La certification des ECM est délivrée pour une durée maximum de cinq ans si elles respectent les exigences listées dans l'annexe III du règlement (UE) n° 445/2011 et les documents établis à cet effet par l'Agence ferroviaire européenne (ERA).
 La certification des ECM couvre les fonctions suivantes :
 ― encadrement ;
 ― développement de l'entretien ;
 ― gestion de l'entretien de la flotte ;
 ― exécution de l'entretien.
 A l'exception des fonctions d'encadrement, qu'elle doit assurer elle-même, l'ECM peut externaliser tout ou partie des fonctions listées ci-dessus. Le cas échéant, l'ECM est garante du respect des principes posés à l'annexe I du règlement (UE) n° 445/2011 et en tout état de cause responsable de la bonne exécution de l'entretien du véhicule.
 La certification des ECFM ou des ateliers d'entretien pour les fonctions de développement de l'entretien, de gestion de l'entretien de la flotte ou d'exécution de l'entretien crée une présomption de conformité de la certification de l'ECM aux exigences de l'annexe I du règlement (UE) n° 445/2011.
 L'organisme de certification attribue un numéro d'enregistrement délivré par l'EPSF au plus tard dans les trente jours suivant la demande que lui a adressée l'organisme.
 En cas de suspension ou de restriction de la certification, l'organisme de certification avertit l'EPSF dans un délai de deux jours et l'ECM avertit les détenteurs qui l'ont désignée dans le même délai.
 En cas de retrait de la certification, l'organisme de certification et l'ECM avertissent respectivement l'EPSF et les détenteurs qui l'ont désignée sans délai.