La société de gestion de portefeuille établit par écrit et met en œuvre des procédures internes propres à assurer le respect des dispositions relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Elle les met à jour régulièrement.
Ces procédures internes portent notamment sur :
1° l'évaluation, la surveillance et le contrôle des risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;
2° la mise en œuvre des mesures de vigilance, en particulier :
a) les conditions et les modalités d'acceptation des nouveaux clients et des clients occasionnels ;
b) les diligences à accomplir en matière d'identification et de connaissance du client, du bénéficiaire effectif, et de l'objet et de la nature de la relation d'affaires ; lorsque le client est une personne morale, une fiducie ou un dispositif juridique comparable de droit étranger, ces diligences permettent notamment à la société de gestion de portefeuille de comprendre la nature des activités du client, ainsi que sa structure de propriété et de contrôle . La fréquence de la mise à jour de ces éléments est précisée ;
c) les mesures de vigilance complémentaires mentionnées aux articles L. 561-10 et L. 561-10-2 du code monétaire et financier ainsi que les conditions et modalités de leur mise en œuvre ;
d) les éléments d'information à recueillir et à conserver concernant les opérations mentionnées à l'article L. 561-10-2 du code monétaire et financier ;
e) les mesures de vigilance à mettre en œuvre au regard de tout autre risque identifié par la classification des risques mentionnée à l'article 320-19 ;
f) les modalités de sélection des tiers en application de l'article L. 561-7 du code monétaire et financier en tenant compte notamment des informations disponibles sur le niveau de risque lié aux pays dans lesquels les tiers sont établis et de l'équivalence de la supervision et de la règlementation auxquelles sont soumis les tiers, notamment en matière de conservation des données, ainsi que les modalités et de mise en œuvre des exigences prévues à l'article R. 561-13 du même code, relatives au contrôle des mesures prises par le tiers pour respecter ses obligations de vigilance ;
g) les mesures de vigilance lui permettant de déterminer les conditions dans lesquelles elle doit conclure la convention mentionnée à l'article R. 561-9 du code monétaire et financier ;
3° lorsque la société de gestion de portefeuille fait partie d'un groupe financier, d'un groupe mixte ou d'un conglomérat financier, les modalités de circulation au sein du groupe des informations nécessaires à l'organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme dans les conditions fixées à l'article L. 511-34 du code monétaire et financier, en veillant à ce que ces informations ne soient pas utilisées à des fins autres que la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
4° la détection et le traitement des opérations et des transactions inhabituelles ou suspectes ;
5° la mise en œuvre des obligations de déclaration et de transmission d'informations à la cellule de renseignement financier nationale ;
6° les modalités d'échange d'informations relatives à l'existence et au contenu des déclarations à la cellule de renseignement financier nationale, lorsque les personnes assujetties font partie d'un groupe ou interviennent pour un même client et dans une même transaction dans les conditions prévues aux articles L. 561-20 et L. 561-21 du code monétaire et financier ;
7° les modalités de conservation des éléments d'information, documents et pièces requis en application du 2° ainsi que :
a) des résultats de l'examen renforcé mentionné à l'article R. 561-22 du code monétaire et financier ;
b) des résultats de toute autre analyse, notamment mentionnée aux articles R. 561-12 et R. 561-14 du code monétaire et financier ;
c) des éléments d'information, pièces documents justificatifs et déclarations relatifs aux opérations visées à l'article L. 561-15 du code monétaire et financier;
d) la correspondance utile à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Ces informations et documents sont conservés dans des conditions qui permettent de répondre aux demandes de communication mentionnées à l'article L. 561-25 du code monétaire et financier.
8° L'organisation du dispositif de contrôle interne ainsi que les activités de contrôle interne exercées lesquelles donnent lieu chaque année à l'établissement d'un rapport.
Ce rapport décrit :
a) Les procédures de contrôle interne mises en place en fonction de l'évaluation du risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ;
b) Les moyens mis en œuvre pour l'exercice et le contrôle de l'activité de contrôle ;
c) Les incidents et les insuffisances constatés ainsi que les mesures correctrices apportées.
9° Lorsque la société de gestion de portefeuille appartient à un groupe au sens du I de l'article L. 561-33 du code monétaire et financier, l'organisation du dispositif de contrôle interne ainsi que les activités de contrôle interne mises en place et exercées au niveau du groupe lesquelles donnent lieu chaque année à l'établissement par l'entreprise mère d'un rapport.
Ce rapport porte, en sus des éléments prévus au 8°, sur :
a) L'échange d'informations nécessaires à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme au sein du groupe ;
b) Le traitement des éventuelles filiales et/ou succursales du groupe situées dans les pays tiers.
Les informations fournies dans les rapports prévus aux 8° et 9° sont arrêtées le 31 décembre de chaque année civile. Ils sont transmis à l'AMF au plus tard le 30 avril de l'année qui suit.