وباﻹضافة الى ذلك، ينبغي أن تُخطر الهيئات الحكومية الدولية مكتب خدمات المؤتمرات قبل وقت كاف بحاﻻت اﻹلغاء لكي يتسنى إعادة تخصيص موارد خدمات المؤتمرات غير المستغلة، بقدر ما يمكن، ﻻجتماعات المجموعات اﻹقليمية والمجموعات الرئيسية اﻷخرى للدول.
Además los órganos intergubernamentales deberían notificar a los servicios de conferencias cualquier cancelación con la suficiente antelación, de manera que los recursos destinados a servicios de conferencias que no se utilizaran se pudieran reasignar, en la medida de lo posible, a las reuniones de las agrupaciones regionales y otras agrupaciones importantes de Estados.