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Comment rédiger un document de spécifications techniques ?
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Un document de spécifications techniques est un document contenant des règles et des exigences qui doivent être satisfaites par un produit ou les composants d'un produit. Les produits qui ne répondent pas aux exigences et aux règles contenues dans le document ne respectent pas les spécifications et sont généralement considérés comme non conformes. De tels documents sont utilisés lors de l'émission d'un contrat de services ou de produits techniques. En d'autres termes, les caractéristiques techniques définissent les exigences servant à honorer un contrat et vous pouvez facilement apprendre à rédiger un tel document en quelques étapes.

1. Décidez de suivre un format ouvert ou fermé.

Envisagez de suivre un format ouvert. Une spécification technique est dite ouverte lorsqu'on ne décrit que les performances à réaliser, sans expliquer la démarche à suivre dans le document. En conséquence, l'entreprise qui crée un produit ou un composant d'assemblage peut choisir de satisfaire les spécifications comme bon lui semble. Par exemple, si vous écrivez un document sur la façon de stocker une mémoire informatique, vous n'avez pas besoin de spécifier le moyen par lequel les données seront stockées.
Envisagez de suivre un format fermé. En plus d'expliquer la performance à réaliser, une spécification technique dite fermée décrit également les outils à utiliser, le procédé à suivre et le déroulement de production des sous-ensembles. Par exemple, si vous devez écrire un document de spécification concernant un ensemble de levage, vous devez préciser que la fabrication des produits ou des composants d'un produit doit se faire à partir d'une énergie hydraulique.

2. Déterminez les besoins.

Assurez-vous d'évaluer toutes les spécifications afin de déterminer si elles sont nécessaires à la réalisation des processus de fabrication.

3. Définissez votre style d'écriture.

Employez des phrases courtes et directes.
Évitez d'utiliser des pronoms relatifs. Mentionnez ce que vous voulez dire clairement dans le texte.
Décrivez les termes techniques et les abréviations couramment utilisés dans le domaine. Pour pouvoir expliquer clairement les termes techniques, prévoyez une section de définition au début du document.

4. Faites une table des matières.

Organisez le contenu de votre document, de telle sorte que les conditions générales du produit ou du processus d'assemblage soient présentées en premier, suivies d'autres sous-sections plus détaillées ou de spécifications supplémentaires pour l'assemblage partiel.

5. Listez toutes les exigences qui doivent être respectées.

Utilisez le verbe « devoir » pour définir une condition requise. Les exigences décrites doivent être appliquées entièrement et de manière adéquate. Considérez les facteurs suivants et ajoutez-en d'autres si nécessaire.

Déterminez le poids ou les dimensions du produit en conséquence.
Décrivez intégralement les conditions extérieures propices à la réalisation des différentes étapes du processus de fabrication. Si un produit peut perdre en qualité quand il est exposé à l'humidité ou aux températures extrêmes, faites-le savoir dans votre document.
Faites ressortir certaines limites qualitatives du produit ou du processus d'assemblage.
Déterminez les normes de fabrication ou de sécurité de tierces parties à appliquer au produit ou aux composantes d'un produit. Par exemple, vous pourriez exiger qu'un produit soit admissible à la certification BPF (Bonnes pratiques de fabrication).
Décrivez les spécifications techniques qui sont propres à chaque produit ou à chacune des étapes du processus d'assemblage. Par exemple, pour la fabrication d'un ensemble électronique, vous pouvez spécifier les exigences pour ce qui est de la vitesse de traitement ou des interfaces électroniques du produit, tandis que pour un composant mécanique, vous pouvez spécifier la rigidité et la capacité de charge.
Précisez la durée du produit. Si le produit nécessite une maintenance ou un calibrage périodique, incluez une description détaillée du processus à suivre dans le document. Le document doit aussi préciser les conditions acceptables dans lesquelles l'entretien ou l'étalonnage du produit sera réalisé, ainsi que la fréquence à laquelle cela se fera.

6. Assignez un titre et un numéro de contrôle au document.

N'oubliez pas de préciser la possibilité d'y apporter des révisions.

7. Spécifiez les responsables pouvant exécuter le document et le modifier.

Prévoyez des espaces pour les signatures.

8. Lisez votre document d'un œil critique.

Mettez-vous à la place d'un exécutant inexpérimenté ou d'un directeur général qui veut minimiser les couts en contournant les spécifications dans la mesure du possible. Ensuite, ajustez les spécifications au besoin pour fournir la totalité des ressources requises par le conseil d'administration et pour combler les lacunes.