وفي غياب وثائق صحيحة وكاملة، لا يمكن تدريب المستعملين الجدد تدريبا سليما، ولا يمكن للمبرمجين أن يقوموا بصيانة النظام كما ينبغي، ولا يمكن لمستعملي النظام أن يقوموا بأية إحالات مجدية إلى وظائف النظام وخصائصه، ولا يمكن لأي كيان أن يفهم وظائف النظام وخصائصه، ولا يمكن لمستعرضي النظام (مراجعو الحسابات مثلا) أن يجروا تقييما موضوعيا لوظائف النظام وضوابطه.
Sin una documentación correcta y completa, los nuevos usuarios no pueden recibir la capacitación adecuada, los programadores no pueden mantener el sistema correctamente, los usuarios del sistema no pueden hacer referencias válidas a las funciones y características del sistema, las entidades no pueden entender las funciones y características del sistema y las personas encargadas de examinar los sistemas (como los auditores) no pueden hacer una evaluación objetiva de sus funciones y controles.