وبدون ذلك قد تكون هناك مصاعب في عملية التحقق من اﻻستحقاقات والموجودات. نظرا ﻷن الوثائق والملفات قد تكون قد وضعت في غير موضعها. أو فقدت، أو أخذت إلى مكان آخر، وقد يكون الموظفون المختصون بالمواضيع التي تقدم الفواتير بشأنها غادروا المنطقة، تاركين التسويات ﻷفراد على غير علم بموضوعاتها.
De otro modo, pueden presentarse dificultades en el proceso de comprobación de los derechos de reembolso y del inventario, ya que es posible que los documentos y expedientes se hayan desplazado, perdido o trasladado a otro lugar y que los funcionarios encargados de las cuestiones respecto de las cuales se presentan facturas ya no estén en la zona y hayan dejado los pagos a cargo de personas que no conocen bien esas cuestiones.