Kamu görevlisinin görevinin gereği düzenlediği belgeler resmi belgedir. Ancak bu belgenin resmi belge olarak kabul edilebilmesi için usulüne ve mevzuata uygun düzenlenmiş olması gereklidir. Kamu görevlisinin usulüne ve mevzuata uygun olarak düzenlediği belgeler dışında kalan tüm belgeler özel belge olarak kabul edilir. Örneğin fatura, satış sözleşmesi, sınav cevap kağıdı, tediye fişi, ibraname yargı kararlarına konu olmuş bazı özel belgelerdir.
Ka m u görevl isinin gö revini  n ge re  ği dü zenlediğ  i belgel er r esmi be lgedir . An cak b  u belgeni n re  smi be l ge ol arak k abu l e dilebil  mesi iç  in usu l üne v   e mev zu ata uy gu n dü ze nlenmiş o lmas ı gerek lidir. Ka  m u g örevlisi nin usu lüne v   e mev zuat a uy g u n ol  arak d ü  zenlediği belgele  r dışı n  da k a lan t  ü m belg eler ö ze  l be l  ge o lara k kab  ul edi  l ir. Örne ği  n fa tu r a, sa   tış sözleş me si, sına v c eva  p kağıdı , tedi ye fi  şi, ibra name ya r g ı karar larına k on u olmu ş b  azı ö ze  l bel gelerdi r .