واستنادا إلى استعراض شامل لخطة الاجتماعات على مدى السنوات العشر الماضية لكل هيئة من الهيئات الخمس، قدمت الإدارة اقتراحات محددة إلى الأمانات الموضوعية والفنية لهذه الهيئات، تحثها فيها على الاستناد في طلباتها المقدمة لاجتماعات مقررة إلى الاستخدام الفعلي من أجل التقليل إلى أدنى حد من عدد الاجتماعات الملغاة، وإخطار الإدارة في الوقت المناسب في حال الإلغاء واستخدام أوقات الاجتماعات بالكامل.
大会部彻底审查了上述五个机构过去十年内的会议时地分配办法，并在此基础上向这些机构的实务和技术秘书处提出具体建议，敦促其根据实际利用情况提出计划举行会议的请求，从而尽可能减少取消会议，或在取消会议时及时通知大会部，并充分利用会议时间。