وينبغي أن يكون مديرو البرامج والموظفون الذين يصدقون ويوافقون على أذون السفر، والمسافرون أنفسهم، مسؤولين بصورة رئيسية عن التخطيط والحجز مقدما، وينبغي أن تبين الوثائق التي تتضمن تقارير اﻻستثناءات الممنوحة بسبب عدم توافر مقاعد في الدرجة اﻷدنى، تواريخ السفر والحجز، وسيتضمن نظام المعلومات اﻹدارية المتكامل الذي سيبدأ تشغيل إصداره الثاني في كانون الثاني/يناير ١٩٩٦، معلومات مفصلة متصلة بالسفر قد يتسنى بفضلها مراقبة حاﻻت الحجز في آخر لحظة بدون مبرر، مراقبة أدق.
Как руководители программ и удостоверяющие сотрудники, утверждающие разрешения на проезд, так и сами совершающие поездки сотрудники должны в первую очередь отвечать за заблаговременное планирование поездок и бронирование билетов. В документах, сообщающих об исключениях, предоставленных на основании отсутствия мест в более низком классе, следует указывать даты поездок и бронирования билетов. В Комплексной системе управленческой информации (ИМИС), второй вариант которой начнет действовать в январе 1996 года, будет содержаться подробная информация об организации поездок, которая может помочь более строго контролировать случаи неоправданного бронирования билетов в последний момент.