Tool : Visualisation

Challenge and Selection

I  have  been  working  for  a  multinational  company  for  a  while  and  I  was  tasked  with  the  organisation of the business plan deployment brainstorming sessions.  This process happens every  year.  It is during that period that the executive team is meeting to discuss where we want to be  in three years and what are the priorities for the upcoming year.    It usually takes 3‐4 sessions to achieve this objective.  It’s currently a very “left brain” process and people are sitting around the table.  The discussions  are not supported by any schematics of the desired state.  My  challenge  was  to  improve  this  aspect  by  having  their  “right  brain”  more  involved  in  the  process.  Therefor I have decided to use the visualisation tool presented in this course.  I have asked them to “draw” their vision, the desired state, the should be state of the company.

Application

In order to get everybody on the same page we have watched together a TEDTalk called: Draw  your future by Patti Dobrowolski     Then, I have conducted “one to one” sessions with everyone.  During these sessions we have discussed the following aspects of the new approach:

  The desired to have people better prepared to theses sessions by asking them to draw  their vision of the desired state    The desire to have more “right brain” perspective in our sessions    That pictures could be added to their drawing    I have shown one example (mine…) of what it could look like    And some tricks on how to go about it.

A week after, we had our first group session.  We had everybody to present their drawings.  The  reaction was amazing.  People were highly motivated to present their artwork.

During  the  second  group  session,  we  have  started  to  look  at  what  was  similar  between  the  different drawing.  We then split people into different teams to define what are the things we  should be doing next year to reach the vision.

During the third session, we worked as a group to establish the priorities for the upcoming year.

Insight

The first thing I have noticed that was different from the previous years was the level of energy  and engagement in the room.  People were extremely motivated to present their vision of the  future.  People were laughing while more serious subjects were discussed accordingly.

The second thing I have noticed was the quality of the different drawings.  People really took the  time to organize their taught and this brought up very good subjects on the table.  During this  process,  everybody  had  the  chance  to  present  their  vision  and  therefor,  they  were  more  collaborative during the other discussions.

Lastly, everybody in the team has loved this new approach.  A request was made to do something  similar next year

Approach

Because  of  the  success  it  had,  this  new  approach  was  imbedded  in  the  annual  business  deployment plan process.  Next time I will start this process earlier in the year.

