Arabulucu, taraflarla kendiliğinden iletişime geçerek tarafların görüşme yeri ve saati konusunda bilgilenmesini sağlayacaktır. Arabulucu, tarafların iletişim bilgilerini büro tarafından kendisine verilmesi sebebiyle zaten sahip olacaktır. Ancak bu bilgilerle taraflara ulaşamayan arabulucu, kendiliğinden araştırma yaparak da tüm iletişim vasıtalarıyla taraflara ulaşabilir. Taraflara ulaşan arabulucu görevlendirme konusunda tarafları bilgilendirir ve tarafları ilk toplantıya davet eder.
Arabu lucu , t  arafla rla kendi l iğinden ileti ş ime geçe re  k ta rafl arýn gör üşm e ye ri v e sa a ti konusu nda bilgile nmesini sağlayaca  ktýr. Arabul ucu, taraflar ý n ilet  şi im bilgile rini bür o tarafý n d an kend isi ne veril me  si s ebebiyle z at en sah  i p olacaktýr . A nca k b  u b ilgil erle ta rafl ara ula şamayan arabul ucu, k endiliğin den ar  a ştýrma ya para k d  a t ü  m i letişim vasýt alarý yla tar aflara ulaş abilir. Tara flar a ula şan arabulu cu g ö rev lendirme kon usunda ta r af larý bil gile nd irir v e tar  aflarý i l k top la ntýya dave  t e de r.