(ب) تحليل وتقدير ما لدى الهيئات التي تتخذ من فيينا مقرا لها والمنظمات المتلقية للخدمات، من احتياجات في مجال خدمات المؤتمرات ومساعدتها على تحديد هذه الاحتياجات، وتقديم جميع وثائق ما قبل الدورات في أمثل الأوقات، وذلك بعدة وسائل من بينها إجراء مشاورات منتظمة وحوار فاعل مع الجهات مقدمة التقارير ومع أمانات اللجان، من أجل تحديد فترات زمنية واقعية لتقديم الوثائق، وتواريخ الدورات وتواريخ الاجتماعات التي تعقد بين الدورات، وتكثيف الاتصالات مع المسؤولين عن إعداد التقارير لمساعدة الأمانات الفنية على استيفاء معايير تقديم التقارير؛
(b) 分析和评估设在维也纳的机构和用户组织的会议服务需求(会议和文件)，协助其拟订这些需求，以优化所有会前文件的提交，包括通过与文件提交者和委员会秘书处进行定期协商和积极对话等方式，以便排定切合实际的日期档、确定会期和闭会期间会议，并扩大上游外联工作，从而协助实务秘书处遵守文件提交标准；