(أ) تقييم الاحتياجات من حيث خدمات المؤتمرات لهيئات الأمم المتحدة الموجودة في فيينا والمنظمات التي تتلقى الخدمات (الوكالة الدولية للطاقة الذرية، ومنظمة الأمم المتحدة للتنمية الصناعية، ومنظمة معاهدة الحظر الشامل للتجارب النووية) ومساعدتها في صياغة هذه الاحتياجات، وتقديم جميع وثائق ما قبل الدورات على النحو الأمثل، وذلك بطرق من بينها إقامة حوار نشط مع مقدمي الوثائق ومع أمانات اللجان لتعيين فترات زمنية واقعية لتجهيز الوثائق، وتواريخ لعقد الدورات وعقد الاجتماعات في فترات ما بين الدورات، وزيادة الجهود ذات الصلة بالتحضير لمساعدة الأمانات الفنية في الصياغة والأعمال السابقة للتحرير.
a) Evaluar las necesidades de servicios de conferencias de los órganos de las Naciones Unidas con sede en Viena y las organizaciones a las que presta servicios (Organismo Internacional de Energía Atómica, Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial, Organización del Tratado de Prohibición Completa de los Ensayos Nucleares), ayudándoles a formular tales necesidades y optimizar la presentación de toda la documentación anterior a los períodos de sesiones, entre otras cosas, mediante un diálogo activo con los encargados de la presentación de documentos y las secretarías de los comités para asignar plazos viables para la presentación de documentos, establecer los calendarios de los períodos de sesiones y de las reuniones celebradas entre los períodos de sesiones y aumentar los contactos con las secretarías sustantivas para facilitarles asistencia en materia de redacción y preedición;