وفي الوقت ذاته يقوم موظف مسؤول لدى الجهة المشاركة بإدراج بيان يصف أنشطة المشارك وخبرته ومسؤولياته وكيف تتسق مع غرض ومقاصد النهج الاستراتيجي للإدارة الدولية للمواد الكيميائية، وبتزويد الأمانة بأسماء الأشخاص الذين يمثلون الجهة المشاركة في المؤتمر.
В то же время ответственное должностное лицо такого участника прилагает сообщение с описанием деятельности, экспертного потенциала и выполняемых функций участника и того, как они согласуются с целью и задачами Стратегического подхода к международному регулированию химических веществ, и подает в секретариат список лиц, представляющих его на Конференции.