Lorsqu'il effectue pour la première fois une prestation en France, le ressortissant mentionné à l'article 2 doit, au préalable, en informer l'autorité administrative par une déclaration permettant d'apporter la preuve de ses compétences en matière de vérification de chapiteaux, tentes et structures. Pour ce faire, il adresse, par courrier recommandé avec accusé de réception, tous documents émanant de l'Etat dont il est ressortissant au ministre de l'intérieur (direction de la sécurité civile), qui dispose d'un mois pour soit demander des compléments d'information, soit notifier au demandeur l'insuffisance de démonstration de sa compétence ; l'examen des compléments d'information est également fait dans un délai d'un mois. Tous les documents transmis par le demandeur à l'administration sont rédigés en français.