Au plus tard sept jours après leur réception postale ou leur remise en main propre, l'Etablissement public de sécurité ferroviaire accuse réception des demandes qui lui sont adressées conformément à l'article R. 112-5 du code des relations entre le public et l'administration.
A l'issue de l'instruction du dossier, l'Etablissement public de sécurité ferroviaire notifie, selon le cas, son avis ou sa décision au demandeur par courrier suivi ou remis en main propre avec accusé de réception. En cas de refus ou de réserves à la délivrance de l'autorisation sollicitée, l'Etablissement public de sécurité ferroviaire motive sa décision.
Les éventuelles réserves formulées par l'Etablissement public de sécurité ferroviaire à une autorisation de mise en service d'installations fixes doivent être levées dans un délai maximal de trois ans à compter de la délivrance de l'autorisation en cause. Si l'ensemble des réserves formulées n'est pas levé dans le délai imparti, l'autorisation en cause devient caduque.