وتم التوضيح من جهة أخرى لوجوب تقديم الهيئات الفرعية الطلب لإدخال استثناءات على أساس سنوي ومنح إدارة شؤون الجمعية العامة وخدمات المؤتمرات الفرصة لمناقشة احتياجاتها الفعلية من خدمات المؤتمرات أثناء فترة تشهد زيادة في حجم العمل تقضي في بعض الأحيان إلى خفض الطلبات.
В то же время было дано разъяснение, что требование о том, чтобы вспомогательные органы представляли запрос о предоставлении исключений на ежегодной основе, позволяет Департаменту по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению обсуждать их реальные потребности в конференционном обслуживании в период чрезвычайно высокой рабочей нагрузки, что в некоторых случаях приводит к сокращению спроса.