وتتولى الأمانة تنسيق أعمال الإعداد لكل اجتماع ومتابعته مع رئيس الاجتماع أو رؤسائه المشاركين، ويشمل ذلك إعداد وثائق الاجتماع والمراسلات، وتنظيم الاجتماعات عن بعد وترتيبات السفر للمشاركين الذين يتلقون التمويل.
秘书处与会议主席或共同主席协调每次会议的筹备和后续工作，包括编写会议文件和函件、组织电话会议以及安排受资助与会者的行程。