(أ) إبلاغ الهيئات المدرجة في الجدول بأنه، عند قيام الأجهزة المنشأة بموجب ميثاق الأمم المتحدة والأجهزة الفرعية التابعة لها وغير ذلك من المنظمات الحكومية الدولية والهيئات المنشأة بموجب معاهدات التي تجتمع عادة في المقر بالتخطيط لاجتماعاتها، خاصة المؤتمرات ومؤتمرات القمة والاجتماعات الاستثنائية الرئيسية أو الرفيعة المستوى، ينبغي أن تأخذ بعين الاعتبار نواحي القصور وعدم المرونة التي تتسم بها مرافق المؤتمرات بأكملها في المقر طوال فترة التجديد؛
a) Informar a los órganos cuyas reuniones figuran en el calendario de conferencias que cuando planifiquen sus reuniones, sobre todo las conferencias importantes o de alto nivel, las cumbres y las reuniones especiales, las reuniones de los órganos creados en virtud de la Carta de las Naciones Unidas y sus órganos subsidiarios, de otras organizaciones intergubernamentales y de los órganos creados en virtud de tratados, que suelen celebrarse en la Sede, deben tomar en consideración las limitaciones y la falta de flexibilidad de la totalidad de las instalaciones de la Sede destinadas a las conferencias durante la totalidad del período de renovación;