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Taxe : formulaire papier 1099
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Vous pouvez les imprimer sur n'importe quel papier approuvé par l'IRS, vous n'êtes pas obligé d'utiliser des formulaires pré-imprimés. L'IRS publie des spécifications pour le papier dont l'utilisation est approuvée pour ces types de formulaires (109*, W*, etc.). Voici la raison pour laquelle c'est important : même le moindre écart peut entraîner une numérisation incorrecte et peut affecter les montants d'argent déclarés pour les employés. Notez que certaines parties de ces formulaires sont de couleurs différentes (1099-MISC copie A). Ceci est important, et l'utilisation d'une couleur incorrecte affectera les mécanismes IRS OCR. Les formulaires pour les particuliers sont moins compliqués en ce qui concerne les spécifications techniques, car les particuliers doivent les remplir et, à ce titre, toute complication alourdira inutilement les citoyens. Tous les formulaires 109*, W*, etc. ne sont pas légalement tenus d'être remplis par tous les citoyens. Vous n'êtes tenu de les déposer que si vous avez choisi de faire des affaires ou si vous avez choisi d'employer d'autres personnes. En tant que tel, l'utilisation de logiciels professionnels et de formulaires spéciaux représente un coût pour votre entreprise, et non une taxe comme ce serait le cas si cela avait été obligatoire pour tout le monde. Les erreurs dans les formulaires individuels dues à l'échec de l'OCR ou à autre chose seront remarquées par les contribuables (moins/plus de remboursement, etc.) ou par la correspondance interne et la vérification croisée. Cependant, les formulaires 109* et W* alimentent ce système d'appariement et de recoupement et sont considérés comme source de vérité par celui-ci, et à ce titre leur traitement doit être beaucoup plus fiable et précis.