Les comités sociaux d'établissement et les formations spécialisées élisent parmi leurs membres titulaires un secrétaire et un secrétaire suppléant et fixent la durée de leurs mandats.
Un agent, désigné par le directeur d'établissement ou l'administrateur du groupement, assiste aux réunions de ces instances et en assure le secrétariat administratif.
Après chaque réunion, il est établi un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes. Ce document est signé par le président et par le secrétaire et transmis dans le délai d'un mois à ses membres. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres du comité social d'établissement ou de la formation spécialisée lors de la séance suivante.