Avant le 31 décembre de chaque année, l'exploitant adresse au préfet un dossier comprenant :
   1. Un rapport sur l'activité de l'établissement lors de la session de formation écoulée faisant ressortir :
   - le nombre d'élèves ayant suivi le cycle de formation par type de formation : contrôle de niveau, admissibilité, admission, rattrapage, mentions ;
   - les résultats obtenus par les élèves aux différentes épreuves.
   2. L'organisation prévisionnelle de la session suivante comportant :
   - le plan de formation ;
   - le volume de formation dans chaque discipline ;
   - le calendrier prévisionnel de la formation, y compris les stages pratiques.
   Passé ce délai, l'exploitant est mis en demeure par le préfet de lui transmettre le dossier complet dans un délai maximum de deux mois au-delà duquel l'exploitant est obligatoirement cité devant la commission départementale de la sécurité routière.
   Toutefois, pour l'exploitant d'un établissement agréé pour la formation à l'une ou aux mentions de l'examen du BEPECASER, l'organisation prévisionnelle de cette formation spécifique peut être adressée au préfet, de manière séparée, au plus tard un mois avant la date fixée au niveau national pour la clôture des inscriptions aux mentions. Passé ce délai, la procédure de mise en demeure visée à l'alinéa précédent est appliquée.