Chaque fichier transmis par chaque bailleur est nommé comme suit :
 [ANNEE]_[NUM_ENV]_[IDENTPRO]_[N_FIC].CSV
 Avec :
 ANNEE = année en cours sur quatre positions ;
 NUM_ENV = numéro de l'envoi sur deux positions ;
 IDENTPRO = identifiant du bailleur sur neuf positions, communiqué au bailleur par le MEEDDM ;
 N_FIC = numéro du fichier dans l'envoi, sur trois positions. Ex : 001 pour le premier fichier de l'envoi et 002 pour le second.
 Dans le cas d'une transmission sous forme d'une archive ZIP contenant un ou plusieurs fichiers, l'archive est nommée sous la forme [ANNEE]_[NUM_ENV]_[IDENTPRO].ZIP.
 Lors de l'envoi, le bailleur indique les noms, prénoms, qualité et adresse électronique des personnes que le service statistique ministériel du logement peut contacter pour toute précision sur les fichiers et leur contenu.