وبطريقة رسمية، نوجه الإشعارات كل ثلاثة أشهر عن طريق محضر حرفي يرسل إلى البعثات الدائمة لدى منظمة الدول الأمريكية أو بعد اجتماعات يتم فيها عدد كبير من التوقيعات والتصديقات الجديدة من قبيل اجتماعات الجمعية العامة.
De manera más formal, notificamos [los trámites] [a los Estados miembros] mediante un acta que se remite a las misiones permanentes de la OEA cada tres meses o tras las reuniones en las que hay un número considerable de nuevas firmas y ratificaciones como, por ejemplo, la Asamblea General.