ومكتب المتحدث الرسمي مسؤول أيضا عن تخطيط أنشطة اﻷمين العام المتصلة بوسائط اﻹعﻻم، إذ يقوم بتنظيم مؤتمراته الصحفية وبتناول طلبات الصحفيين المتعلقة بإجراء مقابﻻت معه ومع كبار المسؤولين، عﻻوة على تخطيط الجوانب المتصلة بوسائط اﻹعﻻم في الرحﻻت الرسمية الى الدول اﻷعضاء والمؤتمرات الدولية ويساعد موظفو المتحدث الرسمي في إعداد معلومات أساسية بشأن المسائل التي تثار في الجلسات اﻹعﻻمية التي تعقد ظهرا، ويردون على استفسارات المراسلين بغرض المتابعة.
Управление отвечает также за планирование мероприятий Генерального секретаря, имеющих отношение к средствам массовой информации, организацию его пресс-конференций и изучение просьб журналистов о проведении интервью с ним и с его старшими сотрудниками, а также за планирование официальных поездок в связи с посещением государств-членов и участием в международных конференциях в той их части, в которой они касаются средств массовой информации. Сотрудники Представителя оказывают помощь в подготовке справочной информации по вопросам, затрагиваемым на дневных брифингах, и отвечают на последующие запросы корреспондентов.