Le rapport prévu par l'article 22 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée est notifié au responsable du traitement ou au sous-traitant par tout moyen permettant à la commission d'apporter la preuve de la date de cette notification. Il est également transmis à la formation restreinte.
Le responsable du traitement ou le sous-traitant dispose d'un délai d'un mois pour transmettre au rapporteur et à la formation restreinte ses observations écrites. La notification du rapport mentionne ce délai et précise que le responsable du traitement peut prendre connaissance et copie des pièces du dossier auprès des services de la commission et se faire assister ou représenter par tout conseil de son choix.
Le rapporteur peut répondre au responsable du traitement ou au sous-traitant dans les quinze jours suivant la réception des observations du mis en cause. Le responsable du traitement ou le sous-traitant dispose d'un nouveau délai de quinze jours pour, le cas échéant, produire des observations écrites. La formation restreinte est destinataire des courriers et pièces échangées en application du présent alinéa.
Lorsque les circonstances de l'espèce ou la complexité de l'affaire le justifient, le président de la formation restreinte peut décider, sur demande du rapporteur ou de l'organisme mis en cause, de prolonger, dans la limite d'un mois, les délais mentionnés aux deuxième et troisième alinéas. Lorsqu'une prolongation du délai est accordée par le président de la formation restreinte au rapporteur, elle est systématiquement octroyée au responsable de traitement ou au sous-traitant, qui en est informé.
Le responsable du traitement ou le sous-traitant est informé que passés les délais mentionnés aux deuxième, troisième et quatrième alinéas, sauf report de la clôture de l'instruction, l'instruction est close et ses observations écrites seront déclarées irrecevables par la formation restreinte.
A tout moment, le rapporteur peut décider de modifier son rapport, notamment, au vu d'éléments portés à sa connaissance par le responsable du traitement ou le sous-traitant. Il est alors fait application de la procédure prévue aux alinéas précédents. Si la modification intervient après la clôture de l'instruction, l'instruction est rouverte.