31.5.2001 De Europæiske Fællesskabers Tidende L 145/43 EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2, under henvisning til forslag fra Kommissionen (!), i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251 (, og ud fra følgende betragtninger: (1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt. Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Abenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions Charter om grundlæggende rettigheder. I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslut- ningsprocessen. Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i over- ensstemmelse med EFF-traktatens artikel 255, stk. 2. Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæ- iske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa- Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstem- melse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktivi- teter, der henhører under disse to traktater. (1) EFT C 177 E af 27.6.2000, s. 70. () Europa-Parlamentets udtalelse af 3.5.2001 (endnu ikke offentliggjort i EFT) og Rådets afgørelse af 28.5.2001. (6) (10) (11) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter. I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbin- delse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institu- tion bør overholde sine sikkerhedsforskrifter. For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri. Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved in- terinstitutionel aftale. For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutio- nernes arbejde bør FEuropa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredje- mand et dokument fra denne stat uden dens forud- gående samtykke. Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institu- tionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurde- ringen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgiv- ning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder. Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning.