وتحقيقا لهذه الغاية، من المتوقع أن تقدم اﻹدارات المتعامل معها الوثائق للترجمة قبل ١٠ أسابيع على اﻷقل من الموعد المقرر ﻻنعقاد المؤتمر أو اﻻجتماع وتتيح بذلك لخدمات المؤتمرات ٤ أسابيع تجهز فيها الوثائق وتوزعها.
Pour ce faire, les services demandeurs doivent remettre leurs documents à la traduction au moins 10 semaines avant le début de la conférence ou réunion, afin que les services de conférence aient quatre semaines pour traiter et distribuer la documentation.