Görevlendirilen arabulucu, Arabuluculuk bürosu tarafından sağlanan iletişim bilgileri kullanarak taraflarla iletişime geçer ve toplantı yeri ile saati hakkında bilgi alışverişinde bulunur. Ancak, iletişim bilgileri eksik veya hatalı olursa, arabulucu kendi inisiyatifiyle araştırma yaparak taraflara ulaşmaya çalışabilir. Taraflara ulaşan arabulucu, görevlendirme süreci hakkında tarafları bilgilendirir ve ilk toplantıya katılmaları için davet eder.
Görevlendiril en a rabulucu, Arabulucul ukbü ros u taraf ı ndan sağ lanan ile tiş im bil gileri kulla na rak t araflar la il et işi me geç e r v e topl antı ye ri i le saa t i h akkı nda b ilgi al ışverişin de bulun u r. Ancak , i let işim bilgi le ri eksi k vey a hata l- ı o lu rsa, arabuluc u k en di inisiyatifiy le a ra ştı rma yapar ak tar af lar a ul aşma ya ç a lışab ilir. Taraflar a ulaş a n arabu lucu , görev len dirme s üreci ha kk ın da ta r afları bilg ilend irir v e il k t oplantıya katı lmaları i çi n d av et ede r.