كما يجب تجنب جدولة الأعمال بصورة مفاجئة، قدر الإمكان، وإذا تعذر ذلك فمن المستحب اتخاذ التدابير لإعلام جميع الأعضاء المعنيين عن طريق الاتصال بالبعثات بواسطة البريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو الهاتف.
Следует максимально избегать неожиданных объявлений о заседании, и если этого не избежать, то следует принять все возможные меры для уведомления всех соответствующих членов по почте, факсимильной или электронной связи или по телефону в соответствующие представительства.