Compétences professionnelles
Conditions de réalisation
Critères de performance
2.1. PARTICIPATION À LA GESTION DES ACTIVITÉS DU SERVICE
Dans le cadre :
2.1.1. GÉRER DES DOSSIERS
- d'un poste de travail informatique et des ressources logicielles disponibles ;
- Image positive de l'entreprise
communiquée à travers le dossier
Préparer le traitement d'un dossier
- des situations professionnelles réelles ou simulées
- Repérer différentes sources d'informations disponibles en fonction d'une demande ou d'un besoin précis :
• collecter et sélectionner les informations utiles au traitement du problème posé ;
- le matériel de classement en place dans le service ;
- Qualités personnelles relationnelles
• organiser les informations.
- les outils spécifiques (en particulier, logiciels de base de données) ;
- Rigueur intellectuelle, ordre, soin, méthode
- Enclencher les opérations qui découlent de la demande :
• identifier des personnes ressources internes et externes au service ;
• collecter, par des demandes écrites ou verbales, des informations ou documents complémentaires à des recherches en cours.
- les banques de données ;
- la documentation disponible (éventuellement sur disques optiques compacts : cédéroms).
À partir :
- Identifier la situation du tiers (clients, fournisseur, transporteur...) et l'affaire traitée (aspects relationnels, commerciaux, juridiques) :
- Pertinence du choix des informations
• prendre en compte l'état des relations avec l'entreprise au moment d'une ouverture de dossier et les différents aspects de l'affaire traitée.
- des contraintes de temps, de priorité d'engagement de l'entreprise ;
- de consignes à respecter ;
- de l'antériorité des relations ;
- Mise en relation d'éléments de natures diverses
- Conformité de la réalisation aux exigences du demandeur (exactitude des informations recueillies, respect des consignes et procédures)
Mettre en place et utiliser des modes de classement et d'archivage accessibles à différents utilisateurs
- de l'organisation de l'entreprise et/ou du service.
- Choisir et mettre en place un système de classement et d'archivage adapté aux besoins et pour un usage collectif.
En faisant preuve d'initiative.
- Prise de décision à son propre niveau de compétences
- Mettre en oeuvre des techniques de recherche pour fournir des documents dans les délais impartis.
- Utilisation rationnelle des technologies
- Utiliser à bon escient le matériel existant
- Respect des délais impartis
Constituer et organiser un dossier, vérifier des pièces, des calculs...
- Rassembler rapidement les informations, les pièces justificatives
À partir :
- Vérifier la conformité du contenu d'un dossier.
- des procédures existantes et des modes d'organisation de l'entreprise ;
- des textes juridiques, réglementaires en vigueur ;
- Choisir sa présentation et le support en fonction de sa finalité (dossier documentaire, technique, commercial...).
- des consignes données.
Suivre et mettre à jour le dossier
Dans le cadre :
- Pertinence des interventions effectuées
- Réaliser les opérations de traitement, de saisie, de contrôle :
• identifier les relations d'un tiers par rapport à des interlocuteurs internes dans des cas particuliers à traiter ;
• rendre efficient le traitement d'un dossier.
- des pratiques relationnelles et organisationnelles de l'entreprise.
- Respect des consignes, des procédures, de la chaîne d'opérations, de la réglementation
- Respect des échéances prévues et de la réglementation
Transmettre des informations ou des éléments de dossiers aux interlocuteurs concernés
- Contacter des prestataires de service, des partenaires internes et externes.
En tenant compte :
- Exactitude des traitements et calculs réalisés
- de la circulation des informations ;
- Établir des documents intermédiaires pour enclencher des procédures nécessaires au traitement du dossier.
- Rendre compte et présenter le dossier.
- des contraintes de présentation des dossiers.
- Qualités personnelles : attention, vigilance, diplomatie, adaptabilité, initiative
- Sélection pertinente des informations à transmettre
En prenant les initiatives de sa compétence.
- Qualité de l'expression et synthèse des idées principales
- Pertinence des initiatives prises