وستركز الدائرة خلال فترة السنتين على القيام بمهام أكثر اتساما بالطابع الاستباقي بالنسبة للاجتماعات والوثائق من خلال الاستراتيجيات التالية: (أ) تحليل موارد المؤتمرات المتاحة للاجتماعات الصادر بشأنها تكليفات عن طريق إجراء مشاورات منتظمة مع هيئات الأمم المتحدة في المقر وفي مراكز العمل الأخرى بهدف تقييم احتياجاتها؛ (ب) التخطيط الفعال على المستوى العالمي وجدول توزيع مؤتمرات واجتماعات الأمم المتحدة على أساس الطلب الذي تحدده بصفة عامة الولايات القانونية وقدرة موارد خدمة المؤتمرات على نطاق المنظمة بأسرها مقيمة على أساس إحصاءات عبء العمل، ومؤشرات الأداء؛ (ج) رفع مستوى القدرة التكنولوجية في مجال خدمات المؤتمرات بما يتمشى والتطورات الجديدة في التكنولوجيا؛ و (د) زيادة مجال تدفق الوثائق الإلكترونية داخل وخارج الشعبة و (هـ) تحديد مواعيد نهائية لتقديم المخطوطات من جانب الكيانات التي تقوم بإعدادها ورصد وإنفاذ الامتثال لتلك المواعيد.
В течение двухгодичного периода усилия Службы будут направлены прежде всего на активизацию работы, связанной с обслуживанием заседаний и контролем за документацией, с помощью следующих стратегий: a) анализа имеющихся конференционных ресурсов для обслуживания запланированных заседаний посредством регулярных консультаций с органами Организации Объединенных Наций в Центральных учреждениях и других местах службы для оценки их потребностей; b) эффективного общего планирования расписания конференций и совещаний Организации Объединенных Наций с учетом общих потребностей, определенных в мандатах директивных органов, и имеющихся в масштабах всей Организации конференционных ресурсов с учетом статистических данных об объеме работы и показателей деятельности; c) модернизации технической базы конференционных служб с учетом новых достижений техники; d) расширения электронного документооборота как внутри Отдела, так и за его пределами; и е) установления предельных сроков представления подразделениями, готовящими документы, исходных документов и контроля за соблюдением этих сроков и обеспечения их соблюдения.