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业务会谈纪要是记载谈判的指导思想，谈判目的、谈判主要议程、谈判内容和结果的书面记录性文件。
业务会谈纪要是在谈判记录的基础上整理而成的，集中反映了谈判的基本精神和议题、结果，是下一步签订协议或合同的依据。有些谈判纪要经过会谈双方签字确认后，还可以作为意向书出现，从而起法律依据的参考作用。#### 业务会谈纪要的作用

(1)是与会代表向领导汇报工作的依据，会谈结束后，与会代表均要向领导汇报会谈的情况和会谈的结果，此时的会谈纪要便是汇报的依据。
(2)是作为下一次签订合同或协议的依据。有些合同或协议的签订，是要经过多次的双方会谈，反复的磋商才能正式签订的。因此多次会谈后的纪要，就成了下一次签订正式合同或协议书的重要依据。
(3)对双方具有约束力。会谈纪要经双方签字确认后，对双方都有一定的约束力，但不如合同那样具有法律效力。不如合同那样具有法律效力。#### 业务会谈纪要的写作格式

业务会谈纪要的写作格式由标题、正文、结尾三部分组成。

(一)标题

业务会谈纪要的标题经常用一个偏正关系的短语来表示，为了写得明确，常常用“会谈纪要”前冠之以某项会谈的名称，一般用“关于……的会谈纪要”的句式。如“关于补偿贸易的会谈纪要”、“关于改换装运口岸的会谈纪要”。标题下方写上会谈日期。

(二)正文

正文分前言和主体两方面。
(1)前言：写明会谈双方的全称及简称(为了行文方便，可在全称后面加上括号，注明“甲方”、“乙方”)，写明会谈时间、会谈地点、与会人员及会谈的事项内容。如：“中国X×公司(以下简称甲方)与×XX国XXX公司(以下简称乙方)就XX问题于XXXX年X×月×日在X×(地方)进行友好会谈，现将会谈达成的一致意见，纪要如下：”。
(2)主体：这是会谈纪要的主要内容。应分条列明双方会谈协定的具体事项。如果是逐笔售定的贸易方式，会谈纪要则按交易的品名及规格、数量、包装、价格、付款条件等分条列明。如果是其他贸易方式，则按会谈内容分项列明。

(三)结尾

在正文下方写上甲乙双方单位的全称，代表签字盖章。#### 业务会谈纪要的注意事项

(一)必须忠实于会谈记录

会谈纪要是在会谈记录的基础上，根据会谈议程、会谈的内容和结果进行整理而形成的纪要。因此在整理会谈纪要时，必须忠实于会谈记录，尤其是对会谈中谈及的贸易做法、坚守原则、事项内容、具体步骤等需要双方共同遵守实行的内容，必须用准确的文字客观地表述出来，不能随意加上撰写者的主观意愿或要求。

(二)分条列明，突出重点

整理进出口业务会谈纪要时，不必按发言人的先后顺序来整理，而是按照会谈的内容分项进行整理。为了突出重点，对于逐笔售定的贸易方式，会谈可按照商品的品名及规格、数量、包装、价格、支付方式等形式分条列明。如果是其他贸易方式，则按会谈内容分项列明．

(三)语言简洁明确会谈过后进行纪要，其目的是要在繁杂的会谈内容中整理出主要的或重要的事项内容，

以便今后工作的检查或为签订合同做准备。因此在整理纪要时，语言力求简洁，同时会谈纪要经过签字后，对双方都有一定的约束力。因此语言的表达也必须明确，不可有任何歧义。#### 业务会谈纪要例文分析

1.例文

关于合资筹建XX化纤厂的会谈纪要

xxxx年x月x日
中国XX公司(以下简称甲方)与德国XX企业(以下简称乙方)就双方合资筹建X×化纤厂的问题于XXXX年X月XEl在XX市进行洽谈，经过双方友好的会谈，双方就合资筹建化纤厂的有关事宜取得了一致意见。现将会谈达成的一致意见，纪要如下。
一、甲乙双方为发展中国的化纤工业，同意共同投资××万元人民币在中国×x省××市的市郊合资筹建一个中型的化纤厂。
二、甲方以土地、厂房、辅助设备和流动资金共XX万元人民币作为投资，约占总投资的5l‰乙方以外汇资金、先进机器设备和技术作为投资，约占总投资的49％。
三、关于利润的分配原则，乙方认为他们的投入既有资金和设备，又出技术，应该占68％，甲方则认为应该按投资比例分成，最后决定另定时间再进行协商确定。
四、合资生产的XX产品，乙方应承担在国际市场上销售年产量的65％，其余的在中国国内市场上销售。
五、中国与德国合资创办的化纤厂，名称暂定为“中德化纤厂”，工厂设正副厂长各一人，正厂长由甲方委派，副厂长由乙方委派，工厂配备有关的工作人员3至5人，工资标准另定。
六、董事会由甲方代表、乙方代表，中国纺织进出口公司XX分公司、XX市有关工作部门代表及德国XX有关部门代表共9人组成。董事会推选董事长1人，副董事长1人。每年召开董事会两次，研究和讨论工厂的重大问题。
七、有关未尽事宜，另行约期协商解决。
甲方乙方
中国××公司德国××企业
法人代表××法人代表××
【评析】这是一则典型的商务会谈纪要，条理清晰，重点突出，语言简洁。在例文中突出了忠实记录的特点，又将业务会谈所达成的一致信息详细记录了下来。

2.病例

　XXX股份有限公司和XXX股份有限公司的业务会谈纪要

XXX股份有限公司(以下简称甲方)与XXX股份有限公司(rXTMO乙方)于X年X月X日在XXX公司本部举行商洽，就双方的合作事宜达成如下共识。
1．投资总额、注册资本
双方初步讨论了合资公司的投资总额及注册资本，
2．双方出资比例、出资方式
1)出资比例
双方初步商定按甲方占合资公司注册资本的50％，乙方占合资公司注册资本的50％的出资比例建立合资公司。
2)出资方式
甲方以土地作为出资的一部分，其余以现金作为出资，如与×X×高新技术产业开发区(以下简称为开发区)商谈土地价格时，应有乙方代表同时参加。乙方以技术转让费作为出资的一部分，其余以现金作为出资，至于技术转让费的作价，有待于将来谈判时确定。
3．公司名称
X××有限责任公司。
4．董事会及董事
董事会由双方各出x名董事组成，共×人。甲方建议董事会设董事长和副董事长各1人，由中、外双方每X年轮换担任，每一个×年董事长由甲方担任，副董事长由乙方担任。为避免董事会表决时出现僵局，双方对不同重要程度的事项的决策办法在合资公司章程中
确定。
5．总经理、经理层
甲方建议合资公司设总经理和副总经理各1人，第一个×年总经理由乙方提名，董事会任命，副总经理由甲方提名，董事会任命。对总经理、副总经理的提名权每X年轮换一次。
6．合资公司的员工来源
甲方认为中国有十分丰富的劳动力资源，同时甲方承诺向合资公司提供部分熟练工人、精通业务的技术及管理人员。
7．产品及零配件报价(略)
8．商标
双方初步商定合资公司的商标需重新设计，但原则为：
1)有利于合资公司的形象建立
2)有利于强化双方现有商标在中国市场的影响力
9．产品销售
1)国内销售
双方认为在合资公司建立的初期，合资公司的产品由甲方现有的销售网络代理。但合资公司应逐步培养自己的销售队伍。
2)海外销售
乙方原则同意其海外销售网络代理销售合资公司的产品。
××股份有限公司
代表：(签字)
×X股份有限公司
代表：(签字)
XXXX年X月×日
【评析】
这篇会谈纪要的错误有以下几点：第一，标题没有写明会谈的名称；第二，正文的前言内容不全面；第三，正文的主体内容不完整。结尾格式不正确并缺少单位印章。
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