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Comment calculer un équivalent temps plein (ETP) ?
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L'équivalent temps plein sert à mesurer le travail fourni par un employé. Il est égal à 1 pour un employé à plein temps. Pour une entreprise, cette donnée représente la somme des équivalents temps plein de ses employés. Afin de calculer un équivalent temps plein (ETP), vous devrez additionner toutes les heures travaillées par les salariés à plein temps et à temps partiel, puis diviser le résultat par le nombre d'heures travaillées annuellement par un employé à temps plein. Ainsi, ce chiffre reflète la capacité de travail de l'entreprise, indépendamment du nombre réel de ses salariés et des variations des heures travaillées pendant une période donnée. Ce chiffre est utilisé dans certains cas par des services gouvernementaux, notamment pour des questions règlementaires. Actuellement, ce calcul ne tient pas compte des travailleurs saisonniers et temporaires.

1. Déterminez les heures de travail des employés à temps partiel.

Pour ce faire, il suffit de consulter les registres comptables de l'entreprise. Cette méthode s'applique aux sociétés qui emploient des travailleurs à temps partiel et à temps plein.

Multipliez le total des heures hebdomadaires par le nombre de semaines de travail de l'employé à temps partiel.  :

un employé à temps partiel a travaillé pendant 30 semaines à raison de 15 h par semaine : 1 × 15 × 30 = 450 h ;
deux salariés à temps partiel ont travaillé pendant 40 semaines à raison de 20 heures chacun : 2 × 20 × 40 = 1 600 h.

Faites la somme des résultats pour obtenir le total des heures à temps partiel.

 : 450 + 1 600 = 2 050 h.

2. Calculez le nombre d'heures de travail des salariés à plein temps par période.

Un salarié à temps plein est une personne qui travaille 40 heures au maximum et 30 heures au minimum par semaine, pendant plus de 120 jours par an.

Multipliez le nombre de travailleurs par 40, soit 8 h (par jour) × 5 j (par semaine).

 : 6 employés à temps plein : 6 × 40 = 240 h.

Multipliez le résultat par 52, pour avoir le nombre annuel d'heures.

 : 240 × 52 = 12 480 h.

3. Trouvez le total des heures ouvrées.

Vous devrez additionner les heures des employés à temps partiel et celles des employés à temps plein. Vous obtiendrez ainsi le nombre total d'heures travaillées par tous les employés.

 : 12 480 (plein temps) + 1 600 (temps partiel) = 14 080 h.

4. Terminez vos calculs.

Divisez le nombre total d'heures ouvrées par le nombre d'heures à temps plein. Le résultat correspond à l'équivalent temps plein de l'entreprise pour une période donnée.

Les heures des vacances et des congés payés (congé de maladie, congé de maternité ou de paternité, etc.) sont déjà prises en compte dans le calcul des heures de travail. Par conséquent, vous n'avez pas besoin de les déterminer.
Divisez le nombre total d'heures par 2 080. Ce nombre est invariable. Il est déterminé en faisant l'opération suivante : 8 h (par jour) × 5 j (par semaine) × 52 semaines par année. Cette dernière opération vous aidera à calculer l'équivalent temps plein annuel de votre entreprise.

 : 14 080 (total des heures) ÷ 2 080 = 6,769 ETP

Divisez le total des heures par 173,33 pour obtenir un ETP mensuel.

 : 4 000 heures pour le mois de février ÷ 173,33 = 23,07 ETP

Divisez le nombre total d'heures par 8 pour obtenir l'ETP par jour.

 : 80 heures ÷ 8 = 10 ETP

5. Trouvez une calculatrice d'ETP en ligne.

Cet outil vous permet de calculer un équivalent temps plein (ETP). Vous n'aurez qu'à saisir le nombre de vos employés à temps plein et le nombre d'heures travaillées hebdomadairement par les salariés à temps partiel. Puis, la calculatrice en ligne fera les opérations et vous donnera une valeur estimée de l'ETP. Vous pouvez utiliser une calculatrice performante en cliquant sur ce lien ou sur celui-ci.

6. Rassemblez les données concernant vos travailleurs.

Vous aurez besoin du nombre total de salariés à plein temps et des heures ouvrées par vos employés à temps partiel. Ces données se trouvent dans vos documents comptables. N'oubliez pas que les salariés à plein temps travaillent plus de 30 heures par semaine.

7. Introduisez vos données.

Vous ferez cette opération en remplissant correctement les différents champs de la calculatrice. Veillez à vérifier si vous avez saisi un nombre d'heures hebdomadaires, mensuelles ou annuelles et rectifiez vos données en conséquence. Pour obtenir un bon résultat, contrôlez vos informations avant de cliquer sur le bouton calculer.

8. Utilisez le résultat pour faire une estimation.

N'oubliez pas que cette méthode n'est pas précise. Vous pouvez l'utiliser pour avoir une idée approximative sur votre ETP ou pour des raisons pédagogiques. D'autre part, vos calculs ne doivent jamais remplacer un conseil juridique ou fiscal donné par un professionnel. Si vous avez besoin d'un calcul exact pour des raisons professionnelles, vous devrez appliquer une autre méthode.

9. Faites appel à un professionnel.

Chargez un expert fiscal pour déterminer l'équivalent temps plein de votre entreprise. Un ETP est un indicateur très important et vous devrez vous assurer que le vôtre est calculé correctement. En effet, une erreur dans vos calculs peut avoir des conséquences négatives sur votre entreprise, notamment concernant les prévisions des bénéfices, les taxes et d'autres questions. Donc, si vous n'êtes pas certain de bien calculer votre ETP, n'hésitez pas à demander l'assistance d'un comptable expérimenté.

Vous devrez lui fournir des renseignements importants sur votre entreprise afin qu'il puisse faire le calcul.
L'expert aura besoin d'accéder aux dossiers de vos employés, vos documents fiscaux ou des documents analogues.

10. Demandez l'aide d'un conseiller juridique.

Certains avocats ont de l'expérience dans ce domaine et ils seront en mesure de vous aider à faire vos calculs correctement. Vous pouvez aussi vous adresser à des conseillers juridiques ou fiscaux de l'entreprise.

11. Utilisez l'ETP pour fixer les indicateurs de performance de l'entreprise.

L'ETP peut être très utile pour évaluer le nombre d'employés nécessaires au fonctionnement d'une entreprise ou à la réalisation de certaines activités. Les entrepreneurs peuvent également suivre plus précisément la croissance générale de leurs effectifs dans le temps, en analysant l'évolution de l'ETP de l'entreprise. Cet indicateur peut être comparé à d'autres pour vérifier l'impact des employés supplémentaires sur la rentabilité et les revenus de l'entreprise.

Si vous avez des employés à mi-temps, vous voudrez peut-être convertir leur temps de travail pour avoir l'équivalent à temps complet.
L'ETP permet aussi de comparer les revenus aux nombres d'employés, ce qui peut être utile pour prendre des décisions stratégiques concernant votre budget et le nombre d'employés nécessaires.

12. Calculez l'ETP pour l'assurance maladie.

Dans certains pays, un ETP peut servir à appuyer l'éligibilité d'une entreprise à des programmes d'assurance maladie avantageux. Plus précisément aux États-Unis, le programme (SHOP) concernant la santé dans les petites entreprises est accessible uniquement à celles qui ont moins de 50 ETP. Ce programme offre des polices d'assurance abordables et avantageuses pour les entrepreneurs et leurs employés. Cependant, pour être complètement éligibles, les entreprises doivent répondre à d'autres exigences.

13. Utilisez l'ETP pour calculer le nombre d'élèves inscrits.

L'ETP est aussi utilisé dans le sens recrutement équivalent temps plein. Cet indicateur sert aux universités et aux établissements d'enseignement à faire le suivi des inscriptions des étudiants à plein temps et à temps partiel. Au lieu des heures de travail, on compte les heures de cours. Dans cette situation, les étudiants à temps plein sont ceux qui ont une charge de cours complète, c'est-à-dire douze heures par semaine. Si le nombre d'heures de cours est inférieur à douze, l'étudiant est considéré comme étant à temps partiel. Cependant, certains établissements peuvent prendre en compte d'autres critères pour faire leur calcul.