وتشمل العملية ثلاثة أنشطة هي: (أ) صيانة السجلات المادية، و(ب) ضمان إتاحتها للعموم، و(ج) ضمان وصول أي مواطن إليها كحق من حقوقه.
This entails three things: (a) taking care of the physical records, (b) ensuring that they are kept public, and (c) ensuring that every citizen has access to them, as is his/her right.