وفي نفس الوقت، ينبغي لكل منظمة أن تدرج بياناً يتناول أنشطة وخبرات ومسؤوليات المشارك وكيفية اتساقها مع أغراض وأهداف النهج الاستراتيجي وأن تقدم للأمانة أسماء ممثليها في الدورة.
同时，各组织必须提供一份声明，介绍其与会者的活动、专长和职责以及他们如何与战略方针的各项目的和目标保持一致，并且必须向秘书处提交其在本届会议所派驻代表的姓名。