418 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej Olft. 4 32003D0523 22.7.2003 DZIENNIK URZĘDOWY UNII EUROPEJSKIEJ L 183/35 DECYZJA KOMISJI z dnia 6 listopada 2002 r. ustanawiająca Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli (2003/523/WE) KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH, uwzględniając art. 20 regulaminu wewnętrznego Komisji (*), a także mając na uwadze, co następuje: (D) Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 lipca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2), zwanego dalej „rozporządzeniem finan- sowym”, określa ramy ustanawiania nowego rodzaju urzędu administracyjnego. Wytyczne Komisji z dnia 13 grudnia 1999 r. dotyczące polityki eksternalizacji (*) i Biała Księga dotycząca reformy administracyjnej (4) określiła wstępnie nową politykę eks- ternalizacji opartą na wizji administracji skoncentrowanej na swoich podstawowych zadaniach i działaniach. Wyniki analizy podjętej przez Grupę ds. Planowania i Koordynacji Eksternalizacji, po dokonaniu kwerendy w zakresie sytuacji w Komisji i na poziomie międzyinsty- tucjonalnym w wielu dziedzinach, podkreślają główne korzyści, które utworzenie urzędów Komisji może przy- nieść oraz dziedziny, w których potrzebna jest szczególna uwaga, takie jak na przykład potrzeba zapewnienia, aby działania w różnych lokalizacjach były spójne oraz potrzeba określenia minimalnych wymiarów każdego urzędu. Rodzaj wybranego urzędu składa się z jednostek admini- stracyjnych mających na celu wspieranie działań innych departamentów Komisji i/lub potencjalnie innych instytu- cji Wspólnoty. Analiza przeprowadzona bardziej szczegółowo w dziedzi- nie infrastruktury i logistyki przedstawia korzyści powie- rzenia jednej strukturze realizacji decyzji obejmującej wsparcie administracyjne. Struktura ta jest szczególnie odpowiednia, jeśli chodzi o sprawne i oszczędne wyko- rzystanie zasobów przy jednoczesnej poprawie zauważal- ności świadczonych usług, zmianie kierunku efektywnych obowiązków operacyjnych oraz nadążaniu za potrzebami użytkowników. Dz.U. L 308 z 8.12.2000, str. 26. Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1. SEC(1999) 2051, str. 7. COM(2000) 200 final. (6) (1) (12) (13) (15) ) Ten rodzaj urzędu jest odpowiednim narzędziem do osiąg- nięcia pożądanego przeniesienia na poziom międzyinsty- tucjonalny, w zakresie, którym zainteresowanie wyrażały już inne instytucje Wspólnoty. Istotne jest, aby urząd ten, jako urząd administracyjny Komisji, był ustanowiony wyraźnie przy dyrekcji general- nej zgodnie z wytycznymi przyjętymi przez Komisję dnia 28 maja 2002 r. (*) Urząd ma być zatem ustanowiony przy Dyrekcji Generalnej ds. Kadr i Administracji. Należy określić zadania i działanie Urzędu. Zgodnie z wytycznymi Komisji, należy ustanowić komitet zarządzający, którego główną rolą, z upoważnienia Kole- gium Komisji, będzie nadzorowanie działalności Urzędu, określenie zakresu jego uprawnień oraz zapewnienie, aby były one prawidłowo wykonywane. Niezbędne jest zatem ustalenie dokładnego składu komitetu zarządzającego, zgodnie z wytycznymi, jak również jego zadań i organiza- cji wewnętrznej. Niezbędne jest ustanowienie reguł mianowania pracowni- ków Urzędu i zapewnienie, aby reguły i procedury, które mają zastosowanie do Urzędu były takie same, jak te, które mają zastosowanie do Komisji. W odniesieniu do Urzędu Komisja powinna określić kom- petencje przyznane na mocy regulaminu pracowniczego w zakresie organu właściwego do mianowania, a na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników - w zakresie organu właściwego do zawierania umów. Należy ustanowić zasady dotyczące obowiązków dyrek- tora Urzędu, zarówno w odniesieniu do pracowników Urzędu jak i w odniesieniu do działalności Urzędu. Dyrektor Urzędu powinien być zobowiązany do przedsta- wienia komitetowi zarządzającemu jego celów, jak rów- nież wynikających stąd regularnych sprawozdań i rocz- nego sprawozdania zarządu. Konsekwencją wymagań finansowych jest stosowanie do Urzędu tytułu V części drugiej rozporządzenia finansowe- go, zgodnie z ogólną zasadą, że osobą odpowiedzialną za negocjowanie z Dyrekcję Generalną ds. Budżetu wniosków o środki powinien być urzędnik zatwierdzający, któremu przekazano odpowiednie kompetencje. Dyrekcja generalna, przy której ustanowiony jest Urząd, powinna wspierać komitet zarządzający, odpowiadać za utrzymywanie regularnych kontaktów ze wszystkimi urzę- dami i zapewnić spójność funkcjonowania różnych urzę- dów. Ta rola jest szczególnie istotna do zapewnienia, aby faza przejściowa przebiegała płynnie. SEC(2002) 618 final.