Was genau ist Projektmanagement? Muss ein Projektmanager nicht einfach nur dafür sorgen, dass alle einigermaßen ihren Job machen?
Ja genau.
Die Frage ist nun: was ist das Projekt, oder genauer, was ist das Ziel des Projekts.
Da gibt es ein Lastenheft, das der Auftraggeber erstellt, und darin steht: Was? und Wofür?
Da gibt es ein Pflichtenheft, das der Auftragnehmer erstellt, undd darin steht: Wie? und Womit?
Der Projektmanager achtet nun darauf, dass das Pflichtenheft umgesetzt wird.
Auf dem Weg zur Zielerfüllung gibt es viele Fallen, die es zu umschiffen gilt.
Die erste ist: das Lastenheft ist "überbestimmt" und behindert eine sinvolle, zeitgerechte und preiswerte Lösung durch unnötige oder einengende Vorschriften und verhindert dadurch bessere Lösungen, oder aber es ist ungenau und lädt zu Missverständnissen ein.
Auch gerne genommen: das Pflichtenheft enthält nur die Lösungen, die der potentielle Autragnehmer selbst versteht und/oder fertigen (lassen) kann. Ein Elektronik-Unternehmen wird sich schwer damit tun zu akzeptieren, dass in manchen Fällen eine mechanische oder pneumatische Lösung einer elektrischen überlegen ist. Gibt es aber, zum Beispiel im Explosionsschutz, oder wenn es um extreme Leistungsdichten geht. Da sind hydraulische Motoren den elektrischen überlegen.
Ansonsten ist es Aufgabe des Projektmanagers, den reibungslosen Ablauf der Planung sicher zu stellen. Das geht am besten mit ein Plan, der alle Eventualitäten berücksichtigt und an den wichtigsten Stellen auch Fallunterscheidungen ermöglicht (der berühmte Plan B, für den Fall, das Plan A nicht zum Ziel führt). Also wird ein guter Projektmanager einen Plan VOR der Umsetzung auf mögliche Unmöglichkeiten prüfen. Nötigenfalls ergänzen was fehlt, Alternativen ausdeuten, wo der direkte Weg nicht gegangenwerden kann. Besondere Kreativität ist gefragt, wo das Budget zu gering kalkuliert wurde (das ist es meistens). Im weiteren werden Meilensteine festgelegt, als Zeitpunkte, an dem das bisher Erreichte geprüft wird daraufhin, ob es weitergehen kann wie geplant und weitere Mittel freigegeben werden können, oder ob man alternative Wege einschlagen muss.
Hier wird oft der Fehler gemacht, Meilensteine kalendarisch und nicht nach Projekterfüllungsgrad festzulegen.
Aufgabe des Projektmanagers ist, hier ein System zu schaffen, mit dem der Projektstand korrekt dargestellt wird, z. B. mit einer Plantafel oder entsprechender Software (siehe auch Netzplantechnik, Gantt-Darstellung und so weiter).
Im weiteren gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln für die verschiedenen Aspekte (Budget, Zeit, Ressourceneinsatz (Personal, Maschinen), Finanzflüsse,..). Aber letztlich kann man die Aufgaben des Projektmanagers an einer Hand abzählen (Alles endet auf "…ieren"…) .
Plan(ier)en
"Konduzieren" (Durchführen)
Kontrollieren
Korrigieren
Dokumentieren
Gerade beim letzten Punkt wird gerne "geschlampert". Dazu der Merkspruch: "wenn es nicht beschrieben ist, ist es nicht passiert" (so gehört bei einem Herrn Steinmetz beim VDI). Und dazu die Beobachtung, dass größte Fehler ist, Fehler zu verschweigen und dann noch ein Mal zu machen.