L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct, d'un niveau de responsabilité supérieur à celui de l'agent évalué. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct.
 L'agent doit être avisé par écrit, sous quelle que forme que ce soit, y compris par messagerie électronique, de la date, de l'heure et du lieu de l'entretien professionnel huit jours francs à l'avance, et recevoir les documents nécessaires à cet entretien.