وكقاعدة، تجري خدمات المؤتمرات مناقشات أولية مع المكاتب التي تطلب الخدمات، وتتعاون بصورة وثيقة مع الأمانات الفنية، بحيث يمكن ترتيب أفضل المواعيد من حيث الملاءمة.
Конференционные службы, как правило, проводят предварительные переговоры с подразделениями, испрашивающими такие услуги, и тесно сотрудничают с секретариатами основных органов в целях планирования проведения заседаний в удобные сроки.