Le fournisseur qui sollicite l'approbation d'un équipement de bord transmet à l'administration un dossier contenant les éléments suivants :
1. La description de l'équipement matériel, qui inclut :
a. La description des mesures constructives adoptées aux fins du respect des prescriptions réglementaires applicables aux équipements ;
b. La description et les résultats des essais éventuels de type, par exemple en application de la norme IEC 60945, sur les dispositions constructives, en précisant l'entité qui a réalisé les essais, et en fournissant, le cas échéant, le certificat d'approbation de type ou l'attestation de conformité ;
c. Les précisions sur la possibilité éventuelle d'utiliser des composants existants à bord, par exemple une antenne du système global de positionnement par satellite (GPS) ou GNSS, et la définition des performances et interfaces requises de ces composants ;
d. La définition des opérateurs de communications avec lesquels l'équipement est prévu de fonctionner ;
e. Les procédures d'installation prévues, incluant la vérification des conditions environnementales, les prescriptions d'installation, la forme du procès-verbal d'installation, et, le cas échéant, les conditions de sous-traitance et la procédure d'agrément de l'installeur ;
f. La procédure de déclaration des modifications.
2. La description du système de suivi du navire par satellite ou par un dispositif hybride, selon le cas, qui inclut :
a. Le référentiel du processus de développement appliqué, par exemple les normes CMMI et ISO 9001 ;
b. La description du référentiel appliqué, par exemple la norme ISO 25051, et des dispositions mises en œuvre afin de respecter les exigences fonctionnelles et d'assurer la qualité du système de suivi du navire par satellite ou hybride, selon le cas ;
c. La procédure de mise à jour du dispositif prévue ;
d. La procédure de déclaration des modifications ;
e. Les tests de vérification qui sont prévus d'être mis en œuvre par le fournisseur.
3. La description des moyens mis en œuvre pour garantir la conformité des équipements matériels et logiciels au type.
4. Les procédures de maintenance et les procédures d'assistance technique pour le traitement des incidents matériels et logiciels.
5. Le procès-verbal de recette prévu par le fournisseur, la recette incluant la vérification d'aptitude et de service régulier logiciel et matériel.