Sin una documentación correcta y completa, los nuevos usuarios no pueden recibir la capacitación adecuada, los programadores no pueden mantener el sistema correctamente, los usuarios del sistema no pueden hacer referencias válidas a las funciones y características del sistema, las entidades no pueden entender las funciones y características del sistema y las personas encargadas de examinar los sistemas (como los auditores) no pueden hacer una evaluación objetiva de sus funciones y controles.
В отсутствие правильной и полной документации новые пользователи не смогут пройти надлежащую подготовку, программисты не смогут надлежащим образом обеспечить функционирование системы, пользователи системы будут путаться в названиях ее функций и характеристик, подразделения не смогут понять функции и характеристики системы, а проверяющие (например, ревизоры) не смогут провести объективную оценку функций системы и связанных с ней механизмов контроля.