Which Microsoft Excel tips do beginners mostly ignore?
Die zwei Dinge, mit denen die meisten Anfänger zu kämpfen haben, sind:
Tastenkombinationen verstehen und verwenden
Daten richtig filtern
Tastaturkürzel:
Ich gebe als erster zu, dass ich in Microsoft Excel immer noch die Maus Es ist angenehm zu wissen, dass es immer da ist, wenn Sie Ihren Platz in der Tabelle verlieren oder durch große Datensätze blättern müssen.
Es gibt jedoch bestimmte Tastenkombinationen, die Sie so schnell wie möglich kennenlernen sollten. Sie erleichtern Ihnen nur das Leben in Excel, und wenn Excel ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit ist, werden Sie diese Verknüpfungen wahrscheinlich jeden Tag verwenden.
-Beachte: Wenn Sie Excel für MAC verwenden, verwenden Sie anstelle des Steuerelements die BEFEHLSTASTE-
STRG + Pfeiltasten - Zum Ende eines Datensatzes springen
STRG + UMSCHALT + Pfeiltasten - Wählen Sie alles bis zum Ende eines Datensatzes aus
STRG + 1 - Ändern Sie den Datentyp einer Zelle oder eines Zellbereichs
STRG + F - Finden Sie ein Datenelement in einer Arbeitsmappe oder in einem bestimmten Tab
STRG + H - Suchen und Ersetzen von Daten in einer Arbeitsmappe oder bestimmten Registerkarte
STRG + C - Eine Auswahl von Daten kopieren
STRG + X - Eine Auswahl von Daten ausschneiden
STRG + V - Eine Auswahl von Daten einfügen
STRG + Z - Macht die letzte Aktion rückgängig
Während die letzten sechs Verknüpfungen (FIND -> UNDO) ziemlich selbsterklärend sein können, möchte ich mich auf die ersten drei mit einem zusätzlichen Kontext konzentrieren.
Teil 1, Abschnitt I: STRG + Pfeiltasten:
Unten habe ich einen Datensatz mit 1036 Zeilen (nur die ersten 20 Zeilen)
Stellen Sie sich vor, Sie beginnen mit A1 und möchten am Ende des Datensatzes nach unten gehen. Das erste Gefühl, das Sie beim Start haben, ist das Scrollen mit der Maus oder Halten Sie den Pfeil nach UNTEN gedrückt, bis Sie dort sind. Aber schauen Sie, was passiert, wenn ich STRG + NACH-UNTEN-TASTE drücke:
Ich bin ganz unten! Dies funktioniert unabhängig davon, ob Sie nach oben, unten, links oder rechts gehen.
Teil 1, Abschnitt II: STRG + UMSCHALT + Pfeiltasten:
Stellen Sie sich vor, Sie wollten ALLE dieser Daten auswählen, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, oder sie auf eine andere Registerkarte kopieren (wieder bei A1 beginnen).
Ihr erster Instinkt ist, mit dem Cursor auf A1 zu klicken und die Maus ganz nach unten zu ziehen, bis Sie alles ausgewählt haben.
Aber sehen Sie, was passiert, wenn Sie STRG + UMSCHALT + NACH-RECHTS + NACH-UNTEN drücken
Die gesamte Auswahl wird in Sekundenschnelle ausgewählt! Dies dient zum Auswählen von Daten nach links, rechts, oben oder unten, solange Sie STRG + UMSCHALTTASTE gedrückt halten.
Teil 1, Abschnitt III: STRG + 1 zum Ändern des Datentyps:
Oft haben Sie die richtigen Daten in Ihrer Arbeitsmappe, diese werden jedoch für Ihren Endbenutzer nicht richtig formatiert
Oben haben wir die gleichen Daten, aber das Problem ist, dass unsere „Tag“ -Spalte als „ALLGEMEIN“ formatiert ist und jeder Tag als „Anzahl der Tage seit dem 1. Januar 1900“ erscheint. So werden Daten in Excel berechnet.
Um das Format schnell in „Datum“ zu ändern, wählen Sie die gesamte Spalte A aus, drücken Sie STRG + 1, und wir erhalten das Popup-Feld für das Zellenformat.
Wählen Sie Datum aus der Dropdown-Kategorie und Voila !, wir haben die Situation behoben:
Teil 2: Daten richtig filtern:
Wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, müssen Sie die Ergebnisse häufig herausfiltern, neu anordnen oder die Daten auf andere Weise durchsuchen. Ich sehe oft, dass neue Benutzer von Excel versuchen, NUR die Spalte auszuwählen und zu filtern, an der sie interessiert sind, und dabei den Rest ihrer Daten verschlüsseln.
Nehmen wir an, wir haben diesen Datensatz. Auf YouTube organisierte Ansichten und Verpflichtungen nach Tag. Ich werde die oberste Datenzeile markieren, damit Sie sie im gesamten Beispiel visualisieren können:
Lassen Sie uns die Daten so sortieren, dass der Tag mit den meisten Ansichten oben ist.
Schritte:
Wählen Sie den Bereich aus
Klick “Daten - Filter”
Klicken Sie auf die Spalte "Ansichten" und anschließend auf "Sort Z - A".
Ergebnis:
Unsere Ansichten-Spalte wird in absteigender Reihenfolge sortiert, wobei unser ursprünglich hervorgehobener Tag in dieser Hinsicht in den zweiten und letzten Platz kommt.
Nun wollen wir sehen, was passiert, wenn ich nur eine Spalte sortiere.
Es kann zwar sinnvoll sein, nur Spalte B auszuwählen und dieselben Schritte zu befolgen, Sie teilen Excel jedoch mit, dass Sie diese Spalte auf Kosten aller anderen sortieren möchten. Das wäre das Ergebnis:
Unsere Ansichten sind sortiert, aber es folgte nichts anderes. Glücklicherweise hat Excel sich daran gewöhnt und gibt nun eine Folgefrage:
Um ALLE Spalten auszuwählen, wählen Sie "Auswahl erweitern" und klicken Sie auf "Sortieren". Wenn Sie mit der aktuellen Auswahl fortfahren, erhalten Sie das verwirrte Ergebnis, das Sie oben sehen.
Während dies möglicherweise in Excel behoben wurde, habe ich dieses Problem immer wieder in Google Sheets gesehen, während ich mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen zusammenarbeitete. Google Sheets gibt Ihnen in diesem Fall nicht dieselbe Warnung aus. Dies ist bei der Sortierung von Daten zu beachten.