Les  candidatures sont adressées au ministre chargé de la culture et  transmises au conseil de l'ordre des Arts et des lettres après avoir été  soumises, pour avis, au préfet du département dans lequel résident les  intéressés. 
 Chaque candidature est accompagnée  d'une notice exposant les motifs qui la justifient et portant  l'indication des nom de famille, prénoms, date et lieu de naissance du  candidat. Cette notice est, le cas échéant, à la demande du secrétariat  du conseil de l'ordre, complétée par un extrait d'acte de naissance avec  filiation et une copie de la pièce d'identité de l'intéressé.