilan pédagogique et culturel visé au deuxième alinéa de l'article L. 920-5 doit comporter, outre une description des formations organisées, des modalités de leur enseignement et du mode de contrôle des connaissances :
Le nombre d'heures de formation dispensées pendant l'année ;
Le nombre de stagiaires concernés et leur répartition par catégories professionnelles ;
La répartition par niveaux des formations ainsi dispensées, avec indication de la durée moyenne des stages et du pourcentage d'assiduité ;
Les résultats obtenus.