وتشكل خطابات التمثيل أداة للمساءلة، فضلا عن أنها أداة للمراقبة الداخلية تسجل تقييم البعثة لفعالية بيئة المراقبة التي أدارت البعثة في نطاقها الموارد المالية والبشرية والمادية وموارد تكنولوجيا المعلومات والاتصالات خلال الاثني عشر شهرا الماضية.
申明函既是一个问责工具，也是一项内部控制措施，记录一个特派团对其前12个月管理财务、人力、物力及信息和通信技术资源的控制环境成效的评估。