Так, бумажный документ может выполнять любые из следующих функций: обеспечение того, чтобы запись была ясной для прочтения; обеспечение того, чтобы запись не была со временем изменена; возможность воспроизведения документа, с тем чтобы у каждой стороны имелся экземпляр, содержащий одни и те же данные; возможность удостоверения подлинности данных посредством подписи; а также придание документу формы, приемлемой для государственных органов и судов.
例如，一份纸面文件可能会具有下列功能：确保一份记录可为所有人识读；确保记录长期保持不变；一份文件可以复制，使得每个当事人均可掌握一份同一数据的副本；可以通过签字方式核证数据；以及使得一份文件采用可为公共机构和法院接受的形式。