Срещата на върха беше внимателно подготвена от Службата за външна дейност в тясно сътрудничество с Комисията и двамата председатели, на основата на обсъжданията в Европейския съвет и Съвета относно Русия като стратегически партньор в края на 2010 г. и през януари 2011 г., резултатите от предишната среща на върха ЕС-Русия и посещението на руското правителство в Комисията през февруари.
A csúcstalálkozót nagyon gondosan előkészítette a külügyi szolgálat, szoros együttműködésben dolgozva a Bizottsággal és a két elnökkel. Az előkészületek az Európai Tanácsban és a Tanácsban Oroszországról, mint stratégiai partnerről 2010 végén illetve 2011 januárjában tartott vitákra, a legutóbbi EU-Oroszország csúcstalálkozó eredményeire, valamint az orosz kormány Bizottságnál tett februári látogatására épültek.