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Comment rédiger un rapport de sondage ?
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Dès que vous finissez de mener un sondage, la dernière étape est de rédiger un rapport. Cela revient à décrire votre étude, les résultats et toute tendance révélée. La majorité des rapports de sondage respectent un canevas classique, qui est réparti en rubriques et dont chacune a un but précis. Remplissez-les de façon appropriée et relisez l'ensemble du document pour obtenir un rapport soigné et professionnel.

1. Divisez le rapport en des parties distinctes avec des titres.

Les rapports de sondage présentent habituellement des titres pour chaque rubrique. Bien qu'il soit possible de noter de petites variances, les rubriques sont souvent identiques. Les sections classiques d'un rapport sont les suivantes  :

page de titre,
table des matières,
sommaire,
contexte et objectifs,
méthodologie,
résultats,
conclusion et recommandations,
annexes.

2. Rédigez une note de synthèse sur une ou deux pages.

Cette section doit se trouver à l'entame du document, après la table des matières. Une note de synthèse présente les points saillants du rapport en quelques pages. Elle comprend :

la méthodologie d'enquête,
les principaux résultats d'enquête,
les conclusions tirées des résultats du sondage,
les recommandations basées sur les résultats.

3. Indiquez les objectifs de l'étude dans la partie dédiée au contexte.

Commencez cette rubrique en expliquant pourquoi l'étude a été menée. Expliquez l'hypothèse et les objectifs du sondage. Normalement, il n'est pas nécessaire de rédiger plus d'une page. Veillez à identifier les points suivants.

La population cible ou étudiée : qui fait l'objet de l'étude ? Appartient-elle à un certain groupe d'âge, groupe culturel, à une certaine religion, croyance politique ou autre pratique courante ?
Les variables de l'étude : sur quoi porte l'enquête ? Le sondage cherche-t-il à établir une corrélation ou une relation entre deux choses ?
Le but de l'enquête : quelle utilisation sera faite de ces informations ? Quelles nouvelles données cette étude peut-elle révéler ?

4. Présentez le contexte en présentant des recherches et études similaires.

Cela peut être utile pour comprendre si vos résultats confirment ou infirment les croyances actuelles sur la question. Rédigez deux pages ou plus en expliquant la question visée et la façon dont d'autres chercheurs l'ont abordée.

Recherchez des études effectuées par des chercheurs en consultant les revues universitaires évaluées par des paires. De plus, consultez les rapports issus des entreprises, des organisations, des journaux ou des groupes de réflexion du même genre.
Comparez leurs résultats aux vôtres. Vos résultats appuient-ils ou sont-ils en contradiction avec leurs affirmations ? Quelles nouvelles informations votre rapport apporte-t-il ?
Faites une description de la question, en l'étayant par des données probantes évaluées par des pairs. Indiquez ce que vous essayez d'apprendre et expliquez pourquoi d'autres sondages n'y sont pas parvenus.

5. Expliquez comment l'étude a été menée.

La rubrique consacrée à la méthodologie aide le lecteur à comprendre la manière dont l'étude a été menée. Elle succède à la rubrique consacrée au contexte et aux objectifs. Selon la complexité de votre enquête, cette rubrique peut compter plusieurs pages. Voici quelques points que vous devriez aborder dans cette section.

Qui avez-vous interrogé ? De quelle manière pouvez-vous définir l'âge, le sexe et les autres caractéristiques de ces groupes ?
Avez-vous conduit le sondage par courriel, téléphone, site web ou entretiens individuels ?
Les participants ont-ils été choisis au hasard ou pour une certaine raison ?
Quelle était la taille de l'échantillon ? Autrement dit, combien de personnes ont répondu à vos questions ?
Les participants ont-ils reçu quelque chose en échange pour remplir le formulaire de sondage ?

6. Décrivez le type de questions posées dans la méthodologie.

Les types de questions courantes sont les questions à choix multiples, les entrevues et les échelles de notation (encore appelées échelles d'évaluation). Décrivez ici le thème général des questions, en donnant quelques exemples.

Par exemple, vous pourriez résumer le thème général de vos questions comme suit : « Nous avons demandé aux participants de répondre à des questions sur leur routine quotidienne et leurs habitudes alimentaires. »
Ne posez pas toutes les questions dans cette rubrique. Votre questionnaire devrait être inclus dans la première annexe (Annexe A).

7. Présentez les résultats dans une rubrique distincte.

Une fois que vous aurez détaillé votre méthodologie, créez une nouvelle rubrique pour montrer les résultats issus de l'enquête. Cette section peut couvrir plusieurs pages. Au besoin, utilisez des puces pour faciliter la lecture de certains de vos résultats.

Au cas où vous auriez interrogé des personnes, sélectionnez quelques réponses pertinentes et mentionnez-les dans cette rubrique. Référez le lecteur au questionnaire complet, qui se trouve en annexe.
Si votre enquête comporte plusieurs rubriques, présentez séparément les résultats de chaque section. Pour chaque rubrique, il faut un sous-titre.
Évitez de faire des commentaires sur les résultats dans cette partie. Il faut juste présenter les données à l'aide de statistiques, d'exemples de réponses puis de données quantitatives.
Ajoutez des graphiques, des tableaux ainsi que d'autres représentations visuelles de vos données dans cette rubrique.

8. Spécifiez toute tendance intéressante dans la section des résultats.

Vous avez probablement beaucoup d'informations. Pour que vos lecteurs comprennent l'importance de votre sondage, vous pouvez mettre en évidence les tendances, les évolutions ou les observations intéressantes.

Par exemple, des individus d'un groupe d'âge similaire répondent-ils de façon identique à une même question ?
Examinez les questions qui présentent le plus de réponses du même genre. Cela indique que la majorité des personnes répondent de la même façon à la question. Quelle est votre déduction ?

9. Énoncez les implications de l'étude en début de conclusion.

Au début de cette rubrique, rédigez un paragraphe résumant les principaux points à retenir de cette étude. Demandez-vous ce que le lecteur devrait apprendre de ce sondage.

Ici, vous pouvez vous départir du ton objectif qui caractérisait le travail jusque-là. Vous pourriez dire si le lecteur devrait être alarmé, inquiet ou intrigué par un fait.
Par exemple, vous pourriez mettre en relief les faiblesses de la politique actuelle ou mentionner en quoi l'étude démontre que les pratiques actuelles sont efficaces.

10. Faites des recommandations.

Dès que vous aurez exposé les résultats de votre sondage, précisez clairement ce que le lecteur devrait retenir. Que révèlent les données ? Quelles mesures les gens devraient-ils prendre selon les résultats ? Cette section peut faire quelques paragraphes, voir quelques pages. Voici quelques recommandations que vous pourriez aborder ici.

Ce sujet doit faire l'objet de recherches plus poussées.
Les lignes directrices ou la politique actuelle doivent être amendées.
La société ou l'institution doit prendre des dispositions.

11. Insérez des graphiques, tableaux, sondages et témoignages en annexe.

Le questionnaire d'enquête doit constituer la première annexe (l'annexe A). Copiez et collez l'ensemble de l'enquête dans cette rubrique. Vous pouvez ajouter des annexes montrant vos données statistiques, les résultats des entrevues, un glossaire des termes techniques et les données graphiques.

Les annexes portent généralement une lettre. Par exemple : l'annexe A, l'annexe B, l'annexe C, ainsi de suite.
Vous pouvez indiquer dans tout le document au lecteur de consulter les annexes. Par exemple, vous pouvez écrire ceci : « voir l'annexe A pour le questionnaire » ou « nous avons posé 20 questions aux participants (annexe A) ».

12. Mettez une page de titre et une table de matières au début.

Elles doivent figurer aux deux premières pages du document. La première page doit porter le titre, votre nom et votre institution. La deuxième quant à elle devrait être une table des matières.
La table des matières devrait indiquer les numéros de page pour chaque rubrique (ou titre) du rapport.

13. Utilisez le style approprié pour formater votre document.

Dans certains domaines professionnels, il se peut que l'on vous demande de formater le rapport selon un style spécifique. Les plus couramment utilisés pour les rapports d'étude sont les suivants : la norme APA et la norme Chicago Manual of Style.

En règle générale, évoquez l'information à l'aide de citations entre parenthèses dans le texte. Précisez le nom de l'auteur et d'autres renseignements, tels que le numéro de page ou l'année de publication, entre parenthèses en fin d'une phrase.
Certaines organisations professionnelles peuvent avoir leurs propres directives. Consultez-les pour plus d'informations.
Si vous n'êtes pas obligé de suivre un style particulier, assurez-vous que le format du document est uniforme. Utilisez le même espacement, la même taille de police, la même police et les mêmes citations dans tout le rapport.

14. Optez pour un style clair, objectif tout au long de la rédaction.

Souvenez-vous que votre travail est de présenter les résultats du sondage. N'essayez pas de porter des jugements sur les participants ou les résultats. Ne faites des recommandations que dans la dernière rubrique du rapport.
N'exprimez aucune opinion sur les résultats au fur et à mesure que vous les écrivez. Par exemple, évitez la tournure suivante : « L'étude montre une tendance inquiétante à l'augmentation de la consommation de stupéfiants et elle doit être freinée. » Écrivez tout simplement : « Les résultats montrent un accroissement de la toxicomanie. »

15. Employez des phrases concises et simples.

Présentez les informations le plus simplement possible. Évitez d'employer un langage fleuri et des tournures complexes. Sachant que certaines études portent sur des sujets complexes, une rédaction simple aidera le lecteur à mieux comprendre vos résultats.

Si vous hésitez entre un terme simple et un terme complexe, choisissez le plus simple. Par exemple, au lieu d'écrire « 1 civil sur 10 avoue avoir recours aux boissons alcoolisées trois fois par jour, » dites simplement : « 1 personne sur 10 déclare boire de l'alcool 3 fois par jour. »
Supprimez les phrases et mots inutiles. Par exemple, au lieu d'écrire « Afin de déterminer la fréquence d'adoption des chiens, » dites juste « Pour connaitre la fréquence d'adoption des chiens. »

16. Révisez le document correctement avant de le soumettre.

Assurez-vous qu'il ne contient ni fautes grammaticales, ni fautes d'orthographe ou d'autres natures. Avant soumission du rapport à votre supérieur ou votre professeur, vérifiez que le format est correct.

Assurez-vous d'avoir numéroté les pages au bas. Vérifiez également que votre table des matières contient les bons numéros de page.
N'oubliez pas que l'outil de vérification orthographique intégré dans les logiciels de traitement de texte ne détecte pas toutes les erreurs. Demandez à une tierce personne de relire votre rapport pour vous aider à détecter ces coquilles.