Quelle que soit la voie dans laquelle ils concourent, les candidats doivent remplir une fiche dite  voie diplomatique , de modèle imposé, destinée au ministère de la défense. Cette fiche doit être envoyée, avant une date limite fixée chaque année par le directeur général de l'école :
- soit, pour les candidats résidant en France ou pour ceux qui sont ressortissants d'un Etat membre de l'Union européenne, au service compétent du ministère de la défense ;
- soit, pour les autres candidats, à l'ambassade de France ou à la légation française du pays dont ils ressortissent ou dont ils sont résidents, qui l'adressera directement au service compétent du ministère de la défense pour l'obtention du visa et le contrôle de la candidature.