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Comment éviter les erreurs de communication ?
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Les erreurs de communication peuvent être drôles, frustrantes ou énervantes. Pour les limiter, parlez clairement et défaites-vous de vos idées reçues. Assurez-vous auprès de votre interlocuteur que vous vous êtes bien fait comprendre. Lorsque vous communiquez par voie électronique, soyez clair(e), concis et instructif. Savoir écouter vous aidera aussi à éviter les malentendus. En vous impliquant dans vos conversations, vous limiterez les risques d'erreurs de communication.

1. Réfléchissez avant de parler.

Réfléchir aux mots que vous utilisez vous permettra d'organiser vos pensées et de vous préparer à dire quelque chose d'intéressant. En particulier si vous allez avoir une conversation importante, assurez-vous que vos mots soient organisés, afin de communiquer ce que vous avez à dire.

Souvenez-vous que votre attitude et votre ton communiqueront aussi beaucoup. Restez concentré(e) sur ce que vous dites et essayez de ne pas faire de digressions.
Si vous avez du mal à dire ce que vous avez à dire, notez quelques points pour vous assurer que vous pouvez couvrir tout ce qui doit l'être.
Marquez une pause avant de parler. Bien souvent, l'instinct est de plonger la tête la première dans la discussion. Cependant, en marquant des pauses intentionnelles et en prenant un moment pour rassembler vos pensées avant de parler, votre communication sera claire et votre audience vous écoutera plus facilement.

2. Retenez l'attention de votre auditeur.

Retenir l'attention d'une personne, c'est s'assurer qu'elle écoute et comprenne ce que l'on dit. Regardez-la dans les yeux et vérifiez qu'elle écoute. Si votre interlocuteur est distrait ou est occupé à autre chose, cherchez son attention ou réessayez à un autre moment. Si la personne parait distraite par autre chose, demandez-lui son attention en disant « Je dois m'assurer que tu comprennes cela » ou « J'apprécierais que tu me donnes toute ton attention. »

Si la personne semble distraite, dites-lui que vous lui parlerez plus tard lorsqu'elle sera plus disponible.
Par exemple, si vous devez parler à quelqu'un, mais que cette personne est au milieu d'autre chose, dites-lui que vous devez lui parler de quelque chose et voulez son attention.
Évitez de crier ou de l'interpeler vivement pour obtenir son attention. Allez voir la personne et parlez en tête à tête lorsque c'est possible.

3. Vérifiez vos idées reçues.

Vous pourrez penser que les gens comprennent ce que vous dites ou ce que vous leur demandez de faire. Cependant, clarifiez tout ce qui pourrait éveiller des doutes chez la personne. Par exemple, si vous donnez des directives, clarifiez tout ce que pourrait devoir faire la personne en préparation. Vous pourriez sous-estimer ou surestimer les connaissances ou les capacités de la personne et il sera donc préférable de lui poser la question.
Cela est tout particulièrement vrai si vous parlez à quelqu'un d'une autre culture que la vôtre. Vous pourriez être certain qu'il comprend l'argot ou le jargon, mais il sera mieux de le lui demander. Si la personne parait confuse, réexpliquez-lui.

4. Soyez courtois(e).

Être courtois dans votre communication signifie être ouvert, honnête et gentil. Ne dites rien de passif-agressif, sarcastique ou mesquin à la personne (ni à son sujet). Concentrez-vous à être aimable et dites ce que vous avez à dire, de façon à vous faire comprendre facilement. Si vous interrompez les gens, que vous êtes malpoli et irrespectueux, vous ne communiquerez pas efficacement.
Le sarcasme peut être facilement mal compris. Si vous faites cela pour être drôle, dire le contraire de ce que vous voulez réellement dire peut mener à bien des malentendus. Votre interlocuteur pourrait être confus quant à ce que vous voulez réellement dire. Le sarcasme peut également être pris pour de la méchanceté.

5. Assurez-vous que la personne comprenne.

Assurez-vous que votre interlocuteur vous comprenne bien. Vous pourriez simplement lui dire « Est-ce que cela fait du sens ? » ou « As-tu des questions ? » Cela donnera à la personne l'opportunité d'exprimer ses inquiétudes ou ses éventuels problèmes.

Cela aidera la personne à se sentir à l'aise pour poser des questions ou demander des clarifications.
Si vous donnez des directives, demandez-lui de répéter ce que vous avez dit, afin de vous assurer que la personne ait compris.
Dans certaines circonstances, vous pourriez lui résumer vos propos.
Par exemple : « Je veux simplement être clair. Nous allons commencer par travailler sur le compte Garcia, puis nous ferons une rapide réunion pour résoudre les problèmes de communication. C'est compris ? »

6. Suivez les évolutions.

Assurez le suivi avec la personne, afin d'être certain d'avoir communiqué efficacement. Par exemple, si vous avez envoyé un email, envoyez-en un autre pour demander « Comment ça se passe ? As-tu des questions ? » Si vous parlez à quelqu'un en face, revenez le voir un jour ou deux plus tard et dites-lui « Je viens aux nouvelles. Tout va bien  ? »
Si vous pensez avoir mal communiqué, profitez de ce moment pour communiquer clairement et éliminer les éventuels malentendus.

7. Comprenez le langage corporel.

Une grande partie de la communication est non verbale. Soyez attentif(ve), car cet aspect peut être très important. Regardez la personne dans les yeux et remarquez tout changement dans son regard. Tenez compte de la posture de la personne et de ses expressions faciales et voyez si elles sont changeantes. Si vous remarquez des différences, répétez la question ou demandez une clarification.

8. Écoutez attentivement.

Accordez toute votre attention lorsque la personne parle. La plupart des gens réfléchissent à ce qu'ils diront par la suite. Il est en fait préférable de rester concentré sur la personne qui parle. Les gens apprécient de se sentir écoutés et compris et l'une des meilleures façons d'amener ce sentiment est de recourir à l'écoute active. Orientez votre corps et inclinez-vous vers la personne. Ne vous tournez pas vers des distractions (comme votre téléphone) et soyez présent avec la personne.
Ne vous contentez pas d'entendre les mots que prononce la personne. Écoutez les informations et la façon dont elles sont communiquées. Par exemple, la voix de la personne pourrait changer lorsqu'elle parle de quelque chose ou lorsqu'elle se sent mal à l'aise.

9. Évitez d'interrompre votre interlocuteur.

Lorsque quelqu'un parle, faites votre possible pour ne pas l'interrompre. Laissez-le finir de s'exprimer avant de parler. Vous montrerez ainsi que vous l'écoutez et que vous accordez de l'importance à ce qu'il dit. Si vous avez tendance à couper la parole aux gens, vos interlocuteurs auront tendance à se sentir frustrés et à avoir du mal à communiquer tout ce qu'ils ont à dire.
Laisser la personne aller au bout de son idée, c'est l'écouter entièrement, sans vous préoccuper de vos propres mots. Ainsi, votre interlocuteur se sentira ainsi plus à l'aise pour partager tout ce qu'il a à dire et n'oubliera pas certains éléments parce que la conversation a été détournée.

10. Posez des questions.

Si quelque chose n'est pas clair ou s'il y a quoi que ce soit que vous ne comprenez pas bien, posez des questions ! Dites quelque chose comme « Pourriez-vous me préciser ce que vous voulez dire par... ? » ou « Je ne suis pas certain de comprendre... Pourriez-vous développer ? »
Si la personne parle encore et que vous ne voulez pas l'interrompre, notez les questions afin de ne pas les oublier.

11. Organisez les informations.

Si vous essayez de communiquer des informations, vous devrez être certain(e) que les informations parviennent efficacement à leur destinataire. Par exemple, si vous organisez un évènement, vous devrez donner des détails importants : le lieu, l'heure, et ce que chacun apportera. Précisez l'itinéraire ou les étapes à suivre et assurez-vous que les informations soient claires.
Avant d'envoyer les informations ou les invitations, vérifiez que vous avez donné tous les détails.

12. Soyez concis.

Lorsque vous communiquez par SMS ou par email, soyez direct. Un email trop long aura tendance à complexifier ce que vous essayez de dire. Par exemple, si vous demandez quelque chose, allez droit au but et faites-en la demande. Vous pourriez préciser pourquoi vous faites cette requête, mais n'allez pas dans les détails. Expliquez ce que vous voulez et terminez rapidement l'email ensuite.

Si vous prenez l'habitude d'écrire de longs SMS ou des emails interminables, les gens prendront l'habitude de les survoler au lieu de les lire avec soin. Si vous ne parvenez pas à raccourcir vos messages, pensez à noter les éléments les plus importants en premier.
Gardez en tête que les emails ne laissent pas entrevoir d'indices sociaux, comme les expressions faciales et le ton de la voix. Utilisez alors un langage clair et évitez les sarcasmes.
Les émojis sont bien utiles sur les réseaux sociaux, mais n'auront généralement pas leur place dans la plupart des emails professionnels.

13. Concentrez-vous sur un sujet.

Le message devra être aussi simple que possible. Ne radotez pas et ne donnez pas de détails inutiles. Évitez d'aborder plusieurs sujets dans un seul email. Il sera préférable de vous concentrer sur un sujet à la fois, au lieu de tout rassembler dans un seul email. Si vous avez plusieurs sujets à aborder, abordez-les dans des emails différents. Ainsi, le destinataire pourra supprimer chaque email au fur et à mesure qu'il les traite. Il aura ainsi moins tendance à oublier un point.
Si vous tenez à aborder plusieurs sujets d'un coup, séparez-les clairement. Utilisez des puces ou autres organisations pour clarifier votre contenu.

14. Allez droit au but.

Vous pourriez commencer le message par « Comment ça va ? » ou autre amabilité, mais ne passez pas trop de temps à parler de quelque chose qui n'a rien à voir avec ce que vous voulez. Précisez votre requête ou l'information que vous voulez partager avec cette personne. Ne tournez pas autour du pot et ne faites pas durer le suspens. Allez droit au but et dites ce que vous avez à dire.