L'agent dispose d'un délai de deux jours ouvrés, à compter du jour de l'entretien, pour porter des observations sur le compte rendu qui lui est remis. A l'issue de ce délai, l'agent remet le compte rendu à son supérieur hiérarchique direct.

Le compte rendu est ensuite visé par l'autorité hiérarchique, qui peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations. Il est alors notifié à l'agent, qui le signe dans un délai de sept jours ouvrés pour attester qu'il en a pris connaissance, puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le transmet au gestionnaire pour insertion au dossier.

Une copie du compte rendu est remise à l'agent.