ووضعت الصيغة النهائية للاتفاق بشأن مرفق الاجتماعات الجديد في شكل مذكرة تفاهم وقعها في 18 تشرين الأول/أكتوبر 2004 وزير خارجية النمسا والرؤساء التنفيذيون للمنظمات الموجودة بالمركز.
The agreement on the new conference facility was finalized in the form of a memorandum of understanding signed on 18 October 2004 by the Minister for Foreign Affairs of Austria and the executive heads of the VBOs.