)د( ينبغي ابﻻغ دائرة شؤون المؤتمرات في أبكر وقت ممكن ، كلما كان متوقعا أﻻ تكون هناك حاجة الى أي من الخدمات التي تقدم عادة . وينبغي توجيه إشعار بهذا الشأن قبل ٤٢ ساعة ، اذا أمكن ذلك ؛
d) Chaque fois que l’on prévoyait que l’un quelconque des services de conférence habituellement fournis ne serait pas nécessaire, le bureau des services de conférence en serait avisé dès que possible, de préférence vingt-quatre heures à l’avance;