وفي الوقت ذاته يقوم موظف مسؤول لدى الجهة المشاركة بإدراج بيان يصف أنشطة المشارك وخبرته ومسؤولياته وكيف تتسق مع غرض ومقاصد النهج الاستراتيجي للإدارة الدولية للمواد الكيميائية، وبتزويد الأمانة بأسماء الأشخاص الذين يمثلون الجهة المشاركة في المؤتمر.
同时，一名负责此类与会者的官员将论述该与会者的活动、专长知识和责任，以及这些活动、专长知识和责任如何与国际化学品管理《战略方针》的目的和目标相符的情况说明以及在化管大会代表其那些成员的姓名提交秘书处。