messages.content: 如何编写标准作业程序
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messages.content: 标准作业程序（SOP）是由多条循序渐进的信息组成的文档，内容为如何执行一项任务的说明。现在你可能需要对现有的标准作业程序（以下简称为SOP）做修改和更新，或者你可能需要从头开始编写。这听起来令人望而生畏，但它其实只是一个非常全面的检查列表而已。从第一步开始阅读吧！
  
  ## 格式化SOP
  
  **1. 选择格式。**写SOP的方法没有对或错。然而，你的公司可能已经有了许多SOP，你可以用来作为参考指南，它们能让你知道如何编写程序会比较好。如果是这样的话，建议你使用预先存在的SOP作为模板。如果没有，你有以下几个选择：
  
  简单的分步式。这个格式适用于那些很短的例行程序，这些程序没有多少种可能的结果，但却是相当重要的。除了必要的文档和安全指导方针，它其实只是由一些告诉读者该做什么的项目符号构成的简单句。
  
  层次化的分步式。这通常是用于含有超过十个步骤的长期过程，或是涉及一些决策、说明和术语的分步式。一般来说，这种SOP是在一个特定的顺序包含主要步骤与所有子步骤的列表。
  
  流程图格式。如果该程序更像是一个内含无数可能结果的地图，那么你可能最好选择流程图。当你认为并不是所有结果都可以预测到的时候，你就应该选择该格式。
  
  **2. 考虑到受众。**在写你的SOP时，你要考虑到三个主要因素：
  
  受众的先备知识。他们熟悉你的组织及其程序吗？他们了解相关术语吗？你的语言需要有与读者拥有的知识相匹配。
  
  受众的语言能力。有没有可能有一些人虽然不懂你的母语，但是会去阅读你的SOP？如果你认为这是一个问题，那么在SOP中包括大量的带注释的图片和图表就是一个好主意。
  
  受众群的规模。如果多人同时阅读你的SOP（他们的角色不同），你应该将格式文档设计得更像对话：在用户1完成一个动作后，用户2紧随其后，如此类推。这样，每个读者就都可以知道自己在这个组织体中的地位和作用。
  
  **3. 反省自身的知识。**你需要考虑的内容包括：你是编程的最好人选吗？你知道这个过程需要什么吗？它会如何出错？如何使它安全？如果你觉得自己知识不够，你最好将它移交给别人。一个写得很糟糕的甚至是不准确的SOP不仅会降低效率，导致工作失败，甚至也会留下安全隐患，对你的团队及周围环境都会造成不利影响。简而言之，你不应该冒这种风险。
  如果这是一个已经被分配好了的项目，且你觉得有必要或义务完成它时，不要羞于向那些每天一起共事的人寻求帮助以完成程序。进行访谈是在编写每一个正常的SOP过程中都非常必要的一部分。
  
  **4. 决定SOP的长短。**如果你正在编写或更新的SOP所面向的人群是熟悉协议、术语的，那么比较简短的SOP更像是一个检查表，有利于读者进行阅读。建议选择短的格式。
  除了基本目的和相关信息（日期、作者ID号等等），它其实就只是一个简短步骤的列表。当你不需要再解释任何细节或声明的时候，你就可以选这种。
  
  **5. 记住你设计SOP的目的。**显而易见的是，需要有一个在组织中不断重复多遍的程序。但有没有一个特定的原因能对该SOP的重要性做出解释呢？它需要强调安全性吗？还是合规措施？它是用于培训还是在日常生活中使用的？要解释你的SOP对于你的团队成功尤其必要，以下就是可能的原因：
  
  确保满足遵从性标准
  最大化生产要求
  确保程序对环境没有不利影响
  确保安全
  确保一切都按照预定计划进行
  防止在制造业中失败
  用作培训文档
  如果你知道你的SOP应该强调的部分，那就更容易围绕这些点来架构该SOP。这样也更容易知道你的SOP有多么重要。
  
  ## 编写你的SOP
  
  **1. 覆盖所需的材料。**一般来说，技术标准作业程式除了程序本身还包括四个元素：
  
  标题页。这包括：1）程序的标题，2）一个SOP标识号，3）出票或修订日期，4）SOP可适用的机构的名称、部门和分支，5）准备和批准SOP的编程员的签名。只要你喜欢，这些都可以格式化，只要所标注的信息是明确的就可以。
  
  目录。只有当你的SOP很长时，目录才是必要的，这能方便你做参考。你会从中发现一个简单的标准大纲。
  
  质量保证或质量控制。程序如果不能被别人检查，就不是一个好程序。你应提供必要的素材和细节，以确保读者可以获得他们所期望的结果。这可以包括其他文件，如绩效评估样本等。
  
  参考。一定要列出所有引用或重要的参考文件。如果你引用了其他SOP，一定要在附录中附上必要的信息。
  你的组织可能已经有了与此不同的规定。如果已经有先前存在的SOP可供你参考，那就放弃这个结构，但要坚持那些已经在恰当位置的东西。
  
  **2. 关于程序本身，确保你涵括了以下内容：**
  
  范围和适用性。换句话说，就是要描述这一程序的目的、局限性，以及使用方法。包括标准、监管要求、角色和职责、输入和输出等。
  
  方法和程序。核心在于要列出所有必要的步骤与细节，包括设备所需要的一切。涵括序贯法和决策因素。解决所有可能出现的风险、可能的干扰和安全隐患。
  
  术语阐释。所有非一般说法的首字母缩写词、缩略语以及所有短语都要有明确的定义。
  
  健康和安全警告。在各自部分内以及你认为可能有问题的步骤旁注明安全警告。不要小看这一小节。
  
  设备和用品。这意味着你需要做一份完整的列表，包括所需设备是什么，以及在哪里可以找到这些设备和标准等等。
  
  警告和干扰。基本上，故障排除部分涵括了可能出错的内容、该寻找的内容、可能干扰结果的因素、理想的产品。
  
  分别给每个部分命名（通常用数字或字母描述），以免SOP变得冗长和混乱，并让别人容易参考。
  这当然不是一个详尽的清单，这仅仅只是冰山一角。你所在的组织还会让你列举出其他需要关注的方面。
  
  **3. 让你的编程简洁易读。**可能大众并不是因为觉得它有趣才选择阅读它的。你需要保持简短和明确，否则受众会认为你的SOP很难看懂。一般来说，要保持所用句子尽可能简短。
  
  坏示例如下：确保在使用前先去除通风井中的所有灰尘。
  好示例如下：在使用通风井前，要先去除里面的所有灰尘。
  在一般情况下，不要使用“你”这个词。这应该是隐含在句子中的。用主动语态和用命令动词开始你的句子。
  
  **4. 如果有必要，你可以去问问在编程时所涉及的人员是如何执行任务的。**你肯定不希望设计出来的SOP是显然不准确的吧。这样的成果就相当于是在牺牲你的团队的安全、功效和时间，你是在建立一套流程，却毫不用心，你的队友会认为你很无礼的。如果你有需要，就问问题吧，你总是希望事情能够顺利进行的，对不对？
  当然，如果你确实不知道，你可以去问多个对象，范围可涵盖所有的角色和职责。因为一个团队的某个成员可能并不会遵循标准操作程序，或他可能只是参与该计划的一部分。
  
  **5. 细分大量的文本图和流程图。**如果你的SOP里有一两步很难读懂，那你可以通过一些图表或图来使读者易于看懂。图表容易阅读，能帮助受众更容易理解这一切。这样的SOP会显得更加完整和精彩。
  不要包括那些单纯只是为了给SOP增色的东西，除非它确实有必要，或是你想试图表达语言无法完全表达出来的内容。
  
  **6. 确保每个页面都有控制文档的符号。**你的SOP可能只是众多SOP之一。正因为如此，希望你的组织拥有某种类型的大型数据库编目，能包含参考系统内的一切内容。你的SOP是参考系统的一部分，因此你需要一些类型的代码才能让别人找到你的SOP。这就是符号存在的必要性。
  每个页面都应该在其右上角注明一个简短的标题或ID号、修订号、日期和页码（第x页/共y页）（适用于大多数格式）。你可能会需要做脚注（或把这些内容列到脚注中去），根据你的偏好来组织就可以了。
  
  ## 确保成功和准确性
  
  **1. 测试程序。**如果你不想测试程序，那你可能就是还没有写好。让那些只对该程序具有“有限知识”的、甚至是一个普通的读者来使用SOP。观察看他们是否遇到了什么问题。如果有的话，注明并做出必要的改进。
  
  你最好让几个人来测试你的SOP。不同的人会发现不同的问题，你得接受各种各样的反馈，很有可能会非常有用。
  一定要对那些从来没有做过这类测试的人进行测试。任何具有先验知识的人都会首先依靠个人的知识而非你的作品来完成测验，这样不利于达到你的目的。
  
  **2. 让那些确实参与到这个程序中去的人员去检查这个SOP。**在项目的最后，你的领导对你的SOP的看法已经并不是最重要的了。那些“实际上”为此工作过的人才是成功的关键。所以在你向高层递交之前，先将其展示给你的同事们看。了解他们的看法。
  允许他们参与，让他们认为自己是该程序成功的功臣之一，会使他们更容易接受你的SOP。他们很可能提供一些伟大的想法！
  
  **3. 让你的顾问和质量保证团队审查该SOP。**一旦质量保证团队通过了你的SOP，就寄给你的顾问看。他们对实际内容本身可能没那么多意见，但他们会让你知道它是否满足格式要求，如果有什么是你弄错了的，他们就会帮助你改正。
  
  使用文档管理系统规划SOP，以确保对该批准进行审计跟踪。这将根据组织的不同而不同。基本上，你希望所有的一切都合乎准则和规定。
  签名是必须的。现在大多数组织都接受电子签名。
  
  **4. 一旦获得批准，就开始执行你的SOP吧。**也许需要面对可能被影响到的人员，去具体地执行和训练，如课堂培训、电脑培训等等，也可能意味着你的成果只是被挂在了洗手间里。不管它是什么，你已经完成工作了。现在就让时间来检验它吧。
  确保你的SOP保持先进。如果它过时了，记得更新，然后继续更新和记录，必要时重新设计SOP。毕竟你的团队的安全、生产力和成功都依赖于它。
  
  **小贴士**
  
  - 检查清楚。确保没有歧义。把这个程序展示给不熟悉这个过程的人看，让他们告诉你他们的想法，你可能会感到惊讶。
  - 记住，要尽可能涉及利益相关者，这样你写的程序才能真正被实施。
  - 使用流程图和图形表示，以便读者清楚该过程。
  - 在程式被批准之前让人们先复核下你的文档。
  - 使用简单的文字来解释每一步骤。
  - 确保文档存有每个版本变化的历史记录。
  - 在编写你个人的SOP前先检查在电脑内是否存有一个旧版本的SOP，你就可以以此为基础，做一些快速的改动。确保你仍然存有该文档。
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