Wie könnte man Prozesse im Projektmanagement optimieren?
Auf diese Frage könnte man sehr verschieden und umfassend antworten. Ich versuche jedoch für Sie einige sehr wichtige Ratschläge zu sammeln.
Laden Sie einen erfahrenen Projektmanager ein. Sogar eine kleine Firma braucht manchmal einen Projektleiter mit Skills und Erfahrung, um den Geschäftsführer zu entlasten.
Vermeiden Sie Doppelarbeit und verwenden Sie einen Plan und Erfahrungen des vorigen Projektes. Moderne Werkzeuge ermöglichen es, Massenänderungen eines Typs für viele Aufgaben einzusetzen, um wiederholende Handlungen zu reduzieren. Speichern Sie unbedingt den Plan und nützliche Info des vorigen Projektes. Dies hilft bei ähnlichen Projekten in der Zukunft. Sie können auch die vorgefertigten Planvorlagen speziell für Ihre Branche im Netz finden.
Sparen Sie Zeit bei ständigen Meetings und Berichten. Heute dienen Projektmanagement-Softwares nicht nur für Projektführung, sondern für Kollaboration und Berichterstellung.
Erkennen Sie Risiken im Voraus. Sie können einen Projektmanager oder spezielles Werkzeug einbeziehen, um Projektzustand ständig im Griff zu haben. Denn es kann viel einfacher sein, einen Stolperstein zu vermeiden, anstatt dann über mögliche Problemlösungen nachzudenken.
Benutzen Sie meistens eine Quelle der Wahrheit, d.h. ein Werkzeug, um den Zustand Ihres Projektes zu beobachten. Moderne Softwares vereinen in sich Möglichkeiten für vielseitige Projektplanung und -Management, auch für Kollaboration.
Ein modernes Projektmanagement-Tool könnte Ihnen helfen, fast alle diese Empfehlungen zu berücksichtigen. Nehmen wir als Beispiel ein davon - GanttPRO
und betrachten seine nützlichen Funktionen:
Gantt-Diagramm, das ein Gesamtbild Ihres Projektes anzeigt.
Kanban-Board für Verwaltung der Aufgabenstatus.
Zusammenarbeit.
Automatische Planung.
Kritischer Pfad und Hervorheben der überfälligen Aufgaben.
Massenänderung.
Kommentare und Anhänge zu Aufgaben.
Benachrichtigungen.
Berichte.
Vorgefertigte Vorlagen für unterschiedliche Branchen und Möglichkeit, Ihren eigenen Plan zu speichern.
Integrationen (z.B. mit JIRA).
Ich hoffe, dass die oben erwähnten Ratschläge und Projektmanagement-Anwendung Ihnen hilfreich werden. Jedes einzelne Projekt braucht aber eine individuelle Analyse.