Le calcul du taux d'occupation hebdomadaire est consigné dans un tableau de bord qui justifie le respect des dispositions liées à l'accueil en surnombre au cours des deux mois précédents.
En application de l'article R. 2324-25 du code de la santé publique, les gestionnaires des établissements d'accueil du jeune enfant communiquent au service départemental de protection maternelle et infantile le tableau de bord comme un des éléments d'informations relatives aux caractéristiques de l'accueil. Ce tableau de bord peut également être demandé par le médecin responsable du service de protection maternelle et infantile, ou par un médecin ou une puéricultrice appartenant à ce service ou, à défaut, par un professionnel qualifié dans le domaine de la petite enfance, dans le cadre d'une visite de contrôle.