7.4.2004 Europeiska unionens officiella tidning L 102/81 STYRELSENS FÖR EUROPEISKA FONDEN FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETS- VILLKOR BESLUT av den 26 mars 2004 om antagande av regler om genomförandet av förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens till- gång till handlingar (2004/321/EG) STYRELSEN HAR FATTAT DETTA BESLUT med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1649/2003 av den 18 juni 2003 om ändring av förordning (EEG) nr 1365/75 om bildande av en europeisk fond för förbättring av levnads- och arbetsvillkor samt om upphävande av förordning (EEG) nr 1417/76 ('), och av följande skäl: (1) — De allmänna principerna och begränsningarna för rätten till tillgång till handlingar enligt artikel 255 i fördraget är fastställda i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhe- tens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommis- sionens handlingar (”). (2) — Vid antagandet av förordning (EG) nr 1049/2001 enades de tre institutionerna om en gemensam förklaring om att likartade byråer och organ skall införa regler som är förenliga med förordningen. (3) — I förordning (EG) nr 1649/2003 fastställs att förordning (EG) nr 1049/2001 skall tillämpas för handlingar som innehas av fonden. (4 — I förordning (EG) nr 1649/2003 fastställs det att styrelsen skall anta tillämpningsföreskrifter för förord- ning (EG) nr 1049/2001 inom sex månader från och med den 29 september 2003 eller ikraftträdandedagen för förordning (EG) nr 1649/2003. (5) — Klara regler underlättar administrationen genom att de ansvariga får hjälp att korrekt och snabbt hantera ansök- ningar från allmänheten. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel 1 Tillämplighet och tillämpningsområde 1. — Rätten till tillgång till handlingar gäller handlingar som innehas av fonden, det vill säga handlingar som har upprättats eller tagits emot av fonden och som den råder över. (') EUT L 245, 29.9.2003, s. 25. () EGT L 145, 31.5.2001, s. 43. 2. . Unionsmedborgare och fysiska eller juridiska personer som är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat skall utöva sin rätt till tillgång till de handlingar som finns hos fonden enligt artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/2001. 3. — Enligt artikel 2.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 skall tredjelandsmedborgare som inte är bosatta i en medlemsstat eller juridiska personer som saknar säte i en medlemsstat ha rätt till tillgång till fondens handlingar på samma villkor som de personer som avses i artikel 2.1 i förordning (EG) nr 1049/ 2001. Artikel 2 Ansökningar om tillgång till handlingar 1. - Ansökan om tillgång till fondens handlingar som inte finns tillgängliga för allmänheten skall göras skriftligen, eventu- ellt med e-post, och på ett tillräckligt utförligt vis för att göra det möjligt för fonden att hitta handlingarna. 2. — Fonden skall besvara ursprungliga och bekräftande ansök- ningar inom 15 arbetsdagar räknat från och med den dag då ansökan registreras. 3. Om en ansökan är komplicerad eller omfattande får denna tidsfrist förlängas med 15 arbetsdagar. En förlängning av tidsfristen skall motiveras och på förhand meddelas sökanden. 4. . Om en ansökan i enlighet med artikel 6.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 inte är tillräckligt utförlig, skall fonden uppmana sökanden att lämna kompletterande uppgifter som gör det möjligt att hitta de begärda handlingarna. Svarsfristen skall inte börja löpa förrän fonden förfogar över dessa uppgifter. 5. — Är ett beslut negativt eller delvis negativt, skall skälen för avslaget anges på grundval av något av de undantag som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001. Artikel 3 Behandling av ursprungliga handlingar 1. — En bekräftelse om mottagande skall skickas till sökanden så fort ansökan registreras, om inte svar kan ges med vändande post. Bekräftelsen om mottagande och svaret skall skickas skriftligen, eventuellt med e-post.