29. ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ  ΚΑΙ ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗΣ-ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ Αριθ. 2458 της 22 Φεβρ.-1 Μαρτ.2005 (ΦΕΚ Β΄  267) Αυτεπάγγελτη αναζήτηση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης σε αντικατάσταση του φυσικού τύπου του αντιγράφου ποινικού μητρώου. Έχοντας υπόψη: 1. Τις διατάξεις: α. του άρθρου 5 του Ν. 3242/2004 «Ρυθμίσεις για την οργάνωση και λειτουργία της κυβέρνησης, τη διοικητική διαδικασία και τους ΟΤΑ» (ΦΕΚ 102 Α΄) β. του άρθρου 10 του Ν. 3230/2004 «Καθιέρωση συστήματος διοίκησης με στόχους, μέτρηση της αποδοτικότητας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 44 Α΄) γ. της παραγράφου 4 του άρθρου 25 του Ν. 3200/2003 « Τροποποιήσεις του Ν. 1388/1983 «Ίδρυση Εθνικού Κέντρου Δημόσιας Διοίκησης, Ίδρυση Εθνικής Σχολής Τοπικής Αυτοδιοίκησης και άλλες διατάξεις»(ΦΕΚ 281 Α΄) και  δ. του άρθρου 577 παράγραφος 1 περίπτωση δ΄ του Κώδικα Ποινικής Δικονομίας, όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 10 του Ν. 1805/1988 (ΦΕΚ 199 Α΄). 2. Του εδαφίου α του άρθρου 2 και της παραγράφου 1 του άρθρου 5 της κοινής απόφασης του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στους Υφυπουργούς Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης» αριθμ. ΔΙΔΚ/Φ.1/2/6139/23.3.2004 (ΦΕΚ 527 Β΄). 3. Τις κοινές αποφάσεις των Υπουργών ΕΣ.Δ.Δ.Α. και των καθ" ύλην αρμοδίων Υπουργών, οι οποίες εκδίδονται κατ" εξουσιοδότηση των διατάξεων του τελευταίου εδαφίου της παρ. 1 του άρθρου 31 του Ν. 3013/2002 (ΦΕΚ 102 Α΄), με τις οποίες καθορίζονται οι διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από τα ΚΕΠ και για τις οποίες απαιτείται ως δικαιολογητικό η υποβολή αντιγράφου ποινικού μητρώου δικαστικής ή γενικής χρήσης. 4. Το γεγονός ότι από την παρούσα απόφαση δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε: (Αντί για τη σελ.202,09) Σελ. 202,09(α) Τεύχος Σελ.  Ποινικό Μητρώο 9.Δ.β.27-29 Άρθρο 1 9.Δ.β.29 1. Τα αντίγραφα ποινικού μητρώου γενικής και δικαστικής χρήσης, με τα οποία πιστοποιείται η ποινική κατάσταση των προσώπων και απαιτούνται, κατά νόμο, ως δικαιολογητικά έκδοσης διοικητικών πράξεων, αντικαθίστανται με καταφατική ή αρνητική δήλωση που διατυπώνεται από την εκάστοτε αρμόδια Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου.  2. Η διατύπωση της προαναφερόμενης δήλωσης αναζητείται αυτεπαγγέλτως από τις καθ" ύλην αρμόδιες, για την έκδοση των τελικών διοικητικών πράξεων οργανικές μονάδες των Υπουργείων, των αυτοτελών δημοσίων Υπηρεσιών, των οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α΄ και β΄ βαθμού και των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου. 3. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης της εκάστοτε αρμόδιας Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου, διενεργείται με έγγραφο της αρμόδιας για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης δημόσιας υπηρεσίας και πληροί το διοικητικό τύπο του Παραρτήματος (Ι), το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας απόφασης. 4. Η διατύπωση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης της αρμόδιας Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου διενεργείται με έγγραφο που πληροί το διοικητικό τύπο του Παραρτήματος (ΙΙ), το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας απόφασης. Άρθρο 2 1. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης της Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου από τη δημόσια Υπηρεσία έκδοσης της τελικής διοικητικής πράξης και η διατύπωση της προαναφερόμενης δήλωσης, πραγματοποιείται με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων και ιδίως με τη διασύνδεση του πληροφοριακού συστήματος του Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης με τα πληροφοριακά συστήματα των δημοσίων αρχών και φορέων που συμπράττουν στη διενέργεια ολοκληρωμένων διοικητικών συναλλαγών.  Η ανάπτυξη δράσεων τεχνικής διαλειτουργικότητας για τη διακίνηση της διοικητικής πληροφορίας, είναι απολύτως ανάλογη του δημοσίου σκοπού της επεξεργασίας και τελεί υπό τους περιορισμούς του Ν. 2472/1997 για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα . Σελ. 202,10(α) Τεύχος Σελ.  2. Με σκοπό την επιτάχυνση της επεξεργασίας των αιτημάτων αυτεπάγγελτης αναζήτησης της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης της εκάστοτε αρμόδιας Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου και στις περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν έχει εισαχθεί ή εμπεδωθεί η λειτουργία σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων για την ανάπτυξη δράσεων διαλειτουργικότητας, η υποβολή τους πραγματοποιείται και με τη χρήση πιστοποιημένης τηλεομοιοτυπικής συσκευής ή με τη χρήση ψηφιακού μέσου πρόσφορης επεξεργασίας. 3. Στην περίπτωση κατά την οποία η αποστολή του παραπάνω αιτήματος πραγματοποιείται με τη χρήση μαγνητικού ή ψηφιακού μέσου αποθήκευσης, το τελευταίο θα πρέπει να συνοδεύεται από υπογεγραμμένο και σφραγισμένο αρμοδίως αντίγραφο, το οποίο θα χρησιμοποιείται για την εξακρίβωση της πιστότητας και εγκυρότητας του περιεχομένου του μαγνητικού ή ψηφιακού μέσου. Άρθρο 3 Τα αιτήματα αυτεπάγγελτης αναζήτησης καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης, που διατυπώνονται από την εκάστοτε αρμόδια Δημόσια Αρχή, υποβάλλονται, σύμφωνα με τους όρους του άρθρου 1,στο Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης, το οποίο ενεργεί ως κεντρική αρχή για τους σκοπούς  εφαρμογής της παρούσας απόφασης από τις Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας, τηρουμένων των οριζομένων από τις διατάξεις του άρθρου 5 της παρούσας απόφασης προθεσμιών. Άρθρο 4 Ποινικό Μητρώο Τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών δεν αναζητούν πλέον αντίγραφα ποινικού μητρώου γενικής και δικαστικής χρήσης, για τις περιπτώσεις που ορίζονται ως απαιτούμενα δικαιολογητικά σε διοικητικές διαδικασίες που διεκπεραιώνονται από αυτά, καθόσον τα εν λόγω πιστοποιητικά αντικαθίστανται με αυτεπάγγελτη αναζήτηση της αρνητικής ή καταφατικής δήλωσης της Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου του Υπουργείου Δικαιοσύνης. Άρθρο 5 Η διαδικασία της αυτεπάγγελτης αναζήτησης καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης της Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου έχει ως εξής: 1. Από την αιτούσα υπηρεσία προσδιορίζεται με σαφήνεια ο δημόσιος σκοπός έκδοσης καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης από την αρμόδια Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου, καθώς και το νομικό έρεισμα υποβολής του αιτήματος, δηλαδή ο σκοπός για τον οποίο απαιτείται η έκδοσή του (π.χ. διορισμός στο Δημόσιο). 2. Παρέχονται, από την αιτούσα υπηρεσία, επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία των προσώπων, των οποίων  ζητείται η βεβαίωση της ποινικής κατάστασης, σύμφωνα με το Παράρτημα Ι, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της παρούσας απόφασης.  3. Εντός 24ώρου από την υποβολή αίτησης πολίτη προς μια Υπηρεσία για τη διεκπεραίωση υπόθεσής του , η Υπηρεσία αυτή αποστέλλει σχετικό έγγραφο στο Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση της καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης. Το εν λόγω έγγραφο, εκτός των άλλων στοιχείων, πρέπει να φέρει το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που το αναζητά, καθώς και τη διαδικασία για την οποία αυτό είναι απαιτούμενο δικαιολογητικό. Η αποστολή του εγγράφου γίνεται με χρήση τηλεομοιοτυπίας (fax ) ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), εφόσον φέρει ψηφιακή υπογραφή. Αν υπάρχουν περισσότερα του ενός αιτήματα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση καταφατικής ή αρνητικής δήλωσης , μπορούν να ομαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο. 4. Εντός 48 ωρών από τη λήψη του σχετικού εγγράφου, το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης αποστέλλει με τηλεομοιοτυπία ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τις σχετικές δηλώσεις στην υπηρεσία που τις αναζητά, μετά την ανάπτυξη συνεργασίας με τις υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας. Η αποστολή γίνεται με τη χρήση πιστοποιημένων συσκευών που θα προσδιοριστούν με την έκδοση κανονιστικής πράξης, σύμφωνα με τη νομοθετική εξουσιοδότηση του άρθρου 5 του Ν. 3242/2004. Με την ίδια κανονιστική πράξη πιστοποιούνται και οι υπάλληλοι που θα διαχειρίζονται τη διακινούμενη πληροφορία.  5. Η καταφατική ή αρνητική δήλωση αποστέλλεται στην Υπηρεσία που την αναζήτησε αυτεπάγγελτα με τηλεομοιοτυπία ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εφόσον συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις της τεχνικής διαλειτουργικότητας και επικυρώνεται από αυτήν σύμφωνα με το άρθρο 10 του Ν. 3230/2004. Στις περιπτώσεις που, σύμφωνα με ειδική διάταξη, απαιτείται το πρωτότυπο,  προωθείται η όλη διαδικασία για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης με βάση το αντίγραφο, μέχρι τη λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η τελική διοικητική πράξη. Άρθρο 6 Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει εντός τριών (3) μηνών από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. (Ακολουθούν  παραρτήματα Ι και ΙΙ) 