Le coût des rétributions est imputé sur le produit prévu par une convention passée entre la direction ou l'établissement public et la personne physique ou morale concernée. Lorsque la manifestation se déroule dans un service à compétence nationale ou service assimilé, la convention est passée entre la direction de rattachement et la personne physique ou morale concernée.
 Cette convention précise l'effectif et les catégories des personnels nécessaires au déroulement de la manifestation, les fonctions à exercer ainsi que les horaires correspondants.