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Comment ranger ses dossiers au bureau ?
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Vous croulez sous les papiers et les dossiers s'entassent sur votre bureau ? Remettre de l'ordre dans tout cela ne sera pas une tâche aisée, mais ne la compliquez pas inutilement. En préparant correctement l'organisation et en choisissant un système adapté, vos dossiers seront parfaitement en ordre et vous trouverez les documents importants dès que vous en aurez besoin. Après avoir mis de l'ordre dans vos papiers, prenez soin de vous en tenir au système choisi, afin que vos dossiers soient toujours rangés !

1. Créez des catégories.

Pour ranger vos papiers, la première chose à faire sera de décider des catégories principales selon lesquelles vous les classerez. Les catégories dépendront de votre profession, mais le système général demeurera le même. Vous devrez choisir un système qui fasse sens pour votre situation particulière.
Par exemple, si vous travaillez dans un cabinet d'avocat et devez classer les dossiers des clients, vous pourriez les ranger par types de cas : contentieux, authentification, entreprise, administratif, etc.

2. Établissez les sous-catégories.

Vous pourrez ranger les documents contenus dans une catégorie avec plus de précision, en les classant en différentes sous-catégories. Chaque papier à classer pourra être défini par deux termes : celui de la catégorie générale, et celui de la sous-catégorie.
Par exemple, pour classer des documents financiers, vous pourriez utiliser la catégorie générale « décaissement », puis créer les sous-catégories « vendeurs », « fournisseurs », « services », « frais administratifs et professionnels ».

3. Utilisez un système de code couleur.

Cette approche est certes très simple, mais elle sera un moyen très efficace de ranger vos documents et de les retrouver d'un coup d'œil. Déterminez le nombre de catégories que comprendra votre système, puis utilisez le nombre correspondant de couleurs de chemises.
Au lieu d'utiliser des chemises entièrement colorées, vous pourrez aussi utiliser des chemises classiques en kraft et vous procurer des autocollants de différentes couleurs. Il vous suffira alors de coller les autocollants sur l'onglet de la chemise, sur son bord ou sur les deux, pour une meilleure visibilité.

4. Étiquetez les dossiers.

Chacun de vos dossiers devra maintenant trouver sa place. Sur l'onglet de chaque dossier, inscrivez clairement le nom de la catégorie à laquelle il correspond, afin de savoir où le ranger. L'étiquette de chaque dossier devra faire apparaitre le nom de la catégorie générale, suivi de celui de la sous-catégorie. Par exemple, un dossier contenant des reçus de paiement à vos vendeurs fera apparaitre « décaissements / vendeurs ».

Les étiquettes des dossiers devront être imprimées aussi nettement et uniformément que possible. Vous pourrez vous procurer un logiciel qui vous permettra de formater vos étiquettes, pour les créer et les imprimer depuis votre ordinateur.
Si vous créez vos étiquettes sur votre ordinateur, utilisez toujours la même police et la même taille de police. Si vous faites vos étiquettes à la main, écrivez aussi nettement et régulièrement que possible.

5. Triez les dossiers par ordre alphabétique.

Une fois que vous avez établi votre système de classement et que vous avez préparé les dossiers dans lesquels vous rangerez vos documents, vous devrez encore les mettre dans le bon ordre. Classez les dossiers des catégories générales par ordre alphabétique. Dans chaque dossier, les sous-catégories devront également être classées par ordre alphabétique.
Vous pourrez choisir de classer certaines informations par date, plutôt que par sujet. Dans ce cas, vous devrez déterminer vous-même s'il sera plus efficace de ranger les documents du plus ancien au plus récent ou inversement.

6. Laissez une dizaine de centimètres d'espace libre dans chaque tiroir.

Lorsque vous mettez votre système en place, vous devrez prévoir l'expansion des dossiers. Au fil du temps, vous recevrez toujours plus de papiers à ranger dans vos chemises. Laissez la place à vos dossiers de s'épaissir. Sinon, vous serez tôt ou tard confronté(e) à la tâche difficile de déplacer des sections entières, pour parvenir à ranger tous vos documents.

7. Rassemblez tous les documents à ranger.

Si vous avez un tas de feuilles qui n'ont jamais été classées et sont entassées sans aucune logique, vous devrez commencer par les rassembler en une seule pile. Vous pourrez ainsi commencer le processus.

8. Séparez les papiers en deux groupes : à traiter et à classer

. La première étape sera de faire une pile de tous les documents qui doivent être traités immédiatement. Ces papiers ne seront pas à ranger ou vous oublierez probablement de faire ce qui est attendu de vous. Mettez ce dossier « à traiter » de côté, afin de pouvoir vous y atteler prochainement. Attaquez-vous ensuite aux documents restants.
Triez le dossier « à traiter ». Les documents qui doivent être traités immédiatement devront être triés en différents sous-groupes, selon l'action exigée. Par exemple, créez des sous-catégories telles que « appels », « courriers », « livraisons » et « paiements ».

9. Saisissez chaque papier.

Alors que vous triez les feuilles volantes, saisissez chacune d'entre elles et décidez ce que vous en ferez. Prenez le papier, lisez-le brièvement et déterminez à quelles catégorie et sous-catégorie il correspond. Puis, rangez-le. En procédant ainsi, vous travaillerez plus efficacement et vous gagnerez du temps, en ne traitant chaque document qu'une fois seulement.
Alors que vous prenez chaque document, vous devrez également déterminer s'il vous faudra réellement le conserver. Si le papier correspond à une opération terminée et dont vous n'avez pas besoin de conserver une trace, jetez-le au lieu de le classer.

10. Dépliez les documents.

Les documents que vous classez vous seront pour beaucoup arrivés par courrier, pliés dans une enveloppe. Sortez-les de leur enveloppe, ouvrez-les entièrement et après seulement, classez-les. En rangeant les papiers de cette façon, vos dossiers rentreront mieux dans vos tiroirs, sans faire de bosse au niveau des feuilles pliées.

Déterminez si vous devez conserver certaines enveloppes. Dans la plupart des cas, les enveloppes ne servent à rien et pourront être jetées à la poubelle. Cependant, si vous pensez avoir besoin d'un accusé de réception ou d'un cachet postal, agrafez l'enveloppe aux papiers qu'elle contenait et conservez-les ensemble.
Les feuilles correspondant au même cas devront être agrafées les unes aux autres. Cela évitera qu'elles se dispersent et se perdent. Préférez les agrafes aux trombones. Les agrafes prennent moins de place dans le dossier et ne risqueront pas de glisser.

11. Utilisez une corbeille « à trier ».

Lorsque vous recevez de nouveaux courriers ou lorsque vous vous retrouvez avec de nouveaux documents, vous ne pourrez pas toujours les classer tout de suite. Placez tous ces papiers en un seul et même endroit et triez-les lorsque vous en avez le temps. Placez une corbeille « à classer » sur votre bureau et conservez-y tous les documents jusqu'à ce que vous puissiez les ranger.

12. Réservez un créneau au rangement de vos papiers.

Si vous le pouvez, consacrez chaque jour ou chaque semaine un moment au rangement de vos papiers. En intégrant cette tâche à votre routine, vous éviterez de laisser s'entasser les papiers en désordre.

Par exemple, vous pourriez réserver la dernière demi-heure de votre journée de travail au classement de vos papiers. Si ce temps ne suffit pas, vous pourriez vous atteler à cette tâche deux fois par jour, juste avant d'aller déjeuner et juste avant de rentrer chez vous le soir.
Les clés du succès sont la rigueur et la répétition.

13. Assurez-vous que vos collègues comprennent le système.

Si vous êtes la seule personne à accéder à vos dossiers, vous devriez facilement pouvoir les maintenir en ordre. Cependant, si d'autres personnes auront besoin d'aller chercher eux-mêmes les documents dans les tiroirs, vous devrez vous assurer qu'elles comprennent (et respectent !) le système que vous avez établi. La mise en place d'un système de rangement ne vous servira à rien si les papiers ne sont pas placés dans les bons dossiers.
Il pourrait être plus efficace de proposer de chercher et ranger vous-même les documents dont vos collègues auront besoin. Dans ce cas, demandez-leur de vous les rapporter, au lieu de les ranger eux-mêmes. Vous serez ainsi certain(e) que tout reste en ordre.

14. Conservez les documents importants en sécurité.

Certains papiers devront être conservés à part, dans un lieu spécial. Certains documents devront par exemple être rangés dans un coffre-fort ou un coffre antifeu. Vous pourriez même devoir conserver certains papiers hors site, dans un coffre à la banque ou au bureau de l'avocat de votre entreprise.

15. Reprenez régulièrement vos dossiers.

Au moins une fois par an, plus fréquemment si nécessaire, vous devrez prendre un moment pour passer vos dossiers en revue. Le but de l'opération sera de déterminer si certains papiers ou dossiers entiers sont à jeter ou à déplacer vers les archives. Si un document n'a plus aucune utilité, jetez-le. S'il s'agit d'un papier dont vous ne pensez pas avoir besoin régulièrement, mais dont vous devez garder une trace, envoyez-le aux archives.