DOSSIERS D'ACQUISITION DES BIENS DES COLLECTIONS D'UN MUSEE DE FRANCE OU DES BIENS RECUS EN DEPÔT PAR UN MUSEE DE FRANCE
3.a. Dossier d'acquisition des biens des collections d'un musée de France
Le dossier de chaque acquisition, qui peut concerner plusieurs biens, comporte notamment les pièces suivantes :
Acte d'acquisition et date d'affectation au musée ;
Document rendant compte de l'avis des instances scientifiques compétentes pour les acquisitions mentionnant obligatoirement la date et le sens de leurs avis ;
Tous courriers et toutes factures concernant l'acquisition, y compris celles relatives aux éventuelles expertises des biens ;
Acte de donation, legs, dation ou cession (notamment par l'administration chargée des domaines ou des douanes) ;
En cas d'acquisition en vente publique : date de la vacation, numéro du lot dans la vente, nom de la société de vente ou du commissaire-priseur, éventuellement nom de l'expert pour cette vacation et, le cas échéant, tous documents relatifs à l'exercice du droit de préemption ;
Concours publics : arrêtés de subvention et toute pièce attestant du montant, de la date et de l'origine des financements publics dont l'acquisition a bénéficié ;
Documents relatifs à l'existence de charges (indication des clauses particulières grevant l'acquisition du bien ou sa gestion future, notamment pour les clauses limitant le droit de prêt ou de dépôt des biens acquis) ;
Date et références du refus de certificat d'exportation ;
Date et cote du classement parmi les monuments historiques.
Tout dossier d'acquisition comporte également au moins une photographie des biens constituant l'acquisition ou un dessin pour les pièces archéologiques qui l'exigent. Des photographies de sécurité (photographies des éléments caractéristiques permettant d'identifier le bien : marques et inscriptions, particularités physiques) sont réalisées autant que de besoin.
Le dossier d'acquisition, susceptible de comporter des données non communicables au public est séparé du dossier scientifique des biens.
3.b. Dossier des biens reçus en dépôt par un musée de France
Un dossier de dépôt est constitué pour chaque bien ou ensemble de biens reçu en dépôt par le musée.
Ce dossier rassemble toutes les pièces relatives au dépôt. Il comporte notamment les pièces suivantes :
Tout acte (arrêté, décision, contrat) émanant du propriétaire du bien autorisant le dépôt, sa prolongation ou y mettant fin ;
Exigences du déposant, notamment en matière de conditions de conservation, d'exposition, d'assurance, de reproduction ou de prêt des biens déposés ;
Constat d'état des biens faisant partie du dépôt et reçus établis conjointement par le déposant et le dépositaire au moment de la prise en charge du dépôt et lors de sa restitution ;
Date du dernier récolement effectué par le déposant et nom de la personne ayant effectué ce récolement (le cas échéant, liste des observations relatives aux biens non vus lors du récolement et suites données, notamment le récépissé des éventuels dépôts de plainte) ;
Photographie des biens du dépôt considéré.