Les dépenses donnant lieu à remboursement sont constituées de charges de personnel et de frais de fonctionnement.
Les remboursements portent sur des dépenses dûment constatées. Le conseil permanent de l'INAO peut toutefois fixer des forfaits pour les frais de fonctionnement.
Les modalités de constat des dépenses, leur périodicité et celle des remboursements sont définies par le conseil permanent de l'Institut national de l'origine et de la qualité. Les constats de dépenses et les appels pour les remboursements sont obligatoirement établis de manière séparée pour chaque appellation d'origine et chaque indication géographique protégée concernées.
Ces constats et ces appels sont adressés aux organismes d'inspection et communiqués simultanément aux organismes de défense et de gestion concernés.