111. ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ ΠΡΟΕΔΡΙΑΣ ΤΗΣ ΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ Αριθ.ΔΙΚΠΡ/Φ340/56/4515 της 29 Φεβρ./13 Απρ. 1984 (ΦΕΚ  Β΄234) Προσωπικό Μητρώο των Δημοσίων Υπαλλήλων και των Υπαλλήλων Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, που υπάγονται στις διατάξεις του Υπαλληλικού Κώδικα (Π.Δ.611/1977). Έχοντας υπόψη τις διατάξεις του άρθρ.18 του Νόμ.1400/1983 «Τροποποίηση και συμπλήρωση υπαλληλικών διατάξεων», αποφασίζουμε: Προσωπικό Μητρώο Υπαλλήλου (Π.Μ.Υ.) Άρθρ.1. – 1.Το προσωπικό μητρώο υπαλλήλου περιλαμβάνει τα στοιχεία ταυτότητας του υπαλλήλου, τα στοιχεία συζύγου και των παιδιών του, τα περιουσιακά στοιχεία του ίδιου, συζύγου και των παιδιών του, τους τίτλους σπουδών ή άλλα τυπικά προσόντα, όλα τα έγγραφα που αναφέρονται στην υπηρεσιακή γενικά κατάσταση του υπαλλήλου και κάθε στοιχείο που ο ίδιος υπάλληλος καταθέτει στην υπηρεσία για να περιληφθεί στο προσωπικό μητρώο του. 2.Τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου ταξινομούνται με τις εξής διακρίσεις: Α)Στοιχεία ταυτότητας του υπαλλήλου. Στοιχεία συζύγου και των παιδιών του. Στοιχεία περιουσιακής κατάστασης του ίδιου, συζύγου και των παιδιών του. Τα στοιχεία αυτά υποβάλλονται από τον υπάλληλο στην υπηρεσία του με υπεύθυνη δήλωση κατά το διορισμό του. Με τον ίδιο τρόπο δηλώνεται υποχρεωτικά και κάθε μεταβολή των στοιχείων αυτών. Β)Τίτλοι σπουδών ή άλλα τυπικά προσόντα. Γ)Στοιχεία υπηρεσιακής κατάστασης του υπαλλήλου, ήτοι αποφάσεις, έγγραφα ή άλλα στοιχεία που αναφέρονται στη σταδιοδρομία και την υπηρεσιακή γενικά κατάσταση του υπαλλήλου (διορισμός, προαγωγές, μεταβολές κ.λπ.). Δ)Εκθέσεις αξιολόγησης υπαλλήλου. Ε)Ηθικές αμοιβές – Ποινές – Άδειες – Νοσηλεία ΣΤ)Στοιχεία που καταθέτει ο ίδιος ο υπάλληλος στην υπηρεσία του και ζητά να περιληφθούν στο προσωπικό μητρώο του.  (Αντί για τη σελ.316,877(β)  Σελ.316,877(γ) Υπαλληλικός Κώδικας 2.Ε.β.111 3.Απαγορεύεται να τεθούν στο Προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου στοιχεία που αναφέρονται στις πολιτικές πεποιθήσεις του. 4.Τα στοιχεία που περιέχονται στα προσωπικά μητρώα ταυτόχρονα με την τοποθέτησή τους σ’ αυτά, καταχωρίζονται κατά χρονολογική σειρά σε ειδική για κάθε υπάλληλο κατάσταση που αποτελεί και ευρετήριο των στοιχείων του Προσωπικού Μητρώου του. Βοηθητικό Προσωπικό Μητρώο  Υπαλλήλου (Β.Π.Μ.Υ.) Άρθρ.2. – Το βοηθητικό προσωπικό μητρώο υπαλλήλου τηρείται από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσιακής μονάδας στην οποία υπηρετεί ο υπάλληλος και περιλαμβάνει αντίγραφα όλων των στοιχείων του προσωπικού μητρώου με τις διακρίσεις που προβλέπονται στο άρθρ.1 της απόφασης αυτής. Σε περίπτωση μετακινήσεως, μεταθέσεως ή αποσπάσεως υπαλλήλου, το βοηθητικό προσωπικό μητρώο στέλνεται στη νέα υπηρεσιακή του μονάδα. Βοηθητικό προσωπικό μητρώο μπορεί να μη τηρείται, για το νεοδιοριζόμενο υπάλληλο που τοποθετείται στην κεντρική υπηρεσία. Στην περίπτωση μεταθέσεώς του σε περιφερειακή υπηρεσία, η αρμόδια υπηρεσία διοικητικού ή προσωπικού φροντίζει για τη συγκρότηση του βοηθητικού προσωπικού μητρώου του υπαλλήλου και την αποστολή του στην υπηρεσία που μετατέθηκε. Καταστροφή στοιχείων του Προσωπικού  Μητρώου Άρθρ.3. – 1.Τον Ιανουάριο κάθε χρόνου, οι προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων που τηρούν τα προσωπικά μητρώα των υπαλλήλων, αφαιρούν από αυτά και καταγράφουν σε ειδικές καταστάσεις για καταστροφή, τις εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων και αξιολογήσεις, εκτός από αυτές των τελευταίων κάθε φορά 5 ετών και όσες των προηγουμένων ετών έχουν σχέση με εκκρεμείς δίκες σε οποιοδήποτε βαθμό. 2.Με απόφαση του οικείου κατά περίπτωση Υπουργού συνιστάται το Δεκέμβριο κάθε χρόνου, τριμελής επιτροπή που αποτελείται από τον προϊστάμενο της Δ/νσης Διοικητικού ή προσωπικού, ένα υπάλληλο της οικείας υπηρεσίας και ένα εκπρόσωπο των υπαλλήλων, ο οποίος θα ορίζεται από την αντιπροσωπευτικότερη πρωτοβάθμια συνδικαλιστική οργάνωση της υπηρεσίας. «Όπου δεν υπάρχει πρωτοβάθμια οργάνωση ο εκπρόσωπος των υπαλλήλων ορίζεται από τη δευτεροβάθμια, άλλως από την Υπηρεσία. Όπου οι φάκελλοι τηρούνται σε περιφερειακές υπηρεσίες καθώς και στα Ν.Π.Δ.Δ. που εδρεύουν εκτός Ν. Αττικής, η επιτροπή συνιστάται με απόφαση του οικείου Νομάρχη και σε όλα τα ΑΕΙ και ΤΕΙ με απόφαση του οικείου Πρύτανη ή Προέδρου Τ.Ε.Ι. Σελ.316,878(γ) Σε όσα Ν.Π.Δ.Δ. ο αριθμός των υπαλλήλων δεν επαρκεί για τη συγκρότηση της επιτροπής ορίζεται υπάλληλος άλλου Ν.Π.Δ.Δ. ή υπουργείου». Τα μέσα στα « » ανωτέρω εδάφια προστέθηκαν από την Φ.340/65/12011/9-13 Αυγ. 1984 (ΦΕΚ Β΄556) απόφ. Υπ. Προεδρίας της Κυβέρνησης. Έργο της Επιτροπής αυτής είναι να καταστρέφει ολοσχερώς, με τον προσφορότερο, κατά την κρίση της τρόπο, όλες τις εκθέσεις που θα της παραδίδονται από τον αρμόδιο προϊστάμενο με βάση την οικεία κατάσταση στοιχείων για καταστροφή. 3.Η επιτροπή μέχρι 30 Ιανουαρίου κάθε χρόνου πρέπει να έχει συντάξει πρακτικό καταστροφής των στοιχείων που περιλαμβάνονται στην οικεία κατάσταση, η οποία αποτελεί αναπόσπαστο παράρτημα του πρακτικού αυτού. Το πρακτικό υπογράφεται από όλα τα μέλη της, και παραδίδεται στην αρμόδια υπηρεσία διοικητικού ή προσωπικού για φύλαξη. Σχετική σημείωση για κάθε στοιχείο που καταστρέφεται, γίνεται με ευθύνη της υπηρεσίας διοικητικού ή προσωπικού και στο ευρετήριο του οικείου προσωπικού μητρώου με μνεία του αντίστοιχου πρακτικού καταστροφής. 4.Για την ενημέρωση του βοηθητικού προσωπικού μητρώου, αποστέλλεται στην υπηρεσία που υπηρετεί ο υπάλληλος με ευθύνη του Προϊσταμένου της Δ/νσης Διοικητικού ή Προσωπικού, μέχρι 10 Φεβρουαρίου κάθε χρόνου, απόσπασμα του ως άνω πρακτικού Καταστροφής. Με βάση το απόσπασμα αυτό το προϊστάμενος της υπηρεσίας που τηρεί το βοηθητικό προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου αφαιρεί από αυτό και καταστρέφει τα αντίστοιχα στοιχεία. Τήρηση και ενημέρωση των στοιχείων Άρθρ.4. – 1.Μόλις γίνει ο διορισμός του υπαλλήλου στην Υπηρεσία, συγκροτείται το προσωπικό μητρώο του. 2.Οι Προϊστάμενοι των υπηρεσιών διοικητικού ή προσωπικού, είναι υπεύθυνοι για την τήρηση, την ασφαλή φύλαξη και τη συνεχή ενημέρωση, όλων των στοιχείων που συγκροτούν το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου. 3.Κάθε μεταβολή της υπηρεσιακής κατάστασης του υπαλλήλου κοινοποιείται υποχρεωτικά στην οικεία υπηρεσία προσωπικού. 2.Ε.β.111 Υπαλληλικός Κώδικας Καταστροφή ατομικών φακέλων – Συγκρότηση προσωπικού μητρώου Άρθρ.5. – 1.Οι κατά τη δημοσίευση της απόφασης αυτής προϊστάμενοι των υπηρεσιακών μονάδων που τηρούν τους ατομικούς φακέλους των υπαλλήλων, αφαιρούν απ’ αυτούς όλα τα στοιχεία τα οποία περιγράφονται στο άρθρ.1 της απόφασης αυτής και συγκροτούν το προσωπικό μητρώο κάθε υπαλλήλου. Στα στοιχεία της περιπτ.δ΄ της παρ.2 του άρθρ.1 της απόφασης αυτής περιλαμβάνονται μόνο οι εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων και αξιολογήσεις των τελευταίων 5 ετών, καθώς και εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων και αξιολογήσεις προηγουμένων ετών, που έχουν σχέση με εκκρεμείς δίκες, σε οποιοδήποτε βαθμό. 2.Στη συνέχεια καταγράφουν σε ειδική κατάσταση  στοιχείων για καταστροφή, όλα τα στοιχεία που απομένουν στον ατομικό φάκελο μετά την αφαίρεση των στοιχείων που εντάχθηκαν στο προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου. Η κατάσταση αυτή παραδίδεται στην επιτροπή που συγκροτείται σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ.2 του άρθρ.3 της απόφασης αυτής, η οποία καταστρέφει τα στοιχεία αυτά με τη διαδικασία των παρ.2 και 3 του άρθρ.3 της απόφασης αυτής. 3.Η διαδικασία των παρ.1 και 2 του άρθρου αυτού, χωρίς όμως συγκρότηση επιτροπής τηρείται και για την καταστροφή των βοηθητικών ατομικών φακέλων και τη συγκρότηση του βοηθητικού προσωπικού μητρώου από τους αρμόδιους προϊσταμένους των υπηρεσιακών μονάδων που τηρούν τους βοηθητικούς φακέλους, στους οποίους αποστέλλεται η αντίστοιχη κατάσταση στοιχείων για καταστροφή. 4.Η συγκρότηση των προσωπικών μητρώων και η καταστροφή των ατομικών φακέλων πρέπει να περατωθεί σε τρεις το πολύ μήνες από τη δημοσίευση της απόφασης αυτής στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. Ειδικά για το Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων η προθεσμία αυτή ορίζεται στο διπλάσιο. 