وبالنظر إلى ما يوليه الفريق من أهمية لﻻتصال المباشر مع أسر اﻷشخاص المختفين ومع المنظمات الممثلة لهم، فإن الفريق يجتمع عادة مرة واحدة سنويا في نيويورك نظرا ﻷن الذهاب إلى نيويورك أيسر دائما بالنسبة للمصادر، ﻻ سيما في اﻷمريكتين، من الذهاب إلى جنيف.
Habida cuenta de la importancia que atribuye a la relación directa con las familias de las personas que han desaparecido y con las organizaciones que las representan, el Grupo se ha reunido tradicionalmente una vez al año en Nueva York, dado que siempre ha sido más fácil para sus informantes, y sobre todo para los de América, desplazarse a Nueva York en lugar de a Ginebra.