La société de gestion de portefeuille élabore un document intitulé " politique de vote ", mis à jour en tant que de besoin, qui présente les conditions dans lesquelles elle entend exercer les droits de vote attachés aux titres détenus par les placements collectifs mentionnés à l'article 311-1 A dont elle assure la gestion.
Ce document décrit notamment :
1° L'organisation de la société de gestion de portefeuille lui permettant d'exercer ces droits de vote. Il précise les organes de la société de gestion de portefeuille chargés d'instruire et d'analyser les résolutions soumises et les organes chargés de décider des votes qui seront émis ;
2° Les principes auxquels la société de gestion de portefeuille entend se référer pour déterminer les cas dans lesquels elle exerce les droits de vote. Ces principes peuvent porter notamment sur les seuils de détention des titres que la société de gestion de portefeuille s'est fixée pour participer aux votes des résolutions soumises aux assemblées générales. Dans ce cas, la société de gestion de portefeuille motive le choix de ce seuil. Ces principes peuvent également porter sur la nationalité des sociétés émettrices dans lesquelles les placements collectifs mentionnés à l'article 311-1 A gérés par la société de gestion de portefeuille détiennent des titres, la nature de la gestion des placements collectifs mentionnés à l'article 311-1 A et le recours à la cession temporaire de titres par la société de gestion de portefeuille ;
3° Les principes auxquels la société de gestion de portefeuille entend se référer à l'occasion de l'exercice des droits de vote ; le document de la société de gestion de portefeuille présente la politique de vote de celle-ci par rubrique correspondant aux différents types de résolutions soumises aux assemblées générales. Les rubriques portent notamment sur :
a) Les décisions entraînant une modification des statuts ;
b) L'approbation des comptes et l'affectation du résultat ;
c) La nomination et la révocation des organes sociaux ;
d) Les conventions dites réglementées ;
e) Les programmes d'émission et de rachat de titres de capital ;
f) La désignation des commissaires aux comptes ;
g) Tout autre type de résolution spécifique que la société de gestion de portefeuille souhaite identifier ;
4° La description des procédures destinées à déceler, prévenir et gérer les situations de conflits d'intérêts susceptibles d'affecter le libre exercice, par la société de gestion de portefeuille, des droits de vote ;
5° L'indication du mode courant d'exercice des droits de vote tel que la participation effective aux assemblées, le recours aux procurations sans indication du mandataire ou le recours aux votes par correspondance.
Ce document est tenu à la disposition de l'AMF. Il peut être consulté sur le site de la société de gestion de portefeuille ou au siège de celle-ci selon les modalités précisées dans le prospectus. Il est mis gratuitement à la disposition des porteurs de parts ou actionnaires du placement collectif mentionné à l'article 311-1 A qui le demandent.