وتضمن هذه القاعدة وجود ذاكرة مؤسسية وتقدم في نفس الوقت إرشادات للموظفين وتشكل إلى جانب ذلك مصدراً للمعلومات المتعلقة بالبلد الأصلي وذلك من خلال وسائل منها إصدار نشرات منتظمة عما يستجد بخصوص المشردين داخلياً وغير ذلك من التطورات في مجال حقوق الإنسان ثبتت فائدتها الكبرى للمكاتب الموجودة في البلدان المستقبلة لطالبي اللجوء الكولومبيين.
La base de datos garantiza la memoria institucional al tiempo que proporciona orientación al personal y sirve también de base para formular la información del país de origen, en particular mediante la publicación regular de datos actualizados sobre los desplazados internos y otras novedades en materia de derechos humanos, que han resultado muy útiles para las oficinas de países que reciben solicitantes de asilo colombianos.