Le nombre de sièges à pourvoir par commission est fixé par arrêté du directeur général du Centre national de gestion. Cet arrêté est publié au Journal officiel de la République française. La liste de candidats est établie pour une commission administrative paritaire. Elle comprend autant de noms qu'il y a de sièges de représentants titulaires et suppléants à pourvoir pour une classe donnée, sans qu'il soit fait mention pour chacun des candidats de la qualité de titulaire ou de suppléant. Elle peut ne pas comporter de noms pour une ou plusieurs classes.
Si une liste comporte, à la date de dépôt fixée ci-dessous, un nombre de candidats supérieur ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir au titre d'une classe, elle est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat au titre de cette classe.
Les listes de candidats doivent être déposées au moins quarante-deux jours avant la date fixée pour les élections auprès du directeur général du Centre national de gestion par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique hospitalière, remplissent les conditions fixées à l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires. Les listes peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales. Chaque liste doit comporter le nom d'un délégué de liste ainsi que, le cas échéant, le nom de l'union de syndicats de fonctionnaires à laquelle il appartient. Le délégué de liste qui peut être ou non candidat est désigné par l'organisation syndicale afin de représenter la liste dans toutes les opérations électorales notamment pour l'exercice du choix prévu à l'article 17. L'organisation syndicale peut désigner un délégué suppléant.
 Chaque organisation ne peut présenter qu'une liste de candidats pour un même scrutin. Nul ne peut être candidat sur plusieurs listes déposées pour un même scrutin.
Chaque liste doit en outre être accompagnée d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.
Lorsque le directeur général du Centre national de gestion constate que la liste ne satisfait pas aux conditions fixées par l'article 9 bis de la loi n° 83-637 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, il remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.