Whereas the Ombudsman, who may also act on his own initiative, must have access to all the elements required for the performance of his duties; whereas to that end Community institutions and bodies are obliged to supply the Ombudsman, at his request, with any information which he requests of them and without prejudice to the Ombudsman's obligation not to divulge such information; whereas access to classified information or documents, in particular to sensitive documents within the meaning of Article 9 of Regulation (EC) No 1049/200136, should be subject to compliance with the rules on security of the Community institution or body concerned; whereas the institutions or bodies supplying classified information or documents as mentioned in the first subparagraph of Article 3(2) should inform the Ombudsman of such classification; whereas for the implementation of the rules provided for in the first subparagraph of Article 3(2), the Ombudsman should have agreed in advance with the institution or body concerned the conditions for treatment of classified information or documents and other information covered by the obligation of professional secrecy; whereas if the Ombudsman finds that the assistance requested is not forthcoming, he shall inform the European Parliament, which shall make appropriate representations;
Ombudsmanil, kes võib tegutseda ka omal algatusel, peab olema juurdepääs kõigile vahenditele, mis on vajalikud tema ülesannete täitmiseks; sel eesmärgil on ühenduse institutsioonid ja asutused kohustatud andma ombudsmanile tema nõudel mis tahes teavet ning arvestades, et ombudsman on kohustatud sellist teavet mitte avalikustama; juurdepääs salastatud teabele või dokumentidele, eelkõige tundliku sisuga dokumentidele määruse (EÜ) nr 1049/200136 artikli 9 tähenduses, peaks toimuma kooskõlas ühenduse asjaomase institutsiooni või asutuse julgeolekueeskirjadega; artikli 3 lõike 2 esimeses lõigus osutatud salastatud teavet või dokumente edastavad institutsioonid või asutused peaksid teavitama ombudsmani nende salastatusest; artikli 3 lõike 2 esimeses lõigus nimetatud korra rakendamiseks peaks ombudsman asjaomase institutsiooni või asutusega eelnevalt kokku leppima salastatud teabe või dokumentide ja ametisaladuse hoidmise kohustusega hõlmatud muu teabe käitlemise tingimustes; kui ombudsman leiab, et ta ei saa soovitud abi, teavitab ta sellest Euroopa Parlamenti, kes võtab asjakohased meetmed; tuleb kehtestada menetluse kord, mida kohaldatakse juhul, kui ombudsmani uurimiste tulemusena tuvastatakse haldusliku omavoli juhtumeid; samuti tuleb kehtestada kord, mille kohaselt ombudsman esitab Euroopa Parlamendile igaaastase istungjärgu lõpus üksikasjaliku aruande; ombudsman ja tema personal on kohustatud käsitlema mistahes teavet, mille nad on saanud oma kohustuste täitmisel, konfidentsiaalselt.